HK Service stellt Transparenz über Recyclingaktivitäten sicher
Bempflingen – Wo landen eigentlich die zum Anbraten und Frittieren genutzten Fette und Speiseöle aus der Gastronomie und den lebensmittelverarbeitenden Betrieben?
Definitiv nicht im Abfluss, das ist verboten und Verstöße werden mit Bußgeldern geahndet. Die Fette können nämlich die Rohrleitungen
verstopfen und die Reinigung des Abwassers
im Klärwerk erschweren. Deshalb müssen sie gesondert entsorgt werden
, informiert Theegarten, Gesellschafter der HK Service GmbH.
Allroundanbieter für Vertrieb und Recycling
Das Unternehmen ist zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb. Entlang strenger gesetzlicher Vorschriften und in Zusammenarbeit mit einem Partnernetzwerk stellen Theegarten und
sein Team die fach- und umweltgerechte Entsorgung innerhalb Baden-Württemberg sicher. Und dabei fallen eine Menge Dokumente an, die wir sowohl aus steuerrechtlichen Gründen,
aber auch aufgrund von Nachweispflichten über das fachgerechte Entsorgen aufbewahren müssen
, so Theegarten.
Den strengen Auflagen und dem hohen Dokumentenaufkommen, besonders Wiege-, Übernahme- und Begleitscheine, aber auch Rechnungen und Lieferscheine, wird der Fachbetrieb mit dem elektronischen Dokumentenmanagement Office Manager DMS gerecht. Hinzu kommt: HK Service recycelt mit verbundenen Partnerunternehmen nicht nur Altfette z. B. für die Biodieselindustrie, sondern gewinnt aus den alten Kanistergebinden auch neuen Kunststoff. Als Allroundanbieter vertreibt die Gesellschaft auch Speiseöle und Frittierfette.
Revisionssicheres Dokumentenmanagement
Jährlich bearbeitet das mittelständische Unternehmen aus Baden-Württemberg rund 20.000 Aufträge. Jeder Auftrag umfasst zehn unterschiedliche Dokumente oder mehr, darunter Auftrag, Abholungs- und Entsorgungs-Protokolle der Fahrer, Abliefernachweis, Rechnung und so weiter. Aus diesem Dokumentenaufkommen und der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht resultierten im Laufe der Jahre ein sich stetig vergrößerndes Aktenarchiv sowie zeitaufwändige Suchen nach Altdokumenten.
Die tägliche Dokumentenflut – digital und in Papierform – barg einen hohen manuellen Aufwand, angefangen bei der Suche nach benötigten Dokumenten
über die Sortierung eingehender und ausgehender Dokumentensätze bis hin zu umfangreicher Dokumentation aller anfallenden Prozesse sowie Archivierung von Belegen.
Ohne ein modernes elektronisches Dokumentenmanagement ging es einfach nicht weiter
, erinnert sich Theegarten.
So entschied sich die Geschäftsleitung 2018 für die Implementierung von Office Manager DMS.
Wichtig bei der Auswahl: Die Integration des digitalen Archivs,
Schnittstellen zur branchenspezifischen Software rona:contec sowie die Scanner-Infrastruktur. Die Kombination aus Office Manager DMS und Fujitsu-Dokumentenscanner
ermöglicht der HK Service fortan nämlich die Digitalisierung von älteren sowie künftigen Papierdokumenten: Wir wollen das Aufkommen an Papierdokumenten im
Unternehmen so gering wie möglich halten. Das bedeutet, es sollen so wenig neue Papierdokumente wie möglich ins Archiv wandern und die bereits archivierten
Dokumente nach und nach bei abgelaufener Aufbewahrungsfrist vernichtet werden
, informiert Theegarten.
Das Papierarchiv ist in seinem Unternehmen damit Auslaufmodell, was Kosten spart und Raumkapazitäten freigibt. Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager DMS
und Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, informiert: Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den
Kriterien zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zu archivieren.
Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Sind diese Kriterien erfüllt, dürfen kaufmännische Belege in den meisten Fällen
nach der digitalen Archivierung vernichtet werden.
Tatsächlich gibt es nur wenige Dokumente, die weiter in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören
Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile.
Arbeitseffizienz erhöht
Ging es der HK Service GmbH in erster Linie um zeitgemäße, revisionssichere und digitale Archivierung der vielen anfallenden Dokumente,
stellte sich rasch ein Nebeneffekt von Office Manager DMS ein, den Theegarten und seine Mitarbeitenden nicht mehr missen wollen: Dank ausfallender
zeitaufwändiger Suchvorgänge konnte der Kundenservice verbessert und die Arbeitseffizienz erhöht werden. Der Zeitgewinn, die Kosteneinsparungen durch Wegfall
unseres Papierarchivs, der verbesserte Kundenservice aufgrund schnellerer Auskunftsfähigkeit und die vollautomatische, im Hintergrund ablaufende, revisionssichere
digitale Archivierung all unserer Dokumente aus dem Tagesgeschäft zeigt uns, dass wir mit unserer Entscheidung für Office Manager DMS alles richtig gemacht haben
,
zeigt sich Theegarten zufrieden.
Ein Blick in die Zukunft könnte noch der Ausbau des Systems um Documentchain sein:
Mit Documentchain, einer auf der Blockchain-Technologie basierenden Lösung zur fälschungs- und rechtssicheren Dokumentenablage, ist absolute
Manipulationssicherheit gewährleistet. Sie ist vor allem dort sinnvoll, wo Integrität und Authentizität von Unterlagen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist
hinweg sichergestellt werden müssen
, informiert Harald Krekeler.