Willkommen

Wir freuen uns, dass Sie sich für das anwenderfreundliche Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem Office Manager entschieden haben. Mit dieser DMS-Lösung gelingt es Ihnen künftig, elektronische und gescannte Dokumente jeden Formats so zu archivieren, dass Sie diese innerhalb weniger Sekunden finden und bearbeiten können. Als Instrumente dienen Ihnen hierfür die Volltextindexierung und Katalogisierung nach beliebig vielen Dokumenteigenschaften. Außerdem wird es Ihnen effektiv erleichtert, den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Rechnung zu tragen.

Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie Sie den Office Manager schnell und einfach auf Ihrem PC installieren, Ihre vorhandene Software integrieren und Ihr erstes eigenes Dokument im Archiv anlegen können. Insbesondere finden Sie auf den folgenden Seiten auch Informationen dazu, wie Sie Dokumente in das Archiv importieren und diese dort wiederfinden können.

Programmeinrichtung

Erste Schritte

Neuigkeiten in Version 11.0

Antworten auf Ihre Fragen zum Dokumentenmanagement finden Sie mit einer Online-Support-Recherche, im DMS Hotline-Blog und gerne auch unter der Telefonnummer +49 3375 203620.

Typographische Konventionen

Schriftbilder in dieser Dokumentation

Text

Grundschriftart für Fließtext

Text

Link zu weiterführendem Hilfethema

Text

Link zu Hilfe-Popup (Kurzhilfe)

Text

Link zu einer Internetseite

Komponente

Schaltflächen und Eingabefelder auf der Programmoberfläche

Menü | Befehl

Einträge in den Benutzermenüs des DMS-Programms

Siehe auch

Kursiv gedruckte Wörter kennzeichnen Tipps und Hinweise auf andere Kapitel.

Code

Makro-Quelltext und Inhalt von Konfigurationsdateien

[Text]

Eckige Klammern innerhalb des Textes stehen für variable Werte. Der Text in diesen Klammern wird nicht wortwörtlich eingegeben.

"Text"

Hochkommata kennzeichnen feste Begriffe, Texte und Überschriften von Dialogen

Hinweis

In dieser Dokumentation werden Warenzeichen ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Texte und Bilder wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Herausgeber und Autoren können dennoch weder für fehlerfreie Angaben noch für deren Folgen die Haftung übernehmen.

Das Dokumenten-Management-System Office Manager und alle Zusatzprodukte sind urheberrechtlich geschützt und Eigentum von Softwarebüro Krekeler, http://www.krekeler.de.

Alle Rechte vorbehalten, auch das der fotomechanischen Wiedergabe und Speicherung mit elektronischen Medien.

Letzte Überarbeitung im Dezember 2011

Office Manager Version 11.0

Copyright 1996-2011 Softwarebüro Krekeler

Neuigkeiten

Verbesserungen beim Upgrade von Office Manager 10.0 auf  11.0.

Akte Allgemeines

•Die Geschwindigkeit der Archivsuche wurde um ca. 30% beschleunigt.

•Erweiterungen für 64 Bit-Betriebssysteme, beispielsweise Explorer-Integration "Mit Office Manager verwalten".

•Standardisierte Kurztasten, beispielsweise: F2 zum Umbenennen von Projekten und Dokumenten.

•Archivieren im PDF/A-1b Dokumentenformat.

•Revisionssichere Langzeitarchivierung auf RDX-WORM-Datenträgern.

E-Mail E-Mail-Archivierung und Dokumentenzugriff

•Direkter Zugriff auf E-Mail-Anlagen, ohne die Mail öffnen zu müssen.

•Direkter Zugriff auf Dateien, die in ZIP-Archiven und anderen Komprimierungsformaten gespeichert sind.

•Der Toolbarschalter "Öffnen" beinhaltet jetzt die zusätzlichen Funktionen "Öffnen mit", "Erneut öffnen" und die Liste der Dateianlagen.

Suchen Volltextrecherche und Texterkennung

•Zusätzlich zu ZIP-Archivdateien erfasst der Office Manager jetzt auch Dokumente, die in jar, tar, gz, tgz, cab oder selbstextrahierenden ZIP-Dateien komprimiert gespeichert sind.

•Die Indexierung von E-Mail-Anlagen wurde verbessert.

•Die optionale Nutzung der auf einem Computer installierten OCR-Texterkennung durch alle Arbeitsplätze im Netzwerk spart Lizenzkosten.

•Erfassung von Metadaten in TIFF-Dateien.

•Neue AutoCapture-Funktionen für die automatisierte Belegerkennung in der Enterprise-Version.

Import Dokumenten-Massenimport

•Die bisherige Funktion zum Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen wurde durch einen neuen Massenimport ersetzt. Dies ermöglicht die Zusammenstellung eines Importstapels aus verschiedenen Quellen.

•Zwischenablage überwachen: Für den Dokumentenimport markieren und Kopieren Sie Dokumente im Windows-Explorer oder anderen geeigneten Programmen. Office Manager übernimmt diese automatisch in den Importstapel.

•Sie können eine Importliste mit automatischem Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen, Drag&Drop und der Zwischenablage zusammenstellen diese anschließend bearbeiten und dann in das Archiv importieren.

RSS-Feed RSS-Integration

•Sie haben direkten Zugriff auf aktuelle Supportartikel des Hotline-Blogs und finden schnell die aktuellen Tipps zum Dokumentenmanagement.

•Zusätzlich können Sie einen eigene Feed angeben, um beispielsweise aktuelle Nachrichten einzublenden.

Einstellungen Einstellungen und Optionen

•Archivspezifische Optionen: Anwender der Enterprise-Edition können jetzt individuelle Einstellungen für verschiedene Archive definieren. Wer hat wo administrativen Zugriff? Wer darf die Auswahllisten für das Abteilungsarchiv festlegen? Sollen die steuerrelevanten Dokumente des Buchhalterarchivs auf einem WORM-Datenträger revisionssicher abgelegt werden?

•Benutzerdefinierbare Papierformate für das Scannen.

•Das Design des Dialogfenster wurde gemäß den Microsoft-Richtlinien verbessert.

•Änderung von Sicherheitseinstellungen ohne Programm-Neustart.

•Verbesserungen der Zugriffsberechtigungen auf Menübefehle.

•Benutzerkontensteuerung von Vista und Windows 7: Die neue Unterstützung der "Over-the-shoulder elevation" erlaubt den Administratorzugriff ohne erneute Windows-Anmeldung.

•Neue Programmeinstellungen für mehr Flexibilität.

•In den Vorgabewerten für Dokumentattribute können häufig verwendete Makrobefehle aus einer Liste gewählt werden.

Kontaktverwaltung Adressdaten

•Zusätzlich zum Windows- und Outlook-Adressbuch können Sie jetzt auch die Windows 7-Kontakte als Auswahlliste für die Dokumentenzuordnung verwenden.

Netzwerk Installation

•Mit Hilfe der neuen Konfigurationsdatei "registry.ini" kann eine zentrale Netzwerkinstallation durchgeführt werden, ohne dass die Software auf den Arbeitsplätzen installiert werden muss.

Weitere Verbesserungen

•Suche nach Projekteinträgen im Navigator.

•Wenn das geöffnete Archiv nicht im Standardverzeichnis gespeichert ist, dann wird der Pfad im Fenstertitel dargestellt.

•Menübefehle zum Öffnen von Internetseiten zeigen die Ziel-URL in der Kurzhilfe.

•Die Archiv-Schnellauswahl wird während dem Öffnen einer Datenbank gesperrt, um das unbeabsichtigte Öffnen mit dem Mausrad zu verhindern.

•Die Programmversion wird mit in das Protokoll geschrieben.

•Die Einträge von Auswahllisten werden getrimmt - Leerzeichen am Anfang und Ende entfernt.

•Neue und überarbeitete Hilfekapitel.

•Aus der Aufgabenverwaltung kann jetzt auch zu verknüpften Dokumenten der Archivtabelle gesprungen werden.

•Datenformat der Archive und Anwendungsdatenbanken erweitert.

Siehe auch: vollständige Liste der Neuigkeiten.

Neuigkeiten beim Upgrade von Version 9.0 auf 10.0

Akte Verbessertes Dokumentenmanagement

•Systemvoraussetzungen: ab Windows 2000, empfohlen wird XP oder Windows 7.

•Vollständig Unicode-kompatible (internationaler Standard für Schriftzeichen).

•Anpassungen für moderne Betriebssysteme und aktuelle Hardware, wie z.B. Breitformat-Bildschirme.

•Administrationstool für die Benutzerkontensteuerung von Windows 7 und Vista. Die erforderlichen Berechtigungen werden für Systemänderungen bei Bedarf angefordert, es ist keine explizite Anmeldung als Windows-Administrator nötig.

•Die Testversion kann wahlweise als Pro- oder Enterprise-Edition gestartet werden.

Scanner Scannen und Archivieren

•Verwendung von Dokumentenscannern über die moderne WIA-Schnittstelle.

•Scanprofile können mit frei definierbaren Kurztasten schnell über die Tastatur gestartet werden.

•Erweiterungen der Twain-Schnittstelle.

•Das Verschlüsseln der PDF-Dokumente kann nach dem Scan und der Texterkennung automatisch erfolgen.

•Zusätzliche Scannereinstellungen und ausblenden des Scanner-Fortschrittdialoges.

•Verbesserte Komprimierung von Tiff-Farbbildern und optionale Reduzierung auf 16 Farben.

•Erweiterungen der OCR-Texterkennung, beispielsweise Unterstützung von ABBYY Hot Folder u.ä. sowie Transym 2.0 und 3.0

•Update der Tesseract OCR-Engine von Version 2 auf 3 mit Layouterkennung.

•Erkennung zusätzlicher Barcode-Typen: EAN, UPC u.a. für die automatisierte Archivierung

Tabelle Datentabelle

•Die Tabelle kann mit Registerkarten sehr schnell zwischen aktiven und archivierten Dokumenten, sowie den Aufgaben umgeschaltet werden.

•Für eine bessere Lesbarkeit können wechselnde Zeilenfarben aktiviert werden (Zebra-Tabelle).

•Neue dateiabhängige Attribute für Dateigröße, Datum, Besitzer, Anzahl indizierter Wörter sowie PDF-Seitenzahl und -Verschlüsselung.

Suchen Dokumente suchen

•In der Enterprise-Edition kann alternativ die Volltextsuche des MS SQL-Servers verwendet werden.

•Die Volltext- und Attributsuche mit Unicode unterstützt beliebige Zeichen und Sonderzeichen, z.B. auch asiatische Schriften.

•Volltextindizierung jetzt auch für XPS-Dokumente und ODG-Zeichnungen.

•SQL-Editor mit Syntax-Hervorhebung für individuelle Archivabfragen.

Lupe Dokumentenvorschau

•Integrierte Vorschau für Outlook E-Mails.

•Integrierte Vorschau für RTF und Internetarchive.

•Verbesserte Darstellung von PDF-Dokumenten im Eigenschaftendialog.

Aufgaben Aufgabenverwaltung

•Die Aufgaben sind jetzt in der Tabelle des DMS-Hauptfenster integriert und dadurch schneller abrufbar.

•Farbige Markierungen abhängig vom Termin.

•Neue Suchfunktionen für Tätigkeiten und deren verknüpfte Dokumente.

CD Dokumentendatenträger erstellen

•Verwendung der neuen schnelleren Windows-Schnittstelle IMAPI 2.0

•Es können jetzt CD, DVD, Blu-ray und UDF-Datenträger erstellt werden.

Sonstige Funktionen für besseres Dokumentenmanagement

•Beim Abbruch eines automatisierten Imports wird die Datei nach Rückfrage gelöscht.

•Suchfunktion für Datenbankfelder im Fenster Felder definieren. Menübefehle für das Hinzufügen spezieller Dokumentattribute.

•Neue Makro- und Automatisierungs-Funktionen, beispielsweise Kommentare und digitale Signaturen in PDF-Dokumente einfügen.

•Makro für das Einlesen und Schreiben von Autodesk Inventor-iProperties.

•Anpassungen für aktuelle MegaCAD-Versionen

•Neue benutzerdefinierte Anpassungen, beispielsweise die Größe der Menüsymbole.

Verbesserungen beim Upgrade von Version 8.0 auf 9.0

Scanner Scannen

•Vorschau für gescannte Seiten.

•Gerade rücken schief eingezogener Seiten.

•Bilder in schwarz/weiß konvertieren.

•Vorgabe des Seitenformats.

•Anzeige der Seitenzahl beim Profilscan.

•Erweiterungen der OCR-Texterkennung.

Suchen Suchen

•Datumsbereiche: Suche ab oder bis zu einem Datum und zwischen zwei Daten.

•Suche erweitern, Dokumente zur aktuellen Suche hinzufügen.

•Dokumente in Zwischenablage kopieren und später schnell wiederfinden.

•Enter-Taste löst die Suche in den primären Feldern aus.

•Die Markierung des Dokuments wird nach der Suche wiederhergestellt.

•Wenn beim Zurücksetzen die Umschalttaste gedrückt ist, dann bleibt die Projekt-Markierung erhalten.

Navigator Projektnavigator

•Erweiterte Projekte mit Grafiken, Schriftformatierungen und farbiger Hervorhebung.

Verknüpfung Dokument-Verknüpfungen nur Enterprise-Version

•Dokumente können kombiniert werden.

•Suche aller miteinander verknüpften Belege.

Drucker Report drucken

•Erstellung von Übersichtsblättern zu den archivierten Dokumenten.

•Ausgabe auf dem Drucker und in PDF-Dateien.

Zahnrad Ausbaufähigkeit

•Im Layout können Mausschaltflächen für die Makroausführung hinterlegt werden.

•Makros können verschlüsselt und vor Manipulationen geschützt werden.

•Makroausführung bei den Dokumentvorlagen.

•Zusätzliche Makrovariablen und -Funktionen.

Sonstiges

•PDF-Dokumente für die revisionssichere Archivierung schützen.

•Die verbesserte E-Mail-Archivierung führt jetzt auch eine Volltextsuche in den Dateianlagen durch.

•Volltextindexierung der in importierten ZIP-Archiven enthaltenen Dokumente.

•Verbesserungen bei der Dokumentenvorschau.

•Die Client/Server-Version wurde in Enterprise umbenannt.

Verbesserungen beim Upgrade von Version 7.0 auf 8.0

Scanner Scannen und Archivieren

•Mehrere Dokumente vom Stapel scannen.
Trennung über Seitenzahl und in der Client/Server-Version mit Barcode-Trennblättern.

•Nachträgliche Ausführung der OCR-Texterkennung spart Zeit während dem Scannen.

•Tesseract Open Source OCR wird unterstützt und mit dem Office Manager ausgeliefert.

•Manuelles Duplex für Scanner, die kein Duplex unterstützen.

•Automatischer Zuschnitt auf A4 und benutzerdefinierte Seitengrößen.

•Einstellung der Auflösung bei Twain-Geräten.

•Neues Speichermanagement zum Digitalisieren beliebig großer Papierstapel.

•Neue Komprimierungsfunktionen für kompaktere Dokumentdateien im Archiv.

•Anbindung an die neue Dokumentenkamera Sceye 2.0 mit automatischem Seitenzuschnitt.

•Anpassungen für den neuen Fujitsu ScanSnap S510 und FineReader for ScanSnap 3.0.

CD CD und DVD erstellen

•Dokumente direkt aus dem Office Manager auf eine CD oder DVD brennen, beispielsweise für die GDPdU Z3-Datenträgerüberlassung.

•Erstellung einer HTML-Inhaltstabelle für ein "Dokumentenarchiv" auf CD/DVD.

ZIP-Archiv Dokumente in ZIP-Archiv exportieren

•Markierte Dateien direkt aus dem Dokumentenmanagement in ein ZIP-Archiv packen.

•ZIP-Komprimierung der Dokumente beim Senden an EMail-Empfänger.

EUR Steuerrelevante Belege archivieren

•Synchronisierung des Dokumentenarchivs mit Lexware Buchhalter.

•Synchronisierung des Dokumentenarchivs mit DATEV-Exportdateien (nur Client/Server-Version).

•Beim Archivieren muss nur die eindeutige Belegnummer erfasst werden.

•Belegbezeichnung, Konten, Datum, Buchungstext u.a. werden aus der Buchhaltung übernommen.

•Einblendung der Buchung direkt unter der Dokumentenvorschau.

Outlook Adressdaten

•Direkter Zugriff auf die Kontaktdaten von Microsoft Outlook.

•Direkter Zugriff auf die Kontaktdaten des Windows Adressbuches (z.B. Outlook Express).

Sonstiges

•Anpassungen für Windows VISTA.

•Anpassungen für MySQL 5.x (nur Client/Server-Version).

•Anzeige der aktiven und archivierten Dokumentenanzahl (nur Client/Server-Version).

•Volltextindexierung von WordPerfect-Dokumenten.

•Viele neue Makrofunktionen, wie beispielsweise die PDF-Seitenzahl als Dokumentattribut.

•Verbesserungen und Erweiterungen in den Bereichen Archivrecherche, Vorschau, Volltext-Indexierung,
Exportieren, Protokollierung, Langzeitarchivierung und Zugriffssteuerung.

Verbesserungen beim Upgrade von Version 6.0 auf 7.0

Scanner Scannen mit Twain-kompatiblen Geräten

•Stapelscan für ein- und mehrseitige Papiervorlagen.

•Automatisches und manuelles Zusammenstellen von mehrseitigen Belegen.

•Vordefinierte Scanprofile mit individuellen Einstellungen.

•Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen.

•Automatische Belegerfassung: Einlesen der Attribute vom Papierdokument (nur Client/Server-Version).

•Zusammenstellen eines PDF-Dokuments aus Einzelbildern.

Vorlage Dokumentvorlagen für Attribute und Dateien

Vorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen und anderen.

Verzeichnisordner Import-Verzeichnisdefinitionen

•Individuelle Importoptionen für verschiedene Verzeichnisse.

•Automatischer und manueller Dokumentenimport.

•Zwischenablageverzeichnisse für den späteren Import ins Dokumentenarchiv.

•Befehl "Mit Office Manager verwalten" im Windows-Explorer.

•Import von Dateien direkt in die Dokumentversionen.

Auswahlbox Mehrfachauswahlboxen

•Zuordnungen eines Dokuments zu mehreren Projekten, Gruppen u.a.

•Oder-verknüpfte Archivrecherche beispielsweise durch die Markierung mehrerer Projekte.

Attribut Archivattribute

•Festlegung der Zugriffsrechte für jedes Datenfeld.

•Attribut-Vorgabewerte für neue und bestehende Dokumente.

•Ausführung von Makrofunktionen, automatische Attributierung neuer Dokumente.

•Die Feldgröße der primären Attribute (z.B. Projekt) kann beliebig geändert werden.

Drucker Stapeldruckprogramm für PDF-Dokumente (nur Enterprise-Version)

Erweiterte Druckfunktionen

? HTML-Programmhilfe

Umfangreicher und mit Screenshots.

Lupe Vorschau

•Unterstützung der Windows-Miniaturansichten.

•Schnelle PDF-Vorschau auch ohne Acrobat Reader möglich.

Buchsuche Volltextsuche

•Indexsuche mit Jokern.

•UND NICHT-Verknüpfung. bei der Volltextrecherche.

•Indexierung der Metadaten aus JPeg, Tiff und anderen Dateien.

•Indexierung der neuen Dateitypen von OpenOffice.org 2.0 (OpenDocument-Format, ODF).

•Schnellere Volltext-Indexierung.

•OCR-Software von MS Office 2003/2007, Transym und andere.

Navigation Projektnavigator

•Ganze Projektstrukturen per Drag&Drop oder Zwischenablage kopieren.

•Projekte aus Verzeichnisstrukturen importieren.

•Mehrere markierte Projekte aus dem Archiv löschen.

•Alles markieren.

•Laden großer Projektlisten stark beschleunigt.

Tabelle Dokumenttabelle

•Summen und Berechnungen anzeigen.

•Mehrzeilige Spalten möglich.

•Tooltips: lange Texte erscheinen als Kurzhilfe.

•Erweitertes Design.

Designer Layout-Designer

•Speichern der Dokumenttabellen-Einstellungen in der Layoutdatei.

•Speichern des Programmmenüs in der Layoutdatei (nur CS-Version).

•Auswahl der verwendeten Layoutdatei.

•Teil-Übersetzung der Programmoberfläche.

•Größenänderungen des oberen und unteren Bereichs im Eigenschaftenfenster.

•Die Dokumentenvorschau kann auch neben den Suchfeldern positioniert werden.

Zahnrad Ausbaufähigkeit

•Makros in Visual Basic Script, JScript, OmAPI und anderen Programmiersprachen.

•Skripteditor mit Syntaxhervorhebung und Funktionshilfen.

•Das Archivierungsprogramm kann als COM-Server angesprochen werden.

•Umfangreiche Erweiterung der Office Manager-Makrosprache.

Weitere Verbesserungen der Dokumentenverwaltung

•Excel-Dokumente mit dem Archiv synchronisieren.

•"Dokument öffnen mit": Untermenü ähnlich dem Windows-Explorer.

•Im Eigenschaftenfenster können jetzt beliebige Vorlagedateien gewählt werden.

•In der Datei sendmail.txt sind Makrovariablen möglich.

•Beim E-Mail-Versand mit Outlook werden Dateinamen nicht mehr gekürzt.

•Lange Beschreibung und beliebige Notizen zu den Dokumentversionen.

•Übernahme bestehender Dateien per Drag&Drop in die Versionsverwaltung.

•ScanSnap-Einrichtung für neuen S500 aktualisiert.

•Die Option "Alle Datensätze in den Speicher laden" kann für jeden Anwender individuell eingestellt, aber auch komplett deaktiviert werden.

•Symbolleisten fixieren.

•Einstellbares Verzeichnis der temporären Volltextdateien.

Siehe auch

Update-Hinweise

Funktionsmatrix

Ältere Updates

Funktionsmatrix

Das Dokumentenmanagementsystem wird in zwei Editionen angeboten:

•Office Manager Enterprise mit Client/Server-Technologie für Unternehmens-Netzwerke und hohe Sicherheitsanforderungen.

•Office Manager Pro für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.

Pro

Enter-
prise

Grundlegende Leistungsmerkmale

Dokumenten-Management-System für den schnellen Zugriff auf beliebige Windows-Dokumente

Archivierung von Papierdokumenten

Revisionssichere Archivierung mittels PDF-Verschlüsselung und WORM-Datenträgern

Katalogisierung und Verschlagwortung: Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen und anderen Datenfeldern

Datenbankgestützte Volltextsuche in den Dokumentinhalten und -Attributen

Aufgabenverwaltung und Workflow

Verzeichnisüberwachung mit automatisierter Datenübernahme

Automatisierter Fax-Import

Langzeit-Archivierung, Auslagerung alter Dokumente

Ausgabe von Dokumentenreports und Übersichtstabellen

Konfigurierbare Menüs und Tabellen, Layout-Designer für die Benutzeroberfläche

Frei definierbare Dokumentattribute: Projekte, Kunden und beliebige andere Zuordnungen

Speicherung der Datenbank auf SQL-Servern

Archivdatenbank überträgt nur angeforderte Daten über das Netzwerk

Geschwindigkeitsoptimierung für große Datenbestände

Suchfunktionen

Pro

Enter-
prise

Abfrage der Dokumente über Projekte, Gruppen, Dokumenttypen u.a.

Zuordnung zu mehreren Attributwerte, z.B. ein Dokument gehört zu mehreren Projekten

Zuordnung zu frei definierbaren Attributen

Dokumentverknüpfung mit Kontakten aus Outlook, dem Windows-Adressbuch und Windows 7-Kontakten

Projektnavigator mit grafischen Symbolen sowie Schrift- und Farbhervorhebungen

Wählbare Eingabestile für Attribute: einfaches Eingabefeld, Auswahlliste oder Baumdarstellung

Gruppierung der Dokumente für eine übersichtliche Baumdarstellung

Sortierung der Dokumenttabelle mit einfachem Mausklick

Dokumente kombinieren, miteinander verknüpfen

Schnelle Abfrage über die für Sie wichtigen Dokumentattribute

Erweiterte Abfrage über alle Attribute

Suche mit Jokerzeichen, Und/Oder-verknüpfte Suche

Datenbankgestützte Volltextsuche im Gesamtindex der Dokumentinhalte und -Attribute

Optionale Verwendung der MS SQL-Volltextsuche mit Fuzzylogik (unscharfe Suche)

Indexierung von E-Mail-Anlagen und Dateien in komprimierten Archiven, wie zip, tar und gz

Schnelle Datenbankabfragen mit Server-Unterstützung

Komplexe Datenbankabfragen mit Standard-SQL, benutzerdefinierbares Menü für häufige Abfragen

Suche in Dateiattributen, wie Größe, Datum, PDF-Seitenzahl und -Verschlüsselungsstatus

Mit Dokumenten arbeiten

Pro

Enter-
prise

Dokumente erstellen, bearbeiten, drucken, ansehen und benutzerdefinierte Befehle

Mehrfachmarkierungen, Verarbeitung mehrerer Dokumente

Direktzugriff auf Dateien, die einer E-Mail anliegen oder in komprimierten Archivdateien (z.B. ZIP) enthalten sind

Stapeldruckprogramm für PDF und andere Dokumente

Dokumenten-Versionsmanagement

Dokumente klonen, mehrere Verweise auf eine Dokumentdatei

Vorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen u.a.

Feste und programmierbare Vorgabewerte für Dokumentattribute beim Importieren und Scannen

Integrierte Vorschau für Adobe PDF, E-Mail, Text, Grafikdateien, Windows-Miniaturansicht und mittels COM-Automatisierung

Einbindung fremder Vorschauprogramme

Direkter E-Mail-Versand der Dokumentdateien mit dem Standard-Mailprogramm

Erstellung von Dokument-Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray Disc, UDF) mit Übersichtstabelle, Export in ZIP-Archive

Datenaustausch mit dem Windows®-Explorer® mittels Drag&Drop und der Zwischenablage

Individuelle Importoptionen für verschiedene Dokumentverzeichnisse

Funktionalität zur automatischen Indexierung umfangreicher Dokumentenbestände, Verzeichnis durchsuchen und Zwischenablage überwachen

Notizen zu den Dokumenten erfassen

Internetseiten vom Browser übernehmen

Verwaltung der E-Mails aus Outlook, Outlook Express, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird, Eudora, Tobit David und anderen Programmen

Verwaltung von News-Beiträgen aus Outlook Express und anderen

Dokumentattribute mittels Drag&Drop oder direkt in der Tabelle ändern

Bearbeitung der Attribute direkt in der Tabelle

Attribute aller Dokumente der Suche ändern

Dateinamen an neue Verzeichnisstrukturen anpassen

Automatische Synchronisierung von Attributen und Dateinamen

Dokumente synchronisieren, beispielsweise ein Notebook für die Geschäftsreise vorbereiten

Automatische, individuelle Vergabe von Attributen (z.B. der Belegnummer)

Kommentare in PDF-Dokumente einfügen (Makro)

Papierdokumente archivieren

Pro

Enter-
prise

Scannen von Dokumenten und Bildern

Stapelscan für ein- und mehrseitige Dokumente

Dokumententrennung mit Barcode-Erkennung

Automatisches und manuelles Zusammenstellen von mehrseitigen Dokumenten

Vordefinierte Profile mit individuellen Einstellungen

Bildnachbearbeitungen, Korrektur schief eingezogener Scans

Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen, gemeinsame Verwendung der auf einem PC installierten OCR

Ausführung der OCR im Hintergrund spart Zeit beim Scannen

Tesseract Open Source OCR Engine im Lieferumfang enthalten

Automatisches Einlesen der Attribute vom Papierdokument mittels Texterkennung und Barcodes (z.B. Rechnungseingangserfassung)

Volltextsuche in Dateien und gescannten Papierdokumenten

Zusammenstellen eines PDF-Dokuments aus Einzelbildern

Manuelles Duplex für Simplex-Scanner

Verwendung Twain-kompatibler Scanner

Verwendung WIA-kompatibler Scanner

Verwendung nicht Twain-kompatibler Geräte wie beispielsweise Fujitsu ScanSnap

Verwendung der Sceye-Dokumentenkamera über schnelle Direktverbindung

Archivierung steuerrelevanter Dokumente

Pro

Enter-
prise

Import- und Scannfunktionen für Digital- und Papierdokumente, Dokumentenarchivierung

Abgleich des Belegarchivs mit dem Lexware-Buchhalter, Übernahme der Buchungsinformationen

Abgleich des Belegarchivs mit DATEV-Exportdateien, Übernahme der Buchungsinformationen

Einblendung der Buchung direkt unter der Dokumentenvorschau

Direkte Erstellung von CDs und DVDs, Datenträgerüberlassung für GDPdU Z3

Funktionen für die revisionssichere Archivierung

Anwendungs-Programme

Pro

Enter-
prise

Applikationsneutral, Zusammenarbeit mit beliebigen dokumentorientierten Windows-Programmen

Bearbeiten der Dokumente wahlweise mit der Windows-Standardanwendung, einer ausgewählten Anwendung oder mit benutzerdefinierbaren Funktionen

Ereignisgesteuerte Befehle

Makros in Visual Basic Script, JScript, OmAPI und anderen Sprachen, DDE und COM-Automatisierung

Verwaltung mehrerer Versionen eines Anwendungsprogramms

Zuordnung mehrerer Dateitypen zu einem Anwendungsprogramm

Schriftkopf-Generierung für AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungen, erweiterte CAD-Funktionen

Makros für das Einlesen und Schreiben der Autodesk Inventor-iProperties

Import- und Export-Funktionen (z.B. CAD zu DXF)

Integrierte RTF-Textverarbeitung

Arbeitsgruppen, Sicherheit

Pro

Enter-
prise

Volle Netzwerkfähigkeit, Installation auf den Clients oder zentral auf einem Server

Aufgabenplanung für beliebige Anwender, Erinnerung an fällige Tätigkeiten

Administrationsfunktionen für die Netzwerksicherheit

Lokales Administrationstool für die Benutzerkontensteuerung von Windows 7 und Vista

Schreibschutz gegen unbeabsichtigte Änderungen

Sicherheitsgrundregeln für den Dokumentenzugriff

Rechtevergabe für Dokumenttypen und Dokumente

Rechtevergabe für Menübefehle

Rechtevergabe für einzelne Attribute

Rechtevergabe auf Ebene des Betriebssystems

Archivspezifische Sicherheits- und Zugriffseinstellungen

PDF-Dokumente verschlüsseln und vor Änderungen schützen

Berechtigungen für die verschiedenen Menübefehle vergeben

Archivabhängige Menü-Vorgaben für alle Anwender

Festlegung der zwingend erforderlichen Attribute

Protokollierung der Zugriffe und Dokumentbearbeitungen

Benutzerdefinierbare Dateinamen und Ablageorte

Benutzerzuordnung anhand der Windows-Anmeldung

Optimierte Programmausführung auf Terminalservern

Preisgünstige Mehrfachlizenzen

Optionale Serviceverträge

neue Funktion in 11.0 bzw. der angegebenen Version

11+ deutlich verbesserte Funktion in 11.0 bzw. der angegebenen Version

"  " das Leistungsmerkmal ist in der Edition nicht enthalten

+ in der Edition enthalten

++ in der Edition enthalten, mit erweiterter Funktionalität

Siehe auch

Neuigkeiten in Version 11.0

Installation

In diesem Kapitel:

Erstinstallation, wenn Sie den Office Manager neu installieren.

Upgrade-Installation, wenn Sie von einer älteren Office Manager-Version aufsteigen.

Programmeinrichtung

Software registrieren

Erstinstallation

Systemvoraussetzung:

•PC mit Windows ab 2000, empfohlen wird XP oder Windows 7

•Datenbankschnittstelle MDAC 2.5 mit JetEngine 4.0 (ab Windows 2000 standardmäßig installiert)

Wenn Sie von einer früheren Version umsteigen, beachten Sie bitte die Update-Hinweise.
Hinweise zur Einrichtung des Dokumentenmanagements im Netzwerk finden Sie im Internet.

1. Office Manager von CD-ROM installieren:

Legen Sie bitte die CD ein, z.B. Laufwerk D.

Falls das Setup-Programm nicht automatisch startet, dann öffnen Sie bitte den Windows-Explorer führen Sie die Datei "\Setup\setup.exe" auf der CD aus.

Oder:

1a. Office Manager aus dem Internet:

Starten Sie die Datei ompro.exe. Die Datei beinhaltet beide DMS-Edition "Pro" und "Enterprise".

2. Folgen Sie bitte den Anweisungen auf dem Bildschirm.

WICHTIG: Bei einer Netzwerkinstallation muss auf allen Arbeitsplätzen das selbe "Verzeichnis für gemeinsame Dateien" angegeben werden! Siehe hierzu auch im Whitepaper Netzwerkinstallation.

Beachten Sie bitte die erforderlichen Zugriffsrechte im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien.

Beim ersten Programmstart kommen Sie nach der Installation automatisch zum Einrichtungsassistenten.

Upgrade-Installation

Wählen Sie bitte zuerst den Menübefehl Hilfe | Info im derzeit installierten Office Manager. Dort finden Sie die Versionsnummer. Falls Sie noch eine Version 6.0 oder 7.0 verwenden, dann lesen Sie bitte die Anleitung für ältere Programme.

Softwareupgrade von Office Manager 8.0, 9.0 oder 10.0 auf Version 11.0

Wenn Sie die Version ab 8.0 verwenden, dann können Sie das Update sehr einfach mit der Online-Aktualisierung durchführen. Wählen Sie dazu bitte im Menü Hilfe | Internet oder Datei | Internet den Befehl Software aktualisieren:

Markieren Sie die Option Upgrade auf Office Manager 11.0, klicken Sie bitte auf Weiter und führen Sie die folgenden Schritte durch.

Der Office Manager wird nach der Aktualisierung auf Version 11.0 neu gestartet. Sie erhalten den Hinweis, dass der derzeitige Aktivierungscode ungültig ist und das Programm als Testversion ausgeführt wird.

A. Für Einzelarbeitsplatz

Klicken Sie bitte Registrieren und geben Sie den neuen Aktivierungscode ein oder wählen Sie Testen (Enterprise/Pro), wenn Sie noch keinen neuen Code besitzen.

B. Für Netzwerkinstallation

Klicken Sie auf Testen (Enterprise/Pro). Wenn Sie von Version 8 oder 9 updaten, dann geben Sie den neuen Code jetzt noch nicht ein. Führen Sie die Software-Aktualisierung zuerst auf allen Arbeitsplätzen im Netzwerk durch. Geben Sie den neuen Code bitte erst auf dem letzten Arbeitsplatz im Netzwerk ein.

Upgradehinweis zu Netzwerkinstallationen

Stellen Sie bitte sicher, dass alle Anwender den Office Manager beenden. Führen Sie dann das Update auf dem ersten Arbeitsplatz komplett durch. Beginnen Sie erst danach mit der Installation auf weiteren Arbeitsplätzen! Es sollte jetzt nur noch mit der neuen Version gearbeitet werden, damit keine neuen Daten mehr in die alte Version eingepflegt werden.

Siehe auch

Neuigkeiten in Version 11.0

Programmeinrichtung

Um Ihnen den Einstieg in die Welt der komfortablen Dokumentenverwaltung mit dem Office Manager zu erleichtern, begrüßen wir Sie beim ersten Programmstart durch den Einrichtungsassistenten:

Er unterstützt Sie bei der ersten Einrichtung Ihres Dokumenten-Management-Systems:

Lizenzierung: Freischalten der Vollversion oder kostenlose Registrierung

Dokumenteinstellungen: Verzeichnisse und Optionen

Anwendungsprogramme einrichten: Programme registrieren

Dokumenten-Scanner: Archivierung von Papierdokumenten

Datenbankeinstellungen: Systemoptimierung

Sicherheit und Administration: Einstellungen der Netzwerksicherheit

Verknüpfungen: Registrierung des Programms in der Windows-Umgebung

Hilfe automatisch öffnen: Öffnet die Programmhilfe für jede Seite des Assistenten

Der Einrichtungsassistent führt Sie sicher durch die wichtigsten Einstellungen des Office Managers. Anschließend können Sie sofort loslegen... viel Spaß!

Für weitere Hilfe klicken Sie bitte im Einrichtungsassistenten auf den Hilfeschalter Hilfe

Software registrieren

Dieses Programm ist nicht kostenlos. Es handelt sich vielmehr um eine zeitlich befristete Testversion, die Sie 30 Tage kostenlos testen können.

Mit der Online-Registrierung können Sie einen Freigabecode für die uneingeschränkte Vollversion des Office Managers erwerben:

1.
Wählen Sie im Menü Hilfe | Internet den Eintrag Version registrieren oder klicken Sie im Einrichtungsassistenten, Seite Lizenz, auf den Schalter Registrieren. Das Fenster "Online-Registrierung" wird geöffnet:

Produkt-Registrierung

Wenn Sie bereits einen gültigen Freigabecode besitzen:

2. Geben Sie den Code einfach bei Schritt 4 ein und klicken Sie auf Freischalten.

Wenn Sie noch keinen Freigabecode besitzen:

2.
Geben Sie Ihre Daten für die Freischaltung ein. Besonders wichtig ist die korrekte E-Mail-Adresse, weil der Freigabecode an diese Adresse gesendet wird.

3.
Stellen Sie bitte eine Internetverbindung her und klicken Sie auf den Schalter Online-Registrierung. Das Web-Formular wird in Ihrem Browser geöffnet:

Onlineregistrierung

4.
Wählen Sie bitte die Art der Registrierung, überprüfen Sie Ihre Adressdaten und klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellen.

5.
Das Webformular ermittelt den Freigabecode (Seriennummer) und sendet diesen an die angegebene E-Mail-Adresse. Geben Sie den Freigabecode im Office Manager ein und klicken Sie auf Freischalten.

Siehe auch

Lizenzmodell

Benutzeroberfläche

Programm-Hauptfenster

Das Fenster ist in die Bereiche Benutzermenü, Projektnavigator, Suchfelder und Datentabelle aufgeteilt.

Im Menü wählen Sie die gewünschten Befehle zur Dokumentenverwaltung und -Verarbeitung. Mit Hilfe der Suchfelder und des Projektnavigators können Sie eine Archivrecherche starten und über die Datentabelle auf alle gefundenen Dokumente zugreifen.

Screenshot der Benutzeroberfläche.

Siehe auch

Menü-Referenz

Dokument-Eigenschaftendialog

Arbeitsweise

Der Office Manager verwaltet die Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen, Internetadressen, E-Mails und interne Textdokumente unter einer einheitlichen Oberfläche. Sie können somit Ihre Briefe aus der Textverarbeitung, Fotos, CAD-Zeichnungen, Tabellen, Internetadressen u.a. gemeinsamen Attributen, wie Projekten und Kategorien zuordnen.

Ordnung halten ohne Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Ablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Dokumenteigenschaften in einem Strukturbaum zu hinterlegen:

C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wie finden Sie jetzt alle offenen Rechnungen aller Kunden?

Im Office Manager erhält das Dokument parallele Eigenschaften: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es erhält die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum.

Jetzt sind beliebige Suchabfragen möglich:

•"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",

•"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder

•"Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege für Mustermann erstellt hat".

Welche Eigenschaften ein Dokument erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Gruppen - was immer Sie möchten.

Volltextsuche ohne Zeitaufwand

Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer Volltextsuche brauchen die Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen Datenbankindex ab.

Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument in weniger als einer Sekunde.

Siehe auch

Dokumentenverzeichnis festlegen

Dokumente erstellen

Papierdokumente scannen

Dokumente importieren

Mit Vorlagen arbeiten

Dokumente suchen

Menü-Referenz

In diesem Kapitel:

Menü Datei

Menü Dokument

Menü Aufgabe

Menü Bearbeiten

Menü Suchen

Menü Administrator

Menü Ansicht

Menü Hilfe

Menüs anpassen

Bei Fragen zu einem bestimmten Menübefehl können Sie auch das Support-Recherche-Tool im Internet verwenden. Es stellt alle Hilfekapitel, Hotline-Beiträge und weitere Dokumente für eine gewünschte Programmfunktion zusammen.

Menü Datei

Datenbank öffnen: Die Standarddatenbank für Dokumente (Archiv) ist beim Programmstart bereits geöffnet. Verwenden Sie diesen Befehl um ein anderes Archiv oder eine Anwendungsdatenbank zu öffnen.
Mausschaltfläche: Ordner

Information zu den geöffneten Datenbanken und Programmeinstellungen.

Datenbank | Neu: erstellt eine neue Datenbank.

Datenbank | Schließen: das geöffnete Archiv schließen.

Datenbank | Importieren: Datensätze aus anderen Archiven übernehmen.

Datenbank | Exportieren: Datentabelle in eine ADTG-, HTML-, XML-, Text- oder Excel-Datei exportieren.

Datenbank | Übersicht drucken: Exportiert die Datensätze der aktuellen Suche in eine HTML-Tabelle und druckt diese mit dem Browser.
Mausschaltfläche: Drucker

Datenbank | Report drucken: Erstellt eine Detailansicht der markierten Dokumente.
Mausschaltfläche: Drucker

Datenbank | Synchronisieren: Daten und Dokumente des aktiven Archivs mit einem synchronen Archiv abgleichen.

Datenbank | DATEV Buchungstexte: Buchungsinformationen aus Datev importieren (nur Enterprise-Version).

Datenbank | Lexware Buchhalter: Buchungsinformationen aus Lexware importieren.

Datenbank | Felder definieren: Attribute hinzufügen, ändern und löschen.

Datenbank | Eigenschaften: Zugriffsoptionen für SQL-Server-Datenbanken bearbeiten.

Datenbank | Dateipfade ändern: Dokumentarchiv an neue Verzeichnisstrukturen anpassen.

Datenbank | Dateiexistenz prüfen: es wird überprüft, ob die in den Datensätzen zugeordneten Dokumentdateien vorhanden sind.

Datenbank | Datenbankpflege: prüft, komprimiert und repariert bei Bedarf die geöffneten Datenbanken.

Makro | Makro-Editor: öffnet den Skripteditor.
Mausschaltfläche: Zahnrad

Makro | Makro ausführen: Makrodatei zur Ausführung im Öffnen-Dialog wählen.

Makro | [1 Name]: führt ein Makro im Verzeichnis (gemeinsame Dateien)\Macro\Menu aus.
Kurztaste: Strg+1 bis Strg+9
Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird das Makro im Skripteditor geöffnet.

[1 Archivname.omp]: Liste der zuletzt geladenen Archive zum erneuten Öffnen.

Beenden: Office Manager beenden.
Kurztaste: Alt+F4

Menü Dokument

Dieses Menü ist nur in der Tabellenansicht Dokumente sichtbar.

Neu | Neues Dokument: ein neues Dokument unter Berücksichtigung der Feldstandardwerte (Vorgabe für neue Dokumente) erstellen.
Mausschaltfläche: Neu
Kurztaste: Strg+N
Siehe auch: Dokumentvorlagen

Neu | Kopie erstellen: das markierte Dokument wird kopiert. Sie können hiermit ein neues Dokument auf Grundlage eines vorhandenen erstellen.
Kurztaste: Strg+K

Neu | Klonen: die Funktion erstellt einen Klon des markierten Dokuments. Der markierte Dokumentdatensatz wird kopiert, im Gegensatz zu "Kopie erstellen" wird die Datei allerdings nicht kopiert, der Datensatz zeigt vielmehr auf die gleiche Datei.
Kurztaste: Strg+U

Neu | Scannen: Papierdokumente scannen.
Mausschaltfläche: Scanner
Kurztaste: F6
Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche, um das erweiterte Scannermenü mit vordefinierten Profilen zu öffnen.

Neu | Sceye: mit Sceye-Dokumentenkamera scannen.
Mausschaltfläche: Sceye
Der Menübefehl ist nur bei angeschlossenem Sceye sichtbar.

Neu | Web-Browser: übernimmt die derzeit im Browser geöffnete Internetseite in die Dokumentenverwaltung.
Mausschaltfläche: Browser
Siehe auch: Internetadressen verwalten

Neu | Drag&Drop: startet den Windows-Explorer. Sie können Dateien mit der Maus vom Explorer auf den  Office Managerablegen.
Mausschaltfläche: Explorer
Siehe auch: Attribute per Drag&Drop ändern.

Neu | Neue Faxe importieren: Durchsucht das Faxeingangsverzeichnis nach neuen Dokumenten und importiert diese in das Archiv. Dieser Befehl ist nur in der Enterprise-Version sichtbar und nur, wenn der manuelle Faximport aktiviert wurde.
Mausschaltfläche: Fax

Neu | Importieren: Datenträger nach vorhandenen Dokumenten durchsuchen und importieren.

Neu von Vorlage: | [Vorlage]: erstellt ein neues Dokument mit Hilfe der gewählten Vorlage.
Mausschaltfläche: Vorlage

Neu von Vorlage | Dokumentvorlagen: vorhandene Vorlagen bearbeiten und neue erstellen.

Öffnen: öffnet die markierten Dokumente in der Standardanwendung.
Wenn Sie auf den Pfeil des Mausschalters klicken, dann wird eine Liste mit zusätzlichen Befehlen eingeblendet. Sie können hier zuvor geöffnete Dokumente erneut öffnen, direkt auf Anlagen beispielsweise einer E-Mail zugreifen und die Dokumente mit anderen Programmen öffnen.
Mausschaltfläche:Ordner
Kurztaste: Strg+O

Öffnen mit: öffnet die markierten Dokumente mit einem beliebigen Anwendungsprogramm, welches Sie auswählen können.
Kurztaste: Strg+M

Erneut öffnen: enthält eine Liste mit den zuletzt geöffneten Dokumenten.

Vorschau: zeigt die markierten Dokumente in einem Vorschaufenster (internes oder externes Vorschauprogramm).
Mausschaltfläche: Lupe

Drucken: druckt die markierten Dokumente. Je nach Einstellung wird das Office Manager-Druckprogramm oder ein Standarddialog verwendet.
Mausschaltfläche: Drucker
Kurztaste: Strg+P

Senden an | CD: brennt die markierten Dokumentdateien auf eine CD oder DVD.
Mausschaltfläche: CD

Senden an | Andere: kopiert die markierten Dokumentdateien auf einen beliebigen Datenträger, die Datei kann dabei umbenannt werden. Mit dieser Funktion können die Dokumente auch in ein anderes Format konvertiert werden.
Mausschaltfläche: Diskette

Senden an | In ZIP-Archiv speichern: Dokumentdateien in ein ZIP-Archiv exportieren.
Mausschaltfläche: ZIP-Archiv

Senden an | EMail Empfänger: versendet die markierten Dokumentdateien per E-Mail.

Löschen: löscht markierte Dokumente aus der Archivdatenbank und, wenn gewünscht, auch die Dokumentdateien vom Datenträger.
Mausschaltfläche: Löschen
Kurztaste: Strg+Entf.

Eigenschaften: Dokumentattribute ändern.
Mausschaltfläche: Bearbeiten
Kurztaste: Strg+D

Neue Aufgabe: eine Tätigkeit für das Dokument erstellen.

Version archivieren: den aktuellen Stand des Dokumentes archivieren. Der Office Manager kann zu jedem Dokument mehrere Versionsstände verwalten.
Mausschaltfläche: Version

(benutzerdefinierte Befehle): Sie können eigene Befehle für die Dokumentbearbeitung definieren.
Siehe auch: Registrieren von Dokumenttypen

Folgende Menübefehle sind standardmäßig nicht sichtbar. Sie können diese bei Bedarf einfügen.

Dateipfad öffnen: öffnet den Ordner, in dem das markierte Dokument gespeichert ist.

Datei-Eigenschaften: zeigt den Windows-Eigenschaftendialog der Datei.
Mausschaltfläche: i

Systemmenü: öffnet das lokale Menü des Windows-Explorers für die markierte Datei. Diesen Befehl finden Sie auch standardmäßig im lokalen Menü (rechte Maustaste) der Dokumenttabelle.

Detail-Dokumente: zeigt eine Liste mit abhängigen Dokumenten. Diese Sonderfunktion wird vom Inventor-Einrichtungsassistenten aktiviert. Sie können damit z.B. auf Baugruppen zugreifen.
Mausschaltfläche: Ordner

Menü Aufgabe

Dieses Menü ist nur in der Tabellenansicht Aufgaben sichtbar.

Neue Aufgabe: eine neue Tätigkeit planen.
Mausschaltfläche: Neu
Kurztaste: Strg+N

Eigenschaften: markierte Tätigkeit ändern.
Mausschaltfläche: Bearbeiten
Kurztaste: Strg+D

Löschen: markierte Tätigkeit deaktivieren löschen. Im zugeordneten Dokument wird die Erledigung protokolliert.
Mausschaltfläche: Löschen
Kurztaste: Strg+Entf

Dokument markieren: markiert das - der Aufgabe zugeordnete - Dokument und wechselt zur Ansicht der Dokumente.

Dokument öffnen: Dokument markieren und anschließend öffnen.
Mausschaltfläche: Ordner
Kurztaste: Strg+O

Siehe auch

Aufgabenverwaltung

Menü Bearbeiten

Ausschneiden: löscht den markierten Text und legt ihn in der Zwischenablage ab.
Mausschaltfläche: Schere
Kurztaste: Strg+X

Kopieren: kopiert den markierten Text bzw. die markierten Dokumentdateien in die Zwischenablage.
Mausschaltfläche: 2 Dokumente
Kurztaste: Strg+C
Siehe auch: Kopien und Klone

Einfügen: fügt den Inhalt der Zwischenablage in das aktivierte Eingabefeld ein. Wenn sich Dateien in der Zwischenablage befinden, werden diese in das Dokumentarchiv importiert.
Mausschaltfläche: Schreibbrett
Kurztaste: Strg+V

Löschen: löscht den markierten Text, ohne ihn in der Zwischenablage abzulegen. Wenn Dokumente oder Aufgaben markiert sind, werden diese nach Rückfrage gelöscht.
Mausschaltfläche: Kreuz
Kurztaste: Entf.

Alles markieren: markiert den gesamten Text im aktiven Eingabefeld, alle Projekte im Navigator oder alle Dokumente in der Tabelle.

Verknüpfen: kombiniert die markierten Dokumente miteinander und hebt Kombinationen auf.

Dokument archivieren: Archivierung alter, nicht mehr im Zugriff befindlicher Dokumente.
Siehe auch: Menü Ansicht | Archivierte Dokumente
Dieser Menüeintrag ist nur in der Ansicht "Aktive Dokumente" sichtbar.

Wiederherstellen: stellt zuvor archivierte Dokumente wieder her.
Dieser Menüeintrag ist nur in der Ansicht "Archivierte Dokumente" sichtbar.

PDF-Dokument schützen: verschlüsselt Acrobat-Dokumente, um Änderungen zu verhindern. Der Schutz kann nicht mehr aufgehoben werden (revisionssichere Archivierung).
Mausschaltfläche: Schloss

Ersetzen: Attribute aller Dokumente der aktuellen Suche bearbeiten.
Wichtig: es werden alle in der Tabelle vorhandenen Dokumente geändert und nicht nur die markierten!

Menü Suchen

Suchen: startet die Suche entsprechend der in den primären Suchfeldern eingegebenen Attribute.
Mausschaltfläche: Suchen
Kurztaste: Strg+S

Automatisch: die Schaltfläche Suchen im Hauptfenster wird eingerastet. Die Suche wird ab jetzt bei jeder Änderung der Suchkriterien automatisch gestartet.
Mausschaltfläche: Pfeil

Letzte Suche: zeigt die Dokumente der letzten Suche.

Klone: sucht alle Klone des markierten Dokuments.

Verknüpfte Dokumente: sucht alle Dokumente, die mit dem markierten Dokument oder der markierten Aufgabe kombiniert sind.
Mausschaltfläche: Kettenglied

Kopierte Dokumente: sucht die Dokumente, welche zuvor mit dem Befehl Bearbeiten | Kopieren im Office Manageroder beispielsweise im Windows-Explorer in die Zwischenablage kopiert wurden.
Mausschaltfläche: Suchen

[Attribut]: sucht nach Dokumenten anhand des eingegebenen Wertes für das Attribut (Nummer, Name, Projekt usw.).
Siehe auch: Felder definieren

Volltextindex: Suche nach Dokumenten im Volltextindex.
Kurztaste: Strg+I

Fällige Aufgaben: sucht alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind oder bereits in der Vergangenheit zu erledigen waren.

Erweitert: Suche nach beliebigen Dokumentattributen.
Mausschaltfläche: Lupe

SQL-Abfrage | SQL-Editor: öffnet den Editor für die Eingabe von SQL-Datenbankbefehlen.

SQL-Abfrage | Abfrage ausführen: Textdatei mit SQL-Befehlen ausführen.

SQL-Abfrage | [1 Name]:  führt eine SQL-Datei im Verzeichnis (gemeinsame Dateien)\SQL\Menu aus.
Kurztaste: Strg+1 bis Strg+9
Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird die Datei im Editor geöffnet.

Felder leeren: löscht alle eingegebenen Suchkriterien. Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird die Markierung im Projektnavigator nicht gelöscht.
Mausschaltfläche: Radierer
Kurztaste: Strg+B

Zurücksetzen: löscht alle eingegebenen Suchkriterien und zeigt alle Dokumente in der Tabelle. Wenn die Umschalttaste gedrückt ist, dann wird die Markierung im Projektnavigator nicht gelöscht.
Mausschaltfläche: Zurücksetzen
Kurztaste: Strg+Alt+B

Siehe auch

Überblick der Suchfunktionen

Zur Suche hinzufügen

Menü Ansicht

Projektnavigator: blendet den Projektnavigator ein oder aus. Der Navigator ermöglicht unter anderem eine schnelle Suche nach Dokumenten, die bestimmten Projekten zugeordnet sind.
Mausschaltfläche: Geteiltes Fenster

Gruppieren: Gruppierung der Dokumenttabelle nach beliebigen Daten, wie z.B. Projekt, Name usw.
Mausschaltfläche: Gruppierung

Tabelle editieren: Bearbeitung der Attribute direkt in der Tabelle.
Mausschaltfläche: Tabelle editiert
Kurztaste: F2, wenn die Tabelle den Eingabefokus hat.

Aktive Dokumente: wechselt zur Ansicht der aktiven, im täglichen Zugriff befindlichen Dokumente.
Mausschaltfläche: 2 Ordner

Archivierte Dokumente: wechselt zur Ansicht der archivierten Dokumente.
Mausschaltfläche: Aktenschrank

Aufgaben: wechselt zur Aufgaben-Ansicht (Workflow).
Mausschaltfläche: Termin

Anpassen | Menüs anpassen: Einstellungen der Menüs und Symbolleisten anpassen.

Anpassen | Menüs zurücksetzen: Menüs, Symbolleisten und Tabelleneinstellungen werden auf den Standard zurückgesetzt.

Anpassen | Symbolleisten fixieren: markieren Sie diese Option, um ein unbeabsichtigtes Verschieben der Menüleisten zu verhindern.

Anpassen | Feldauswahl: Auswahl der Attribute, die in der Dokumenttabelle gezeigt werden sollen.

Anpassen | Sprache: Auswahl der Benutzersprache, wie deutsch, englisch oder polnisch. Bei [automatisch] wird - sofern unterstützt - die Sprache des Betriebssystems verwendet.

Anpassen | Layout: ein Layout wählen.

Anpassen | Layout entwerfen: Layout der Programmoberfläche ändern.

Optionen | Auswahllisten: Projekte und andere Auswahllisten bearbeiten.

Optionen | Dokumenttyp: Registrierung der Anwendungsprogramme.

Optionen | Assistent: startet den Einrichtungsassistenten.

Optionen | Administrator: Aktivierung der Administratorebene durch Eingabe eines Passworts, das Menü Administrator wird geöffnet.

Optionen | Einstellungen: Programmeinstellungen ändern.

Optionen | Datensätze in Speicher laden: wenn die Option markiert ist, werden die Dokumentdatensätze in den Arbeitsspeicher geladen. Dies ist Voraussetzung für sortieren und gruppieren.

Menü Administrator

Dieses Menü ist nur sichtbar, wenn Sie sich als Office Manager-Administrator angemeldet haben.

Administrator: die Administratorebene verlassen.
Dieser Befehl befindet sich auch im Menü Ansicht | Optionen.

Einstellungen: Programmeinstellungen ändern.
Dieser Befehl befindet sich auch im Menü Ansicht | Optionen.

Erweiterte Einstellungen | "Gemeinsame Dateien" öffnen: öffnet den Ordner Gemeinsame Dateien im Windows-Explorer.

Erweiterte Einstellungen | INI-Datei öffnen: öffnet die admin.ini im Editor.

Erweiterte Einstellungen | INI erneut öffnen: liest die admin.ini nach Änderungen neu ein.

Erweiterte Einstellungen | Hilfe zur INI-Datei: öffnet folgendes Hilfethema.

Logdatei öffnen: öffnet die Fehler-Logdatei. Diese kann anschließend gelöscht werden.

Layout aktualisieren: Änderungen der Attribute im aktuell verwendeten Layout durchführen.
Ein manueller Aufruf dieser Funktion ist nur erforderlich, wenn Sie mehrere Layouts verwenden.

API-Befehl: eine einzelne Zeile mit Office Manager-Makrobefehlen ausführen.

Makro-Editor: ein Skript erstellen.
Mausschaltfläche: Zahnrad
Dieser Befehl befindet sich auch im Menü Datei | Makro.

Information zu den geöffneten Datenbanken und Programmeinstellungen.
Dieser Befehl befindet sich auch im Menü Datei.

Info Volltextindex: indexierte Wörter des markierten Dokuments anzeigen.

Info Zugriffsrechte: Dateizugriffsrechte des markierten Dokuments anzeigen.

Tabelle anzeigen: Datentabelle der Archiv- oder Anwendungsdatenbank öffnen.

Administrator-Hilfe: öffnet folgendes Hilfethema.

Menü Hilfe

Hilfethemen: Aufruf der Office Manager Programm-Hilfe.
Mausschaltfläche: ?

Suchfunktionen: Hilfethema "Dokumente suchen“.

Direkthilfe: Aufruf der Direkthilfe zu den einzelnen Programmkomponenten.
Mausschaltfläche: ?
Kurztaste: Umsch+F1

Internet | Office Manager Homepage: öffnet www.officemanager.de in Ihrem Browser.

Internet | Social Media: Aktuelle Infos und Supportartikel per RSS-Feed, Newsletter oder Twitter-Timeline abonnieren.
Mausschaltfläche: BtnNews

Internet | Support und FaQ: öffnet die Support-Seiten mit Fragen und Antworten zum Office Manager.

Internet | Hotline-Blog: Im Web-Log der DMS-Hotline finden Sie Tipps zur Programmbedienung und allgemein zur Dokumentenarchivierung. Sie können an Diskussionen teilnehmen und Fragen stellen.
Mausschaltfläche: W

Internet | Online Shop: öffnet den Online-Shop in Ihrem Browser. Sie können die Vollversion und weitere Produkte für Ihr Dokumentenmanagement auch im Shop beziehen.

Internet | Version registrieren: Online-Registrierung der Testversion, Bestellung der Vollversion.

Internet | Software aktualisieren: prüft, ob ein aktuelles Supportpack für Ihre Office Manager-Version verfügbar ist - am besten regelmäßig prüfen.

Internet | Supportanfrage: Supportanfrage per E-Mail senden.

Internet | Fernwartung: startet das Programm teamviewer.exe. Hiermit wird eine eine gemeinsame Betrachtung Ihres Desktops und eine Fernwartung durch den Office Manager-Support ermöglicht.

Neuigkeiten bietet den direkten Zugriff auf RSS-Feeds mit aktuellen Support-Artikeln. Mit Klick auf den Pfeil des Mausschalters wird die Liste der RSS-Beiträge geöffnet, ein Klick auf den Schalter aktualisiert die Liste.
Mausschaltfläche: RSS

Benutzerhandbuch öffnet diese Dokumentation im PDF-Format.

Kurzanleitungen zu den wichtigsten Programmfunktionen im PDF-Format.

Info über den Office Manager, Programmversion, Kontaktadresse.

Je nach Installation finden Sie hier ggf. weitere Menüeinträge für Scannerhandbücher u.ä.

Menüs anpassen

Sie können die Benutzermenüs an Ihre individuellen Wünsche und Arbeitsabläufe anpassen. Die Einstellungen werden für jeden Benutzer gesondert gespeichert. Funktionen, die bei der alltäglichen Arbeit mit dem Dokumentenmanager immer wieder genutzt werden, sollten am besten auf der Symbolleiste platziert werden, um unnötige Mausklicks zu vermeiden.

Der Systemadministrator hat zusätzlich die Möglichkeit, sicherheitrelevante Programmfunktionen zu sperren oder nur für ausgewählte Anwender freizugeben.

Das Fenster "Anpassen" öffnen

Klicken Sie bitte in der Menüleiste auf den Pfeil rechts oben am Fensterrand oder wählen Sie im Hauptmenü Ansicht | Anpassen den Befehl Menüs anpassen. Das Fenster "Anpassen" wird geöffnet:

Auf der ersten Seite können Sie die Symbolleisten markieren, die im Menü angezeigt werden sollen. Um eine Symbolleiste auszublenden, entfernen Sie bitte den Haken durch anklicken. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Symbolleiste zu erstellen.

Menübefehle platzieren

Wenn das Anpassen-Fenster geöffnet ist, lassen sich die Einträge des Benutzermenüs einfach per Drag&Drop mit der Maus verschieben. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Befehle und markieren Sie in der linken Liste eine Kategorie. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den gewünschten Befehl, halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben Sie den Befehl an die gewünschte Position im Menü. Lassen Sie die Maustaste los.
Um einen Eintrag aus dem Menü zu entfernen, schieben Sie diesen einfach mit der Maus aus dem Menü auf das Fenster "Anpassen".

Weitere Einstellungen finden Sie auf der Seite Optionen und in den Programmeinstellungen auf der Seite Ansicht | Menü.

Menüänderungen verhindern

Die Menü- und Symbolleisten können mit der Maus verschoben werden. Wenn Sie unbeabsichtigte Änderungen verhindern möchten, dann aktivieren Sie bitte die Option Ansicht | Anpassen | Symbolleisten fixieren.

Siehe auch

Zugriffsrechte für Menübefehle

Menü für alle Anwender fest vorgeben

Sprachdateien

Benutzer-Dokumentation

Der zentrale Manager für Ihre Windows-Dokumente

In diesem Kapitel:

Wie Sie...

... Leeres Blatt neue Dokumente erstellen

... Lupe auf Ordner bestehende Dokumentdateien in das Archiv importieren

... Scanner Papierdokumente scannen und archivieren

... Suchen-Pfeile Ihre Dokumente jederzeit wiederfinden

Archiv öffnen

Nach dem Start des Programms ist die Standard-Dokumentdatenbank bereits geöffnet. Um ein anderes Archiv zu laden, klicken Sie bitte im Menü Datei auf den Eintrag Datenbank öffnen Ordner:

Wählen Sie bitte die gewünschte Datenbank und klicken Sie auf Öffnen.

Datenbank kopieren

Datenbanken im MS Access-Format (*.omp und *.apl) können Sie sehr einfach in diesem Dialogfenster kopieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Kopieren. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen. Anschließend können Sie die neue Datei "Kopie von ...omp" umbenennen.

Um SQL-Datenbanken zu kopieren oder ein Access-Archiv auf einen SQL-Server zu übertragen, öffnen Sie bitte zuerst das zu kopierende Archiv. Wählen Sie anschließend den Befehl Datei | Datenbank | Neu und achten Sie darauf, dass auf der letzten Seite die Option Datensätze kopieren markiert ist.

Archiv-Schnellzugriff

Wenn Sie sehr oft zwischen verschiedenen Archiven wechseln, können Sie diese auch aus einer Liste oberhalb des Projektnavigators wählen. Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Projektnavigator und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Archiv-Schnellzugriff, um die Liste ein zu blenden. Ab jetzt können Sie ein Archiv sehr schnell öffnen, indem Sie es aus der Liste wählen.

Dokumente erstellen

Der Office Manager verwaltet Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen, Internetadressen, E-Mails und interne Textdokumente auf einer Oberfläche. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, brauchen Sie nicht mehr extra das entsprechende Windows-Programm zu starten. Legen Sie einfach das neue Dokument im Office Manager an, das zuständige Anwendungsprogramm startet dann automatisch.

Wählen Sie im Menü Dokument | Neu, um neue Dokumente zu erstellen:

•Neues Dokument (Strg-N): erstellt ein neues, einzelnes Dokument. Der Eigenschaften-Dialog wird geöffnet und das Dokument nach Klick auf OK erzeugt und geöffnet.

•Neu von Vorlage: erstellt ein neues Dokument mit Hilfe einer Vorlage.

•Kopie erstellen: erstellt ein neues, einzelnes Dokument anhand des markierten Dokuments. Der aktuell markierte Dokumentdatensatz wird kopiert und der Eigenschaften-Dialog für Dokumente geöffnet. Die Felder sind mit den Attributen des kopierten Dokuments vorbelegt. Nach einem Klick auf OK wird eine Kopie der ursprünglichen Dokumentdatei erstellt und geöffnet.

•Klonen (nur Enterprise-Version): erstellt einen Klon des markierten Dokuments.

Oder nutzen Sie die Import-Funktionen, um bestehende Dokumente in das Archiv zu übernehmen, beispielsweise:

•Scannen: Papierdokumente und Bilder einscannen.

•Automatisierter Import vom Dokumentenscanner.

•Web-Browser: zum einfachen Hinzufügen von Internetadressen.

•Drag&Drop: startet den Windows-Explorer. Sie können eine oder mehrere Dateien aus dem Explorer per Drag&Drop in das Archiv importieren.

•Importieren: durchsucht Datenträger nach Dokumentdateien und importiert diese in das Archiv.

Tipp: wenn die Dokumenttabelle gruppiert ist, werden neue Dokumente automatisch an die Daten der Gruppierung angepasst.

Neues Dokument

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, brauchen Sie nicht mehr das entsprechende Windows-Programm zu starten. Sie können das Dokument direkt im Dokumentenmanagement anlegen, das zuständige Anwendungsprogramm startet dann automatisch.

Ein Beispiel: Sie möchten einen neuen Brief an einen Kunden schreiben. Im Hauptmenü wählen Sie den Befehl Dokument | Neu | Neues Dokument, das Eingabefenster für neue Dokumente wird geöffnet. Anhand des Dokumenttyps wird jetzt das zuständige Windows-Programm ausgewählt, mit welchem das neue Dokument erstellt wird. Im Feld Vorlagedatei können Sie eine Vorlage für den neuen Brief auswählen. Das neue Dokument erhält einen Namen und wird einem Projekt zugeordnet. Um den Dateinamen brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Sobald Sie auf OK klicken wird die Textverarbeitung gestartet und der Brief ggf. mit der Vorlagedatei vorbereitet. Der Brief wird erstellt, ausgedruckt und schließlich gespeichert. Sie können jetzt noch für sich oder Ihre Kollegen eine Tätigkeit erfassen.

Wenn Sie später wieder auf diesen Brief zugreifen möchten, können Sie das Dokument anhand der Archivattribute oder mit Hilfe des Volltextindex suchen. Wenn Sie z.B. einen Projektnamen angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen, Zeichnungen, usw.) dieses Projekts in der Tabelle gezeigt. Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet den Brief.

Ausführliches Beispiel

Einen neuen Brief schreiben.

1.Wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu den Befehl Neues Dokument. Das Eingabefenster für neue Dokumente wird geöffnet:

2.Dokumenttyp: Wählen Sie das zuständige Anwendungsprogramm, in diesem Fall Ihre Textverarbeitung aus der Liste Dokumenttyp. Im Feld Vorlage können Sie eine Dokumentvorlage für den neuen Brief auswählen.

3.Dokumentattribute festlegen: Geben Sie bitte die gewünschten Attribute, wie Nummer, Name, Projekt und Gruppe ein. Zum Bearbeiten der Auswahllisten können Sie auf Dokumentzuordnung klicken.
Tipp: Sie können beliebige Attribute definieren. Siehe auch Felder definieren.

4.Klicken Sie jetzt bitte auf OK. Die Textverarbeitung wird gestartet und das Dokument mit der gewählten Vorlage vorbereitet. Sie können jetzt den Brief verfassen, ausdrucken und speichern (der Dateiname ist bereits vergeben).

Screenshot MS Word

5.Eventuell können Sie jetzt noch für sich oder Ihre Kollegen eine Tätigkeit erfassen. Wählen Sie dazu im Hauptmenü Ansicht den Befehl Aufgaben oder klicken Sie auf BtnViewTodo:

Screenshot: Archiv-Eigenschaften einer Aufgabe

6.Wenn Sie später auf diesen Brief zugreifen möchten, geben Sie einfach die gesuchten Attribute in den primären Suchfeldern (Eingabefelder oberhalb der Dokumenttabelle) ein:

Wenn Sie z.B. einen Projektnamen angeben, werden alle Dokumente (Briefe, Tabellen, Zeichnungen, usw.) dieses Projektes in der Tabelle angezeigt. Für eine Suche im Volltextindex geben Sie bitte die entsprechenden Wörter im Eingabefeld Im Index ein.

Ein Doppelklick auf den Brief startet wiederum die Textverarbeitung und öffnet automatisch den Brief.

Siehe auch

Eigenschaften-Dialog

Dokumentvorlagen

Wenn Sie häufig Dokumente erstellen, die sich ähnlich sind, können Sie den Vorgang mit Hilfe der Dokumentvorlagen automatisieren. Die Vorlagen beinhalten Dokumentattribute und einen Verweis zur Vorlagedatei.

Neues Dokument von Vorlage erstellen

Öffnen Sie das Untermenü Dokument | Neu von Vorlage. Hier finden Sie alle vordefinierten Dokumentvorlagen:

Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage. Der Eigenschaften-Dialog für Dokumente wird geöffnet und die Attribute mit den Feldwerten der Vorlage ausgefüllt. Geben Sie bitte, sofern gewünscht, weitere Attribute, wie Name oder Projekt ein und klicken Sie auf OK, um das Dokument zu erstellen.

Hinweis: in der Vorlage kann auch festgelegt werden, dass die Dokumente erstellt werden, ohne zuvor den Eigenschaftendialog zu öffnen. Bei solchen Vorlagen fehlen im Menü die drei Punkte hinter dem Vorlagenamen.

Siehe auch

Überblick Dokumente erstellen

Vorlagen definieren

1. Melden Sie sich bitte als Administrator an (Menü Ansicht | Optionen | Administrator), um eventuell verborgenen Vorlagen einzublenden.

2. Wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu von Vorlage den Befehl Dokumentvorlagen.

3. Klicken Sie auf Neu, um eine Vorlage zu erstellen:

Geben Sie eine Beschreibung ein und wählen Sie den Dokumenttyp. Wenn Sie eine Vorlagedatei eingeben, wird diese für das neue Dokument verwendet. Die Option Eigenschaftendialog öffnen wird i.d.Regel markiert, damit Sie die Attribute für neue Dokumente eingeben können. Mit Sichtbarkeit können Sie festlegen, welche Anwender diese Dokumentvorlage verwenden können.

Auf der Seite Feldwerte geben Sie bitte die Attribut-Vorlagen ein, beispielsweise Gruppe (Feld category) = "Angebot".

Für die Automatisierung des Workflows können optionale Makros definiert werden.

Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern.

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Vorlagen importieren

Archivattribute aus Gruppierung

Wenn Sie innerhalb der gruppierten Dokumenttabelle neue Dokumente erstellen oder importieren, werden die Attribute der Gruppierung in das neue Dokument kopiert.

Beispiel

Sie haben die Tabelle nach Gruppe und Status gruppiert. Ein Dokument im Knoten Gruppe="Verkauf", Status="Offen" ist markiert:

Wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen (beispielsweise Menü Dokument | Neu | Neues Dokument) werden die Attribute der Gruppierung in das neue Dokument kopiert und anschließen der Eigenschaftendialog geöffnet:

Status und Gruppe wurden hier mit den Werten der Gruppierung vorbelegt. Das Projekt ist ebenfalls ausgefüllt, weil "Prinzenallee" im Projektnavigator markiert war.

Sie können jetzt die vorgegebenen Attribute ändern und weitere Attribute, wie beispielsweise den Name eingeben.

Klicken Sie auf OK, um das Dokument zu erstellen.

Hinweis: wenn Sie ein Dokument mit Hilfe einer Dokumentvorlage erstellen, haben die Attributvorgaben der Vorlage eine höhere Priorität. Falls in der Vorlage z.B. ein Status vorgegeben ist, hat das Dokument dessen Status, sobald der Eigenschaftendialog geöffnet wird.

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Die Dokumenttabelle

Dokumente erstellen

Kopien und Klone

A. Kopie eines Dokuments

Sie können ein neues Dokument erstellen, indem Sie die Attribute und die Datei eines anderen Dokuments kopieren. Markieren Sie dazu bitte ein Dokument und wählen Sie im Menü Dokument | Neu die Funktion Kopie erstellen. Die Dokumentdatei wird kopiert und dem neuen Datensatz zugeordnet. Es besteht anschließend keine Verknüpfung mehr zwischen dem Original und der Kopie.

Wenn Sie nur die Attribute ohne Datei kopieren möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie im Menü Dokument | Neu die Funktion Kopie erstellen. Im Eigenschaftenfenster öffnen Sie die Liste Vorlagedatei und wählen die leere Zeile:

B. Mehrere Datensätze für eine Datei

Mit der Funktion Klonen (nur Enterprise-Version) im Menü Dokument | Neu können Sie mehrere Archiv-Datensätze zu einer Datei erstellen. Alle Klone verweisen auf dieselbe Dokumentdatei, Änderungen des Dateinamen werden automatisch in allen Klonen berücksichtigt.

Hiermit kann ein Dokument beispielsweise mehreren Projekten; ein Bauteil mehreren Baugruppen zugeordnet werden.

Wenn in der Tabelle ein Klon markiert ist, können Sie sich mit dem Menübefehl Suchen | Klone alle weiteren Datensätze dieses Dokuments anzeigen lassen.

Siehe auch Mehrfachzuordnungen
Beachten Sie bitte, dass die Option Vorgabe für bestehende Dateien nicht für Klone gilt.

C. Kopieren über Zwischenablage

Sie können auch Dokumente zwischen verschiedenen Archiven kopieren oder ein neues Dokument als Kopie eines archivierten erstellen.

Innerhalb einer Archivdatenbank kopieren: Markieren Sie ein Dokument, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren und anschließend Einfügen. Dieses Vorgehen ähnelt dem Menübefehl Dokument | Neu | Kopie erstellen (s.a. Punkt A).

Aus einer anderen Datenbank kopieren: Markieren Sie bitte ein Dokument und wählen Sie Bearbeiten | Kopieren. Öffnen Sie eine andere Archivdatenbank und klicken Sie auf die Dokumenttabelle, um diese zu aktivieren. Wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Kopieren. Im Popupmenü können Sie jetzt festlegen, ob die Datei kopiert werden soll.

Tipp: Sie können den Office Manager auch zweimal starten, unterschiedliche Archive öffnen und Dokumente per Drag&Drop von einem Fenster in das andere kopieren.

Dokumente importieren

Nutzen Sie die Import-Funktionen, um bestehende Dateien in das Dokumentenarchiv zu importieren:

•Drag&Drop startet den Windows-Explorer. Sie können eine oder mehrere Dateien aus dem Explorer per Drag&Drop auf die Dokumententabelle schieben. Für jede Datei wird automatisch ein neuer Dokumentdatensatz im Archiv angelegt.
Automatisierungs-Tipp: Wenn die Dokumententabelle gruppiert ist, dann werden die Dokumenteigenschaften, wie z.B. Projekt und Kategorie aus der Gruppierung übernommen.

•Aus Zwischenablage einfügen: Dateien einfügen, die beispielsweise im Explorer kopiert wurden.

•Senden an: Dokumente vom Windows-Explorer an den Office Manager senden.

•Web-Browser zum einfachen Übernehmen im Browser geöffneten Adresse in die Bookmarkverwaltung.

•Datenträger durchsuchen: Importiert ganze Verzeichnisstrukturen in das Archiv und ermöglicht die Überwachung der Windows-Zwischenablage.

•Scannen mit Standard-Scanner: Papierdokumente und Bilder digitalisieren. Der angeschlossene Scanner wird über die Twain- oder WIA-Schnittstelle angesprochen.

•Scannen mit Dokumenten-Scanner: Gescannte Dokumente von selbsttätig arbeitenden Geräten, wie zum Beispiel Netzwerkscannern archivieren.

•Eingehende Faxe automatisiert importieren (nur Enterprise-Version).

•Der Office Manager kann auch Verzeichnisse überwachen und neue Dokumentdateien mit Anwenderunterstützung oder vollautomatisch in seine Archivs übernehmen.

Siehe auch

Import-Verzeichnisdefinitionen

Drag and Drop von Dateien und E-Mails

Sie können Dokumentdateien aus dem Explorer, E-Mails aus Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora Pro, Tobit David und anderen Mailprogrammen sehr einfach per Drag&Drop mit der Maus übernehmen.

Starten Sie z.B. den Windows-Explorer oder wählen Sie im Menü Dokument | Neu den Eintrag Drag&Drop.

Sie können nun Dateien mit der Maus vom Explorer auf die Office Manager-Dokumenttabelle ziehen. Für jede zulässige Datei wird automatisch ein neuer Dokumentdatensatz angelegt.

Wenn die Tabelle gruppiert ist, werden die Attribute der Gruppierung in das neue Dokument übernommen.

Alternativ können Sie die Dokumente auch auf dem Projektnavigator ablegen, um diese einem Projekt zuzuordnen.

Beispiel:

Sie haben den Office Manager neu installiert und möchten nun die bestehenden Dokumentdateien dem Projekt "Potsdamer Platz" hinzufügen. Der Status dieser Dokumente soll "Normal" sein.

1.Wenn noch kein Dokument mit den Felder Projekt="Potsdamer Platz" und Status="Normal" vorhanden ist: Schieben Sie die erste Dokumentdatei per Drag&Drop vom Explorer auf die Office Manager-Dokumenttabelle. Wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Eigenschaften und geben Sie im Feld Projekt die Bezeichnung "Potsdamer Platz" und im Feld Status die Bezeichnung "Normal" ein. Klicken Sie ggf. auf Dokumentzuordnung, um die Auswahllisten zu bearbeiten.

2.Gruppieren Sie die Tabelle nach den Feldern Projekt und Status. Die Dokumente werden in der Baumdarstellung angezeigt.

3.Öffnen Sie den Baum Projekt "Potsdamer Platz" und den Untereintrag Status "Normal".

4.Schieben Sie nun weitere Dateien vom Explorer in den geöffneten Baum. Die Datenfelder der neuen Dokumente werden jetzt anhand der Gruppierung belegt, das Feld Projekt erhält die Bezeichnung "Potsdamer Platz" mit dem Status "Normal".
Der Dokumenttyp wird anhand der Dateiendung erkannt, das Feld Name wird mit dem Dateinamen belegt.

5.Wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Eigenschaften, um eventuell weitere Attribute (Gruppe, Nummer, ...) einzugeben.

Siehe auch

Verzeichnisdefinitionen

Import von Verzeichnissen

Eigenschaftendialog beim Import öffnen

Einstellungen, Seite Importieren | E-Mail

Datei aus Zwischenablage einfügen

Markieren Sie bitte eine Datei beispielsweise im Windows-Explorer und wählen Sie dort im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren. Wechseln Sie anschließend zum Office Manager, markieren Sie die Dokumenttabelle und wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen.

Sie können auch den umgekehrten Weg gehen, um Dokumente aus dem Office Manager zu kopieren: Dokument im Office Manager markieren, Menü Bearbeiten | Kopieren und anschließend im Explorer Bearbeiten | Einfügen.

Zwischenablage überwachen

Die Importfunktion im Menü Dokument | Neu | Importieren ermöglicht auch eine Überwachung der Zwischenablage. Wenn die Funktion aktiviert ist, dann werden alle Dateien, die Sie in die Zwischenablage kopieren, dem Importstapel hinzugefügt.

Siehe auch

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog beim Import öffnen

Senden vom Explorer

Klicken Sie bitte im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Mit Office Manager verwalten:

Die Datei wird in das Dokumentenarchiv übernommen.

Falls der Menüeintrag im Explorer fehlt oder auf eine falsche Office Manager-Version verweist, dann müssen Sie die Shell-Erweiterung neu registrieren. Wählen Sie dazu im Windows-Startmenü den Befehl Ausführen und geben Sie folgende Anweisung ein (den Pfad bitte ev. anpassen):
regsvr32 "C:\Programme\Krekeler\Office Manager 11\omShellEx.dll"

Siehe auch

Übersicht Importfunktionen

Verzeichnis-Definitionen

Eigenschaftendialog beim Import öffnen

Internetadressen übernehmen

Der Office Manager kann die Internetadressen vom geöffneten Browser übernehmen. Wenn Sie sich mit dem Browser auf einer Internetseite befinden, wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu | Web-Browser BtnCaptureURL.

Wenn Sie auf die Mausschaltfläche klicken, dann wird die erste Adresse importiert. Falls mehrere Browserfenster geöffnet sind, dann klicken Sie bitte auf den Pfeil des Schalters, um die gewünschte URL aus der Liste zu wählen.

Wählen Sie die gewünschte Seite aus der Liste und geben Sie die Attribute, wie Name und Projekt im Eigenschaftendialog ein. Klicken Sie bitte auf OK, um den Link zur Internetseite in die Dokumentenverwaltung zu übernehmen.

Die meisten Browser werden unterstützt, beispielsweise MS Internet Explorer, Mozilla, Firefox, Netscape Navigator und Opera. In den erweiterten Einstellungen können Sie einen zusätzlichen Browser definieren, falls dieser die Standard DDE-Abfrage nicht unterstützt.

Internetfavoriten einlesen

Die Favoriten des Internet-Explorers können, wie jede andere Internetverknüpfung (*.url) auch, einfach per Drag&Drop in das Archiv übernommen werden. Wenn Sie eine URL-Datei auf dem Office Manager ablegen, wird die enthaltene Internetadresse in die Dokumenttabelle importiert.

Alternativ können Sie auch die Funktion Dokument | Neu | Importieren verwenden: Geben Sie bei Startverzeichnis bitte den Pfad zu Ihren Internetfavoriten ein. Dies ist, je nach Windows-Version und Systemeinstellung, zum Beispiel "C:\Users\(Benutzername)\Favorites" oder "C:\Dokumente und Einstellungen\(Benutzername)\Favoriten".

Verzeichnisüberwachung

Der Office Manager kann Verzeichnisse (Ordner) überwachen und neue Dateien übernehmen.

Beispiel: Sie erstellen mit Ihrer Textverarbeitung ein neues Dokument. Sobald Sie das Dokument im Ordner "Eigene Dateien" speichern, erscheint die Eingabemaske des Office Managers und Sie können die Attribute eingeben.

Es können auch Unterverzeichnisse überwacht werden, beispielsweise ein komplettes Laufwerk. Mit dieser Funktion kann die Dokumentenverwaltung auf Wunsch komplett automatisiert werden: Die Anwender speichern ihre Dokumente einfach in der gewohnten Verzeichnisstruktur. Der Office Manager überwacht die Verzeichnisse und übernimmt neue Dokumente automatisch in das Archiv. Die Attribute werden dabei aus der Verzeichnisstruktur übernommen und/oder für jedes Dokument manuell bearbeitet. Im Netzwerkbetrieb sollte die Option "Nur Dateien des angemeldeten Benutzers übernehmen" markiert werden.

Versteckte Dateien werden ignoriert und nicht übernommen.

Überwachung aktivieren:

Klicken Sie im Menü Ansicht | Optionen auf Einstellungen und wählen Sie die Kategorie Importieren | Überwachen. Markieren Sie die Option Verzeichnis überwachen und neue Dateien importieren. Geben Sie das zu überwachende Verzeichnis an und legen Sie die Importeinstellungen fest:

•Auf der Seite Importieren | Überwachen | Erweitert geben Sie an, ob auch Unterverzeichnisse überwacht werden sollen.

•Auf Seite Importieren | Verzeichnisse können Sie weitere verzeichnisabhängige Einstellungen vornehmen.

Verzeichnis mit Archiv synchronisieren:

Die Überwachung funktioniert nur, wenn der Office Manager ausgeführt wird. Um nachträglich alle Dateien zu importieren, die noch nicht im Archiv enthalten sind, wählen Sie bitte den Menübefehl Dokument | Neu | Importieren. Klicken Sie bei Startverzeichnis auf Lupe auf Ordner und wählen Sie Überwachtes Verzeichnis.

Siehe auch

Import-Optionen

Import-Filter

Erweiterte Einstellungen

Übersicht Importfunktionen

Eingehende Faxe importieren

nur Enterprise-Version

Diese automatisierte Importfunktion übernimmt neue Dateien aus dem Faxeingangsverzeichnis in das Dokumentenarchiv.

1. Vorbereitungen

Definieren Sie bitte einen Dokumenttypen für die Faxe. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Optionen |  Dokumenttyp oder schieben Sie einfach eine Faxdatei (z.B. *.tif oder *.001) per Drag&Drop auf den Office Manager, der Dokumenttyp wird dann automatisch eingerichtet.

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Einstellungen und öffnen Sie die Seite Importieren | Fax. Wählen Sie dort Eingangsordner aus, in welchem die Faxsoftware neue Dokumente ablegt. Geben Sie dann noch die Dateimaske an, sodass bei Eingangsordner beispielsweise "C:\Faxeingang\*.tif" eingestellt ist.

Wählen Sie ein Projekt (z.B. "Faxeingang") und einen Status (z.B. "zu bearbeiten") für neue Faxe. Geben Sie bitte den zuvor definierten Dokumenttyp an.

2a. Manueller Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Manuell auf neue Faxe prüfen". Auf der Optionsseite Importieren sollte die Option Faximport markiert sein, damit der Eigenschaftendialog für neue Dokumente automatisch geöffnet wird.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Sobald Faxe im Eingangsverzeichnis vorhanden sind, können Sie diese mit dem Menübefehl Dokument | Neu | Neue Faxe importieren in das Archiv übernehmen.

Beim manuellen Import werden die Dokumentattribute aus der Gruppierung und dem Projektnavigator übernommen. Wenn Sie die Faxe beispielsweise einem bestimmten Projekt zuordnen möchten, dann markieren Sie dieses im Projektnavigator, bevor Sie den Import aufrufen.

2b. Automatisierter Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Neue Faxe automatisch importieren" und geben Sie bitte den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind, öffnet sich beim zuständigen Mitarbeiter der Eingabedialog für neue Dokumente. Der Benutzer kann jetzt weitere Attribute, wie Projekt und Name angeben, und eine Tätigkeit für einen zuständigen Kollegen erstellen.

2c. Vollautomatischer Import

Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Vollautomatisch ohne Eigenschaftendialog" und geben Sie den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein. Markieren Sie die Option Tätigkeit erstellen.

Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.

Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind, werden diese automatisch importiert. Der zuständigen Mitarbeiter wird über die Aufgabenverwaltung informiert und kann das neue Fax bearbeiten.

Siehe auch

Beschreibung für FRITZ!fax

Übersicht Importfunktionen

Erweiterte Einstellungen (ImportFax und ImportFaxDefaultFields)

Grafikviewer

Importverzeichnisse

Massenimport

Dokumentdateien suchen und importieren

Mit der leistungsstarken Import-Funktion können Sie die auf Ihren Datenträgern vorhandenen Dokumentdateien schnell in das Office Manager-Archiv importieren. Diese Funktion dient vor allem der Übernahme großer Datenbestände.

1.Wählen Sie im Menü Dokument | Neu den Befehl Importieren, um folgendes Dialogfenster zu öffnen.

Dokumentdateien importieren

2.Wählen Sie das Verzeichnis, in welchem die Suche nach Dokumentdateien beginnen soll.
Falls die Verzeichnisüberwachung aktiviert ist, dann haben Sie nach einem Klick auf Durchsuchen auch die Auswahlmöglichkeit Überwachtes Verzeichnis. Hiermit  können alle Dateien aus dem überwachten Pfad nachträglich importiert werden, die noch nicht im Archiv enthalten sind.

3.Wenn die Option Unterverzeichnisse einbeziehen markiert ist, werden auch alle Unterverzeichnisse durchsucht.

4.Klicken Sie bitte auf Suchen. Das Archivierungsprogramm durchsucht das gewählte Verzeichnis nach geeigneten Dokumentdateien und blendet diese anschließend auf der rechten Fensterseite ein.

5.Optional können Sie die Liste überprüfen und unerwünschte Dateien ausschließen: entfernen Sie dazu den Haken vor den entsprechenden Dateien. Ein Klick mit der sekundären (normalerweise der rechten) Maustaste öffnet das lokale Popupmenü.

6.Wenn Sie der Liste zusätzliche Dateien hinzufügen möchten, dann können Sie weitere Verzeichnisse durchsuchen, Dateien per Drag&Drop vom Explorer auf die Liste schieben oder die Zwischenablage überwachen.

7.Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Optionen (s.a. Verzeichnis-Definitionen). Sie können hier festlegen, ob die Dokumentattribute -wie Projekt und Name- automatisch aus dem Dateinamen ermittelt werden sollen. Eine weitere wichtige Einstellung ist das Verschieben von Dateien in das Dokumentenverzeichnis.

8.Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um die Dokumente in das Archiv zu übernehmen.

9.Der Dialog "Neues Dokument" wird geöffnet. Hier können Sie die Archivattribute beliebig bearbeiten und weitere Informationen hinzufügen. Wenn Sie den Inhalt des Dokuments nicht kennen, dann klicken Sie bitte auf die Schaltfläche rechts neben dem Dateinamen und wählen Sie Öffnen.
Klicken Sie auf OK, um dieses Dokument zu übernehmen, Verwerfen, um es nicht zu übernehmen, Alle OK, um alle gefundenen Dokumente ohne weitere Bearbeitung zu übernehmen oder Abbrechen, um den Import weiterer Dokumente abzubrechen.

10. Die importierten Dateien werden in der Liste grau dargestellt.

Tipp: Diese Funktion kann auch mit Programm-Startparametern ausgeführt werden.

Zwischenablage überwachen

Neben dem Durchsuchen von Verzeichnisstrukturen ermöglicht die Importfunktion auch eine Überwachung der Zwischenablage. Wenn die Funktion aktiviert ist, dann werden alle Dateien, die Sie in die Zwischenablage kopieren, dem Importstapel hinzugefügt.

1.Wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu den Befehl Importieren, um den Importdialog zu öffnen.

2.Markieren Sie die Option Zwischenablage überwachen.

3.Wechseln Sie in den Windows-Explorer oder ein anderes geeignetes Programm.

4.Markieren Sie dort die gewünschten Dateien und drücken Sie die Tastenkombination Strg+C, um die Dateien in die Zwischenablage zu kopieren. Oder schieben Sie die Dateien per Drag&Drop auf das Dialogfenster.
Wenn eine nicht unterstütze Datei kopiert wird, dann gibt das Programm einen Piepton aus.

5.Office Manager fügt die Dateien dem Importstapel hinzu.

6.Klicken Sie bitte auf Importieren, um die Dokumente zu archivieren.

Siehe auch

Import-Optionen

Drag&Drop mit dem Explorer

Dokument-Eigenschaftendialog

Erweiterter Import

Wenn Sie beim Drag&Drop auf den Office Manager die Strg-Taste gedrückt halten, wird folgendes Auswahlmenü geöffnet:

Legen Sie bitte fest, wie die Datei zu behandeln ist:

Hinweis: mit "Zieldokument" ist das Dokument in der Tabelle gemeint, auf dem Sie die Datei per Drag&Drop abgelegt haben.

Als neues Dokument importieren: normaler Import. Dies entspricht dem Drag&Drop ohne gedrückte Strg-Taste.

Dem Dokument als alte Version hinzufügen: dem Zieldokument wird eine Dokumentversion hinzugefügt. Die importierte Datei wird in die Versionsverwaltung des Zieldokuments importiert. Dies entspricht dem Ablegen einer Datei auf die Versionsliste im Eigenschaftendialog.

Dem Dokument als neue Version hinzufügen: der aktuelle Stand des Zieldokuments wird als Dokumentversion archiviert. Die importierte Datei wird als neuer aktueller Stand des Zieldokuments übernommen.

Dokument mit durch diese Datei ersetzen: die Datei des Zieldokuments wird durch die importierte Datei überschrieben. Die alte Datei geht hierbei verloren, sie wird nicht als Version archiviert!

Dokument mit dieser Datei verlinken: dem Zieldokument wird die importierte Datei zugeordnet.

Datei nach .. kopieren: kopiert die abgelegt Datei in das Verzeichnis des Zieldokuments.

Importieren und Felder von .. übernehmen: die Datei wird importiert und die Attribute des Zieldokuments übernommen.

Hilfe: öffnet diese Hilfeseite und bricht den Import ab.

Abbrechen: der Import wird abgebrochen.

Je nach Zugriffsberechtigungen und abgelegtem Dateityp sind nicht alle Optionen möglich.

Siehe auch

Dokumente importieren

Versionsmanagement

Neue Dokumentdatei zuordnen

Office Manager-Dateien

Wenn Sie per Drag&Drop eine Office Manager-Systemdatei importieren, dann wird automatisch folgendes Auswahlmenü geöffnet:

Legen Sie hier bitte fest, wie die Datei zu behandeln ist:

Als neues Dokument importieren: die Datei wird wie ein beliebiges Dokument behandelt und im Office Manager verwaltet.
Wenn Sie beispielsweise mit sehr vielen Archiven arbeiten (was generell nicht zu empfehlen ist), könnten Sie ein Übersichtsarchiv anlegen, in dem wiederum alle Dokumentarchive mit Ihren Beschreibungen und Projektzuordnungen verwaltet werden.

Datei in gemeinsame Dateien kopieren: die Datei wird in das entsprechende Unterverzeichnis der gemeinsamen Dateien kopiert. Eine Archivdatenbank z.B. nach "..\Archive". Diese Auswahl wird z.B. verwendet, wenn Sie ein Archiv oder Makro von außerhalb erhalten.

Datei jetzt öffnen: das Archiv, Makro o.ä. wird direkt im Office Manager geöffnet. Die Datei wird nicht kopiert.
Wenn Sie eine .omini-Datei öffnen, dann wird das enthaltene Toolup installiert. Hierfür ist eine Administratoranmeldung erforderlich, falls ein Passwort vergeben wurde.

Hilfe: öffnet diese Hilfeseite und bricht den gesamten Import ab.

Datei überspringen: diese Datei wird ignoriert. Wenn mehrere Dateien importiert werden, wird mit der nächsten fortgefahren.

Abbrechen: der gesamte Import wird abgebrochen.

Siehe auch

Dokumente importieren

Erweiterte Einstellung IgnoreOmExt

Verzeichnis-Definitionen

Eine häufige Aufgabe des Dokumentenmanagements ist der Import von Dateien aus verschiedenen Festplatten-Verzeichnissen. Der Office Manager bietet hierfür mehrere Importfunktionen, wie beispielsweise Drag&Drop, Einfügen aus der Zwischenablage und die Verzeichnisüberwachung.

Die Dokumentattribute, wie Name und Projekt, können beim Import z.B. aus dem Dateipfad übernommen werden. Hierfür können Sie verschiedene Importverzeichnisse definieren.

Anwendungsbeispiele

•Einmaliger Import aller bestehenden Dateien aus einem Dokumentenverzeichnis mit Übernahme des Projektes aus der Verzeichnisstruktur.

•Regelmäßiger Abgleich des Dokumentenverzeichnisses mit Import aller Dateien, die noch nicht im Office Manager erfasst sind.

•Beim Import von CD-ROM, USB-Sticks u.a. Wechsellaufwerken die Dateien immer in das Dokumentenverzeichnis kopieren.

•Überwachung eines Verzeichnisses mit automatischem Import aller neuen Dateien.

•Scannen von Papierdokumenten mit einem Netzwerkscanner, der die Dokumente selbständig in einem Verzeichnis ablegt. Hierbei können die Attribute sogar vom Papier gelesen werden (s.a. Beispiel).

•Drag&Drop von Dateien aus einem Eingangsverzeichnis mit automatischer Bearbeitung der Dokumente vor dem Import. Beispielsweise könnten eingehende Bilder in ein vorgegebenes Grafikformat oder DXF-Dateien in das Format Ihres CAD-Systems konvertiert werden.

Importverzeichnisse definieren

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Einstellungen und markieren Sie links die Kategorie Importieren | Verzeichnisse:

Sie können eigene Definitionen für die unterschiedlichen Quellen erstellen, um beispielsweise für die Dokumente aus "Eigene Dateien", den Netzlaufwerken und der CD verschiedene Einstellungen zuzuordnen.

Die Definition "[Standard]" gilt immer dann, wenn keine spezielle Definition für die Importquelle erstellt wurde. Um zu ermitteln, welche Importeinstellung für eine bestimmte Datei verwendet würde, können Sie die Datei per Drag and Drop vom Explorer auf dem Testfeld ablegen.

Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, markieren Sie diesen bitte in der Liste und klicken anschließend auf Bearbeiten.

Klicken Sie auf Neu, wenn Sie eine neue Import-Einstellung definieren möchten. Alternativ können Sie auch einen bestehenden Eintrag kopieren: markieren Sie diesen in der Liste und klicken Sie auf Kopieren.

Das Fenster "Importverzeichnis definieren" wird geöffnet:

Geben Sie bitte eine aussagekräftige Beschreibung und die weiteren Optionen ein.

Mit der Option Eigenschaftendialog für neue Dokumente öffnen legen Sie fest, ob der Dialog beim Import geöffnet wird. Wenn die Option nicht markiert ist, wird das Dokument sofort übernommen.

Siehe auch

Beispiel Importverzeichnis

Attribute aus Verzeichnis übernehmen

Scannen

Scanner Der Office Manager beinhaltet verschiedene Scanner-Schnittstellen für:

1. TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

TWAIN ist eine Schnittstelle zur direkten Kommunikation zwischen Anwendungsprogrammen und digitalen Bildgeräten. WIA steht für Windows Image Acquisition. Der Office Manager kann über diese Schnittstellen Dokumente und Bilder von Scannern und Digitalkameras importieren. Sie können Scanprofile vordefinieren.

2. Nicht TWAIN-kompatible Geräte

Neben der TWAIN- und WIA-Unterstützung übernimmt der Office Manager auch Dokumente von eigenständig arbeitenden Scannern.

3. Fujitsu ScanSnap

Das Programm beinhaltet eine automatische Einrichtung des eigenständig arbeitenden Fujitsu ScanSnap.

4. Sceye-Dokumentenkamera

Der Office Manager kann Sceye über eine direkte Schnittstelle auch ohne Twain ansteuern.

Scannen mit Standard-Scanner

Beschreibung für TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

1.Wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu den Eintrag Scannen Scanner. Das Eigenschaftenfenster für neue Dokumente wird geöffnet:

Screenshot: Dokument scannen

2.Legen Sie das Dokument in den Scanner und wählen Sie das Gerät bitte bei Bildquelle aus.

3.Wenn die Option Benutzeroberfläche des Scanners öffnen markiert ist, können Sie die Auflösung und andere Einstellungen in der Scannersoftware vornehmen. Ist die Option nicht markiert, nehmen Sie die Einstellungen direkt im obigen Dialog vor. Testen Sie doch einmal beide Varianten, um den Unterschied kennen zu lernen.

4.Klicken Sie bitte auf Scannen, um das Bild vom Gerät ein zu lesen. Sie können auch die Kurztaste F6 verwenden.

5.Wenn Sie dem Dokument weitere Bilder hinzufügen möchten, können Sie den Vorgang wiederholen oder Grafiken aus einer Datei Öffnen oder der Zwischenablage Einfügen importieren.

6.Sofern das Bild Textinformationen beinhaltet, sollte die Option Volltextsuche ermöglichen markiert sein. Der Office Manager kann dann den Text indexieren und eine spätere Volltextsuche ermöglichen (s.a. Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Volltextindex | OCR).
Für gute Texterkennungs-Ergebnisse sollte die Auflösung mindestens 300dpi betragen.

7.Wählen Sie bitte den Dokumenttypen und die weiteren Attribute im oberen Bereich des Dialogfensters.

8.Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Erweiterte Funktionen

Klicken Sie bitte am rechten Rand des Dialoges auf den Menüschalter Menü oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gescannte Grafik:

•Datei importieren: Grafik aus einer Datei laden. Alternativ können Sie auch Grafikdateien per Drag&Drop hinzufügen.

•Einfügeposition: legt fest, wo neue Seiten im Stapel eingefügt werden

•Speicher-Transfer: vermeidet Pausen zwischen den einzelnen Seiten im Stapel, wird aber nicht von allen Scannern unterstützt. Ändern Sie diese Einstellung bitte, wenn Sie die Fehlermeldung "Ungültige Bitmap" erhalten.

•Autozoom: ganze Grafik in der Vorschau darstellen

•Grafik drehen: manuell um einen vorgegebenen Winkel drehen und
Geraderücken: schief eingezogene Seite korrigieren

•Grafik bearbeiten: die Grafik in einem Windowsprogramm bearbeiten

•Rückgängig: letzte Bearbeitung widerrufen. Muss vor einem Bildwechsel aufgerufen werden!

•In schwarz/weiß konvertieren: markierte Grafik in schwarz/weiß-Format konvertieren (s.a. erweiterte Einstellung)

•Zuschneiden: automatischer Zuschnitt nach dem Scan auf A4 o.a.

•Verschieben: Seiten im Stapel verschieben
Duplex-Stapel 1: wenn "1. Vorderseite - 2. Vorderseite - 1. Rückseite - 2. Rückseite" gescannt wurde
Duplex-Stapel 2: wenn "1. Vorderseite - 2. Vorderseite - 2. Rückseite - 1. Rückseite" gescannt wurde

•Zwischenablagefunktionen zum Einfügen und Kopieren

•Löschen: aktuelle Grafik aus dem Stapel entfernen

Hinweise:

•Zur Beschleunigung des Stapelscans testen Sie bitte die Option Speicher-Transfer (s.a. oben).

•Mehrseitige Dokumente (mehr als ein Bild) können nur in geeigneten Dokumenttypen, wie Adobe Acrobat und TIFF gespeichert werden. Ist hingegen nur ein Bild eingelesen, können Sie auch Dokumenttypen, wie Bmp, JPeg und andere Bildformate wählen.

•Wenn die Option Volltextsuche ermöglichen markiert ist, können Sie nur Dokumenttypen wählen, welche für die eingestellte OCR-Software geeignet sind.

•Die Scan-Funktion eignet sich auch, um Grafikdateien in ein PDF-Dokument zu importieren. Stellen Sie das Dokument zusammen, in dem Sie die Bilder aus Dateien Öffnen importieren und wählen Sie den Dokumenttyp Adobe Acrobat.

•Wenn Sie Fotos scannen oder von der Digitalkamera einlesen, sollte die Option Volltextsuche ermöglichen nicht markiert sein. OCR ist nur erforderlich, wenn Sie enthaltene Texte für eine Volltextsuche indexieren möchten.

•Falls Sie einen Duplex-Scanner gewählt haben, die Duplex-Option aber deaktiviert ist, dann klicken Sie bitte auf den Schalter rechts neben Bildquelle und markieren Sie Alle Treiberoptionen aktivieren.

Siehe auch

Scanprofile

Scannen mit Dokumentenscanner

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog

Kein Dokumenttyp vorhanden

Papierformate definieren

Scannen mit Dokumenten-Scannern

Funktionsweise der Dokumentenscanner-Schnittstelle
für nicht TWAIN-kompatible Geräte.

A. Wenn das Gerät nach dem Scannen ein Programm starten kann:
(wie beispielsweise Fujitsu ScanSnap)

1.Das Gerät scannt die Papierdokumente auf Knopfdruck ein und speichert diese auf der Festplatte. Gängige Formate sind PDF, Tiff und JPeg.

2.Die Scannersoftware startet die angegebene Zielanwendung und übergibt dieser die gespeicherte Datei als Parameter. Als Zielanwendung wird das Office Manager-Hilfsprogramm "SendToOM.exe" angegeben.

3.SendToOM startet den Office Manager, falls dieser noch nicht ausgeführt wird, und übermittelt die gescannte Datei.

4.Sofern eine OCR-Software eingerichtet ist, wird diese vom Office Manager gestartet.

5.Die OCR-Software wandelt die gescannten Bilder in Text um und speichert das Dokument in einem kombinierten Bild- und Textformat, wie beispielsweise PDF.

6.Der Office Manager importiert das Dokument in die Archivdatenbank, verschiebt die Datei in das voreingestellte Dokumentenverzeichnis und indexiert den Text für eine spätere Volltextsuche.

B. Wenn der Scanner kein Programm starten kann:
(zum Beispiel Kopierer mit Scan-Funktion)

1.Das Gerät scannt die Papierdokumente auf Knopfdruck ein und speichert diese auf der Festplatte.

2.Office Manager überwacht das Verzeichnis, in welchem der Scanner die Dokumente speichert. Er reagiert auf alle Dateien, die in diesem Verzeichnis gefunden werden.

3.Sofern eine OCR-Software angegeben ist, wird diese vom Office Manager gestartet.

4.Die OCR-Software wandelt die gescannten Bilder in Text um und speichert das Dokument in einem kombinierten Bild- und Textformat, wie beispielsweise PDF.

5.Der Office Manager importiert das Dokument in die Archivdatenbank, verschiebt die Datei in das voreingestellte Dokumentenverzeichnis und indexiert den Text für eine spätere Volltextsuche.

Siehe auch

Importverzeichnis für Scanner definieren

Scannen mit Standard-Scanner

Fujitsu ScanSnap

Einstellungen Volltextindex

OCR im Hintergrund ausführen

Fujitsu ScanSnap

Dokumente mit Fujitsu ScanSnap einlesen

Für die Aktivierung der ScanSnap-Schnittstelle wählen Sie bitte den Menübefehl Ansicht | Optionen | Einstellungen. Wechseln Sie auf die Seite Scannen | ScanSnap und klicken Sie auf ScanSnap-Anbindung einrichten.

Um ein neues Dokument ein zu scannen,

1.öffnen Sie bitte die Scannerabdeckung, das Gerät schaltet sich ein.

2.Legen Sie das Dokument in den Einzug und betätigen Sie bitte die grüne Scan-Taste (s.a. ScanSnap-Benutzerhandbuch).

3.Während des Scanvorgangs erscheint das Statusfenster "ScanSnap Manager | Bild erfassen und Datei speichern".

4.Der Office Manager wird jetzt gestartet, falls er nicht bereits läuft.

5.Sofern die OCR-Software aktiviert ist, wird jetzt der Text des Dokuments erkannt. Während dieses Vorgangs erscheint das Statusfenster "Texterkennung".

6.Anschließend öffnet sich das Eigenschaftenfenster des Office Managers. Geben Sie hier bitte die gewünschten Attribute, wie Name, Projekt u.a. ein.

7.Sobald Sie auf OK klicken wird die Datei in das Dokumentenverzeichnis verschoben und im Office Manager-Archiv verwaltet.

Sie können das Dokument später anhand der eingegebenen Attribute und des enthaltenen Textes (Volltextindex) wiederfinden.

Siehe auch

Funktionsweise Dokumentenscanner

Fujitsu ScanSnap einrichten

Einstellungen Volltextindex

OCR im Hintergrund ausführen

ScanSnap-FAQ

Produktbeschreibung

PDF-Kurzanleitung

Sceye-Dokumentenkamera

Dokumente mit Sceye scannen

Sceye ist der erste Vertreter einer neuen Generation von Scannern: die Dokumente werden nicht "gescannt", sondern mit einer Kamera erfasst.
Im Office Manager können Sie Sceye neben der Twain-Schnittstelle auch direkt ansteuern.

Eine angeschlossene und installierte Sceye-Dokumentenkamera wird vom Office Manager automatisch erkannt, Sie finden das Symbol Sceye-Icon in der Menüleiste.

Tipp: Sollte das Symbol trotz installiertem Sceye nicht vorhanden sein, verwenden Sie bitte die Funktion Menüs anpassen.

A. Ein Dokument mit Sceye erfassen

1.Öffnen Sie bitte die Kamera, um das Gerät zu aktivieren.

2.Klicken Sie in der Office Manager-Symbolleiste auf Sceye-Icon, das Scan-Fenster wird geöffnet:

Screenshot: mit Sceye digitalisieren

3.Legen Sie bitte die Scan-Parameter Auflösung, Modus und JPeg-Qualität (nur bei Farbe) fest.

4.Beim Scannen von Dokumenten können Sie die Texterkennung verbessern, indem Sie die erweiterte Einstellung "Kontrastanhebung" oder "Textfilter" verwenden.

5.Wenn Sie später die Volltextsuche im Dokumentinhalt verwenden möchten, aktivieren Sie die Option Dokument enthält Text (s.a. OCR-Einstellungen).

6.Legen Sie bitte ein Papierdokument unter die Kamera, Sie können den Laser als Positionshilfe aktivieren. Einen Ausschnitt der Dokumentenvorschau sehen Sie links im Livebild.

7.Klicken Sie nun auf den Schalter Scannen. Das Dokument wird erfasst und rechts in der Grafikliste dargestellt. Wenn Sie dem Dokument weitere Bilder hinzufügen möchten, können Sie den Vorgang wiederholen oder Grafiken aus einer Datei Öffnen oder der Zwischenablage Einfügen importieren.

8.Wählen Sie bitte den Dokumenttyp und die weiteren Attribute im oberen Bereich des Dialogfensters.

9.Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Siehe auch Hinweise beim Scannen mit Standard-Scanner.

B. Produktives Scannen

Bei dieser erweiterten Funktion werden die Papiervorlagen in einem vorgegebenen Zeitintervall automatisch erfasst. Sie können hiermit ein mehrseitiges Dokument sehr schnell einlesen.

1.Legen Sie bitte den Stapel Papier bereit und positionieren Sie die erste Seite unter der Kamera.

2.Stellen Sie die gewünschten Scanparameter ein (s. A.3 bis 5).

3.Klicken Sie bitte auf den Schalter Stapelscan, das Fenster "Produktives Scannen" wird geöffnet:

Produktives Scannen mit Sceye

4.Das Scanintervall gibt die Zeitspanne für das Wechseln der Papiervorlage an, verwenden Sie für erste Versuche 4-6 Sekunden. Aktivieren Sie die Option Signalton nach Scan.

5.Klicken Sie bitte auf Scannen, der Schalter bleibt jetzt gedrückt.

6.Wenn das Dokument erfasst wurde, hören Sie den Signalton. Positionieren Sie nun das nächste Blatt unter der Kamera, es wird nach Ablauf des eingestellten Zeitintervalls automatisch gescannt. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Seiten des Dokuments.

7.Sobald alle Seiten erfasst sind, klicken Sie bitte erneut auf Scannen oder drücken Sie eine beliebige Taste.

8.Klicken Sie auf den Schalter Schließen.

9.Im Fenster "Dokument scannen" können Sie eventuell fehlerhaft erfasste Seite löschen und weitere Seiten hinzufügen.

10.Wählen Sie bitte den Dokumenttyp und die weiteren Attribute im oberen Bereich des Dialogfensters.

11.Klicken Sie anschließend auf OK, um das Dokument in das Archiv zu übernehmen.

Tipp: wenn die Vorlagen bereits in einem Aktenordner abgelegt sind, können Sie auch folgendes versuchen: Positionieren Sie den geöffneten Ordner unter der Kamera und blättern Sie die Seiten zum Scannen einfach um.

Siehe auch

Sceye-Benutzerhandbuch

Scannen über Twain-Schnittstelle

Einstellungen Volltextindex

Dokumente suchen

OCR-Software

Einstellungen OCR-Software

Papierdokumente liegen nach dem Scannen nur als Bilddaten vor. Eine OCR-Software kann den enthaltenen Text erkennen und eine Volltextsuche ermöglichen.

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen die Seite Volltextindex | OCR und legen Sie die gewünschten Optionen fest:

Der Office Manager bietet mehrere Schnittstellen zur OCR-Software, wählen Sie:

•keine: wenn Sie die Dokumente nicht indexieren möchten.

•Nuance OmniPage kann vom Office Manager direkt gesteuert werden und bietet sehr gute Ergebnisse.
Siehe auch Option Nur OCR.

•Microsoft Office Document Imaging wird mit Microsoft Office 2003 und 2007 installiert. Diese Software ist sehr einfach einzurichten, weil Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen müssen. Verwenden Sie diese Option, wenn eine entsprechende MS Office-Version installiert ist.

•Tesseract Open Source OCR Engine ist unter der Apache Lizenz verfügbar und wird zusammen mit dem Office Manager installiert. Tesseract wird zum Beispiel auch für OCROpus (Google Books) verwendet.
Siehe auch http://code.google.com/p/tesseract-ocr/.

•Transym OCR (TOCR Version 2 oder 3) ist eine preisgünstige Software, die Sie vorab auch kostenlos testen können (s.a. erweiterte Optionen). Eine Downloadmöglichkeit finden Sie unter http://www.transym.com.

•ABBYY FineReader for Fujitsu ScanSnap wird zusammen mit dem Fujitsu Dokumentenscanner ScanSnap installiert. Aktivieren Sie im ScanSnap-Manager bitte die Option "In durchsuchbare PDF konvertieren" oder realisieren Sie die nachträgliche OCR-Ausführung mit einem Makrobefehl.
Sie können den FineReader auch verwenden, wenn Sie Dokumente über ein anderes Gerät, beispielsweise einen Twain-Scanner einlesen. Die Datei "Scan2Pdf.exe" muss vorhanden sein.

•ABBYY Hot Folder, OmniPage Agent, ReadIRIS u.ä.: OCR-Programme, die ein Verzeichnis überwachen und neue Dokumente automatisch verarbeiten. Beachten Sie bitte die Anleitung zum Einrichten dieser Funktion.

•ABBYY FineReader Pro 8.0 wird über Zwischenablagefunktionen gesteuert. Beachten Sie, dass es zu Störungen kommen kann, wenn Sie in einem anderen Programm mit der Zwischenablage arbeiten, während die OCR-Software läuft!
Geben Sie bitte den kompletten Dateinamen "FineOCR.exe" an.

•Andere, Parametergesteuert: diese Option ist flexibel und arbeitet mit OCR-Programmen zusammen, die den Text in einer Grafikdatei erkennen und dieses selbständig in der Grafik- oder PDF-Datei hinterlegen können.

•Andere, Makrogesteuert: die flexibelste Möglichkeit OCR-Software programmiert anzusteuern.

Klicken Sie bitte, sofern möglich, auf den Schalter Testen, um die Funktion der gewählten OCR zu prüfen.

Mit der Option Ausführungszeit können Sie die OCR als Hintergrundfunktion definiert und während der Erkennung ungestört weiterarbeiten.

Wenn bei Ausführen auf der Name eines Computers angegeben ist, dann wird die Texterkennung nur auf diesem ausgeführt. Eine OCR-Software muss dann nur auf einem Computer im Netzwerk installiert sein - das spart Lizenzkosten.

Hinweise:

Die OCR-Software wird nur ausgeführt, wenn die Volltextindexierung auf "Index über alle Datenfelder und Dokumentinhalte" eingestellt ist.

Siehe auch

Papierdokumente scannen

Einstellungen Volltextindex

Hotline-Blog: OCR-Texterkennung

Scan-Profile

Für TWAIN- und WIA-kompatible Geräte

Die Profile ermöglichen Ihnen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Sie können beispielsweise Profile für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellen, das Gerät mit seinen Einstellungen definieren, sowie die Bildverbesserungs- und die OCR-Optionen festlegen.

Profile verwenden

Zum Scannen mit Profilen klicken Sie in der Office Manager-Symbolleiste bitte auf den Pfeil rechts am Schalter Scan-Icon, um das Scan-Untermenü zu öffnen:

Den ersten Befehl Scannen verwenden Sie zum Scannen ohne Profile.

Darunter folgt eine Liste mit allen vorhandenen Profilen. Klicken Sie auf einen Eintrag, um mit diesem Profil zu digitalisieren.

Mit dem Menübefehl Scanprofile können Sie neue Profile erstellen und vorhandene bearbeiten.

Alternativ zum Menü können Sie auch Kurztasten verwenden. Im obigen Bild ist beispielsweise die Tastenkombination Umsch+Strg+E für das Profil "Einzelblatt einseitig" definiert.

Wenn sich die Maus im Menü auf einem Profil befindet, wird in der Statuszeile (unterer Rand des Hauptfensters) eine Info mit den Scanoptionen gezeigt:

Die Kurztasten und Hinweise können Sie beliebig definieren.

Profile erstellen

Wählen Sie bitte, wie oben beschrieben, den Befehl Scanprofile oder öffnen Sie die Seite Scannen | Twain in den Programmeinstellungen:

Die Liste zeigt alle derzeit definierten Profile. Klicken Sie bitte auf:

Neu um ein neues Profil zu erstellen,

Kopieren zum Kopieren des markierten Eintrags,

Bearbeiten zur Bearbeitung des markierten Eintrags,

Löschen zum Löschen des markierten Eintrags.

Wenn die Option Möglichst als PDF/A 1b archivieren markiert ist und die gescannten Dokumente als Acrobat-Datei gespeichert werden, dann wird das PDF/A 1b-Format verwendet. Beachten Sie bitte, dass eine OCR-Texterkennungssoftware den PDF/A-Modus wieder aufheben kann.

Eigenschaften der Scanprofile

Nach Klick auf Neu oder Bearbeiten können Sie das Profil definieren:

Geben Sie bitte eine aussagekräftige Beschreibung ein, mit der das Profil im Scanner-Menü gelistet wird.

In der Liste Bildquelle wählen Sie den zu verwendenen Scanner aus, hier werden alle installierten Twain- und WIA-Treiber aufgeführt.

Wenn Benutzeroberfläche des Scanners öffnen markiert ist, können Sie vor dem Scannen noch die Treibereinstellungen des Geräts anpassen. Ist die Option nicht markiert, geben Sie bitte hier die Auflösung und den Modus an. Graustufen- und Farbbilder können anschließend automatisch in schwarz/weiß konvertiert werden. Je nach Beleg kann dies bessere Ergebnisse bringen, als ein direkter Scan in schwarz/weiß (s.a. erweiterte Einstellung).

Bei Geräten mit automatischem Dokumenteneinzug können Sie die Optionen Einzelblatteinzug und Automatisch einziehen vorgeben.

Wenn Duplex markiert ist, wird -sofern vom Gerät unterstützt- die Vorder- und Rückseite der Papiervorlage gleichzeitig erfasst.

Beim Scannen von Textdokumenten sollten Sie die Option Volltextsuche ermöglichen aktivieren und eine Auflösung von mindestens 300dpi einstellen. OCR erkennt den Text und ermöglicht so eine spätere Volltextsuche in der Archivierungssoftware. Siehe auch OCR-Einstellungen.

Die Option Eigenschaftendialog öffnen wird i.d.R. markiert, damit Sie die Dokumentattribute, wie Name und  Projekt nach dem Scannen eingeben können. Es gibt aber auch Möglichkeiten, diese Attribute automatisch zu vergeben:

•markieren Sie vor dem Scannen ein Projekt im Navigator, um das Dokument diesem zuzuordnen,

•gruppieren Sie die Dokumenttabelle,

•auf der Seite Feldwerte können Sie Makrovariablen, wie AcroExchGetTextFromRect, ImgGetTextFromRect oder FtiGetFirstCrspWord verwenden.

Sofern Dokument öffnen aktiviert ist, wird das neue Dokument nach dem Scannen und Archivieren automatisch geöffnet. Verwenden Sie dieses, wenn Sie beispielsweise das Scanergebnis überprüfen möchten.

Stapelscan einrichten

Öffnen Sie bitte die Registerseite Erweitert:

Wenn Sie einen Stapel mit mehreren einseitigen Dokumenten scannen möchten, dann aktivieren Sie bitte die Optionen Mehrere Dokumente im Stapel scannen und Feste Seitenzahl. Geben Sie eine Seitenanzahl von 1 ein. Beim Scannen mit diesem Profil wird dann für jede Seite ein neues Dokument erstellt, bis der Einzug leer ist. Beim Duplex-Scan wird i.d.R. die Seitenanzahl = 2 eingestellt, weil Vorder- und Rückseite erfasst werden.

Stapelscan mit Barcode-Trennung

In der Enterprise-Version können Sie auch Trennblätter zwischen die Dokumente legen und den gesamten Stapel scannen. Die Archivierungssoftware erstellt nach jedem Barcode-Trennblatt ein neues Dokument. Diese Variante ist sinnvoll, wenn Sie Dokumente mit unterschiedlichen Seitenzahlen archivieren.

Für erste Tests verwenden Sie bitte die Standardeinstellungen: Klicken Sie dazu bitte auf den Schalter Standard und anschließend auf Drucken. Drucken Sie einige Trennblätter auf leerem weißen Papier aus.

Stellen Sie anschließend einen Stapel Dokumente zusammen: Dokument 1 - Barcodetrennblatt - Dokument 2 - Barcodetrennblatt ... Dokument n.

Speichern Sie das Profil bitte mit Klick auf OK ab. Legen Sie den Stapel in den Einzelblatteinzug ein und wählen Sie im Hauptmenü das Profil aus. Der Stapel wird eingezogen und die digitalen Dokumente in das Archiv übernommen.

Heben Sie die Trennblätter auf, damit Sie diese für den nächsten Stapel verwenden können.

Siehe auch

Manuelles Scannen ohne Profil

Scannen mit Dokumentenscanner

Geraderücken

Papierformate definieren

Feldstandardwerte

Übersicht Importfunktionen

Eigenschaftendialog

Dokument-Eigenschaftendialog

Wählen Sie bitte im Hauptmenü Dokument den Befehl Neu Neu,  um ein neues Dokument zu erstellen, oder Dokument | Eigenschaften Eigenschaften, um die Attribute eines bestehenden Dokuments zu ändern.

Die Attribute beschreiben das Dokument und bilden neben dem Volltextindex eine wichtige Grundlagen zum späteren wiederfinden:

Dokumenttyp: Anwendungsprogramm. Welche Art von Dokument möchten Sie erstellen, z.B. Word-Dokument, CAD-Zeichnung.

Status: Aktueller Dokument-Status (z.B. Normal, Eilig, Ablage). Klicken Sie ggf. auf Dokumentzuordnung, um die Auswahllisten zu bearbeiten.

Nummer: Eine beliebige Dokumentnummer.

Name: Bezeichnung des Dokumentes.

Projekt: Zuordnung des Dokumentes zu einem Projekt. Ein großer Vorteil des Office Manager ist die Zuordnung beliebiger Dokumente zu einem gemeinsamen Projekt.

Gruppe: Zuordnung zu einer beliebigen Gruppe (z.B. Brief oder Rechnung).

Seite "Datei"

Vorlagedatei: Auswahl einer Vorlagedatei (Brief, Angebot, Rechnung, ..) mit der das neue Dokument vorbereitet werden soll.

Datei (nur für dokumentorientierte Anwendungen) Name der Datei, in der das Dokument gespeichert wird. Die Datei wird normalerweise automatisch gewählt und im voreingestellten Dokument-Verzeichnis gespeichert. Sie können hier auch einen Dateinamen wählen.

Adresse (nur für Internet): Adresse der Internet-Seite. Geben Sie die Adresse (http://www.....) ein, die beim Aufruf dieses "Dokumentes" angewählt werden soll.

Schreibschutz: Solange die Option markiert ist, kann die Dokumentdatei nicht geändert werden.

Dokumentdatei komprimieren: Gibt an, ob die Dokumentdatei komprimiert ist. Komprimierte Dateien belegen weniger Speicherplatz auf dem Datenträger, der Zugriff ist aber etwas langsamer.

Zugriffsrechte: (nur Enterprise-Version) Legt die Berechtigungen der Benutzer und Benutzergruppen für dieses Dokument fest.

Seite "Vorschau"

Zeigt die Dokumentdatei in der integrierten Vorschau.

Seite "Versionen"

Listet die Versionen des Dokuments auf.

Seite "Aufgaben"

Tätigkeiten des Dokuments.

Seite "Notizen"

Geben Sie beliebige Notizen zu diesem Dokument ein.

Seite "Protokoll"

Die Dokumentbearbeitung wird protokolliert, sofern die Option Dokumentbearbeitung protokollieren (<%MENU%> Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Datenbank)aktiviert ist.

Um Vorgänge manuell zu protokollieren, geben Sie den gewünschten Text bitte im Feld Letzte Ereignisse ein.

Das Protokoll kann nur vom Administrator bearbeitet oder gelöscht werden.

Seite "Zeichnung" und "Weiteres"

Spezielle Angaben, beispielsweise für CAD-Zeichnungen. Der Office Manager kann den Schriftkopf einer neuen CAD-Zeichnung automatisch mit den hier eingegebenen Daten ausfüllen. Die Seiten sind nur sichtbar, wenn im Layout Komponenten enthalten sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Dokumentattribute in der Archivdatenbank zu speichern.

Das Layout des Dialogfensters können Sie bearbeiten und z.B. eigene Attribute platzieren.

Siehe auch

Attribute ersetzen

Eigenschaftendialog beim Import öffnen

Dokumente suchen

Im unteren Bereich der Office Manager-Oberfläche finden Sie die Tabelle mit den Dokumenten. Die angezeigten Dokumente werden mit den Suchfunktionen gefiltert. Wenn Sie z.B. im Projektnavigator einen Eintrag markieren und auf Suchen klicken, werden nur die Dokumente angezeigt, die diesem Projekt zugeordnet sind.

Wählen Sie bitte ein Projekt und geben Sie weitere Attribute in den Suchfeldern oberhalb der Tabelle eingeben. Grenzen Sie die gezeigten Dokumente solange ein, bis Sie das gesuchte Dokument in der Tabelle sehen. Mit einem Doppelklick auf den Tabelleneintrag wird das Dokument geöffnet.

Es stehen Ihnen mehrere Funktionen für die Suche zur Verfügung:

•Der Projektnavigator

•Die primären Suchfelder

•Der Volltextindex

•Suche mit Oder-Verknüpfung

•Die Suche nach ähnlichen Dokumenten

•Die erweiterte Suche

•Das Menü Suchen

•SQL-Datenabfragen

•Gespeicherte Standardabfragen

Projektnavigator

Der Projektnavigator ermöglicht Ihnen unter anderem eine schnelle Suche nach Dokumenten, die bestimmten Projekten zugeordnet sind. Um den Navigator anzuzeigen wählen Sie bitte im Menü Ansicht den Eintrag Projektnavigator BtnViewPrjNav, er wird dann auf der linken Seite des Programmfensters eingeblendet:

Einfache Projektliste

Erweiterte Eigenschaften

Öffnen Sie die Projekt-Baumstruktur und doppelklicken Sie auf das Projekt oder Unterprojekt, mit dem Sie arbeiten möchten. Es werden jetzt nur die Dokumente gezeigt, die dem gewählten Projekt zugeordnet sind.

Wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen, dann wird diesem das markierte Projekt vorgeschlagen.

Sie können auch mehr als ein Projekt markieren, wenn Sie die Dokumente mehrerer Projekte suchen (Oder-Verknüpfung). Klicken Sie dazu bitte auf den ersten Eintrag, halten Sie anschließen die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf weitere Einträge.

Projektliste bearbeiten

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Auswahllisten, um die Projekte zu bearbeiten oder klicken Sie mit der sekundären (i.d.R. der rechten) Maustaste auf den Navigator und verwenden Sie den Eintrag Projekte im lokalen Menü.

Innerhalb des Navigators können Sie auch bestehende Projekte mit allen Unterknoten kopieren:

1.Über die Zwischenablage: markieren Sie die zu kopierenden Projekte und klicken Sie auf Bearbeiten | Kopieren Kopieren. Markieren Sie anschließend das Projekt, unterhalb dem die kopierten eingefügt werden sollen (markieren Sie "[alle Projekte]" zum Einfügen in der ersten Ebene). Klicken Sie anschließend auf Bearbeiten | Einfügen Einfügen.

2.Mit Drag&Drop: schieben Sie die zu kopierenden Projekte mit der Maus auf das Projekt, unterhalb dessen die kopierten eingefügt werden sollen.

Anschließend können Sie die Kopien umbenennen: Rechtsklick, Befehl Projekte | Ändern im lokalen Menü.

Projekt suchen

Wenn Sie in einer umfangreichen Projektstruktur einen Eintrag suchen, dann klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Navigator. Wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Projekte | Suchen und geben Sie den gewünschten Projektnamen oder einen Teil davon ein. Klicken Sie auf OK.

Lokales Menü

Klicken Sie bitte mit der sekundären Maustaste (dies ist meist die rechte Taste) auf den Navigator, um das lokale Popupmenü zu öffnen:

Suchen: Führt die Archivsuche nach Dokumenten aus. Alternativ können Sie auch auf ein Projekt doppelklicken.

Genaue Suche: Wenn diese Option markiert ist, dann werden nur Dokumente gefunden, die im markierten Projekt abgelegt sind. Ist "Genaue Suche" nicht markiert, dann werden alle Dokumente gefunden, dessen Projektzuordnung mit dem markierten beginnen - unter anderem auch die Dokumente in Unterprojekten. Siehe auch Jokerzeichen $.

Knoten öffnen: Öffnet die gesamte Projektstruktur.

Knoten schließen: Schließt die Struktur, sodass nur noch die Hauptebene gezeigt wird.

Archiv-Schnellzugriff: Blendet oberhalb des Navigators eine Auswahlbox mit den Archivdatenbanken ein.

Hilfe: Öffnet diese Hilfeseite.

Untermenü Projekte

Die Bezeichnung des Untermenüs wird dynamisch angepasst. Wenn Sie das Projektattribut umbenannt haben, dann wird die benutzerdefinierte Bezeichnung verwendet.

Aktualisieren: Lädt die Projektliste neu, um beispielsweise die Änderungen von anderen Mitarbeitern einzulesen. Dieser Befehl ist nur im Netzwerkbetrieb sichtbar. Sie können auch F5 drücken, wenn der Navigator den Eingabefokus hat.

Suchen: Ermöglicht die Suche nach Projekten in einer umfangreichen Struktur. Geben Sie bitte den gewünschten Projektnamen oder einen Teil davon ein.

Neuer Eintrag: Ein neues Projekt auf der Ebene des markierten hinzufügen.

Neuer Untereintrag: Dem markierten Projekt ein Unterprojekt hinzufügen.

Ändern: Den markierten Eintrag umbenennen. Die enthaltenen Dokumente werden dabei entsprechend angepasst.

Löschen: Alle markierten Projekte löschen. Hierbei werden die enthaltenen Dokumente aber nicht gelöscht. Sie werden gewarnt, falls noch Dokumente vorhanden sind.

Auswahllisten: Projekte und andere Auswahllisten bearbeiten. Hierfür wird ein eigenes Dialogfenster geöffnet. Sie haben unter anderem auch die Möglichkeit, Projektlisten in Dateien zu speichern und aus diesen zu laden.

Tipp: Dokumentzuordnung ändern

Sie können die Projektzuordnung eines oder mehrerer Dokumente per Drag&Drop ändern.

Beispiel: Sie möchten drei Dokumente aus dem Projekt "Prinzenallee" dem Projekt "Zernsdorf" zuordnen. Markieren Sie die drei Dokumente in der Tabelle und schieben Sie diese mit der Maus auf den Eintrag "Zernsdorf" im Navigator.

Der Navigator ist immer eingeblendet, wenn kein Projekt-Suchfeld vorhanden oder die Option "Projekte vorselektieren" markiert ist.

Siehe auch

Dokumente suchen

Projekte vorselektieren

Archiv-Schnellzugriff

Primäre Suchfelder

Die primären Suchfelder befinden sich im Hauptfenster des Office Managers oberhalb der Dokumenttabelle. Sie können die Dokumente anhand der Statuseigenschaft, Nummer, Name, Projekt, Gruppe, Dokumenttyp u.a. suchen.

Wählen Sie z.B. aus der Liste des Suchfeldes Projekt einen Eintrag aus (oder geben Sie das gesuchte Projekt in das Eingabefeld ein) und klicken anschließend auf die Schaltfläche Suchen. Die Dokumenttabelle zeigt jetzt nur noch die Dokumente des ausgewählten Projektes. Sollte die erhaltene Anzahl der Treffer zu groß sein, selektieren Sie in weiteren Feldern: wählen Sie beispielsweise den Dokumenttyp oder geben Sie Wörter Im Index ein, bis Sie Ihr Dokument gefunden haben. Mit einem Doppelklick wird das Dokument im entsprechenden Anwendungsprogramm geöffnet.

Sie brauchen die Suchfelder nicht vollständig auszufüllen. Wenn im Feld Projekt z.B. "Prin" eingegeben wurde, wird nach allen Projekten gesucht, die mit "Prin" beginnen. Sie können auch folgende Jokerzeichen verwenden: Fragezeichen (?) für ein einzelnes Zeichen und Stern (*) für eine Folge von Zeichen.

Wenn Sie den Projektnavigator eingeblendet haben (Geteiltes Fenster), können Sie mit Doppelklick auf einen Eintrag die Suche sehr schnell auf die Dokumente des Projektes eingrenzen.

Die Schaltfläche Suchen besitzt eine Besonderheit: Sie kann eingerastet werden. Klicken Sie auf Pfeil. Die Schaltfläche Suchen ist jetzt permanent gedrückt. Die Suche wird automatisch gestartet, sobald Sie eine Änderung in einem Feld vornehmen.

Standardfelder

(Die folgenden Felder sind im Standardlayout verfügbar, s.a. Layoutdesigner)

•Nur Favoriten: Markieren Sie dieses Feld, um nur die Dokumente zu suchen, die als Favorit gekennzeichnet sind.

•Im Index: Suche im Volltextindex

•Erstellt: Eingrenzung nach Datum. Es werden nur die Dokumente gezeigt, die ab dem gewählten Datum erstellt wurden.

•Nummer: Suche nach Dokumentnummer

•Name: Suche nach Dokumentnamen

•Projekt: Eingrenzung nach Projekten (s.a. Projektnavigator)

•Status: Eingrenzung nach der Status-Eigenschaft

•Dokumenttyp: Eingrenzung nach Dokumenttypen (z.B. Word, AutoCAD)

Siehe auch

Dokumente suchen

Suche mit Oder-Verknüpfung

Erweiterte Datumssuche

Erweiterte Einstellungen: Suchmodus, Verzögerung

Steuer- und Jokerzeichen

Volltextsuche

Der Office Manager ermöglicht Ihnen neben der Suche in den einzelnen Attributen auch eine sehr schnelle Abfrage über den Volltextindex. Hier sind die Wörter aus allen Attributen (Projekt, Name, usw.), den Notizen und je nach Einstellung auch der Dokumentinhalte enthalten.

Geben Sie im primären Suchfeld Im Index Wörter ein und klicken Sie auf den Schalter Suchen. Sie brauchen die Wörter dabei nicht aus zu schreiben, es wird nach Wörtern gesucht, die mit dem eingegebenen beginnen.

Die Dokumenttabelle enthält jetzt nur noch die Dokumente, die alle gesuchten Wörter enthalten. Genauer gesagt: alle Dokumente, die sowohl ein Wort enthalten, das mit "gesuchte" beginnt, als auch ein Wort enthalten, das mit "wörter" beginnt.

Sie können Jokerzeichen verwenden: "me?er" sucht beispielsweise nach Wörtern, wie "meyer" und "meier". Zwischen Groß- und Kleinschreibung nicht unterschieden.

Alternativ können Sie auch im Menü Suchen den Befehl Volltextindex wählen und festlegen, ob die Dokumente alle oder nur ein Wort beinhalten müssen.

Die Aktualisierung des Index läuft im Hintergrund. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen oder die Attribute eines Eintrags ändern, wird der Index überarbeitet. Den Fortschritt dieser Hintergrundfunktion können Sie links unten in der Statusleiste sehen.

Logische Verknüpfungen

Die Indexabfrage erlaubt UND-, ODER-, UND NICHT- Verknüpfungen, die UND-Verknüpfung ist Standard. Eine Kombination von UND, ODER innerhalb einer Abfrage ist nicht möglich.

Operatoren:

•UND-Verknüpfung ist Standard, es ist kein Operator nötig

•ODER-Verknüpfung: Operator "OR"

•UND NICHT: Operator "NOT" oder "-" oder "!"

Beispiele:

•Im Index: prinzenallee angebot   Im Index: prinzenallee AND angebot
Sucht alle Dokumente, die ein Wort beginnend mit "prinzenallee" und ein Wort beginnend mit "angebot" enthalten. Der Operator "AND" braucht nicht angegeben zu werden.

•Im Index: prinzenallee OR angebot
Sucht alle Dokumente, die ein Wort beginnend mit "prinzenallee" oder ein Wort beginnend mit "angebot" beinhalten.

•Im Index: prinzenallee angebot NOT meyer
sucht alle Dokumente, die "prinzenalle" und "angebot" enthalten. Dokumente, die "meyer" enthalten werden aber nicht gefunden. Statt "NOT meyer" können Sie auch "-meyer" oder "!meyer" eingeben.

Nicht erlaubt

sind Kombination aus AND+OR, OR+NOT. Abfragen wie "prinzenallee AND angebot OR rechnung" oder "prinzenallee OR NOT rechnung" verursachen eine Fehlermeldung oder werden ignoriert.

Siehe auch

Volltextsuche mit MS SQL-Server

Einstellungen für den Volltextindex

Dokumente suchen

Info Volltextindex

Oder-verknüpfte Suche

Wenn Sie beispielsweise alle Dokumente aus den Projekten "Prinzenallee" und "Kurfürstendamm" suchen, können Sie im primären Suchfeld Projekt den Text "Prinzenallee OR Kurfürstendamm" eingeben. Die Archivtabelle zeigt dann alle Dokumente, die entweder dem Projekt "Prinzenallee" oder "Kurfürstendamm" zugeordnet sind.

Bei einer Suche nach Projekten können Sie auch mehrere Einträge im Navigator markieren.

Für eine Oder-verknüpfte Suche im Volltextindex können Sie alternativ den Menübefehl Suchen | Volltextindex verwenden.

Siehe auch

Zur Suche hinzufügen

Steuer- und Jokerzeichen

Suche nach ähnlichen Dokumenten

Eine kleine aber schnelle Hilfsfunktion für die Suche. In der Tabelle sehen Sie beispielsweise ein Dokument mit dem Status "Eilig" und möchten nun alle Dokumente mit diesem Status suchen. Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf die Tabellenzelle Status, also auf den Text "Eilig". Wählen Sie nun im lokalen Menü den Befehl Suche Status=Eilig, die Tabelle wird sofort auf alle Dokumente mit diesem Status gefiltert.

Siehe auch

Dokumente suchen

Datumssuche

Die primären Suchfelder befinden sich im Hauptfenster des Office Managers oberhalb der Dokumenttabelle. Sie können hier nach den wichtigsten Dokumentattributen, wie Name, Nummer, Projekt oder dem Erstellungsdatum suchen.

Einfache Datumssuche

Wenn Sie die Dokumente über ein Datum, wie beispielsweise "Erstellt" suchen, dann zeigt die Tabelle alle Dokumente, die ab dem angegebenen Datum erstellt wurden. Eine einfache Datumssuche erfolgt also nach dem Schema "größer oder gleich".

Erweiterte Datumssuche

Sie können aber auch folgende Abfragen durchführen:

•Dokumente mit genau einem Datum (gleich),

•mit Datum ab dem gesuchten (größer oder gleich),

•mit Datum bis zum gesuchten (kleiner oder gleich),

•Zeitraumsuche mit Datum zwischen zwei Daten (größer/gleich Datum 1 und kleiner/gleich Datum 2).

Die erweitere Suche wird automatisch aktiviert, wenn ein Datumsfeld zweimal in den primären Suchfeldern vorhanden ist:

Das Feld "Erstellt" wurde hier zweimal in den primären Suchfeldern platziert: hinter dem Wort "Erstellt" und hinter "bis".

Das Layout der Suchfelder können Sie mit dem Menübefehl Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Primäre Suchfelder anpassen. Platzieren Sie das gewünschte Datumsfeld wie im obigen Screenshot zweimal. Achten Sie hierbei genau auf den Abstand vom oberen Rand, der Wert Y (oben) im Layoutdesigner muss für beide Suchfelder identisch sein. Wenn das rechte Feld auch nur einen Pixel höher positioniert ist, dann steht es in der Tabulator-Reihenfolge vor dem linken Feld und wird bei der Suche als Wert für "Von" betrachtet.

Erweiterte Suche am Beispiel des Erstellungsdatums:

Erstellt ab Datum
Von: nur das erste Feld ist aktiviert. Es werden alle Dokumente gefunden, die ab dem 01.11.2008 erstellt wurden.

Erstellt bis Datum
Bis: findet Dokumente, die bis zum 30.11.2008 erstellt wurden.

Erstellt im Zeitraum
Von/bis: Dokumente mit Erstellungsdatum im Zeitraum vom 01.11.2008 bis 30.11.2008

Erstellt am
Am: beide Felder sind aktiviert und beinhalten das gleiche Datum. Hier werden nur Dokumente vom 30.11.2008 gefunden.

Beide Datum-Suchfelder leer
Leer: beide Felder sind deaktiviert, es werden alle Dokumente unabhängig vom Datum gefunden.

Siehe auch

Dokumente suchen

Primäre Suchfelder

Layout-Designer

Erweiterte Suche

Erweiterte Suche nach beliebigen Dokumentattributen. Wählen Sie bitte den Menübefehl Suchen | Erweitert und geben Sie im Dialogfenster die Attribute ein, nach denen die Dokumente gefiltert werden soll. Sie können auch folgende Joker verwenden: Unterstrich "_" oder "?" für ein einzelnes Zeichen und "%" oder "*" für eine Folge von Zeichen. Geben Sie bitte "!*" oder "<<LEER>>" ein, um nach Dokumenten zu suchen, die im entsprechenden Attribut keinen Inhalt haben.

Mausschaltflächen:

•OK: erweiterte Suche starten

•SQL-Abfrage: die Suche wird in die SQL-Syntax umgewandelt. Sie können dann den SQL-Code direkt bearbeiten

•Löschen: der Inhalt aller Eingabefelder wird gelöscht

•Abbrechen: schließt das Dialogfenster ohne eine Suche auszuführen

•Hilfe: Hilfeüberblick zur erweiterten Suche

Menü Suchen

Suche sonstige Attribute

Falls Sie nach einem Attribut suchen möchten, das nicht in den primären Suchfelder oberhalb der Dokumenttabelle enthalten ist, klicken Sie bitte im Menü Suchen auf das gewünschte Attribut und geben Sie den gesuchten Text ein. Nach einem Klick auf OK wird die Dokumenttabelle entsprechend gefiltert.

Falls das Attribut nicht im Menü Suchen enthalten ist, können Sie die erweiterte Suche verwenden oder das Menü um den gewünschten Eintrag erweitern: wählen Sie dazu bitte im Menü Datei | Datenbank | Felder definieren.

Siehe auch

Dokumente suchen

Zur Suche hinzufügen

Die aktuelle Dokumentenabfrage erweitern

Nach Durchführung einer Suche zeigt die Tabelle nur die Dokumente, welche den Suchkriterien entsprechen; die vorherige  Suche wird dabei ersetzt. Wenn Sie bei Ausführung der Suche allerdings die Umschalttaste gedrückt halten, dann bleibt die vorherige Suche erhalten, die Dokumente werden hinzugefügt.

Beispiel 1

Sie geben im primären Suchfeld Nummer den Text "AR09" ein, die Tabelle beinhaltet nach Klick auf Suchen alle Dokumente, dessen Nummer mit "AR09" beginnt.

Anschließend geben Sie den Text "LS09" ein.

•Wenn Sie jetzt auf Suchen klicken, dann finden Sie nur Dokumente mit Nummer "LS09...".

•Wenn Sie aber die Umschalttaste gedrückt halten, während Sie auf Suchen klicken, dann beinhaltet die Tabelle anschließend alle Dokumente, dessen Nummer mit "AR09" oder mit "LS09" beginnt.

Beispiel 2

Die Tabelle enthält -wie im Beispiel 1- alle Dokumente mit Nummer "AR09..." und Sie möchten zusätzlich die mit der Rechnung AR09123 verknüpften Dokumente sehen. Dazu markieren Sie die Rechnung, öffnen das Menü Suchen, drücken die Umschalttaste, klicken auf Verknüpfte Dokumente und lösen die Umschalttaste wieder.

Siehe auch

Dokumente suchen

Oder-verknüpfte Suche

Steuer- und Jokerzeichen

Steuer- und Jokerzeichen für die Suche im Dokumentenarchiv

*

Platzhalter für eine Folge von Zeichen

%

Platzhalter für eine Folge von Zeichen (SQL-Standard)

?

Platzhalter für ein einzelnes Zeichen

_

Platzhalter für ein einzelnes Zeichen (SQL-Standard)

!

Ungleich. Muss das erste Zeichen im Suchtext sein.

$

Exakte Suche statt "beginnt mit"

^

Normale Suche in Mehrfachauswahlfeldern.

Beispiele

Geben Sie !* ein, um nach leeren Felder zu suchen, bzw. nur * für eine Suche nach nicht leeren Feldern.

!begriff gibt alle Dokumente zurück, bei denen "begriff" im durchsuchten Feld nicht vorkommen.

meine * wörter findet beispielsweise "meine gesuchten Wörter".

me?er für "Meier" oder "Meyer".

wort$: Im durchsuchten Feld muss "wort" stehen und es darf kein weiterer Text darauf folgen.

^projekt$: Findet in einem Mehrfachauswahlfeld nur Dokumente, die nur genau "projekt" zugeordnet sind. Dokumente mit mehreren Zuordnungen werden nicht zurückgegeben.

Siehe auch

Dokumente suchen

Oder-verknüpfte Suche

SQL-Abfragen

Die SQL-Abfrage werden Sie i.d.R. nicht benötigen. Wenn Sie die SQL-Datenbanksprache beherrschen, bietet sie Ihnen jedoch eine völlig freie Definition von Archivabfragen. Mit dem Menübefehl Suchen | SQL-Abfrage | SQL-Editor öffnen Sie den Editor zur Eingabe von Befehlen. Sie können auch eine erweiterte Suche in eine SQL-Abfrage umwandeln. Wählen Sie dazu im Menü Suchen den Eintrag Erweitert, geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie dann auf SQL-Abfrage.

Sie können die Makro-Variablen verwenden, um z.B. die Suche nach einem Schlüsselbegriff in mehreren Feldern zu realisieren.

Menübefehle im Fenster SQL-Abfrage:

•Datei | Öffnen: liest eine gespeicherte SQL-Abfrage aus einer Datei.

•Datei | Speichern: speichert die SQL-Abfrage in eine Datei. Auf gespeicherte Abfragen kann direkt aus dem Hauptmenü Suchen | Abfragen zugegriffen werden.

•Datei | Speichern unter: speichert die SQL-Abfrage mit einem neuen Dateinamen.

•Datei | Aktuelle Abfrage: lädt die aktuelle Archivabfrage (die derzeitige Suche) im Editor.

•Datei | Schließen: schließt das Fenster SQL-Abfrage ohne eine Suche auszuführen.

•Abfrage | Ausführen: sendet SQL-Anweisung an das Dokumentenarchiv.

•Abfrage | Ausführen und schließen: die SQL-Abfrage wird ausgeführt und das Fenster geschlossen.

•Hilfe: Hilfeübersicht und spezielle Themen zur SQL-Abfrage.

•Hilfe | SQL Syntax: Öffnet eine SQL-Beschreibung im Internet.

ACHTUNG: Mit SQL können auch Datenbanken gelöscht werden! Führen Sie nur Abfragen (SELECT) und keine Datenänderungen oder -Definitionen im Archiv aus.

Siehe auch:

SQL-Beispiele im OMDN

Gespeicherte SQL-Abfragen
Menü Suchen | SQL-Abfrage

Führt eine gespeicherte SQL-Abfrage aus. In diesem Menü werden alle *.sql-Dateien gelistet, die sich im Verzeichnis "\SQL\Menu\" unterhalb der gemeinsamen Dateien befinden.

SQL-Abfragen werden mit dem Befehl Suchen | Erweitert oder SQL-Editor erstellt und können in Dateien gespeichert werden.

Wählen Sie Suchen | Abfragen | Abfrage ausführen, um SQL-Dateien zu öffnen, die hier nicht gelistet sind.

Die Datentabelle

Im unteren Bereich der Programmoberfläche befindet sich die Tabelle mit den Dokumenten und Aufgaben:

Es werden immer die Daten gezeigt, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Doppelklicken Sie beispielsweise auf ein Dokument, um es zu öffnen.

Mit den Registerkarten Aktive Dokumente, Archivierte Dokumente und Aufgaben  können Sie die Tabellenansicht zwischen Dokumenten und Tätigkeiten schnell umschalten.

Zum Sortieren der Tabelle klicken Sie bitte auf die Spalten-Kopfzeile.

Die Daten können anhand beliebige Attribute (Projekt, Gruppe, ..) in einer Baumdarstellung gruppiert werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit z.B. auch, um Dokumente per Drag&Drop von einem Projekt zu einem anderen zu schieben.

Bestimmen Sie, welche Felder in der Tabelle angezeigt werden und legen Sie die Breite und Reihenfolge der Felder mit der Maus fest. Legen Sie die Ausrichtung (rechts, links oder zentriert) der Spalten fest.

Hinweis:

Einige Optionen stehen nur zur Verfügung, wenn alle Datensätze in den Speicher geladen werden (Menü Ansicht | Optionen).

Die Einstellungen der Tabelle können auch im Archivlayout hinterlegt werden.

Das Tabellen-Design ist abhängig vom Menüstil, wählen Sie beispielsweise "Office 2003" für folgendes Design:

Die Tabellenzeilen können für eine bessere Lesbarkeit als s.g. Zebra-Tabelle mit abwechselnden Hintergrundfarben dargestellt werden. Die Option finden Sie im Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen auf Seite Ansicht | Tabellen:

Dokumente sortieren

Die Dokumente können in der Tabelle beliebig sortiert werden.

Klicken Sie einfach mit der linken Maus auf den Tabellenkopf, nach welchem Sie die Tabelle sortieren möchten.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kopf und wählen Sie im Kontext-Menü den Eintrag Aufsteigend sortieren bzw. Absteigend sortieren.

Beispiel: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf Name, die Tabelle wird nach den Dokument-Namen aufsteigend sortiert. Rechts neben dem Wort "Name" erscheint ein Pfeil, der die aktuelle Sortierung zeigt:

SymbolSorting steht für aufsteigende Sortierung

steht für absteigende Sortierung

Sortierreihenfolge

Neben oben genannter auf- oder absteigenden Sortierung wird zwischen numerischer und alphanumerischer Sortierung unterschieden:

Numerisch

Alphanumerisch

1

2

10

21

10000

1

10

10000

2

21

abc

Attribute, die in numerischen Datenfeldern gespeichert sind, werden auch numerisch sortiert. Datentypen "Zeichenkette" werden alphanumerisch sortiert. Siehe auch Menü Datei | Datenbank | Felder definieren.

Über mehrere Attribute sortieren

Um anhand mehrerer Attribute gleichzeitig zu sortieren, klicken Sie bitte auf den ersten Tabellenkopf, halten Sie anschließend die Umschalttaste fest und klicken Sie auf weitere Tabellenköpfe. Wenn Sie die Dokumente z.B. nach dem Projekt und der Nummer sortieren möchten: Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Projekt, die Tabelle ist jetzt nach den Projekten sortiert. Drücken Sie die Umschalttaste und halten Sie diese fest. Klicken Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift Nummer, die Dokumente werden jetzt zusätzlich anhand der Nummer sortiert.

Sortierung zurücksetzen

Wenn Sie die Sortierung zurücksetzen möchten, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und wählen den Befehl Sortierung zurücksetzen.

Alternativ können Sie auch die Strg-Taste festhalten und gleichzeitig mit der Maus auf den sortierten Spaltenkopf klicken.

Hinweis: Die Sortierung und Gruppierung der Tabelle ist nur möglich, wenn die Option "Datensätze in Speicher laden" aktiviert ist.

Siehe auch

Die Dokumenttabelle

Dokumente gruppieren

Dokumente gruppieren

Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Gruppieren BtnViewGroup. Über der Tabelle wird ein leerer grauer Bereich angezeigt. Wenn Sie nun per Drag&Drop einen Tabellenkopf dort ablegen, werden die Dokumente anhand des abgelegten Tabellenkopfes gruppiert.

Beispiel: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf Dokumenttyp, halten Sie die Maustaste fest, schieben Sie die Maus auf den Gruppen-Bereich und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Dokumente werden nun nach Dokumenttyp gruppiert.

Oder:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Nach diesem Feld gruppieren.

Wenn die Dokumente gruppiert sind, enthält das lokale Menü (rechte Maustaste) der Dokumenttabelle drei weitere Befehle:

•Gruppierung zurücksetzen: die Gruppierung wird aufgehoben.

•Knoten öffnen: öffnet alle Baumknoten.

•Knoten schließen: schließt alle Baumknoten.

Hinweis: Die Sortierung und Gruppierung der Tabelle ist nur möglich, wenn die Option "Datensätze in Speicher laden" aktiviert ist.

Siehe auch

Dokumente sortieren

Drag&Drop

Vorgabewerte aus Gruppierung

Dokumente markieren

Im unteren Bereich der Programmoberfläche befindet sich die Tabelle mit den Dokumenten:

Einzelnes markieren

Klicken Sie mit der Maus auf ein Dokument, um es zu markieren. In obiger Abbildung ist das Dokument mit dem Namen "Preisliste 05.06 der Holz AG" markiert, es hat eine weiße Schrift auf blauem Hintergrund.

Anschließende Befehle, wie beispielsweise Öffnen Öffnen, beziehen sich immer auf dieses markierte Dokument.

Sie können aber auch mehrere Dokumente gleichzeitig markieren, um diese zum Beispiel per Drag&Drop in eine E-Mail zu kopieren:

Mehrere markieren

Klicken Sie bitte mit der Maus auf das erste Dokument. Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie diese gedrückt. Markieren Sie anschließend weitere Dokumente mit einem einfachen Mausklick. Lassen Sie die Strg-Taste erst los, wenn alle gewünschten Einträge markiert sind.

Wenn Sie jetzt auf z.B. Öffnen Öffnen klicken, werden alle markierten Dokumente geöffnet.

Einen Bereich markieren

Klicken Sie mit der Maus auf das erste Dokument. Drücken Sie die Umschalt-Taste und halten Sie diese gedrückt. Klicken Sie mit der Maus auf das letzte zu markierende Dokument.

Alles markieren

Klicken Sie bitte auf ein beliebiges Dokument, um die Tabelle zu aktivieren. Wählen Sie anschließend im Menü Bearbeiten den Befehl Alles markieren oder drücken Sie Strg-A.

Siehe auch

Die Dokumenttabelle

Summieren und zählen

Berechnungen in der Dokumenttabelle

In der Dokumentenansicht können Sie eine Tabellen- und Gruppen-Fußzeile mit Summen einblenden:

1.Stellen Sie bitte sicher, dass alle Datensätze in den Arbeitsspeicher geladen werden (Menü Ansicht | Optionen).

2.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Fußzeile.
Popupmenü der Datentabelle

3.Die Fußzeile wird im unteren Bereich der Tabelle dargestellt. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf diese Zeile und wählen Sie einen Eintrag aus dem Menü:
Summe: zeigt die Spaltensumme aller Dokumente der aktuellen Suche *)
Minimum: den kleinsten Wert der Spalte *)
Maximum: den größten Wert der Spalte *)
Anzahl: die Anzahl der Dokumente
Durchschnitt: den durchschnittlichen Wert der Spalte *)
Nichts: entfernt den Wert aus der Fußzeile.
*) berechnete Werte sind nur bei numerischen Datenfeldern möglich (s.a. Datei | Datenbank | Felder definieren)

Zusätzlich können Sie auch eine Gruppenfußzeile in der gruppierten Tabelle verwenden, um beispielsweise die Summen eines Projekts oder Kunden zu vergleichen.

Dokumente öffnen und bearbeiten

Betrachten Sie die Dokumenteinträge in der Tabelle. Verwenden Sie die Suchfunktionen, um die Dokumente zu filtern.

Menü Dokument im Hauptfenster

1.Markieren Sie bitte das gewünschte Dokument - oder mehrere gleichzeitig - in der Tabelle. Zum Öffnen können Sie im Menü Dokument den Befehl Öffnen Ordner-Icon verwenden, die Eingabe-Taste drücken oder auf das Dokument doppelklicken.

2.Das entsprechende Anwendungsprogramm wird gestartet und das Dokument geöffnet.

3.Dokumente, die nicht schreibgeschützt archiviert sind, können Sie jetzt bei Bedarf bearbeiten und speichern.

4.Sobald Sie zum Office Manager zurückkehren, wird bei geänderten Dokumenten der Volltextindex aktualisiert. Den Fortschritt der Aktualisierung sehen Sie links unten in der Programm-Statuszeile:
Aktualisiere Gesamtindex

5.Der Office Manager protokolliert den Zugriff auf Dokumente, siehe Eigenschaftendialog auf Seite Protokoll.

Wenn Sie nicht die Dokumentdatei, sondern die Attribute in der Archivdatenbank ändern möchten, dann markieren Sie bitte das Dokument und wählen im Menü Dokument den Befehl Eigenschaften.

Dateianlagen direkt öffnen

Die Mausschaltfläche Ordner-Icon hat rechts einen Pfeil. Wenn Sie diesen anklicken, dann öffnet sich ein Popupmenü mit weiteren Auswahlmöglichkeiten:

Öffnen ist der Standardbefehl, welcher auch bei Klick auf den Hauptbereich der Schaltfläche ausgelöst wird.

Öffnen mit: die markierten Dokumente mit einer anderen Anwendung öffnen.

Erneut öffnen enthält eine Liste mit den zuletzt geöffneten Dokumenten. Für die Tabellenansichten "Aktive Dokumente" und "Archivierte Dokumente" wird jeweils eine eigene Liste verwendet.

Unterhalb der Trennlinie werden, sofern vorhanden, die Dateianlagen des markierten Dokuments gelistet. Im obigen Screenshot sind dies Foto.jpg, Word-Dokument.docx und Acrobat PDF.pdf. Ein Klick auf eine Anlage speichert diese im temporären Verzeichnis und öffnet sie, ohne dass zuvor das Hauptdokument geöffnet werde muss. Diese Funktion ist bei E-Mails und komprimierten Dateiarchiven wie z.B. ZIP möglich.

Dokumentenvorschau

Damit Sie sich innerhalb der gefundenen Dokumente noch besser zurechtfinden, können Sie sich eine Vorschau der Dokumente anzeigen lassen. Als Vorschauprogramm dient der integrierte Viewer oder ein beliebiges anderes Vorschauprogramm.

Markieren Sie das Dokument in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Vorschau Vorschau-Icon.

Der interne Office Manager-Viewer kann das Dokument als OLE-Objekt einbinden und Grafik-, Text-, HTML- und Adobe PDF-Dateien darstellen.

Das Vorschaufenster kann neben der Dokumenttabelle angedockt werden: verschieben Sie es dazu bitte mit der Maus, bis es an der Tabelle andockt oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Vorschau und wählen Sie Angedockt.

Zum Zoomen klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Vorschaubild und wählen Sie im lokalen Menü die gewünschte Option, wie beispielsweise Automatisch oder Originalgröße.

Siehe auch

Einrichten des Vorschauprogramms

Layoutdesigner-Optionen: an Suchfeldern andocken

Report drucken

Attribute bearbeiten

Wenn Sie die Attribute eines Dokumentes ändern möchten, markieren Sie bitte den Dokumenteintrag in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Eigenschaften BtnEdit. Der Dialog "Bearbeite Datensatz" wird geöffnet:

Ändern Sie die gewünschten Dokumentattribute und klicken Sie auf OK.

Sie können die Attribute auch direkt in der Tabelle bearbeiten. Wählen Sie dazu bitte im Menü Ansicht den Eintrag Tabelle editieren Icon Tabelle editieren und klicken Sie mit der Maus auf die Tabellenzelle, die Sie bearbeiten möchten. Geben Sie Text ein oder wählen Sie einen Eintrag aus der Liste. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen erst gespeichert werden, wenn Sie die Tabellenzelle wechseln!

Mittels Drag&Drop können Sie Dokumente in ein anderes Projekt oder einen Knoten innerhalb der gruppierten Tabelle verschieben.

Siehe auch

Eigenschaftendialog

Auswahllisten

Mehrere Datensätze gleichzeitig ändern

Attribute ersetzen

Menü Bearbeiten | Ersetzen

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Dokument-Datensätze gleichzeitig bearbeiten. Wenn Sie Daten in ein oder mehrere Felder eingeben und anschließend auf OK klicken, werden die Änderungen auf alle Dokumente der aktuellen Suche angewendet. Zum löschen der Daten eines Feldes geben Sie <<LEER>> ein. Sie können auch die Makro-Variablen verwenden, um Inhalte aus anderen Feldern zu kopieren.

Beispiel:

Das Projekt "Prinzenallee" beinhaltet unter anderem 24 Dokumente mit dem Status "Erledigen". Sie möchten den Status dieser Dokumente nun auf "Normal" ändern:

Geben Sie im Suchfeld Projekt den Wert "Prinzenallee" und im Feld Status "Erledigen" ein, klicken Sie auf Suchen. Die Tabelle zeigt jetzt nur noch die 24 Dokumente an. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Ersetzen. Das Fenster "Attribute der aktuellen Suche ersetzen" wird geöffnet. Geben Sie im Eingabefeld Status den Wert "Normal" ein, klicken Sie auf OK und beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Die 24 Dokumente der aktuellen Suche erhalten jetzt den Status "Normal".

Diese Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Für die Änderung der Dateinamen benötigen Sie Administrator-Rechte. Wenn Sie die Dokumentdatenbank an neue Verzeichnisstrukturen anpassen möchten, nutzen Sie bitte die Funktion Datei | Datenbank | Dateipfade ändern.

Mausschaltflächen:

OK führt die Funktion aus

Löschen löscht die Eingabefelder

Abbrechen schließt das Fenster ohne die Funktion auszuführen

Hilfe öffnet dieses Hilfefenster

Siehe auch

Attribute bearbeiten

Dateipfade ändern

Mehrfachzuordnungen

Ein Dokument kann gleichzeitig mehreren Projekten oder z.B. Kunden zugeordnet werden. Eine Möglichkeit besteht im Klonen: für dieselbe Dokumentdatei werden mehrere Datensätze im Archiv erstellt.

Sie können aber auch einen Dokumentdatensatz mehreren Projekten, Kunden oder anderen Attributen zuordnen.

Voraussetzung (s.u. Datei | Datenbank | Felder definieren): das Attribut muss den Eingabestil "Nur Auswahl aus strukturierter Liste" verwenden, die Option Mehrfachauswahl aktiviert sein.

Wenn Sie jetzt ein neues Dokument erstellen oder ein bestehendes bearbeiten, können Sie in der Auswahlliste des Attributs mehrere Einträge markieren:

Öffnen Sie bitte die Liste, halten Sie die Taste Strg gedrückt und klicken Sie mit der linken Maustaste auf alle Einträge, denen das Dokument zugeordnet werden soll. Lassen Sie die Strg-Taste los und klicken auf einen markierten Eintrag oder den Pfeil Combobox-Pfeil, um die Auswahlliste zu schließen. Die gewählten Einträge werden mit Semikolon getrennt im Datenfeld gespeichert.

Siehe auch

Dokumente kombinieren

Steuer- und Jokerzeichen

Dokumente kombinieren

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu kombinieren:

•die Zuordnung zu einem gemeinsamen Projekt, einer Gruppe und anderen Attributen,

•die hier beschriebenen internen Dokumentverknüpfungen

•und die Erstellung von Klonen, wenn sich die Dokumente auf dieselbe Datei beziehen.

Beispiel

In einem Archiv mit Buchungsbelegen werden Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und andere steuerrelevante Dokumente archiviert. Sie möchten jederzeit sehr schnell auf alle Informationen eines Auftrags zugreifen können.

Zu unserem Beispielauftrag gehört Ihr Angebot an den Kunden, seine Faxbestellung, Ihre Auftragsbestätigung und Rechnung. Später kommt noch der Kontoauszug mit dem Zahlungseingang hinzu. Eventuell müssen Sie für den Auftrag auch Waren einkaufen und möchten die Eingangsrechnung mit dem Auftrag verknüpfen.

Möglichkeit 1: Verknüpfung mit Attributen

Dokumente haben verschiedene Attribute: unter anderem sind sie einem Buchungsjahr und einer Kategorien (Rechnung, Lieferschein, ...) zugeordnet und sie haben eine Belegnummer. Für die Verknüpfung aller Dokumente eines Auftrags eignet sich ein weiteres Attribut mit der Auftragsnummer (s.a. Attribute definieren).

Wenn Sie einen Beleg scannen oder importieren, dann geben Sie die gemeinsame Auftragsnummer in diesem Attribut ein. Später können Sie nach dieser Nummer suchen und finden alle Dokumente mit der gemeinsamen Auftragsnummer. Geeignet ist hierfür auch die Suche nach ähnlichen Dokumenten.

Der Kontoauszug und die Rechnung für Ihren Wareneinkauf muss eventuell mit mehreren Aufträgen verknüpft werden, auf dem Kontoauszug befinden sich beispielsweise Zahlungseingänge verschiedener Kunden. Hierfür können Mehrfachzuordnungen verwendet werden oder Sie erfassen alle Auftragsnummern mit Semikolon getrennt:

Verwenden Sie bei der späteren Suche nach einer Auftragsnummer dann bitte das Jokerzeichen *, z.B. "*Au273".

Bei großen Archiven mit umfangreichen Querverknüpfungen kann dieses Vorgehen aber an seine Grenzen stoßen.

Möglichkeit 2: Interne Dokumentverknüpfungen nur Enterprise-Version

Die Dokumente werden unabhängig von ihren Attributen kombiniert. In unserem Beispielauftrag könnte dies wie folgt ablaufen:

1.Ein Kunde bittet telefonisch um ein Produktangebot, welches Sie ihm sogleich per E-Mail zusenden. Die Mail importieren Sie per Drag&Drop in den Office Manager.
Sie können jetzt auch eine Tätigkeit erfassen, die Sie später daran erinnert, beim Kunden nachzufragen.

2.Am nächsten Tag geht die Bestellung per Fax ein, welche Sie sofort importieren bzw. scannen. Mit Hilfe der Dokumentvorlagen oder der Warenwirtschaft schreiben Sie dem Kunden eine Auftragsbestätigung und eine Warenbestellung an Ihren Lieferanten.

3.Markieren Sie in der Dokumententabelle bitte alle Belege, die zu diesem Auftrag gehören. Nutzen Sie ggf. die Suchfunktion. Zum Kombinieren der markierten Dokumente wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Verknüpfen:
Screenshot Interne Dokumentverknüpfungen

4.Wählen Sie die obere Option Die markierten Dokumente miteinander verknüpfen und geben Sie einen Verknüpfungsnamen ein. Dieser ist beliebig.
Ein aussagekräftiger Name, z.B. die Auftragsnummer, hat Vorteile, wenn Sie später weitere Dokumente mit diesen kombinieren möchten.
Klicken Sie bitte auf OK.

5.Zwei Tage später trifft die Warenlieferung bei Ihnen ein. Sie scannen Lieferschein und Eingangsrechnung und erstellen die Ausgangsrechnung für den Kunden. Markieren Sie diese neuen Dokumente und mindestens einen bereits verknüpften Beleg des Auftrages. Wählen Sie Bearbeiten | Verknüpfen:
Screenshot Dokumentverknüpfungen erweitert

6.Markieren Sie die Option Dokumente zu bestehender Verknüpfung hinzufügen und unten in der Tabelle die Verknüpfung Au273. Derzeit gibt es nur eine, weil alle markierten Dokumente nur diese eine Verknüpfung haben. Zur Kontrolle können Sie auf BtnTreeExpand klicken; Sie sehen dann, welche Dokumente bereits mit Au273 verknüpft sind.
Klicken Sie bitte auf OK.

7.Nach drei Wochen scannen Sie einen Kontoauszug mit zwei Buchungen: dem Zahlungseingang unseres Beispielauftrages Au273 und einer EC-Kartentransaktion vom letzten Tankstellenbesuch.

8.Markieren Sie den Auszug und mindestens ein Dokument des Auftrages Au273. Verknüpfen Sie diese wie unter Punkt 5 beschrieben.

9.Markieren Sie anschließend den Kontoauszug und die Tankquittung und erstellen Sie eine neue Verknüpfung (siehe auch Punkt 3).

Verknüpfte Dokumente suchen:

10. Sie haben beispielsweise die Ausgangsrechnung markiert und möchten alle Belege sehen, die zu dieser Rechnung gehören. Klicken Sie einfach im Menü Suchen auf Kettenglied Verknüpfte Dokumente. Die Tabelle beinhaltet jetzt nur noch die Dokumente des Auftrages Au273.

11.Markieren Sie den Kontoauszug und wählen Sie erneut Kettenglied Verknüpfte Dokumente. Die Tabelle beinhaltet jetzt alle Dokumente von Au273 und zusätzlich die Tankquittung.

12.Markieren Sie die Tankquittung und wählen Sie Kettenglied Verknüpfte Dokumente. Die Tabelle enthält anschließend nur die Quittung und den Kontoauszug.

Siehe auch

Zur Suche hinzufügen

Fenster Dokumentverknüpfungen

Standardname neuer Verknüpfungen

Dokumente versenden

Markierte Dokumentdateien senden oder kopieren.

Um Dokumentdateien auf eine CD zu brennen:

1.Legen Sie eine beschreibbare CD oder DVD in das Laufwerk ein.

2.Markieren Sie die Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument | Senden an den Befehl CD.

Siehe auch: Senden an CD

Zum Kopieren auf einen anderen Datenträger:

1.Markieren Sie die Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument | Senden an den Befehl Andere Diskette.

2.Wählen Sie im Dateidialog das Kopierziel für die Datei aus. Sofern für den Dokumenttyp eine Export-Routine definiert ist, können Sie im Dateidialog einen anderen Dateityp wählen. Das Dokument wird dann automatisch in das angegebene Format konvertiert. Wenn Sie z.B. bei einer CAD-Zeichnung den Dateityp *.dxf wählen, wird die Zeichnung im DXF-Format gespeichert.

Oder wenn Sie nicht auf den Explorer verzichten möchten:

1.Markieren Sie die Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren.

2.Wechseln Sie in den Windows-Explorer und fügen Sie die Dateien im gewünschten Ordner ein.

Der Office Manager unterstützt selbstverständlich auch Drag&Drop: schieben Sie ein Dokument einfach aus der Dokumenttabelle in ein Explorerverzeichnis oder beispielsweise in eine E-Mail, um es als Anlage zu versenden.

Um Dokumentdateien in ein ZIP-Archiv zu komprimieren:

1.Markieren Sie die Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument | Senden an den Befehl In ZIP-Archiv speichern Diskette.

2.Geben Sie im Dateidialog den Namen einer ZIP-Datei ein und klicken Sie auf OK.

Siehe auch: Dokumente komprimieren

Zum Versenden der Dokumentdateien per E-Mail:

1.Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument | Senden an den Befehl E-Mail-Empfänger.

Senden an E-Mail-Empfänger

2.Wählen Sie den Empfänger (Mail-Adresse) aus dem Adressbuch Ihres E-Mail-Programms, klicken Sie dazu auf die Schaltfläche An. Sie können auch eine E-Mail-Adresse eingeben und anschließend auf den Schalter [>] klicken.

3.Geben Sie ein Betreff und den Text der Nachricht ein.

4.Klicken Sie auf Senden, um die Mail mit Ihrem Standard E-Mail-Programm zu versenden.

Tipp: Wenn die Datei "sendmail.txt" im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien vorhanden ist, wird der Standard-Mailtext ("Sehr geehrte Damen und Herren...") aus dieser Datei gelesen.

Wenn Sie die E-Mail ohne obiges Dialogfenster direkt im Standard E-Mail-Programm erstellen möchten, halten Sie bitte die Umschalt-Taste gedrückt, wenn Sie auf den Menübefehl klicken.
Siehe auch: Erweiterte Einstellungen.

Alternativ können Sie auch im Mailprogramm auch eine neue E-Mail erstellen und die Dokumente per Drag&Drop in die E-Mail kopieren.

Dokumente drucken

Drucker Das Drucken der verwalteten Dokumente erfolgt in der Regel mit Hilfe der entsprechenden Windowsanwendungen: Word-Dokumente werden beispielsweise mit Word gedruckt.

Im Office Manager haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten, den Ausdruck zu steuern:

Methode

Vorteile

Aus der Anwendung drucken

Sicherste Methode mit allen Druckoptionen.

Mit einfachem Office Manager-Dialog

Mehrere Dokumente zum Drucken markieren.

Mit Office Manager Druckprogramm

Stapeldruckprogramm mit erweiterten Funktionen, Vorgaben und Automatismen insbesondere für Adobe Acrobat PDF-Dokumente (nur Enterprise-Version).

1. Aus der Anwendung drucken

Markieren Sie bitte die zu druckenden Dokumente und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Öffnen Ordner. Die Dokumente werden in die zugeordnete Windowsanwendung geladen. Starten Sie nun den Druckvorgang direkt in der Anwendung: i.d.R. wählen Sie hierzu im Menü Datei den Befehl Drucken (Strg-P).

Diese Methode funktioniert mit allen Anwendungen und bietet Ihnen alle von der Anwendung vorgesehenen Druckoptionen.

2. Mit einfachem Office Manager-Dialog drucken

Prüfen Sie bitte die Programmeinstellungen, wenn die Option "Erweiterte Druckfunktionen aktivieren" nicht markiert ist, wird der einfache Druckdialog verwendet.

Markieren Sie die zu druckenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Drucken Drucker:

Wählen Sie den zu verwendenen Drucker und klicken Sie auf Eigenschaften, wenn Sie die Druckoptionen anpassen möchten. Nach Klick auf OK wird die dem Dokument zugeordnete Windows-Anwendung mit dem Druckbefehl gestartet. Dieses Vorgehen entspricht der Auswahl des Druckbefehls (print) im Windows-Explorer.

Beachten Sie bitte:

•Der Office Manager stellt den gewählten Drucker als Windows-Standarddrucker ein.

•Der Druckbefehl wird nicht von allen Anwendungen unterstützt. Bei Problemen drucken Sie bitte direkt aus der Anwendung.

3. Mit Office Manager Druckprogramm

Systemvoraussetzung: Enterprise-Version.

Prüfen Sie bitte die Programmeinstellungen, wenn die Option Erweiterte Druckfunktionen aktivieren markiert ist, wird der erweiterte Druckdialog verwendet.

Markieren Sie die zu druckenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Drucken Drucker:

Wählen Sie bitte den gewünschten Drucker und legen Sie die Optionen fest. Klicken Sie auf OK, um das Dokument zu drucken oder auf Alle, um alle markierten Dokumente auszudrucken.

Siehe auch

Ausführliche Hilfe zum Druckprogramm.

Report drucken

Übersicht drucken

Integrierte Textverarbeitung

Die interne Textverarbeitung ermöglicht Ihnen die Erstellung von einfachen Textdokumenten, ohne auf eine externe Windowsanwendung zurückgreifen zu müssen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um z.B. Notizen zu erfassen. Umfangreiche Dokumente werden besser mit einer externen Textverarbeitung, wie Word oder OpenOffice.org erstellt.

Die Dokumente werden nicht in Dateien, sondern direkt in der Archivdatenbank gespeichert.

Wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Neu. Wählen Sie den Dokumenttyp "Notiz" und geben Sie die Beschreibungen für Nummer, Name, Projekt usw. ein. Die Textverarbeitung wird geöffnet, sobald Sie auf OK klicken:

Aufgabenverwaltung

Zum Öffnen der Aufgabenverwaltung wählen Sie bitte im Hauptmenü Ansicht den Befehl Aufgaben oder klicken Sie am unteren Rand der Tabelle auf Aufgaben.

Mit Hilfe der Aufgabenverwaltung können Tätigkeiten zu den Dokumenten verwaltet werden. In der Ansicht Aufgaben können Sie jederzeit einsehen, welche Aufgaben für Sie geplant sind:

Aufgaben suchen

Geben Sie bitte die Suchkriterien, wie Tätigkeitstyp, Priorität oder Termin ein und klicken Sie anschließend auf Suchen, um die gewünschten Aufgaben anzuzeigen. Oder wählen Sie den Befehl Suchen | Zurücksetzen, wenn Sie alle Aufgaben sehen möchten. Die Suchfunktionen entsprechen der Suche nach Dokumenten, siehe dazu auch Primäre Suchfelder und Datumssuche.

Termine und Erinnerungen

Die Tabellenspalte Termin wird farbig dargestellt:

•Rot: Aufgaben an die gerade erinnert wurde.

•Gelb: Überfällige Aufgaben mit Terminen vor dem heutigen Tag.

•Grün: Heute zu erledigen.

•Weiß (bzw. eingestellte Standardfarbe): zukünftig zu erledigende Aufgaben.

Wenn bei der Aufgabenplanung die Option Erinnerung aktiviert wurde, dann werden Sie automatisch über fällige Termine benachrichtig. Im oberen Bild ist ein Beispiel dargestellt: Die Registerkarte wird rot dargestellt und eine Popupmeldung mit den Aufgaben geöffnet.

Falls Sie eine Aufgabe zurückstellen möchten, dann doppelklicken Sie bitte auf diese und ändern Sie die Uhrzeit und/oder das Datum.

Relevante Menübefehle

•Aufgabe | Neue Aufgabe: eine neue Tätigkeit planen.

•Aufgabe | Eigenschaften oder Doppelklick in Tabelle: markierte Tätigkeit ändern.

•Aufgabe | Löschen: markierte Tätigkeit deaktivieren. Im zugeordneten Dokument wird die Erledigung protokolliert.

•Aufgabe | Dokument markieren: markiert das - der Aufgabe zugeordnete - Dokument und wechselt zur Ansicht der Dokumente.

•Aufgabe | Dokument öffnen: Dokument markieren und anschließend öffnen.

•Suchen | Suchen: Aufgaben entsprechend den primären Suchfeldern filtern.

•Suchen | Felder leeren: löscht den Text der primären Suchfelder.

•Suchen | Verknüpfte Dokumente: sucht die Dokumente, welche mit den markierten Aufgaben verknüpft sind und wechselt zur Ansicht der Dokumente.

•Suchen | Fällige Aufgaben: sucht alle Aufgaben, die heute zu erledigen sind oder bereits in der Vergangenheit zu erledigen waren.

Neue Aufgabe planen

Sie können Tätigkeiten für sich und Ihre Kollegen planen. Wählen Sie dazu den Befehl Neue Aufgabe, geben Sie den Tätigkeitstyp (z.B. Anruf oder Besprechung) und den Termin ein. Mit der Bezeichnung beschreiben Sie die Aufgabe möglichst kurz und deutlich. Ausführliche Hinweise und Anweisungen können Sie auf der Seite Details hinzufügen Im Feld Bearbeiter wird der Mitarbeiter ausgewählt, der die Aufgabe erledigen soll. Markieren Sie Private Tätigkeit, wenn die Aufgabe nur für Sie und den Bearbeiter sichtbar sein soll.

Beispiel

Ein Kunde ruft an und bittet um das Angebot für eines Ihrer Produkte. Sie erfassen zuerst die Anfrage als Telefonnotiz im Office Manager und planen dann für den zuständigen Sachbearbeiter eine Tätigkeit zur Notiz.

1.Im Menü Dokument | Neu bitte den Befehl Neues Dokument wählen. Geben Sie die Dokumentattribute ein: Dokumenttyp = "Notiz", Status = "Eilig", Name = "Anfrage von Musterfirma", ...

2.Nach einem Klick auf OK geben Sie bitte die Telefonnotiz in die Office Manager-Textverarbeitung ein und klickt anschließend auf Schließen

3.Öffnen Sie bitte die Aufgabenverwaltung oder wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Neue Aufgabe und geben Sie die Beschreibung der Tätigkeit an.

Aufgabe planen

4.Ab jetzt ist die Tätigkeit in der Aufgabenliste Ihrer Kollegin Karin vorhanden. Sie markiert die Tätigkeit in der Ansicht Aufgaben, klickt auf Dokument öffnen und liest Ihre Telefonnotiz. Mit Hilfe der Dokumentvorlage "Produkt-Angebot" erstellt Sie das Angebot und wird sich freuen, wenn sie in den nächsten Tagen die schriftliche Bestellung mit dem Office Manager einscannt. Sie kann jetzt eine Versand-Tätigkeit für den Kollegen Manfred und eine weitere für Sabine in der Buchführung planen.

Versionsmanagement

Der Office Manager kann beliebig viele Versionsstände eines Dokuments verwalten. Wenn Sie beispielsweise eine Preisliste überarbeiten, können Sie die alte Preisliste als Versionsstand archivieren.

Dokumentversion archivieren

Markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Befehl Version archivieren Icon Nummer. Das Dialogfenster "Dokumentversion" wird geöffnet:

Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung im Feld Name ein. Umfangreiche Beschreibungen und Notizen können auf der Seite Details erfasst werden.

Der Dateiname wird in der Regel automatisch vergeben, Sie können aber auch auf die Schaltfläche Durchsuchen klicken und einen  Dateinamen festlegen.

Markieren Sie das Optionsfeld Schreibschutz, um die Datei schreibgeschützt zu archivieren und Dokumentdatei komprimieren, um Speicherplatz zu sparen.

Klicken Sie auf OK, um die neue Dokumentversion zu erstellen.

Dokumentversion öffnen

Wenn Sie später auf diese Version zurückgreifen möchten, markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen im Menü Dokument den Befehl Eigenschaften Icon Eigenschaften. Öffnen Sie die Registerseite "Versionen":

Markieren Sie die gewünschte Dokumentversion. Mit einem Doppelklick können Sie diese öffnen und mit einem Rechtsklick auf die lokalen Menübefehle zurückgreifen:

Nummer Version archivieren: eine neue Version des Dokumentes erstellen.

Eigenschaften Eigenschaften: die Attribute der markierten Version bearbeiten.

Öffnen Öffnen: in das Anwendungsprogramm laden.

Vorschau Vorschau: Dokumentversion in das Vorschauprogramm laden.

Löschen Löschen: die markierte Dokumentversion löschen.

Wenn Sie bereits vorhandene Dateien als Version zu einem Dokument verwalten möchten, können Sie die Datei per Drag&Drop vom Explorer in die oben dargestellte Tabelle importieren.

Hinweis

Versionen können nur in der Ansicht der aktiven Dokumente erstellt oder bearbeitet werden.

Siehe auch

Erweiterter Import

Dokumente archivieren

Syntax der Versionsdateinamen

Dokumente archivieren

Dokumente archivieren (nur Enterprise-Version)
Menü Bearbeiten | Dokument archivieren

Langzeitarchivierung und Archivierung alter, nicht mehr im Zugriff befindlicher Dokumente.

Der Lebenszyklus eines Dokumentes umfasst das Erfassen/Erstellen, Nutzen, Archivieren und Vernichten.

Dokumente, die Sie für die tägliche Arbeit nicht mehr benötigen, werden entweder gelöscht oder mit dieser Funktion archiviert:

1.Die Dokumentdatei wird entsprechend den Einstellungen in das Archivverzeichnis verschoben, schreibgeschützt und ggf. komprimiert. PDF-Dokumente werden ggf. für die revisionssichere Archivierung geschützt.

2.Der Office Manager-Dokumentdatensatz wird in eine spezielle Archivtabelle verschoben.

3.In späteren Datenabfragen ist das Dokument nicht mehr enthalten. Wenn Sie eine Suche in den archivierten Dokumenten durchführen möchten, markieren Sie bitte im Menü Ansicht den Eintrag Archivierte Dokumente. Um wieder in den normalen Dokumenten zu suchen, markieren Sie bitte Aktive Dokumente.

Siehe auch

Dokumentversion archivieren

Einschränkungen in der Ansicht "Archivierte Dokumente"

Dokumente zählen

Einstellungen

Archivierte Dokumente wiederherstellen (nur Enterprise-Version)
Menü Bearbeiten | Wiederherstellen

Diese Funktion stellt zuvor archivierte Dokumente wieder her:

Die Dokumentdatei wird entsprechend den Einstellungen in das Dokumentenverzeichnis und der Office Manager-Dokumentdatensatz in die normale Dokumenttabelle verschoben. Der Datei-Schreibschutz wird, sofern möglich, wieder aufgehoben.

Der Menü-Befehl ist nur sichtbar, wenn die Ansicht Archivierte Dokumente eingeschaltet ist.

Hinweise

Es werden auch alle Versionen des Dokuments archiviert bzw. wieder hergestellt.

Wenn mehrere Dokumentdatensätze auf die zu archivierende Datei verweisen (z.B. Klone), dann werden die Dokumentversionen dieser Datensätze ebenfalls archiviert oder wieder hergestellt.

PDF-Dokumente schützen

Menü Bearbeiten | PDF-Dokument schützen

Revisionssichere Archivierung

Eine revisionssichere Archivierung ist unter anderem durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) bei steuerrelevanten Belegen vorgeschrieben. Sie müssen sicherstellen, dass ein Dokument nicht mehr verändert/manipuliert wird. Dies kann beispielsweise durch Speicherung auf entsprechenden Medien (Hardwareschutz) oder durch digitale Signierung bzw. Verschlüsselung (Softwareschutz) geschehen.

Beachten Sie bitte, dass es derzeit keine explizite Zulassung eines Verfahrens für die Revisionssicherheit durch die Finanzbehörden gibt. Wir gehen davon aus, dass der hier verwendete Softwareschutz mit Verschlüsselung unter Verwendung eines Zufallskennwortes die Anforderungen erfüllt. Es kann hierfür aber Garantie übernommen werden!

Dokumente verschlüsseln

Markieren Sie bitte die gewünschten Acrobat-Dokumente in der Tabelle und wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl PDF-Dokument schützen. Die Dateien werden nun verschlüsselt und mit dem Kennwortschutz versehen. Das Kennwort ist niemandem bekannt, der Schutz kann nicht mehr aufgehoben und das Dokument nicht mehr geändert werden!

Sicherheitsinfo eines geschützten Dokuments

In der Dokumententabelle sind geschützte Dokumente (verschlüsselt und Änderung nicht zulässig) mit dem Schlosssymbol Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Dokumente automatisch verschlüsseln

Im Scandialog und den Profilen können Sie die Option PDF-Dokument schützen markieren. Der Schutz wird dann nach dem Scan bzw. nach der OCR-Texterkennung aktiviert.

Die Funktion Dokument archivieren führt die Verschlüsselung automatisch aus, wenn die entsprechende Option in den Programmeinstellungen markiert ist.

Mit Hilfe der Makro-Funktion PDFProtectDocument können Dokumente z.B. direkt nach dem Import geschützt werden.

Sicherungskopien

Bevor der Office Manager ein Acrobat-Dokument verschlüsselt, wird bei nicht genauer bekannten PDF-Formaten eine Sicherungskopie erstellt.

Es gibt eine Vielzahl an Programmen und Druckertreibern, die PDF-Dateien erzeugen. Es ist nicht sichergestellt, dass all diese Formate zu den Verschlüsselungsalgorithmen kompatibel sind, die Dateien könnten korrupt und unbrauchbar werden. In einem solchen Fall können Sie die Sicherungskopie (Dateiname_CopyN.pdf) wiederherstellen.

Hinweise

Die Funktion wird nicht ausgeführt, falls das Dokument bereits verschlüsselt ist.

Abhängig von der PDF-Version wird die Verschlüsselungebene 40-bit RC4, 128-bit RC4 oder 128-bit AES verwendet.

Dokumente komprimieren

Markieren Sie bitte das Dokument in der Tabelle und wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Eigenschaften Eigenschaften.

Markieren Sie die Option Dokumentdatei komprimieren und klicken Sie auf OK. Die Dokumentdatei wird jetzt mit Windows-Funktionen komprimiert und belegt weniger Speicherplatz auf dem Datenträger.

Diese Funktion ist nur auf NTFS-Laufwerken möglich.

Siehe auch

Dokumente an ZIP-Archiv senden

Das Programm anpassen

Sie haben die Möglichkeit, die Office Manager-Programmoberfläche an Ihre persönlichen Vorstellungen anzupassen. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Anpassen den Eintrag:

•Menüs anpassen: um Befehle zu den Menüs und Symbolleisten hinzuzufügen oder zu entfernen,

•Menüs zurücksetzen: um die Menüs und Symbolleisten auf den Auslieferungszustand zurückzusetzen. Ihre Änderungen gehen dabei verloren,

•Symbolleisten fixieren: um ein unbeabsichtigtes Verschieben der Menüleisten zu verhindern,

•Feldauswahl: zur Auswahl der Attribute, die in der Dokumenttabelle gezeigt werden sollen,

•Sprache: um die Benutzersprache, wie deutsch, englisch oder polnisch festzulegen,

•Layout wählen: zur Auswahl der aktuellen Programmoberfläche,

•Layout entwerfen: um die Elemente (Eingabefelder...) auf der Programmoberfläche neu zu positionieren.

Siehe auch

Felder definieren: zum Bearbeiten der Attribute und Eingabestile

Die Dokumenttabelle

Einstellungen

Administration

Layout wählen

Jeder Anwender kann für sich festlegen, welches Layout er verwendet, Menü Ansicht | Anpassen | Layout wählen:

[automatisch]: Die Layoutdatei wird in folgender Reihenfolge gesucht, die zuerst gefundene wird verwendet:

1.Eintrag "LayoutFile" in der Datenbank-Optionstabelle,

2.Datei mit dem gleichen Namen, wie das geöffnete Archiv (Dokumente.omp verwendet Dokumente.lay, wenn vorhanden),

3."Layout.lay" im Unterverzeichnis "Layout" der gemeinsamen Dateien,

4."Default.lay" im Programmverzeichnis.

(Layoutname): verwendet die gewählte Layoutdatei.

[Neu...]: erstellt eine neue Layoutdatei als Kopie der aktuellen und verwendet diese. Sie können das Layout anschließend bearbeiten: Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen.

[Hilfe]: öffnet diese Hilfeseite.

Siehe auch

Layoutdesigner

Zeichnungsverwaltung

CAD-Zeichnungsverwaltung mit erweiterten Funktionen für AutoCAD, Inventor und MegaCAD

In diesem Kapitel:

Assistent für die AutoCAD-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

Assistent für die Inventor-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit Inventor

Assistent für die MegaCAD-Einrichtung

Zeichnungsverwaltung mit MegaCAD

Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD

MegaHaustechnik

Assistent für die AutoCAD-Einrichtung

Der Assistenten richtet die erweiterten AutoCAD-Funktionalitäten des Office Managers ein:

•Erstellung von Schriftköpfen für neue Zeichnungen,

•dynamische Verbindung zwischen AutoCAD und dem Zeichnungsarchiv,

•Blöcke in Zeichnungen einfügen,

•Zeichnungs-Vorschau,

•weitere benutzerdefinierbare Befehle.

AutoCAD einrichten

1.Wählen Sie im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Dokumenttyp, um das Fenster "Registrierte Dokumenttypen" zu öffnen.

2.Klicken Sie dort im Menü Dokumenttyp | Assistenten auf den Befehl AutoCAD einrichten. Das Fenster "AutoCAD-Einrichtung" wird geöffnet:

Screenshot AutoCAD-Einrichtung

3.Klicken Sie bitte auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Siehe auch

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

Produktbeschreibung

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp enthält spezielle Datenfelder für die Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten AutoCAD-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den Assistenten:

Das AutoCAD-Menü

Nach erfolgreicher Einrichtung finden Sie das neue Menü AutoCAD im Programm-Hauptfenster:

Neue Zeichnung: Erstellt eine neue AutoCAD-Zeichnung. Dieser Befehl entspricht dem Menüeintrag Dokument | Neu | Neues Dokument, der Dokumenttyp "AutoCAD" wird aber bereits ausgewählt.

Neues Bauteil: erstellt einen neuen Block.

AutoCAD starten: führt das AutoCAD-Programm aus.

Ausführen | acad.ini: öffnet die INI-Datei im Editor.

AutoCAD einrichten: den Assistenten für die AutoCAD-Einrichtung starten.

Je nach Installation sind weitere Befehle vorhanden, beispielsweise:

Bauteil einfügen: fügt das markierte Bauteil in die geöffnete Zeichnung ein.

DXF erzeugen: speichert die markierte Zeichnung als DXF-Datei.

Attribute aus Zeichnung lesen: übernimmt Änderungen in das Archiv.

Attribute in Zeichnung speichern: aktualisiert den Zeichnungsrahmen u.a. Attribute nach Änderungen im Archiv.

Sie können eigene Befehle für AutoCAD erstellen, siehe unter "Registrieren von Dokumenttypen".

Zeichnungsschriftkopf ausfüllen

Da in einem Zeichnungs-Schriftkopf oftmals die gleichen Daten stehen, wie sie auch in der Zeichnungsverwaltung erfasst wurden, liegt eine Kopplung von Datenbank und Zeichnung auf der Hand.

Wir beschreiben hier, wie Sie eine AutoCAD-Zeichnung mit fertig ausgefülltem Schriftfeld anlegen. Die Daten für das Zeichnungsschriftfeld werden dabei aus der Archivdatenbank übernommen.

Zeichnungsdaten eingeben

Die Erfassung der Zeichnungsdaten, die an AutoCAD übergeben werden sollen, geschieht bei der Neuanlage einer Zeichnung.

1.Wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Neu oder im Menü AutoCAD den Eintrag Neue Zeichnung. Der Dialog "Neues Dokument‘ wird geöffnet:

Archivattribute einer Zeichnung

2.Geben Sie wie bei anderen Dokumenten die allgemeinen Attribute ein und öffnen Sie dann die Registerkarte "Zeichnung".

3.Geben Sie die Daten für das Schriftfeld ein. Im Feld Schriftkopf werden alle DWG-Dateien gelistet, die sich im Schriftkopfverzeichnis befinden (dieses Verzeichnis wurde vom AutoCAD-Assistenten bei der Einrichtung abgefragt).

4.Klicken Sie auf OK, AutoCAD wird jetzt geöffnet. Der Office Manager fügt den ausgefüllten Schriftkopf in die neue Zeichnung ein:

AutoCAD-Screenshot

5.Die dynamische AutoCAD-Anbindung aktualisiert das Archiv bei Änderungen am Schriftkopf (oder anderen AutoCAD-Attributen) und übernimmt Änderungen im Archiv automatisch in die Zeichnung. Um diese Funktion zu testen, ändern Sie jetzt bitte die Bezeichnung im Schriftkopf (AutoCAD-Befehl "eattedit"). Speichern Sie die Zeichnung und beenden Sie bitte AutoCAD. Sobald der Office Manager aktiviert wird, liest er die Zeichnungsdaten aus, erstellt den Volltextindex und aktualisiert den Dokumentnamen.

Erstellen einer eigenen Vorlage für Schriftfelder

Unser Schriftkopfmuster wird nicht für alle Anwender so zu verwenden sein. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie Ihre eigenen Schriftköpfe einbinden.

1.Kopieren Sie Ihre Schriftkopf-Zeichnungen (dwg-Dateien) bitte in das Verzeichnis, welches Sie im AutoCAD-Assistenten eingegeben hatten (z.B. C:\Dokumente und ..\Office Manager\Template\CadFrame)

2.Wählen Sie im Menü AutoCAD | Ausführen | ini-Datei öffnen.

3.In der Sektion "[Attribute2Field]" werden alle Attribute aufgelistet, die zwischen AutoCAD und dem Office Manager ausgetauscht werden. Die Namen der AutoCAD-Attribute können Sie sich mit dem AutoCAD-Befehl "eattedit" anzeigen lassen, wenn die Schriftkopfdatei geöffnet ist. Für die Liste der Office Manager-Attribute wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank | Felder definieren. Beispiele für die Zuordnung der Attribute finden Sie in der INI-Datei.

4.Speichern Sie bitte die Datei acad.ini.

Assistent für die Inventor-Einrichtung

Autodesk Inventor

Der Assistenten richtet die Befehle und Makros für den Inventor ein:

•Lesen und Schreiben der iProperties,

•dynamische Verbindung zwischen Inventor und dem Zeichnungsarchiv,

•Liste der zugehörigen Zeichnungen, wenn nur die Projektdatei verwaltet wird,

•Zeichnungs-Vorschau.

Inventor einrichten

1.Wählen Sie im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Dokumenttyp, um das Fenster "Registrierte Dokumenttypen" zu öffnen.

2.Klicken Sie dort im Menü Dokumenttyp | Assistenten auf den Befehl Inventor einrichten. und bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja.

Siehe auch

Zeichnungsverwaltung mit Inventor

Zeichnungsverwaltung mit Inventor

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp enthält spezielle Datenfelder für die Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten Inventor-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den Assistenten.

Einfache Projektverwaltung

Der Inventor verwaltet die Zeichnungen eines Projekts mit Hilfe der *ipj-Dateien. Wenn gewünscht, können Sie ausschließlich diese Projektdateien im Archiv verwalten. Zum Öffnen einer Zeichnung markieren Sie dann bitte dieses Dokument in der Tabelle und wählen anschließend im Menü Dokument den Befehl Detail-Dokumente:

Das Menü enthält alle Inventor-Dateien im Verzeichnis der Projektdatei. Klicken Sie bitte auf die zu öffnende Zeichnung.

Verwaltung der einzelnen Zeichnungen

Sie können auch alle gewünschten Zeichnungen in das Archiv importieren. Hierbei ist es möglich, die Zeichnungsattribute (iProperties) aus den Inventordateien zu lesen und in diese zu schreiben: Nach Änderung im Inventor wird das Archiv aktualisiert bzw. nach Änderungen im Archiv wird die Zeichnung aktualisiert. Die iProperties werden beispielsweise im Zeichnungsschriftkopf verwendet.

Ein Abgleich des Archives mit der Zeichnung kann entweder automatisch erfolgen oder manuell mit den Menübefehlen Dokument | Attribute aus Zeichnung lesen und Attribute in Zeichnung speichern.

Siehe auch

Makros für Inventor

Assistent für die MegaCAD-Einrichtung

Der Assistenten richtet die erweiterten MegaCAD-Funktionalitäten des Office Managers ein:

•Erstellung von Schriftköpfen für neue Zeichnungen,

•Plotten von Zeichnungen,

•Bauteile in Zeichnungen einfügen,

•Importieren und Exportieren von Dateien im DWG- und DXF-Format,

•Zeichnungs-Vorschau,

•MegaHaustechnik-Vorlagen einrichten,

•Weitere benutzerdefinierbare Befehle.

MegaCAD einrichten

1.Wählen Sie im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Dokumenttyp, um das Fenster "Registrierte Dokumenttypen" zu öffnen.

2.Klicken Sie dort im Menü Dokumenttyp | Assistenten auf den Befehl MegaCAD einrichten. Das Fenster "MegaCAD-Einrichtung" wird geöffnet:

MegaCAD-Einrichtung

3.Klicken Sie bitte auf Weiter und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Siehe auch

Zeichnungsverwaltung mit MegaCAD

Produktbeschreibung

Zeichnungsverwaltung mit MegaCAD

Hinweis: Das Beispielarchiv cad.omp enthält spezielle Datenfelder für die Zeichnungsverwaltung.

Stellen Sie bitte zuerst sicher, dass die erweiterten MegaCAD-Funktionen im Office Manager eingerichtet sind. Starten Sie ggf. den Assistenten:

Das MegaCAD-Menü

Nach erfolgreicher Einrichtung finden Sie das neue Menü MegaCAD im Programm-Hauptfenster:

Neue Zeichnung: Erstellt eine neue MegaCAD-Zeichnung. Dieser Befehl entspricht dem Menüeintrag Dokument | Neu | Neues Dokument mit vorgewähltem Dokumenttyp "MegaCAD".

Neues Makro: erstellt ein neues Bauteil.

Plotten: öffnet die markierte Zeichnung im Plotprogramm.

Importieren: hiermit lassen sich PRT-, DXF- oder DWG-Dateien per Drag&Drop importieren.
Mausschaltfläche: Durchsuchen

Exportieren: die markierte Zeichnung als PRT, DXF oder DWG speichern.
Mausschaltfläche: Diskette

Ausführen: MegaCAD-Programme starten.

MegaCAD einrichten: den Assistenten für die Einrichtung starten.

Sie können weitere Befehle für MegaCAD erstellen, siehe unter "Registrieren von Dokumenttypen".

Zeichnungsschriftkopf ausfüllen

Da in einem Zeichnungs-Schriftkopf oftmals die gleichen Daten stehen, wie sie auch in der Zeichnungsverwaltung erfasst wurden, liegt eine Kopplung von Datenbank und Zeichnung auf der Hand.

Wir beschreiben hier, wie Sie eine MegaCAD-Zeichnung mit fertig ausgefülltem Schriftfeld anlegen. Die Daten für das Zeichnungsschriftfeld werden dabei aus dem Archiv übernommen.

Hinweis: Nutzen Sie den MegaCAD-Einrichtungsassistent, um die erweiterten MegaCAD-Funktionen einzurichten. Sie können diese Einstellungen aber auch noch individuell anpassen.

Zeichnungsdaten eingeben

Die Erfassung der Zeichnungsdaten, die an MegaCAD übergeben werden sollen, geschieht bei der Neuanlage einer Zeichnung.

1.Wählen Sie im Menü Dokument den Eintrag Neu oder im Menü MegaCAD den Eintrag Neue Zeichnung. Der Dialog "Neues Dokument" wird geöffnet:

Archivattribute einer Zeichnung

2.Geben Sie wie bei anderen Dokumenten die allgemeinen Attribute ein und öffnen Sie dann die Registerkarte "Zeichnung". Die Seite Zeichnung ist nur vorhanden, wenn Komponenten auf ihr platziert wurden, s.a. Layoutdesigner.

3.Geben Sie die Daten für das Schriftfeld ein.

4.Klicken Sie auf OK. Sofern MegaCAD noch nicht gestartet ist, wird es jetzt gestartet. Der Office Manager erzeugt einen Schriftkopf und fügt diesen in die neue MegaCAD-Zeichnung ein. Speichern Sie die Zeichnung in MegaCAD.

MegaCAD-Screenshot

Erstellen einer eigenen Vorlage für Schriftfelder

Unser Schriftkopfmuster wird nicht für alle Anwender so zu verwenden sein. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie einen eigenen Schriftkopf mit Hilfe von MegaCAD erstellen.

Im Vorlagenverzeichnis (z.B. C:\...\Office Manager\Template) finden Sie unsere Beispieldatei ZNGKOPF.CDL.

In diesem Schriftkopf sind Textvariablen positioniert worden. Diese Textvariablen setzen sich aus *DTM_ und einem Feldbezeichner aus der Office Manager-Datenbank zusammen.

Diese Änderungen nehmen Sie komplett in MegaCAD vor.

1.Erstellen Sie eine Sicherheitskopie unserer Beispieldatei ZNGKOPF.CDL

2.Starten Sie MegaCAD und laden Sie die Datei ZNGKOPF.CDL als Vorlage über die MegaCAD CDL-Schnittstelle ein.

3.Verändern Sie nun den Schriftkopf mit den MegaCAD-Funktionen. Überall dort, wo Daten vom Office Manager eingetragen werden sollen, müssen Sie den *DTM_ gefolgt vom Feldbezeichner einfügen.

4.Speichern Sie den Schriftkopf als CDL-Datei in das Vorlagenverzeichnis des Office Manager.

Beispiel: Schriftkopferzeugung für MegaCAD

Hinweis: der MegaCAD-Einrichtungsassistent erstellt die MegaCAD-Dokumenttypen automatisch. Sie können hier die Vorgaben des Assistenten nachvollziehen und die Einstellungen individuell anpassen.

1.Wählen Sie im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Dokumenttyp.

2.Markieren Sie den MegaCAD-Dokumenttyp in der Tabelle und wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".

3.Markieren Sie bitte den Befehl new.

4.Die Optionen In das Verzeichnis der Anwendung wechseln und Benutzerdefinierte Steuerung müssen markiert sein. Stellen Sie bitte sicher, dass die richtige MegaCAD-Programmdatei angegeben ist.

5.Klicken Sie auf den Schalter Erweitert.

6.Markieren Sie die Option Makro-Steuerung und geben im Eingabefeld Makro folgende Befehle ein:
{ShellExecute:{CurrApplExe},,3,WaitForInputIdle}
{DDEOpenLink:MegaCAD_3D,System,Synchron}
{DDESendMacro:"PrtLoad ""{CurrDocFileName}""","CDLRead {MegaCreateFrame:G:\..\ZNGKOPF.CDL}"}
{DDECloseLink}

Beachten Sie unbedingt die Groß- und Kleinschreibung im DDE-Befehl "PrtLoad und CDLRead", da MegaCAD hier unterscheidet. Eine Liste der MegaCAD-Befehle finden Sie im MegaCAD-Verzeichnis in der Datei FUNCNAM.INI.

Erklärungen:

PrtLoad: MegaCAD-Funktion, öffnet eine Zeichnungsdatei

{CurrDocFileName}: die Dokumentdatei

CDLRead: MegaCAD-Funktion, liest eine CDL-Datei ein

MegaCreateFrame: Office Manager-Funktion "Schriftkopf" aufrufen

G:\..\ZNGKOPF.CDL: Dateiname der Vorlagedatei. Geben Sie die Datei bitte mit komplettem Pfad ein.

MegaHaustechnik

Hinweis: MegaHaustechnik ist eine Zusatzapplikation für MegaCAD. Der Einrichtungsassistent installiert die erforderlichen Vorlagen. Führen Sie ihn bitte aus, falls unten genannte Vorlagen nicht vorhanden sind.

1.Wählen Sie bitte im Menü Dokument | Neu von Vorlage Beschriebene Blatt den Eintrag MegaHaustechnik Grundriss oder MegaHaustechnik Strangschema.

Popupmenü MegaHaustechnik

2.Der Dokument-Eigenschaftendialog wird geöffnet:

Eigenschaften MegaHaustechnik

Geben Sie bitte die Attribute, wie Name, Projekt und weitere Zeichnungsdaten ein.

3.Klicken Sie anschließend auf OK, um die Zeichnung zu erstellen und in MegaCAD zu öffnen:

Screenshot MegaCAD

4.Klicken Sie bitte auf das Dendrit-Symbol MegaHaustechnik-Icon und folgen Sie den Anleitungen im MegaHaustechnik-Handbuch.

Siehe auch

MegaCAD-Zeichnungsverwaltung

Dokumente suchen

Dokumente importieren

Besonderheiten der MegaHaustechnik-Edition

Datenbankoperationen

In diesem Kapitel:

Menü Datei

Datenbank öffnen: Das Standardarchiv ist beim Programmstart bereits geöffnet. Verwenden Sie diesen Befehl um eine andere Dokument- oder Anwendungsdatenbank zu öffnen. Siehe auch Archiv-Schnellzugriff.

Information: Anzeige der Informationen zu den geöffneten Datenbanken.

Menü Datei | Datenbank

Neu: eine neue Datenbank erstellen.

Schließen: das geöffnete Archiv schließen.

Importieren: Dokumentdatensätze importieren.

Exportieren: Datensätze in eine ADTG-, HTML-, XML-, Text- oder Excel-Datei exportieren.

Übersicht drucken: Exportiert die Dokumentdatensätze der aktuellen Suche in eine HTML-Datei und öffnet diese im Browser.

Synchronisieren: zuvor ausgelagerte Daten mit der Quelldatenbank abgleichen.

Mit Buchhaltung synchronisieren: Buchungsdaten von DATEV oder Lexware importieren.

Felder definieren: Datenfelder der Dokumenttabelle erstellen.

Eigenschaften (nur Enterprise-Version): Einstellungen und Verbindungsparameter der geöffneten Server-Datenbanken bearbeiten.

Dateipfade ändern: Dokumentdatenbank an neue Verzeichnisstrukturen anpassen.

Dateiexistenz prüfen: Es wird überprüft, ob die in den Datensätzen zugeordneten Dokumentdateien vorhanden sind.

Datenbankpflege: prüft und komprimiert die derzeit geöffneten Datenbanken.

Neue Datenbank erstellen

Klicken Sie bitte im Menü Datei | Datenbank auf den Befehl Neu, das Fenster "Neue Datenbank" wird geöffnet:

Wählen Sie den Typ der neuen Datenbank:

Dokumentarchiv: erstellt ein neues Archiv. Die Einstellungen und Datenfelder des geöffneten Archivs werden übernommen.

Synchrones Dokumentarchiv: erstellt eine synchrone Datenbank mit den Dokumenten der aktuellen Suche. Mit diesem Typ können Sie z.B. ausgewählte Dokumente auf ein Notebook auslagern und später wieder mit dem Netzwerk synchronisieren.

Anwendungsdatenbank: erstellt eine neue Datenbank für die Definition von Dokumenttypen.

Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weiter.

Datenbanktreiber wählen

a. Markieren Sie bitte die Option Microsoft Access, wenn Sie eine Datenbank mit dem Standardtreiber erstellen möchten.

b. Oder, wenn Sie mit dem Office Manager Enterprise arbeiten:

Markieren Sie die Option anderer Treiber, um eine Datenverbindung zu einem SQL-Server aufzunehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Treiber wählen.

Die Auswahl des Treibers und der Einstellungen erfolgt im Windows-Dialog "Datenverknüpfungseigenschaften":

Hinweise und Kurzanleitungen für die verschiedenen SQL-Server finden Sie unter:
http://www.officemanager.de/support/sql-server-archiv.html

Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Weiter.

Dateiname

Geben Sie bitte den Namen für die neue Datenbank ein:

Archiv-Name (nur Dokumentarchiv): Bezeichnung des neuen Archivs.

Dateiname der neuen Datenbank.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Für den Zugriff auf SQL-Server müssen Sie jetzt mit Hilfe der Datenbanksoftware die erforderlichen Benutzerkonten einrichten.

Datenbank erstellen

Klicken Sie auf Fertigstellen, um die neue Datenbank zu erzeugen. Der Office Manager erstellt die erforderlichen Tabellen und Daten.

Wenn die Option Datensätze kopieren markiert ist, werden alle Daten aus dem momentan geöffneten Archiv kopiert.

Siehe auch

Datenbank kopieren

Datenbankexport

Dokumenttabelle in verschiedene Formate exportieren

Diese Funktion speichert die Dokumentdatensätze der aktuellen Suche in eine ADTG- oder XML-Austauschdatei oder in das HTML-, XML-, Excel-, CSV-, Text-Format. Es werden nur die Datensätze und nicht die Dateien exportiert

1.Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Exportieren:

Aktive Dokumente exportieren

2.Markieren Sie den gewünschten Dateityp und geben Sie den Namen der zu erstellenden Datei ein.

3.Klicken Sie bitte auf OK, um die Datei zu erstellen.

Die ADTG- oder XML-Austauschdateien können verwendet werden, um Daten von einem Archiv in ein anderes zu übertragen. Der Export in eine Austauschdatei erfolgt immer mit allen Spalten. Bei den anderen Formaten werden nur die Spalten exportiert, die in der Dokumenttabelle sichtbar sind.

CSV: Semikolongetrennte Daten werden in ANSI, kommagetrennte in Unicode gespeichert.

In ein neues Archiv exportieren

Wenn Sie das gesamte Archiv in eine neue Datenbank speichern möchten, verwenden Sie bitte die Funktion Datei |  Datenbank| Neu. Als Datenbanktyp markieren Sie "Dokumentarchiv" und markieren auf der letzten Seite die Option Datensätze kopieren.

Datenbankimport

Diese Funktion importiert Dokumentdatensätze in das geöffnete Archiv. Sie können auf Datenbanken des Office Managers, Access-, Paradox-, DBase-Dateien und die adtg- und xml-Austauschdateien zugreifen. Die Funktion importiert nur Datensätze, es werden keine Dokumentdateien kopiert.

1.Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Importieren:

Datenbank-Import

2.Klicken Sie auf Ordner rechts neben dem Eingabefeld Quelldatei und wählen Sie die Datei, aus der Sie Datensätze importieren möchten. Wenn die Quelldatei mehrere Datenbanktabelle beinhalten, müssen Sie anschließend die gewünschte Tabelle auswählen.

3.Bei unbekannten Datenquelle, wie beispielsweise Access-Datenbanken, können Sie jetzt die Felder zuordnen:
Wählen Sie in der rechten Spalte (Ziel) die entsprechenden Felder aus der Liste, um sie den Datenfelder der Quelle zuzuordnen.
Die linke Tabellenspalte zeigt alle Datenfelder der Quelle. Wenn Sie die Daten aus dem Feld "Beschreibung" z.B. in das Office Manager-Feld "NAME" importieren möchten, wählen Sie bitte in der Zeile "Beschreibung" das Feld "NAME" aus der Liste.
Bei bekannten Datenquellen, die vom Office Manager erzeugt wurden, ist keine Feldzuordnung erforderlich.

4.Klicken Sie auf Importieren, um das Einlesen der Datensätze zu starten.

Hinweis: Diese Funktion importiert nur die Datensätze, es werden keine Dokument-Dateien kopiert.

Wurde der Dokumenttyp (Feld APPLNAME) nicht importiert, wird versucht eine passende Anwendung zuzuordnen.

Wenn Sie nur einen Teil der Datensätze aus einem anderen Archiv übernehmen möchten, exportieren Sie bitte zuerst eine Austauschdatei aus dem Quellarchiv.

Daten synchronisieren

Siehe auch: Mit Buchhaltung synchronisieren

Die Funktion ermöglicht den Abgleich mit zuvor ausgelagerten Daten. Zum Beispiel können Sie die für eine Geschäftsreise relevanten Daten auf Ihr Notebook auslagern und nach Ihrer Rückkehr mit den Daten im Firmennetzwerk abgleichen. Bei der Synchronisierung werden die Dokumentdateien und die Datensätze aktualisiert.

Ein synchrones Archiv erstellen

1.Grenzen Sie die aktuelle Suche so ein, dass nur noch die Dokumente angezeigt werden, die Sie auslagern möchten.

2.Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Neu. Markieren Sie "Synchronarchiv", geben Sie den Namen des zu erstellenden Synchronarchivs ein (z.B. C:\Eigene Dateien\Lokal.omp) und stellen Sie das neue Archiv fertig.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

3.Das synchrone Archiv wird mit den Datensätzen der aktuellen Suche erzeugt und die Dokumentdateien kopiert. Sie können jetzt das synchrone Archiv öffnen und mit den lokalen Dokumentkopien arbeiten. Wenn Sie beispielsweise eine Geschäftsreise planen, trennen Sie das Notebook jetzt bitte vom Netzwerk und testen Sie das lokale Archiv.

4.Sie können die Daten und Dokumente im lokalen Archiv wie gewohnt verwenden und bearbeiten. Wenn Sie sich später wieder mit dem Netzwerk verbinden, können Sie das Archiv mit dem originalen im Netzwerk synchronisieren.

Synchronisieren

1.Stellen Sie bitte sicher, dass das Quellarchiv (z.B. im Firmennetzwerk) geöffnet ist. Wählen Sie ggf. im Menü Datei den Befehl Datenbank öffnen, um das Archiv zu laden. Erstellen Sie eine Suche nach allen Dokumenten oder grenzen Sie die aktuelle Suche so ein, dass nur noch die Dokumente angezeigt werden, die Sie abgleichen möchten (s.a. Dokumente suchen).

2.Wählen Sie im Menü Datei | Datenbank | den Befehl Synchronisieren:

Screenshot Synchronisieren

3.Geben Sie den Namen des synchronen Archivs im Feld synchronisieren mit ein (z.B. auf der Notebook-Festplatte).

4.Legen Sie bitte die Datenpriorität fest:
Daten des geöffneten Archivs, wenn die Attribute der geöffneten Datenbank gültig sind. Das synchrone Archiv wird aktualisiert.
Daten des Synchronarchivs, wenn die Attribute der synchronen Datenbank gültig sind. Das geöffnete Archiv wird aktualisiert.

5.Wählen Sie die Gültige Dokumentdatei:
Einzeln fragen: Sie müssen bei jeder Datei auswählen, welche gültig ist. Beachten Sie bitte, dass diese Option bei großen Datenbanken sehr zeitaufwendig sein kann.
Die neuere Datei: die Dateien mit dem neueren Bearbeitungsdatum sind gültig. Die älteren Dateien werden überschrieben.
Datei des geöffneten Archivs: die originalen Dateien (z.B. im Firmennetzwerk) sind immer gültig. Die ausgelagerten werden überschrieben.
Datei des Synchronarchivs: die ausgelagerten Dateien (z.B. auf dem Notebook) sind gültig. Die originalen werden überschrieben.
Die Dateien werden nur abgeglichen, wenn das Datum oder die Zeit der letzten Bearbeitung unterschiedlich ist. Falls eine Datei nicht existiert, wird die synchrone kopiert.
Legen Sie die Dateipriorität sehr sorgfältig fest und markieren Sie die Option Sicherungskopien erstellen, um Datenverluste zu vermeiden.

6.Klicken Sie bitte auf Starten, um den Datenabgleich auszuführen.

Hinweis: Interne Dokumentverknüpfungen werden beim Erstellen des Synchronarchivs übernommen, bei einer späteren Synchronisierung aber nicht berücksichtigt.

Report drucken

Generiert Detailansichten der markierten Dokumente im PDF-Format oder druckt diese aus. Auf den Reportblättern werden die Dokumentattribute und das Vorschaubild ausgegeben.

Beispiel:

Reportblätter erstellen

1.Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Tabelle.

2.Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Report drucken.

3.Markieren Sie auf der Seite Felder bitte die Dokumentattribute, welche mit ausgegeben werden sollen.
Report drucken: Felder

4.Auf der Seite Optionen können Sie verschiedene Einstellungen vorgeben.
Report drucken: Optionen

Hinweis: Die Kopfzeile enthält Ihre Adresse, wie in den Programmeinstellungen auf Seite Lizenz eingegeben.

5.Wählen Sie auf der Seite Allgemein, ob der Report gedruckt oder in eine PDF-Datei gespeichert werden soll und klicken Sie anschließend auf OK, um die Funktion auszuführen.
Report drucken: Allgemein

Siehe auch

Beispiel-Report

Dokumente drucken

Dokumentenvorschau

Übersicht drucken

Mit Buchhaltung synchronisieren

Buchungsinformationen aus Lexware oder Datev importieren

Für die Archivierung von Buchungsbelegen bietet Ihnen der Office Manager zahlreiche Importfunktionen für Papierdokumente, E-Mails und andere Dokumente. Bei einer einfachen Archivierung können Sie die Belege wie in einem Aktenordner ablegen: dazu wird im Projektnavigator eine Struktur für Buchungsjahre und Quartale oder Monate angelegt. Die Belege werden in der gleichen Reihenfolge erfasst, wie diese in der Akte abgelegt wurden. Bei der späteren Suche nach einem Beleg wird der entsprechende Zeitraum im Projektnavigator markiert und einige Begriffe für die Volltextsuche eingegeben. Mit Hilfe der angedockten Vorschau wird der Beleg schnell gefunden.

Für noch bessere Recherchemöglichkeiten können Sie beim Erfassen der Belege aber auch weitere Daten, wie die Belegnummer, den Kunden- oder Lieferantennamen, Rechnungsstatus und Buchungsbeträge eingeben. Dann sind erweiterte Abfragen möglich, wie beispielsweise:

•"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",

•"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder

•"Errechne mir eine Umsatz-Statistik meiner Kunden.

Hier setzt die Synchronisierung mit der Buchhaltung ein: beim Erfassen der Belege geben Sie nur die Belegnummer ein. Alle weiteren Informationen, Buchungskonten und Beträge kommen aus der Buchhaltung!

Tipp: Die Synchronisierung eignet sich auch gut zur Kontrolle, ob alle Belege archiviert wurden. Insbesondere, falls Sie die Originalbelege anschließend vernichten möchten. Nach dem Durchlauf wird eine Logdatei mit den fehlenden Belegen geöffnet.

1. Belege archivieren

Bei der Installation des Office Managers wurde das Beispielarchiv "Buchhaltung.omp" mit installiert. Wenn Sie neu beginnen, dann öffnen Sie dieses jetzt bitte.

Wenn Sie bereits ein Archiv mit Buchungsbelegen erstellt haben, dann können Sie dieses selbstverständlich verwenden. Sie sollten aber im Vorfeld die "Nummer" in "Belegnr." umbenennen, weil der Begriff in dieser Beschreibung verwendet wird. Wählen Sie dazu Felder definieren, markieren Sie DOCNO und geben Sie bei Bezeichnung bitte "Belegnr." ein.

Markieren Sie bitte zuerst das Buchungsjahr im Navigator.
Papierdokumente werden mit einem Scanner eingelesen. Digitale Dokumente müssen i.d.R. auch im digitalen Format archiviert werden: E-Mails importieren Sie z.B. per Drag&Drop aus dem Mailprogramm in den Office Manager (s.a. Kapitel Dokumente importieren).

Es ist wichtig, dass Sie die Belegnummer der Buchhaltungssoftware im Office Manager-Datenfeld "Belegnr." eingeben. Über diese eindeutige Nummer werden die Daten synchronisiert.

Buchung z.B. in Lexware erfassen

Gleiche Belegnummer und das Buchungsjahr im Office Manager eingeben.

Weitere Daten sind nicht erforderlich. Das Buchungsjahr ist nötig, wenn die Zählung der Belegnummern in einem neuen Jahr wieder bei 1 beginnt, sie also nur innerhalb eines Jahres eindeutig sind.

2. Synchronisierungsdatei erstellen

2a. Lexware Buchhalter

Starten Sie bitte den Buchhalter und prüfen Sie, ob die entsprechende Firma und das Buchungsjahr aktiviert sind. Wählen Sie im Menü Datei | Export den Befehl Text/ASCII. Wenn Sie den Export zum ersten Mal durchführen, dann achten Sie bitte darauf, dass Sie die Einstellungen von den Screenshots übernehmen. Beim nächsten Export wählen Sie einfach das Profil "Office Manager".

2b. DATEV

Starten Sie bitte die DATEV-Software und prüfen Sie, ob die entsprechende Firma und das Buchungsjahr aktiviert sind.

Grundeinstellungen: Klicken Sie bitte im Menü Extras auf ASCII-Formate und wählen Sie dann Exportformate, Buchungsprotokoll und klicken Sie auf den Schalter Anzeigen. Prüfen Sie bitte die ausgewählten Felder. Diese müssen in folgender Reihenfolge aufgelistet werden: Vorlaufnr, BSZaehler, SollHaben, WKZUmsatz, Umsatz, Kurs, BUFeld, GegKto, Belegfeld1, Belegfeld2, Belegdatum, Konto, KOST1, KOST2, KOSTMenge, Buchungstext, HerkunftKZ, UstSatz, EGSteuerSatz. Tipp: eine andere Reihenfolge kann in der datev.ini des Office Managers eingestellt werden.

Datei erstellen: Wählen Sie im Menü Bestand | Exportieren den Befehl ASCII-Format. Im Dialogfenster "ASCII-Daten exportieren" stellen Sie bitte folgende Optionen ein: Datenformat = "Buchungsprotokoll", Formatname = "Buchungsprotokoll", Zeichensatz = "Ansi". Markieren Sie Ohne Personensammelkonten. Bei Pfad wählen Sie am besten Ihren Ordner "Eigene Dateien", weil Sie die Dateien in diesem Verzeichnis sehr einfach wiederfinden. Den Dateinamen können Sie beliebig festlegen, Sie müssen diesen gleich im Office Manager wählen.

3. Buchungsdaten in das Archiv übernehmen

Erstellen Sie bitte zuerst eine Sicherungskopie des Office Manager-Archivs.

Wählen Sie anschließend im Menü Datei | Datenbank den Befehl Lexware Buchhalter bzw. DATEV Buchungstexte. Sie werden beim ersten Datenabgleich eventuell gefragt, ob die erforderlichen Datenfelder hinzugefügt werden sollen. Antworten Sie bitte mit Ja.

Im Dateidialog wählen Sie bitte die Exportdatei aus dem Buchhalter, z.B. "Eigene Dateien\Buchhalter 2010.txt" und anschließend das Buchungsjahr.

Bestätigen Sie bitte die Rückfrage "Buchungsdaten werden gelöscht und anschließend neu aus Lexware/Datev eingelesen".

Die Synchronisierung wird durchgeführt:

Sie erhalten anschließend einen Bericht, falls Belege während der Synchronisierung nicht gefunden wurden. Prüfen Sie diese bitte unbedingt: wurden die Belege eventuell vergessen oder mit einer falschen Belegnummer/falschem Buchungsjahr erfasst?

4. Die Buchungsdaten im Belegarchiv

Auswahllisten bearbeiten

Einige Dokumentattribute, wie Projekt und Status, erlauben die Auswahl der Einträge aus einer Liste:

Zur Bearbeitung der Listen wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Auswahllisten. Der Dialog "Auswahllisten" wird geöffnet:

Markieren Sie zuerst auf der linken Seite das Attribut, dessen Liste Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf:

•Neu, um einen neuen Eintrag oder Untereintrag hinzuzufügen,

•Ändern, um den markierten Eintrag umzubenennen,

•Löschen, um alle markierten Einträge zu entfernen.

•Mit der rechten Maustaste in die Liste, um das lokale Menü zu öffnen. Hier können Sie beispielsweise die Einträge aus einer Textdatei laden oder einfügen.

Erweiterte Projekteigenschaften

Projekte besitzen zusätzliche Gestaltungseigenschaften für den Projektnavigator: Schriftformatierung, farbliche Hervorhebung und eine Grafik vor dem Projektnamen. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Eigenschaften zu bearbeiten:

1. Hier im Dialog "Auswahllisten":

Markieren Sie links die Liste "Projekt" und klicken Sie, wie oben beschrieben, auf Neu, Ändern oder Löschen.

2. Direkt im Projektnavigator:

Klicken Sie mit der Maustaste auf das gewünschte Projekt und wählen Sie im lokalen Menü den Unterpunkt Projekte:

Projekteigenschaftendialog

Die Projekteigenschaften werden im folgenden Dialogfenster bearbeitet:

Geben Sie bitte den Projektnamen im Feld Bezeichnung ein. Zur Hervorhebung bzw. Gestaltung der Projekte können Sie die Schrift- und Hintergrundfarbe wählen, sowie den Text fett oder kursiv formatieren.

Wenn Sie eine Grafik wählen, dann wird diese im Navigator vor dem Projektnamen platziert. Sie können der Auswahlbox auch eigene Grafiken hinzufügen: speichern Sie die Bilder bitte im Verzeichnis "(Gemeinsame Dateien)\DocImages\" als Bitmap (*.bmp) in der Größe 16x16 Pixel ab. Das Programm liest die Bilder nach einem Neustart ein.

Im Textfeld Hinweis können Sie beispielsweise eine lange Projektbeschreibung eingeben. Diese wird als Popupfenster dargestellt, wenn sich die Maus im Navigator über dem Projektnamen befindet.

Obiges Beispielprojekt im Navigator

Siehe auch

Beispiel "Datenfeld Kunde"

Mehrfachzuordnungen

Felder definieren

Felder definieren

Sie können hier die Datenbankstruktur des geöffneten Archivs an Ihre individuellen Anforderungen anpassen: neue Attribute hinzufügen, überflüssige löschen, die Bezeichnung ändern und den Eingabestil, z.B. Listenauswahl, festlegen.

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend im Menü Datei | Datenbank den Befehl Felder definieren:

Wenn das Archiv auf einem SQL-Server gespeichert ist, können Sie sich mit erweiterten Benutzerrechten an der Datenbank anmelden. Klicken Sie dazu auf den Schalter DB-Login.

Um ein neues Feld hinzuzufügen klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie die gewünschten Daten ein:

Seite "Ansicht":

•Beschreibung: die im Programm sichtbare Bezeichnung

•Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden

•Mehrfachauswahl: Möglichkeit, ein Dokument z.B. mehreren Projekten zuzuordnen

•Liste automatisch erweitern

•Globale Liste für alle Archive

•Dateimaske für den Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste"

•Format für Kontaktlisten

•Eintrag im Menü Suchen

•Eingabe erforderlich: das Attribut darf nicht leer sein

Seite "Feldeigenschaften":

•Feldname: programminterner Name des Datenbankfeldes

•Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum, u.a.

•Feldgröße: maximale Zeichenanzahl für den Datentyp Zeichenkette ein

Seite "Feldwerte":

•Attribut-Vorgabewerte für neue

•und bestehende Dokumente

Siehe auch Vorgabewerte für Dokumentattribute

Seite "Sicherheit":

•Feld ist sichtbar für: Datenfeld für unberechtigte Anwender verbergen

•Berechtigung zum Bearbeiten

Die Sicherheitseinstellungen können mit Strg-C kopiert und mit Strg-V eingefügt werden.

Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, um das Feld zu speichern.

Tipp: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Archivdatenbank, bevor Sie die Felder ändern.

Für eine bessere Performance sollten Sie nur die Felder anlegen, die Sie auch verwenden. Geben Sie die Feldgröße nicht unnötig groß an.

Siehe auch

Beispiel "Datenfeld Kunde"

Layoutdesigner

Auswahllisten bearbeiten

Dateiabhängige Dokumentattribute

Hinweise zur Enterprise-Version

Beispiel: Datenfeld Kunde

Im Folgenden erfahren Sie am Beispiel des Attributs "Kunde", wie ein neues Datenfeld erstellt und im Layout eingefügt wird.

1. Datenfeld "Kunde" anlegen

Melden Sie sich bitte als Office Manager-Administrator an und wählen Sie anschließend im Menü Datei | Datenbank den Befehl Felder definieren:

Klicken Sie auf den Schalter Neu und geben die gewünschten Daten ein:

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Die Seite Eigenschaften

enthält alle datenbankinternen Parameter des neuen Feldes:

Feldname: Name des Datenbankfeldes

Datentyp: Felder für Zeichen, Zahlen, Datum...

Feldgröße: Maximale Zeichenanzahl

Für das Feld "KUNDE" verwenden wir den Datentyp Zeichenkette mit einer Länge von 30 Zeichen.

Auf der Seite Ansicht

werden die Parameter für die Benutzeroberfläche eingegeben:

Beschreibung: die für den Anwender sichtbare Bezeichnung.

Eingabestil: die Art, wie Daten erfasst werden. Wählen Sie bitte "Eingabefeld mit Liste" oder "Nur Auswahl aus Liste" für eine manuelle Kontaktliste. Oder "Outlook" bzw. "Windows-Kontaktliste" für den automatischen Zugriff auf Ihre Adressdatenbank.

Mehrfachauswahl erlaubt die Zuordnung eines Dokumentes zu mehreren Kunden (nur bei Eingabestil "Nur Auswahl aus strukturierter Liste" möglich).

Liste automatisch erweitern: Neue Einträge (hier Kunden) werden der Auswahlliste automatisch hinzugefügt.

Globale Liste für alle Archive: wenn markiert, verwenden alle Dokumentarchive die gleiche Auswahlliste (in diesem Fall die gleiche Kundenliste).

Dateimaske: Filter für Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste".

Eintrag im Menü "Suchen": das Datenfeld wird im Hauptmenü  Sucheneingetragen.

Eingabe erforderlich: markieren Sie diese Option, wenn Sie verhindern möchten, dass Dokumente ohne Kundenzuordnung erstellt werden.

Die Registerseiten Feldwerte und Sicherheit sind für dieses Beispiel nicht relevant. Unter "Sicherheit" können Sie festlegen, wer dieses Datenfeld sehen und bearbeiten darf.

Klicken Sie bitte auf Übernehmen, um das Feld zu speichern und schließen Sie das Fenster.

2. Kundenliste erstellen

Um die Auswahlliste mit Daten zu füllen, also die Kundennamen einzugeben, wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Auswahllisten:

In der linke Liste markieren Sie bitte den Eintrag "Weitere | Kunde". Auf der rechten Seiten finden Sie dann die Liste der Kunden. Klicken Sie bitte auf den Schalter Neu, um einen Kunden einzugeben.

Falls Sie eine Textdatei mit den Kundennamen besitzen, können Sie dies auch direkt einlesen: klicken Sie dazu bitte mit der rechten Maustaste in die rechte Liste und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Laden oder Einfügen. In der Textdatei muss jeder Kunde in einer eigenen Zeile stehen.

Klicken Sie anschließend auf OK, um die Änderungen zu speichern.

3. Dokumenttabelle anpassen

Neue Felder werden in der Dokumenttabelle als Spalte am rechten Rand eingefügt. Sie können die Tabelle mit der Bildlaufleiste verschieben, um die Spalte sichtbar zu machen. Wichtige Attribute (wie z.B. "Kunde") sollten aber auf der ersten Tabellenseite sichtbar sein.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Tabellenkopf (z.B. Kunde), halten Sie die Maustaste fest und schieben Sie die Spalte an die gewünschte Position:

4. Layout-Designer

Sie können die Programmoberfläche Ihren individuellen Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen den Eintrag des Layouts, welches Sie bearbeiten möchten. Der Layout-Designer wird geöffnet. Sie können die bestehenden Komponenten mit der Maus verschieben, in Ihrer Größe ändern oder löschen, sowie neue Komponenten hinzufügen.

Für unser Beispiel klicken Sie bitte im Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen auf den Befehl Eigenschaften | Weitere. Der Eigenschaftendialog wird im Layoutdesigner geöffnet:

Datenbankfelder hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldbeschriftung hinzufügen A und platzieren Sie das Textfeld im Eigenschaftendialog. Wählen Sie das Datenbankfeld "Kunde" aus der Liste Datenfeld. Ab Windows XP empfiehlt es sich, die Option Transparent zu markieren.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenfeld hinzufügen a und platzieren Sie das Feld rechts neben dem zuvor eingefügten Textfeld. Wählen Sie das Datenbankfeld "Kunde" aus der Liste Datenfeld.

Sie können die Elemente jetzt noch mit der Maus verschieben und in der Größe ändern.

Klicken Sie anschließend auf im Fenster "Layout" bitte auf OK, um das Layout zu speichern.

Siehe auch

Outlook- und Windows-Kontaktliste

Eigenschaften

nur Enterprise-Version

Einstellungen und Verbindungsparameter der geöffneten Server-Datenbanken (Dokument- und Anwendungsdatenbank) bearbeiten.

Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Datenbank | Eigenschaften:

ACHTUNG: Gehen Sie bei Änderungen der Verbindungsparameter sehr sorgfältig vor.
Dieser Menüpunkt sollte für normale Anwender gesperrt werden.

Archivname: Bezeichnung der Archivdatenbank

Datei: Kompletter Dateiname der .omcs- oder .aplcs-Datei.

Treiber: Bezeichnung des Datenbanktreibers.

Verbindung: ConnectionString der Verbindung. Klicken Sie bitte auf [...], um die Verbindung anzupassen.

Login beim Öffnen: manuelle Datenbankanmeldung

Kompatibilität: die explizite Angabe des Datenbanktreibers ist vor allem bei einer ODBC-Verbindung sinnvoll.

Cursor-Bibliothek*: Server- oder Clientcursor

Cursor-Typ*: Art des Cursors

Sperrung (Locktype)*: Datensatzsperrung

Puffergröße: Anzahl der gepufferten Datensätze

Verbindungs-Timeout: zulässige Zeit für Verbindungsaufbau

Kommando-Timeout: zulässige Zeit für Befehle

*) Ob die Einstellung tatsächlich geändert wird, oder Wechselwirkungen mit anderen Parametern hat, hängt vom eingesetzten Datenbanksystem ab, s.a. Menü Datei | Information.

Dateipfade ändern

Menü Datei | Datenbank | Dateipfade ändern

Die Funktion ermöglicht Ihnen die Anpassung des Dokumentarchivs an neue Verzeichnisstrukturen. Die Dateinamen werden in der Datenbank aktualisiert, die Dokumentdateien können kopiert oder verschoben werden. Die Funktion ändert nur die Einträge der aktuellen Suche. Wenn Sie alle Einträge ändern möchten, erstellen Sie bitte eine Abfrage nach allen Dokumenten (Menü Suchen | Zurücksetzen), bevor Sie diese Funktion aufrufen.

Bestehender Pfadeintrag: Gibt das Verzeichnis an, welches geändert werden soll. Es werden alle Dokumente angepasst, deren Dateinamen mit diesem Pfad beginnen.

Ändern in: Gibt das neue Verzeichnis an.

Dateien kopieren: Legt fest, ob nur die Datenbank aktualisiert oder auch Dokumentdateien kopiert oder verschoben werden sollen.

Klicken Sie auf Starten, um die Änderungen durchzuführen.

Beispiele für den Einsatz dieser Funktion:

1.Die Dokumentdateien wurden bisher auf "G:\Daten" abgelegt, durch eine Serverumstellung befinden sich die Dateien jetzt unter "\\Server1\Daten\Dokumente": Geben Sie im Feld Bestehender Pfadeintrag "G:\Daten\" und in Ändern in "\\Server1\Daten\Dokumente\" ein. In der Auswahlliste Dateien kopieren wählen Sie "nicht kopieren" und klicken auf Starten. Die Dateinamen werden jetzt in der Datenbank aktualisiert.

2.Sie möchten alle lokal unter "C:\Eigene Dateien" gespeicherten Dokumente in das Server-Verzeichnis "G:\Daten" verschieben: Geben Sie im Feld Bestehender Pfadeintrag "C:\Eigene Dateien\" und bei Ändern in "G:\Daten\" ein. In der Auswahlliste Dateien kopieren wählen Sie "in das neue Verzeichnis verschieben" oder "in das neue Verzeichnis kopieren" und klicken auf Starten. Die Dateien werden jetzt nach G:\Daten verschoben bzw. kopiert und die Datenbankeinträge aktualisiert. Die Datei "C:\Eigene Dateien\Projektname\Dokument.txt" befindet sich dann z.B. unter "G:\Daten\Projektname\Dokument.txt".

Siehe auch

Daten der aktuellen Suche ersetzen.

Sie müssen sich für diese Funktion als Office Manager-Administrator anmelden. Überprüfen Sie Ihre Eingaben sehr sorgfältig, die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Datenbankpflege

Menü Datei | Datenbank | Datenbankpflege

Mit der Datenbankpflege werden Access-Datenbanken komprimiert, die Datenintegrität sichergestellt und der Volltextindex aktualisiert. Markieren Sie bitte die gewünschten Optionen und klicken Sie auf Starten.

Access-Datenbank komprimieren

Markieren Sie diese Option, um die geöffneten Datenbanken zu überprüfen und den nicht mehr genutzten Speicherplatz frei zu geben. Diese Funktion sollte z.B. ausgeführt werden, nachdem viele Datensätze in der Dokumenttabelle gelöscht wurden.

Diese Option gilt nur für Datenbanken im MS Access-Format (*.omp und *.apl).

Daten-Integrität sicherstellen

Überprüft die Datenintegrität (Schlüsselnummern, verbundene Tabellen) und führt erforderliche Reparaturen durch.

Dateiattribute aktualisieren

Synchronisiert dateiabhängige Attribute, wie beispielsweise FILEEDIT. Das in der Datenbank gespeicherte Datum wird mit dem aktuellen Dateidatum überschrieben.

Volltextindex aktualisieren

Der Volltextindex wird bei Änderungen der Dokumente automatisch aktualisiert. Wenn Sie ein Dokument ohne die Dokumentenverwaltung öffnen, werden eventuelle Änderungen allerdings nicht im Index berücksichtigt.

Wenn bei der Datenbankpflege die Option Volltextindex aktualisieren markiert ist, werden alle Dokumentdateien, die seit der letzten Indexierung geändert wurden, neu indexiert.

Administration

In diesem Kapitel:

Der Administrator

Programmeinstellungen

Gemeinsame Dateien

Dokumentenverzeichnis

Layout-Designer

Dokumenttypen

Übersicht Attribut-Vorgabewerte

Vorgabewerte beim Import

Benutzerverwaltung

Dateizugriffsrechte

Zugriffsrechte für Menübefehle

Konfigurationsdatei admin.ini

Weitere Systemdateien

Der Administrator

Wenn der Office Manager von mehreren Benutzern eingesetzt wird, sollten einige Programmfunktionen für den "normalen" Anwender gesperrt werden. Sonst besteht beispielsweise die Gefahr, dass ein Dokumenttyp versehentlich gelöscht wird und die zugeordneten Dokumente nicht mehr mit dem Office Manager geöffnet werden können. Es ist auch sinnvoll, das Einrichten immer von ein und derselben Person durchführen zu lassen, dem Administrator, damit keine doppelten Dokumenttypen definiert werden und Auswahllisten nicht unnötig lang werden. Die gezielte und gute Einrichtung Ihres Office Manager bedeutet bei jeder Suche einen Zeitvorteil.

Mit dem Befehl Administrator im Menü Ansicht | Optionen wird die Administratorebene aktiviert und das zusätzliche Menü Administrator geöffnet. Ein Zugangs-Passwort können Sie im Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen auf der Registerkarte "Sicherheit" definieren. Sobald das Passwort vergeben ist, sind einige Programmfunktionen nur noch für den Administrator zugänglich: beispielsweise die Sicherheitseinstellungen und gefährliche SQL-Abfragen.

Wenn Sie den Office Manager im Netzwerk betreiben, kann es schwierig sein, alle Nutzer von administrativen Notwendigkeiten zu überzeugen. Um dem Administrator die Arbeit zu erleichtern, gibt es für ihn Möglichkeiten, bestimmte Programmfunktionen zu sperren (die Funktionen sind dann nur für ausgewählte Anwender oder nur in der Administratorebene sichtbar). Wählen Sie hierzu im Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen die Seite "Sicherheit | Befehle".

Erforderliche Einstellungen

1.Passwort vergeben: Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen auf der Seite Sicherheit.

2.Dokumenttypen definieren: Mit den Dokumenttypen werden die verschiedenen Anwendungsprogramme im Office Manager registriert. Dokumenttypen sind z.B.: "Word Dokument", "AutoCAD-Zeichnung", "Excel Tabelle", "Bitmap" usw. Es können für jedes Anwendungsprogramm auch mehrere Dokumenttypen registriert werden (z.B. "Excel Tabelle" und "Excel Diagramm").
Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Dokumenttyp oder Assistent.

3.Berechtigungen im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien festlegen.

4.Datenverzeichnis: Sie sollten ein Verzeichnis auf Ihrem PC bzw. auf dem Netzwerkserver anlegen, in dem die Dokumente gespeichert werden. Ein einheitliches Verzeichnis ist zwar nicht zwingend erforderlich, es hat aber den Vorteil, dass Sie dieses Verzeichnis zur Datensicherung sehr einfach auswählen können.

5.Projekte, Gruppen und Status-Eigenschaften: Ein großer Vorteil des Office Manager ist die Zuordnung beliebiger Dokumente zu einem gemeinsamen Projekt. Wenn der Anwender später in der Suche ein Projekt wählt, werden alle Briefe, Zeichnungen usw. zu diesem Projekt angezeigt. Sie sollten schon jetzt einige aktuelle Projekte und Gruppen definieren.
Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Optionen den Befehl Auswahllisten.

6.Felder definieren: Sie können die Datenbanken Ihren individuellen Anforderungen anpassen.
Wählen Sie dazu im Menü Datei | Datenbank den Befehl Felder definieren.

7.Programmeinstellungen: Wenn der Office Manager von mehreren Anwendern (z.B. im Netzwerk) eingesetzt wird, können Sie als Administrator die Zugriffsmöglichkeiten der Anwender einschränken. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen die Seite "Administrator".

Siehe auch

Einstellungen

Konfigurationsdatei admin.ini

Dokumenttypen

Benutzerverwaltung

Struktur der Dokumentdatenbank

Datenbankoperationen

Programmeinstellungen

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Einstellungen.

Auf der linken Seite befindet sich die Liste der Kategorien. Markieren Sie eine Kategorie, um die entsprechenden Einstellungen vornehmen zu können.

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

Options-Kategorien

•Ansicht: Programmdesign, Schriftarten, Darstellung der Programmmenüs u.a.

•Datenbank: wichtige Verzeichnisse und Standarddatenbanken.

•Optimieren der Zugriffsgeschwindigkeit.

•Dokument: Ablagepfad, Einstellung für Dateinamen und Dokumentnummer.

•Archivieren: Dateiname und Ablagepfad für archivierte (alte) Dokumente, s.a. Menü Bearbeiten | Dokument archivieren.

•Volltextindex: Optionen für den Volltextretrieval, der Ihnen neben der Suche in den einzelnen Attributen auch eine sehr schnelle Abfrage über den Volltextindex ermöglicht. Einstellung der OCR-Software für gescannte Dokumente.

•Scannen: Dokumentenscanner mit oder ohne TWAIN-Schnittstelle.

•Importieren: Grundeinstellungen für die verschiedenen Importfunktionen.

•Sicherheit: Zugriffsberechtigungen auf Programmfunktionen und Dokumentdateien.

•Verknüpfungen: Archive mit dem Office Manager verknüpfen und Autostart-Optionen.

•Lizenz: Office Manager-Freischaltung.

Gültigkeit der verschiedenen Einstellungen

Das Programm unterscheidet zwischen benutzerspezifischen, lokalen und globalen Einstellungen. Oberhalb der Eingabefelder finden Sie die Symbole:

Benutzer für Einstellungen, die nur für den angemeldeten Windows-Benutzer gelten,

Computer für Einstellungen, die nur für den Computer gelten, auf dem die Einstellungen vorgenommen werden,

Archivicon für Einstellungen, welche nur für die geöffnete Archivdatenbank gültig sind,

Netzwerk für globale Einstellungen, die für alle Computer im Netzwerk gelten.

Gemeinsame Dateien

Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Datenbank

Das Verzeichnis für gemeinsam genutzte Dateien beinhaltet die Archive, Anwendungsdatenbanken, Programmeinstellungen, globale Auswahllisten und weitere Dateien:

Dateien:

admin.ini: globale Konfigurationsdatei,

(Feldname).itm: globale Auswahllisten für Datenbankfelder,

users.itm: registrierte Benutzer,

sql\menu\*.*: benutzerdefinierte Menüeinträge (SQL-Abfragen),

macro\menu\*.*: benutzerdefinierte Menüeinträge (Makros),

error.log: Logdatei,

archive\*.*: Dokumentarchive und Anwendungsdatenbanken,

layouts\*.*: Layoutdateien,

template\*.*: Dateivorlagen.

Bis zur Version 8.0 waren die Anwendungsdatenbanken unter appl\*.* gespeichert.

Verzeichnis ermitteln:

Auf einer Windows XP Standardinstallation für Einzelarbeitsplätze ist das Verzeichnis z.B. "C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Office Manager", ab Vista "C:\ProgramData\Office Manager\". Bei Netzwerkinstallationen verwenden alle Arbeitsplätze ein gemeinsames Verzeichnis auf einem Dateiserver. Sie sollten das Verzeichnis bereits bei der Installation angeben. Stellen Sie bitte sicher, dass alle Anwender Lese- und Schreibrechte in diesem Verzeichnis haben (s.a. Fehlermeldung). Falls Sie die Einstellung später ändern möchten, dann beachten Sie bitte diesen Supportartikel.

Um zu ermitteln, welches Verzeichnis auf Ihrem Rechner eingestellt ist, wählen Sie bitte im Menü Datei den Befehl Information. Auf der Seite Allgemein finden Sie den Eintrag "Gemeinsame Dateien":

Berechtigungen im Verzeichnis "Gemeinsame Dateien"

Im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien müssen alle Anwender Lese- und Schreibrechte besitzen:

1.Melden Sie sich unter Windows bitte als Administrator an. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator.

2.Ermitteln Sie das verwendete Verzeichnis.

3.Falls Sie den Office Manager in einer Netzwerkumgebung mit mehreren Arbeitsplätzen einsetzen: Stellen Sie bitte sicher, dass alle Arbeitsplätze das gleiche Verzeichnis auf einem Dateiserver verwenden (s.a. Internet-FaQ: Netzwerkinstallation).

4.Starten Sie den Windows-Explorer und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Verzeichnis. Wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Eigenschaften und wechseln Sie auf die Seite Sicherheit:

Dateieigenschaften - Sicherheit

5.Erweitern Sie z.B. die Berechtigungen der Gruppe "Benutzer" oder "Jeder" auf "Vollzugriff". Oder fügen Sie alle Benutzernamen der Office Manager-Anwender mit "Vollzugriff" ein.

6.Klicken Sie bitte auf den Schalter Erweitert und aktivieren Sie die Option
Berechtigungen für alle untergeordneten Objekte ... ersetzen

7.Klicken Sie in beiden Fenstern auf OK, um die Änderungen durchzuführen.

Um die Sicherheit des System im Netzwerkbetrieb zu erhöhen, sollten Sie die Sicherheitseinstellungen der Datei admin.ini ändern: Alle Anwender, welche die Programmeinstellungen ändern dürfen, benötigen Lese- und Schreibrechte. Andere Anwender benötigen nur Leserechte.

Siehe auch

Administration

Menü Administrator | Erweiterte Einstellungen | "Gemeinsame Dateien" öffnen

Dokumentenverzeichnis

Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Dokument

Standardverzeichnis für Dokumentdateien. Geben Sie das Datenträgerverzeichnis ein, in welchem der Office Manager neue Dokumente speichern soll. Sinnvoll ist ein Verzeichnis, das regelmäßig gesichert wird (z.B. "\\Rechner\Freigabe\Archivierung\Dokumente\" auf einem Netzwerkserver).

Unterverzeichnisse für Projekte erstellen

Sie können Makro-Variablen verwenden, um die Dokumente in einer projektabhängigen Struktur zu speichern, z.B.: "\\Rechner\Freigabe\Archivierung\Dokumente\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\". Markieren Sie bitte die Option Unterverzeichnisse für Projekte erstellen, um die empfohlene Variable hinzu zu fügen. Falls die Option nicht möglich ist, dann müssen Sie zuvor alle anderen Makrovariablen entfernen.

Hinweise:

In den Importeinstellungen wird festgelegt, ob importierte Dokumente in dieses Verzeichnis verschoben bzw. kopiert werden. In der Grundeinstellung verbleiben die Dokumente im Quellverzeichnis. Um dies zu ändern, öffnen Sie in den Einstellungen bitte die Seite Importieren | Verzeichnisse, doppelklicken Sie auf [Standard]  und ändern Sie die Dateioperation auf "Kopieren" oder "Verschieben".

Wenn Sie die Verzeichnisüberwachung aktiviert haben, darf das Dokumentverzeichnis nicht dem überwachten Verzeichnis entsprechen.

Nachträgliche Änderung des Verzeichnisses

Die Einstellung gilt nur für neue Dokumente. Um die Verzeichnisse/Dateinamen bestehender Dokumente zu ändern, wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Dateipfade ändern. Wenn Sie die Enterprise-Version verwenden, beachten Sie bitte auch die Option Vorgabe gilt auch für bestehende Dateien.

Siehe auch

Unterschiedliche Dokumentenverzeichnisse mit Makrovariablen definieren

Layout-Designer

Sie können die Programmoberfläche Ihren individuellen Wünschen anpassen. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen den Eintrag des Layouts, welches Sie bearbeiten möchten. Der Layout-Designer wird geöffnet. Sie können die bestehenden Elemente (Eingabefelder u.a.) mit der Maus verschieben, in Ihrer Größe ändern oder löschen.

Änderungen wirken sich für alle Anwender aus, im Netzwerkbetrieb sollte diese Funktion nur vom Administrator bzw. dem zuständigen Mitarbeiter durchgeführt werden.

Screeshot Layoutdesigner
Ein Datenbankfeld hinzufügen

1.Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Datenfeld hinzufügen a und platzieren Sie das Feld mit der Maus auf der Programmoberfläche.

2.Wählen Sie das Datenbankfeld aus der Liste Datenfeld.

3.Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldbeschriftung hinzufügen A und platzieren Sie den Text auf der Programmoberfläche.

4.Wählen Sie das Datenbankfeld aus der Liste Datenfeld.

5.Sie können die Elemente jetzt noch mit der Maus verschieben und in der Größe ändern.

6.Klicken Sie anschließend auf OK, um das Layout zu speichern.

Komponenten löschen

Markieren Sie das Element mit der Maus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Löschen x.

Fenstergröße im Layout speichern

Verändern Sie die Größe des Eigenschaftendialogs einfach mit der Maus. Um die Größe des oberen und unteren Fensterbereiches zu ändern, müssen Sie den Designer mit dem Menübefehl Eigenschaften | Hauptfenster öffnen.
Die Größe wird im Layout gespeichert und beim Öffnen des Archivs entsprechend gesetzt. Mit dem Befehl Optionen | Fenstergröße zurücksetzen kann die Standardgröße wieder hergestellt werden.

Weitere Layoutkomponenten

A fügt eine Beschriftung mit beliebigem Text ein;

- Linien und Boxen für die Layoutgestaltung;

Bild Hintergrundgrafik aus einer Datei laden;

OK fügt eine Mausschaltfläche für den Aufruf eines Makros hinzu.

Ab Windows-XP empfiehlt es sich, alle Textfelder transparent darzustellen. Markieren Sie dazu bitte das Textfeld und anschließend die Option Transparent.

Speichern der Menü- und Dokumenttabellen-Einstellung im Layout

Das Hauptmenü und die Dokumenttabelle können vom Anwender an seine individuellen Wünsche angepasst werden. In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, diese Einstellungen in der Layoutdatei zu speichern. Beim Öffnen des Archivs werden dann die Menüs und die Tabelle entsprechend angepasst.

Diese Option gilt für alle Anwender im Netzwerk: ein Grund mehr, die Layoutgestaltung nur dem Administrator zu erlauben.

Um die Tabelleneinstellungen im Layout zu hinterlegen, passen Sie die Tabelle bitte zuerst an, öffnen Sie dann den Layoutdesigner und klicken Sie auf Optionen | Dokumenttabelle im Layout speichern.

In der Enterprise-Version können Sie auch das Hauptmenü hinterlegen: passen Sie es zuerst an, öffnen Sie dann den Layoutdesigner und klicken Sie auf Optionen | Hauptmenü im Layout speichern.

Siehe auch

Layout wählen

Layoutdesigner-Optionen

Beispiel "Datenfeld Kunde"

Erweiterte Datumssuche

Makro-Funktion SetControl

Mausschaltfläche im Layout

Sprachdateien

Dokumenttypen

Anwendungen registrieren

Der Office Manager verwaltet Informationen und Einstellungen zu den verschiedenen Windows-Programmen in seiner Anwendungsdatenbank. Dies ermöglicht die individuelle Steuerung der Programme, benutzerdefinierte Funktionen und beispielsweise die erweiterte Zeichnungsverwaltung.

Beim ersten Programmstart richtet der Assistent bereits die wichtigsten Windowsanwendungen ein. Fehlende Anwendungen werden, sofern möglich, automatisch registriert. Wenn Sie beispielsweise eine Dokumentdatei per Drag&Drop auf den Office Manager schieben und keine passende Anwendung vorhanden ist, wird diese nach Rückfrage registriert.

Sie können weitere Programme definieren oder bestehende bearbeiten und beispielsweise zusätzliche Funktionen erstellen. Wählen Sie dazu bitte im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Dokumenttyp:

In der linken Tabelle finden Sie die Liste aller registrierten Anwendungen. Um einen neuen Dokumenttyp zu erstellen, wählen Sie im Menü Dokumenttyp den Eintrag Neu. Klicken Sie auf:

•Neuer Dokumenttyp, um manuell einen neuen Eintrag zu erstellen;

•Neu für Dateiendung, um den Dokumenttyp für bestimmte Dateitypen automatisch zu erstellen.

Im Menü Dokumenttyp finden Sie auch die Assistenten für spezielle Programme. Wählen Sie bitte:

•Assistent, um neue Standardanwendungen automatisch einzurichten;

•E-Mail einrichten, für einen allgemeinen E-Mail-Dokumenttypen;

•Outlook einrichten, um die erweiterten Funktionen für Microsoft Outlook (nicht Outlook Express) zu aktivieren;

•Lotus Notes einrichten, für den Import von Mails aus Notes;

•AutoCAD einrichten, um einen Assistenten für die Einrichtung der erweiterten AutoCAD-Unterstützung aufzurufen.

•Inventor einrichten für Autodesk Inventor (s.a. Detail-Dokumente).

•MegaCAD einrichten für die erweiterten MegaCAD-Funktionen.

Beschreibung der Optionen

Tipp: Nutzen Sie auch die Direkthilfe. Klicken Sie auf ? und anschließend auf die Komponente, zu der Sie weitere Informationen benötigen.

1. Seite "Allgemein"

•Beschreibung des Dokumenttypen, wie z.B. "Word Dokument", "Excel Tabelle", "AutoCAD Zeichnung", "Foto", "Fax". Wählen Sie bitte Umbenennen a, um die Bezeichnung zu ändern.

•Grafik: Die Dokumente können in der Tabelle anhand ihrer Grafiken schneller gefunden werden, wählen Sie bitte eine passende Grafik aus. "Standard-Dateisymbol" und "Programmsymbol" sind erst möglich, nachdem auf Seite Datei der Dateityp angegeben wurde.

•Typ: Für "normale" Dokumente, die mit anderen Anwendungen erstellt werden, wählen Sie die Option Standarddokument in externer Datei.
Für die spezielle Internetfunktion markieren Sie bitte Internetadresse. Es werden dann keine Dokumentdateien sondern Internetadressen verwaltet.
Der Typ E-Mail ermöglicht Ihnen die Verwaltung von E-Mails aus Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora Pro, Lotus Notes und anderen Mailprogrammen. Die E-Mails können sehr einfach per Drag&Drop vom Mailprogramm übernommen werden.
Für einfache Textdokumente (z.B. Notizen) markieren Sie bitte die Option Office Manager Textverarbeitung. Es werden dann keine externen Dokumentdateien verwaltet, die Texte werden direkt in der Archivdatenbank gespeichert.

2. Seite "Datei"

•Dateityp: primäre Endung der Dokumentdateien, wie z.B.: "txt", "doc", "prt".

•Weitere: Liste mit weiteren Dateitypen, die mit dieser Anwendung bearbeitet werden können.

•Standardvorlage: eine Datei, die als Vorlage für neue Dokumente verwendet wird. Diese Standardvorlage ist in der Regel ein leeres Dokument. Viele Windowsanwendungen benötigen immer eine Vorlagedatei, wenn ein neues Dokument erzeugt wird. Beachten Sie bitte, dass eine Vorlage im gleichen Format wie die Dokumente erforderlich ist. Bei Word also keine .dot, sondern eine .doc-Datei.

•Vorlagedateien: eine Liste mit weiteren Vorlagedateien. Definieren Sie z.B. für die Textverarbeitung verschiedene Vorlagen für Briefe, Angebote, Notizen usw. Siehe auch Dokumentvorlagen.

•Dokumente in: Verzeichnis, in dem neue Dokumente gespeichert werden, z.B. C:\DATEN\WORD, C:\MEGAW3D\PRT. Sie brauchen das Verzeichnis nur anzugeben, wenn es vom Standard-Dokumentverzeichnis abweichen soll.

3. Seite "Befehle"

Enthält die Liste aller Befehle, die der Office Manager mit den Dokumenten ausführen kann. Sie können neben den Standardbefehlen "Neu", "Öffnen" und "Drucken" beliebige weitere Befehle erstellen und viele Arbeitsabläufe automatisieren.

Hinweis zum Drucken: Für die erweiterten Druckfunktionen wird der Befehl "PrintEx", für den Standarddialog der Befehl "Print" verwendet.

Siehe auch

Benutzerdefinierte Steuerung

4. Seite "Vorschau"

Auswahl einer Vorschau für die Dokumente.

5. Seite "Sicherheit" (nur Enterprise-Version)

In der Office Manager Enterprise-Version können Sie die Zugriffsrechte für jede einzelne Dokumentdatei festlegen. Die Rechte werden auf Ebene des Betriebssystems zugewiesen und bieten somit die höchste Sicherheit. Unberechtigte Anwender können auch nicht unter Umgehung des Office Managers, also beispielsweise mit dem Windows-Explorer, auf die Dateien zugreifen.

Hier wird die Vorgabe für neue Dokumente diesen Typs festgelegt. Neue Dokumente erhalten die hier eingestellte Sicherheitsrichtlinie als Vorgabewert.

Sofern die Option Berechtigte Benutzer dürfen Richtlinie ändern markiert ist, kann die Sicherheitseinstellung der einzelnen Dokumente angepasst werden (s.a. Eigenschaftendialog). Wenn die Option nicht markiert ist, werden auch eventuelle Vorgabewerte der Importeinstellungen ignoriert.

Voraussetzungen für die Sicherheitseinstellungen:

•Office Manager Enterprise-Version

Übersicht Attribut-Vorgabewerte

Für die Dokumentattribute können unterschiedliche Vorgabewerte definiert werden. Das Programm unterscheidet hierbei zwischen neuen und geänderten Dokumenten, zwischen Importfunktionen, dem Scannen und den Dokumentvorlagen.

•Allgemein gültige Vorgabewerte können Sie im Fenster Felder definieren eingeben.

•Vorgaben für Dokumente, die mit Hilfe der Vorlagen erstellt werden, geben Sie bei der Definition von Dokumentvorlagen ein.

•Für den Import von Dateien können Importverzeichnisse inkl. Vorgabewerten festgelegt werden.

•Beim EMail-Import haben Sie die Möglichkeit, Mailattribute, wie Betreff und Absender zu übernehmen.

Verwendung

Im Office Manager werden die unterschiedlichen Vorgabewerte folgendermaßen angewandt:

A. Neues Dokument erstellen

1.Sie wählen den Befehl Dokument | Neu | Neues Dokument.

2.Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die Attribute als Vorgabewert übernommen.

3.Im Eigenschaftendialog geben Sie die gewünschten Attribute, wie Name und Projekt ein.

4.Nach einem Klick auf OK werden die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute kopiert.

B. Neues Dokument von Vorlage erstellen

1.Sie wählen im Menü Dokument | Neu von Vorlage Beschriebenes Blatt einen Eintrag.

2.Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die Attribute als Vorgabewert übernommen.

3.Die Attribute der Dokumentvorlage werden übernommen.

4.Im Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein und klicken auf OK.

5.Sofern vorhanden, kopiert das Programm nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute.

C. Dokumentdatei importieren

1.Beim manuellen Import, beispielsweise Drag&Drop oder Bearbeiten | Einfügen, werden die Dokumentattribute aus der Gruppierung und dem Projektnavigator übernommen.

2.Die Feldwerte der Importverzeichnisse werden kopiert, sofern das jeweilige Attribut nicht aus der Gruppierung übernommen wurde.

3.Im Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein und klicken auf OK.

4.Sofern vorhanden, kopiert das Programm nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute.

Siehe auch

Automatische Belegerfassung

Vorgabewerte beim Import

Der Office Manager kann bestehende Dokumentdateien per Drag&Drop, aus überwachten Verzeichnissen und mit einer Suchfunktion übernehmen, Internetadressen vom Browser lesen und Papierdokumente scannen.

Sie können hier definieren, wie die Dokumentattribute z.B. aus der Verzeichnisstruktur oder vom Papierdokument gelesen werden. Die linke Seite der Tabelle zeigt die Datenfelder (Attribute) der geöffneten Dokument-Datenbank, die rechte Seite die Feldwerte.

Sie können die Makro-Variablen verwenden, um die Dokumentattribute beispielsweise aus dem Dateinamen zu generieren. Die Auswahllisten in der Spalte Feldwerte beinhalten Beispiele für die Verwendung der Makro-Variablen.

Beispiele:

Feldname

Feldwert

Beschreibung

Name

{Source:Name}

Der Dateiname ohne Endung

Name

{OleSummaryInformation:Title,{Source}}

Das erweiterte Dateiattribut "Titel"

Name

{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}}

Project

{Source:DirPart,2,4}

Die 2. bis 4. Verzeichnisebene

Note

Datei importiert

Fester Text "Datei importiert"

Category

{Source:DirPart,1,1}

Die 1. Verzeichnisebene

Hinweis

Für importierte E-Mails können Sie zusätzliche Attribute definieren (s. Einstellungen, Seite E-Mail).

Siehe auch

Vorgabewerte für Dokumentattribute

Makro-Referenz

Benutzerverwaltung

Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Sicherheit | Benutzer

Die Anwender des Office Managers müssen mit Ihrem Benutzernamen angemeldet werden. Dies geschieht i.d.R. automatisch, indem der Windows-Benutzername verwendet wird. Wenn der Windows-Benutzername nicht verfügbar ist (wenn Sie unter WIN 95 keinen Benutzernamen angeben) müssen Sie sich im Office Manager anmelden.

Die Benutzernamen werden für die Dokumentenverwaltung verwendet. Im Datensatzfeld "Besitzer" steht der Benutzer, der das Dokument angelegt hat. Im Protokoll werden alle Benutzer aufgeführt die mit dem Dokument gearbeitet haben. Wenn in der Suchmaske das Feld Private Suche markiert ist, werden nur die Dokumente angezeigt, die der aktuelle Benutzer angelegt hat.

Windows-Benutzernamen: Die Verwendung des Windows-Benutzernamen hat einige Vorteile. Es wird vermieden, dass sich die Anwender mehrmals anmelden müssen: unter Windows selbst und dann noch beim Office Manager. Es ist sichergestellt, dass der Anwender den gleichen Namen unter Windows und dem Office Manager hat. Die Benutzerverwaltung kann zentral im Windows vorgenommen werden.
Wir empfehlen die Verwendung dieser Einstellung.
Um ein sicheres System zu erhalten, kann der Administrator die Anmeldung für Benutzer sperren, die sich unter Windows nicht mit Ihrem Benutzernamen angemeldet haben.

Interne Benutzernamen: Wenn Sie keine Windows-Benutzernamen verwenden möchten, müssen sich die Anwender bei jedem Start des Office Manager anmelden. Die Benutzernamen sind nicht passwortgeschützt, neue Benutzer werden automatisch angemeldet.

Siehe auch

Dateizugriffsrechte

Zugriffsrechte für Menübefehle

Dateizugriffsrechte

(nur Enterprise-Version)

Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Sicherheit | Dokumente

In der Office Manager Enterprise-Version können Sie die Zugriffsrechte für jede einzelne Dokumentdatei festlegen. Die Rechte werden auf Ebene des Betriebssystems zugewiesen und bieten somit die höchste Sicherheit. Unberechtigte Anwender können auch nicht unter Umgehung des Office Managers, also beispielsweise mit dem Windows-Explorer, auf die Dateien zugreifen.

Voraussetzungen für diese Sicherheitsrichtlinien:

•Windows NT-Betriebssystem (2000, XP, Vista, 7).

•Office Manager Enterprise-Version.

Definieren Sie hier bitte die gewünschten Sicherheitsstufen. Beispielsweise:

•"Normal" oder "Alle" mit Vollzugriff für jeden Benutzer.

•"Office" mit Vollzugriff für die Benutzergruppe Office und Nur-Lesen für alle anderen.

•"Personal" mit Vollzugriff für die Personalabteilung und Geschäftsführung, aber keinerlei Rechte für andere Benutzer.

Wichtig: stellen Sie sicher, dass die eingesetzte Software zur Datensicherung Leseberechtigungen für alle Dateien hat!

Im Eigenschaften-Dialog der Dokumente kann dann später für jedes einzelne Dokument eine vordefinierte Sicherheitsstufe ausgewählt werden.

Siehe auch

Dokumenttypen, Seite Sicherheit.

Erweiterte Einstellungen

Zugriffsrechte für Menübefehle

Zugriffsrechte für Menübefehle

Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Sicherheit | Befehle

Wenn Sie das Dokumenten-Management-System im Netzwerk einsetzen oder der Computer von mehreren Personen genutzt wird, dann ist es sinnvoll, bestimmte Programmfunktionen für den normalen Benutzer zu sperren.

Sie können zu jedem Menüeintrag die Benutzerrechte definieren. Markieren Sie dazu bitte den gewünschten Menüeintrag in der Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Sichtbarkeit. Im Dialogfenster "Sichtbarkeit" können Sie festlegen, ob die Funktion für jeden oder nur für den Office Manager-Administrator sichtbar ist. In der Enterprise-Version ist es auch möglich, die Programmfunktion nur für ausgewählte Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.

Der Baumknoten "(Grundfunktionen)" beinhaltet einige grundlegende Berechtigungen zu Funktionen, die keinem Menüpunkt zugeordnet sind. Sie können hier beispielsweise festlegen, dass die Attribute oder Dateien aller Dokumente nur von bestimmten Anwendern geändert werden dürfen. Siehe hierzu aber auch die Seite Sicherheit | Regeln, auf der Sie bestimmen können, ob die Anwender nur ihre eigenen Dokumente bearbeiten können.

Tipp: Sie können die Sichtbarkeit von einer anderen Funktion kopieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Funktion, wählen Sie Sichtbarkeit kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine andere Funktion und wählen Sie Einfügen/Ersetzen.

Einschränkungen

Grundsätzlich können Sie alle Menübefehle sperren. Dies führt aber nicht immer zu einer Verhinderung der entsprechenden Programmfunktion. Beispielsweise wird ein Dokumentenarchiv vor dem Öffnen eines anderen geschlossen, auch wenn Datei | Datenbank | Schließen gesperrt ist. Sie können theoretisch auch das Suchen sperren. Trotzdem würden Datenabfragen stattfinden, weil diese auch von anderen Funktionen ausgeführt werden.

Sonderfälle

Datei | Beenden: Wenn der Befehl gesperrt ist, dann wird nicht nur der Menüeintrag ausgeblendet, sondern ein Schließen des Office Manager verhindert. Dies ersetzt die frühere Einstellung "AllowClose=0". In der Regel wird gleichzeitig die automatische Programmausführung beim Start von Windows aktiviert (Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen, Seite Verknüpfungen).
Das Programm kann nur noch von berechtigten Anwendern, dem Updateprogramm und beim Beenden von Windows geschlossen werden.

Ansicht | Optionen | Auswahllisten: Sperrt auch die Befehle zum Ändern von Projekten im lokalen Menü des Navigators und verhindert das Kopieren von Projekten.

Ansicht | Optionen | Datensätze in Speicher laden: Wenn gesperrt, dann ist die Option immer deaktiviert.

Ansicht | Anpassen | Menüs anpassen verhindert alle Menü-Änderungen durch den Anwender. Zurücksetzen ist aber möglich, wenn nicht zusätzlich gesperrt.

Suchen | Volltextsuche blendet auch das primäre Suchfeld Im Index aus.

Siehe auch

Menüs anpassen

Dateizugriffsrechte

Supportartikel: Welche Funktionen sollten gesperrt werden?

Konfigurationsdatei admini.ini

Die INI-Datei "admin.ini" beinhaltet alle globalen Programmeinstellungen. Änderungen nehmen Sie i.d.R. nicht in der Datei selbst, sondern mit dem Menübefehl Ansicht | Optionen | Einstellungen vor.

Um die Systemsicherheit zu erhöhen, können Sie den Menübefehl für normale Anwender verbergen. Ändern Sie die Zugriffsberechtigungen der Datei admin.ini, so dass nur noch der Administrator Schreibrechte hat.

Zum Öffnen der INI-Datei melden Sie sich bitte als Administrator an (Ansicht | Optionen | Administrator) und wählen anschließend im Menü Administrator | Erweiterte Einstellungen | INI-Datei öffnen.

Erweiterte Einstellungen

Folgende Einstellungen können direkt in der admin.ini vorgenommen werden. Sie sind für den normalen Betrieb des Programms nicht erforderlich, können aber in Ausnahmefällen hilfreich sein.

[Document]

DocVersFileName={Doc:FileName,FilePath}{Doc:FileName,Name}_Vers{DocVers:DocVers}.{Doc:FileName,FileExt}

FileNameAllowChar=;.

DocTypeIgnoreDFEF=.Internet.AutoCAD.

UseSystemPopupMenu=1

WarningExecuteCount=20

PrevCreateOle=1

PrevTryThumbnail=0

AcroPdfShowToolbar=1

QuickPdfDpi=72

PdfPageMode=2

SendToMailShowForm=0

DocCombinDefLinkName={Doc:DOCNO}

OpenShellCommand=open

OpenNewDocuments=0

[Image]

JPegQuality=80

SkewDetectWidth=

SkewDetectAngle=

ConvBWMode=-1

ConvBWModeBC=126

[Database]

QuoteChar="

CursorLocation=1

CursorType=3

LockType=1

CacheSize=10

SysChar2WildeCard=1

SearchOperatorOR=<<OR>>

SearchExactChar=$

DefaultSearchMode=2

ConnectionString=Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=%s;Persist Security Info=False

SysThreadInterval=60000

[Admin]

HttpProxy=123.123.123.123:80:User:Password

AllowClose=0 ab Version 11.0 nicht mehr möglich: bitte Befehl "Beenden" sperren

[Optimize]

AutoSearchDelay=1000

DocUpdateEditDate=0 ab Version 10.0 nicht mehr möglich: bitte Datenfeld EDITDATE löschen

[View]

LanguageIniFile=G:\OfficeManager\english.ini

[FullTextIndex]

OleToTxt=0

OmftiPath=T:\OmFti\

DeleteOmftiFile=1

UpdateOnActivate=0

FileUpdateSpan=2

UseSearchWords=1

CharsetAdd=-

TiffOcrTag=10

RtfMode=1000000

UseAutoInc=1

UseReservedIDs=1

OcrModiOpt=3

OcrTransymOpt=1

OcrCreateBackup=0

ThreadConnectionString=Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=%s;Persist Security Info=False

[Import]

BrowserDDE=ddeservice

IgnoreExt=.omp.tmp.

IgnoreOmExt=.lay.itm.

ImpDirTimerInterval=120000

ShowDlgDirWatch=1

[DirWatch]

AcceptorMachines=.rechner1.rechner2.

AllowCancel=0

MaxFileListCount=150

FileListEx=1

HandledEvents=.1.

FileListEx=1

[ImportFax]

AllowCancel=0

[ImportFaxDefaultFields]

Category=Faxeingang

[Secure]

DefineAccessRights=0

CompareAccessRights=1

AllowOwnerToUnlock=0

[ToDo]

TimerInterval=60000

TimerFirstInterval=10000

RemindSoundFile=C:\Windows\Media\sound.wav

[ExtensionCompatibility] ab Version 10.0 nicht mehr möglich, wird automatisch erkannt

.tif=.001

[ScriptControl]

TimeOut=-1

UseSafeSubset=1

[Macro_ReadAdminIni]

Variable=123

Entwicklerhilfe

Der Office Manager bietet Ihnen eine umfangreiche Makrosprache und den Zugriff auf Skriptsprachen, wie Visual Basic und JScript. Sie können das Programm mit diversen Programmiersprachen automatisieren.

Makros finden Verwendung bei der Steuerung von Anwendungsprogrammen, den benutzerdefinierten Menübefehlen, Import-Feldwerten und vielen Programmoptionen, wie beispielsweise dem Dokumentenverzeichnis.

In diesem Kapitel:

Makro-Editor

Menübefehle im Makro aufrufen

Aufruf aus Fremdprogrammen

Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen

Mausschaltfläche im Layout

Formatparameter für Dateien

Formatparameter für Datum

Struktur der Dokumentdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank

Makro-Referenz

COM-Referenz

Siehe auch Seite

Office Manager Developer Network omdn.officemanager.de

Makro-Editor

ScriptEditor Skripteditor mit Syntaxhervorhebung und Funktionshilfen

Zum Öffnen des Editors wählen Sie beispielsweise im Menü Datei | Makro den Befehl Makroeditor:

Zum Bearbeiten eines vorhandenen Makros wählen Sie bitte im Menü Datei | Öffnen. Die Skriptsprache wird anhand der Dateiendung erkannt: VBScript prüfen Sie diese bitte.

Geben Sie Quelltext in den Editor ein. Sie können auch eine Funktion aus der rechten Liste übernehmen: bewegen Sie dazu den Cursor an die gewünschte Stelle im Editor und doppelklicken Sie auf eine Funktion in der Liste. Die markierte Funktion wird dann an der Cursorposition im Editor eingefügt.

Wenn Sie die Office Manager Makrosprache "OmAPI" verwenden, können mit einem Klick auf ? die Hilfeseite zur markierten Funktion öffnen.

Zum Testen des Skripts wählen Sie bitte den Befehl Makro | Ausführen Run. Eventuelle Meldungen des Interpreters werden in der unteren Liste ausgegeben.

Verschlüsselte Makros

Sie können die Makrodatei verschlüsseln und somit vor Manipulationen schützen. Erstellen Sie dazu das Makro im Editor und speichern Sie es ab (z.B. Datei.omac). Wählen Sie anschließend den Befehl Datei | Verschlüsselt speichern. Es wird eine gleichnamige Datei mit der Endung *.*en erstellt (z.B. Datei.omacen). Geben Sie diese verschlüsselte Datei weiter und heben Sie die Originaldatei auf, damit Sie weiterhin auf den Code zugreifen können. Die verschlüsselte Version kann nicht mehr entschlüsselt und bearbeitet werden!

Siehe auch

Referenz der Variablen und Funktionen

Aufruf aus Fremdprogrammen

Sie können von Fremdprogrammen aus auf die Office Manager-API zugreifen und Makro-Variablen oder -Funktionen ausführen. Senden Sie dazu bitte eine Windows-Botschaft an das Office Manager-Hauptfenster, nutzen Sie das Tool "SendToOM.exe" oder die COM-Automatisierung:

1. Eine Windows-Botschaft senden Sie mit der Windows API-Funktion SendMessage:

 LRESULT SendMessage(

    HWND hWnd,     // Fensterhandle

    UINT Msg,      // zu sendende Nachricht

    WPARAM wParam,   // erste Parameter

    LPARAM lParam    // zweiter Parameter

   );

Das Fensterhandle ermitteln Sie mit der Windows API-Funktion FindWindow('TFormOmMain', NULL).

Die zu sendende Nachricht Msg ist "WM_COPYDATA". Der erste Parameter ist NULL. Der zweite Parameter enthält die Office Manager Makrobefehle, beispielsweise "{ImportFile:C:\Import\Erste Datei.pdf}{ImportFile:C:\Import\Zweite Datei.pdf}".

2. Eine einfachere Möglichkeit ist die Verwendung des Hilfsprogramms SendToOM:

Starten Sie das Programm einfach mit den Makrobefehlen als Parameter, beispielsweise:

C:\Programme\..\SendToOM.exe "{ImportFile:C:\Import\Erste Datei.pdf}{ImportFile:C:\Import\Zweite Datei.pdf}"

Die Makrofunktion ImportFile ist die primäre Funktion von SendToOM. Für den Dateiimport können Sie also auch einfach mehrere Dateien als Startparameter übergeben:

C:\Programme\..\SendToOM.exe "C:\Import\Erste Datei.pdf" " C:\Import\Zweite Datei.pdf"

3. Office Manager COM-Server

Erzeugen Sie bitte das COM-Objekt "om.OfficeManagerApp" beispielsweise mit Visual Basic Script:

set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp")

omapp.ImportFile("C:\Import\Erste Datei.pdf")

Siehe auch

Referenz der Variablen und Funktionen

Referenz des COM-Servers

Benutzerdefinierte Steuerung von Programmen

Wenn die vom Windows bereitgestellten Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente an ihre Grenzen stoßen, dann können Sie eigene Befehle erstellen und Ihre Arbeit mit den Dokumenten automatisieren.

Wählen Sie bitte im Menü Ansicht | Optionen den Eintrag Dokumenttyp, markieren Sie den entsprechenden Dokumenttyp und wechseln Sie auf die Registerseite "Befehle".

Wählen Sie den gewünschten Befehl (new, open, print, ...) aus oder erstellen Sie einen neuen Befehl. Markieren Sie bitte die Option Benutzerdefinierte Steuerung der Anwendung und klicken Sie auf den Schalter Erweitert, um die Befehlsparameter zu definieren.

Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1. Befehlszeilen-Steuerung

Das Anwendungsprogramm wird mit den angegebenen Parametern gestartet. Markieren Sie Datei als Startparameter und/oder geben Sie weitere Startparameter an. Siehe auch Beispiel.

2. Makro-Steuerung

Der Befehl wird mit einem Skript ausgeführt. Geben Sie bitte die Variablen und Funktionen ein. Siehe auch: Beispiel Schriftkopf-Erzeugung für MegaCAD.

Das Kombinationsfeld Befehl automatisch ausführen, wenn folgendes Ereignis eintritt bleibt in der Regel leer. Mit diesen Ereignissen wird beispielsweise die dynamische CAD-Anbindung realisiert.

Menübefehle im Makro aufrufen

Zugriff auf Office Manager-Menübefehle aus der Makroverarbeitung.

Syntax: {OmAPI:Function[,Parameter]}

Die OmAPI ermöglicht Ihnen u.a. die Ausführung eines Office Manager-Menübefehls aus der Makrobearbeitung.

Um eine Liste aller Menübefehle zu erhalten, wählen Sie bitte im Menü Administrator | API-Befehl oder öffnen Sie den Makroeditor. Geben Sie "{OmAPI:ListMainMenuEntries}" ein und klicken Sie auf OK.

Function:

(Action): ruft einen Office Manager-Menübefehl auf. Die Namen der Befehle finden Sie in der Liste der Hauptmenüeinträge (s. oben) oder mit Hilfe menüorientierten Support-Suche.

ListMainMenuEntries: Erstellt eine Liste mit den Namen aller Menübefehle (s. oben).

RegisterOMP: Verknüpft die Office Manager-Dateitypen (*.omp u.a.) mit dem Office Manager.

SetAutoRun: Setzt die Autostart-Option. Parameter 1 aktiviert und Parameter 0 deaktiviert den Autostart.

CreateDemoDocs: Erzeugt Demodatensätze im geöffneten Archiv. Liest dazu die Datei "..\Examples\import.xml" ein.

CreateTestDocs,(Anzahl): Erzeugt Dokumentdatensätze und Dateien für Testzwecke.

SaveDocGridProperties,Dateiname: speichert die Spalteneinstellungen der Dokumenttabelle in der angegebenen Datei (*.grd).

LoadDocGridProperties,Dateiname: lädt die Spalteneinstellungen der Dokumenttabelle aus der angegebenen .grd-Datei.

SaveMenuProperties,Dateiname: speichert die Menüeinstellungen in der angegebenen Datei (*.mnu).

LoadMenuProperties,Dateiname: lädt die Menüeinstellungen aus der angegebenen .mnu-Datei.

RegisterTemplates,Dokumenttyp: registriert alle Vorlagedateien im Pfad (gemeinsame Dateien)\Template für den Dokumenttyp.

Siehe auch

Makro-Referenz

Mausschaltfläche im Layout

Mit Hilfe des Layout-Designers können Sie Mausschaltflächen für die Makro-Ausführung erstellen.

•Wählen Sie bitte im Hauptmenü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen das gewünschte Formular.

•Der Layout-Designer wird geöffnet:
Layout bearbeiten: Mausschalter

•Klicken Sie auf Schalter und platzieren Sie den Schalter im Layout.

•Geben Sie bei Text bitte die Schalterbeschriftung und bei Makro die auszuführenden Makrobefehle ein.

•Wenn der Schalter eine Grafik enthalten soll, dann können Sie entweder ein Bild darauf platzieren oder bei Text die Nummer der Menügrafik in geschweiften Klammern angeben, beispielsweise "{25}Anleitung".

•In der geschweiften Klammer kann zusätzlich ein Hinweis (Kurzhilfe) angegeben werden. Trennen Sie den Text bitte mit Komma von der Grafik: "{25,Öffnet die Anleitung}Anleitung". Falls keine Grafik, aber ein Hinweis angegeben werden soll, dann geben Sie bitte -1 für die Grafik an: "{-1,Öffnet die Anleitung}Anleitung".

Im obigen Beispiel lautet die Beschriftung "Anleitung" und der Makrobefehl "{ShellExecute:G:\Office Manager\Anleitung Archivierung.pdf}". Wenn der Benutzer auf den Schalter klickt, wird das PDF-Dokument "Anleitung Archivierung.pdf" geöffnet.

Für die Ausführung umfangreicher Skripte sind die Befehle ExecuteMacroFile und ScriptControl geeignet.

Sicherheitshinweis

Der auszuführende Makrobefehl wird in der Layoutdatei (*.lay) gespeichert. Schützen Sie diese Datei vor unberechtigten Manipulationen mit Hilfe von Dateizugriffsberechtigungen von Windows.

Siehe auch

Makro-Referenz

Layout-Designer

OMDN: Schaltfläche im Menü hinterlegen

Zugriff auf Auswahllisten

Office Manager-Auswahllisten von außen lesen oder bearbeiten

Die Auswahllisten für Projekte, Gruppen u.a. werden entweder in der Archivdatenbank oder in Textdateien (*.itm) gespeichert. Innerhalb des Office Managers bearbeiten Sie die Listen mit dem Menübefehl Ansicht | Optionen | Auswahllisten.

In den Feldeigenschaften legen Sie fest, ob die Liste in der Datenbank oder in Textdateien (Option Globale Liste für alle Archive) gespeichert wird.

A. Auswahllisten in Textdateien

Wenn Sie die Listen mit einer anderen Software aktualisieren möchten, empfiehlt sich die Speicherung in Textdateien:

1.Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank | Felder definieren und markieren Sie die Auswahlliste, auf die Sie von außen zugreifen möchten.

2.Verwenden Sie einen Eingabestil mit Liste oder strukturierter Liste. Aktivieren Sie die Option Globale Liste für alle Archive (dies legt das Speichern in Textdatei fest):
Eingabestil festlegen

3.Klicken Sie auf Übernehmen und anschließend auf Schließen.

4.Wählen Sie im Menü Datei | Information. Auf der Seite "Auswahllisten" finden Sie den Namen der .itm-Datei, in der die Liste gespeichert wird. Alle globalen Listen befinden sich im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien.
System-Informationen: Auswahllisten

5.Sie können die Textdatei mit einer anderen Software lesen und schreiben. Der Office Manager liest die Listen beim Öffnen der Datenbank neu ein.

B. Auswahllisten in der Archivdatenbank

1.Wählen Sie, wie unter A, den Menübefehl Datei | Datenbank | Felder definieren und deaktivieren Sie die Option Globale Liste für alle Archive.

2.Die Listen werden in der Archivdatenbank in Tabelle ITEMLISTS gespeichert.

3.Erstellen Sie vor ersten Tests bitte eine Sicherungskopie der Datenbank.

4.Sie können sich mittels ODBC oder OLE-DB/ADO mit der Datenbank verbinden. Archive mit der Endung .omp sind MS Access-Datenbanken, Dateien mit der Endung .omcs sind Verweise auf SQL-Datenbankserver. Den ADO-ConnectionString der Office Manager-Datenverbindung finden Sie unter Datei | Information, Seite Datenbanken | Archiv.

Format der Auswahllisten

Die Listen sind als einfacher Ansi-Text gespeichert, jeder Listeneintrag steht in einer eigenen Zeile. Bei strukturierten Listen beachten Sie bitte folgendes Beispiel:

Haupteintrag

Haupteintrag\Zweite Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Erster Eintrag in 3. Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Zweiter Eintrag in 3. Ebene

Haupteintrag\Zweite Ebene\Dritter Eintrag in 3. Ebene

Zweiter Haupteintrag

Office Manager-Dateitypen

Endungen der Dateien, die vom Office Manager verwendet werden.

.omp

Archivdatenbank im MS Access-Format

.omcs

Steuerdatei für Archivdatenbanken auf SQL-Servern

.apl

Anwendungsdatenbank, Definition der Dokumenttypen

.aplcs

Steuerdatei für Anwendungsdatenbanken auf SQL-Servern

.omac

Makro mit Office Manager API-Befehlen

.omacen

Verschlüsseltes Makro mit Office Manager API-Befehlen. (Visual Basic=.vbsen, JScript=.jsen).

.omini

Toolup-Dateien, die Sie bei Bedarf vom Support erhalten

.grd

Einstellungen der Dokumenttabelle, wenn im Layout gespeichert

.dxb

Einstellungen des Hauptmenüs, wenn im Layout gespeichert

.repini

Einstellungen "Report drucken"

.omfti

Temporäre Textdatei der Volltextindexierung

.lay

Layout

.itm

Auswahllisten, die für alle Archive gelten

.lst

Textdatei mit Listen

Die Datenbankdateien sind unter Windows dem Office Manager zugeordnet. Sie können z.B. eine omp-Datei im Windows-Explorer doppelklicken, um den Office Manager mit diesem Archiv zu starten.

Datenbanken auf SQL-Servern und ODBC-Datenquellen (nur Enterprise-Version) werden über eine .omcs bzw. .aplcs-Datei geöffnet. Die Treiber- und Datenbankverbindungsparameter sind in dieser Verknüpfungsdatei gespeichert. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Eintrag Eigenschaften, um die Verknüpfungsdatei zu bearbeiten.

Siehe auch: Beschreibung der Office Manager-Systemdateien.

Startparameter

Der Office Manager öffnet beim Programmstart die in den Einstellungen angegebenen Datenbanken. Diese Einstellungen sind in der Windows-Registrierdatenbank gespeichert. Sie können das Programm aber auch mit einer Datenbank als Parameter starten, um diese zu öffnen.

Beispiel:

•om.exe g:\daten\ompro\archive\MeinArchiv.omp

•om.exe g:\daten\ompro\archive\MeineAnwendungsDB.apl

Erweiterte Parameter:

•ImportPath=Verzeichnis, automatisiert den Dateiimport

•startlog=C:\Temp\om.log, Startvorgang in Logdatei schreiben

•ShowErrorToFile=Dateiname: Fehlermeldungen werden nicht als Dialog ausgegeben, sondern in die Textdatei gespeichert (gilt nicht für alle Meldungen).

Geben Sie immer den kompletten Pfad an. Die Parameter werden mit einem Leerzeichen voneinander getrennt. Wenn Sie Pfade mit Leerzeichen angeben, dann muss der komplette Parameter in Anführungszeichen geschrieben werden.

Sprachdateien

Teil-Übersetzung der Programmoberfläche

Neben der Auswahl einer Standardsprache (Menü Ansicht | Anpassen | Sprache) erlaubt der Office Manager eine Übersetzung der Menübefehle in beliebige andere Sprachen.

1.Melden Sie sich bitte als Administrator an (Menü Ansicht | Optionen | Administrator).

2.Öffnen Sie den Makroeditor (Datei | Makro | Makro-Editor).

3.Wählen Sie die Skriptsprache "OmAPI.

4.Geben Sie folgenden Quelltext ein (statt "english" verwenden Sie den Namen der Sprache):
{SaveLanguageFile:{Self:CommonFilesPath}english.ini}

5.Klicken Sie bitte auf Makro | Ausführen Run und schließen Sie den Editor.

6.Öffnen Sie die admin.ini und geben Sie folgendes ein (statt "G:\Office.." verwenden Sie bitte den Dateinamen der  zuvor erzeugten Datei):
[View]
LanguageIniFile=G:\OfficeManager\english.ini

7.Speichern Sie die admin.ini

8.Öffnen Sie die zuvor erstellte Datei "english.ini" im Notepad oder einem anderen Texteditor und übersetzen Sie die gewünschten Texte.

9.Speichern Sie die Datei und starten Sie den Office Manager neu.

Format der Sprachdateien

Es handelt sich um Standard-INI-Dateien:

[Sektion]

Name=Wert

Sie dürfen nur die Werte übersetzen, keinesfalls den Namen oder die Sektion.

Einige Sektion beinhalten mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Texten:

[PageControl2]

PCImageListIndexError=Index (%d) muss zwischen 0 und %d liegen

PCNoBaseImages=BaseImages wurde nicht zugewiesen

Übersetzen Sie jeweils den Text hinter dem Gleichheitszeichen. Beachten Sie unbedingt, dass Variablen, wie "%d" oder "%s" erhalten bleiben und in ihrer Reihenfolge nicht geändert werden. Es würde sonst zu Laufzeitfehlern kommen.

Die Sektionen der Menübefehle haben folgenden Aufbau:

[FormOmMain.dxBarManMain.MDocNew]

Caption=&Neues Dokument...

Hint=Neues Dokument|Neues Dokument mit Standardfeldwerten erstellen

ShortCut=Strg+N

Caption: der Text des Befehls im Menü. Das Zeichen & kennzeichnet die im Menü unterstrichene Zugriffstaste. Es ist üblich, drei Punkte hinter den Text zu schreiben, wenn der Befehl nicht sofort ausgeführt wird. Wenn sich z.B. ein Dialogfenster öffnet, in welchem man den Befehl abbrechen kann.

Menübefehl mit Kurztasten

Hint: Kurzhilfe, die an der Maus erscheint, sobald diese über einer Schaltfläche ruht. Wenn gewünscht, kann eine kurze und eine lange Hilfe definiert werden: vor dem | steht die kurze und dahinter die lange Hilfe. Die kurze Version erscheint an der Maus und die lange Version in der Statuszeile. Lassen Sie da Zeichen | einfach weg, wenn Sie nicht zwischen kurzer und langer Version unterscheiden möchten.

Kurzhilfe, kurze Version

Kurzhilfe, lange Version

Shortcut: Angabe einer Kurztaste, wie beispielsweise Strg-N.

Glyph: zusätzlich können Sie die Zeile Glyph=(Dateiname) hinzufügen, um das Symbol durch eine andere Grafik zu ersetzen. Die Grafikdatei muss eine Windows-Bitmap (*.bmp) mit 16x16 Punkten sein.

Siehe auch

Menüs anpassen

Menü Anpassen | Sprache

Datenbankverknüpfungsdateien

Format der .omcs und .aplcs-Dateien

nur Enterprise-Version

Die Verknüpfungsdateien sind wie INI-Dateien aufgebaut und enthalten Treiberinformationen zum Dokumentarchiv oder der Anwendungsdatenbank. Diese Dateien werden beim Anlegen neuer Datenbanken (Menü Datei | Datenbank | Neu) mit den entsprechenden Parametern erstellt. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Eigenschaften, wenn Sie Änderungen an den Treiber-Einstellungen vornehmen möchten.

Aufbau der Verknüpfungsdateien:

Einige Angaben sind optional

[AdoConnection]

ConnectionString=Provider=SQLOLEDB.1;Integrated Security=SSPI;
         Persist Security Info=False;Initial Catalog=OmArchiveNew;
         Data Source=Mathilde

LoginPrompt=0

ConnectionTimeout=15

CommandTimeout=30

CursorLocation=1

SetUpdateCriteria=1

[Database]

Caption=Meine Datenbank

CursorType=3

LockType=1

CacheSize=10

DateFormat=yyyy"-"mm"-"dd hh:nn:ss

Struktur der Archivdatenbank

Das Dokumentarchiv beinhaltet folgende Datenbank-Tabellen:

DOCUMENT

Tabelle der aktiven Dokumente

DOCARCH

Tabelle der archivierten Dokumente (nur CS)

DOCCOMBIN

Verknüpfungstabelle für Kombinationen

DOCFLD

Eigenschaften der Dokument-Datenfelder

DOCBLOBS

binäre Felder

DOCVERS

Dokumentversionen

FLDTEMPL

Dokumentvorlagen

DOCPRTCL

Protokoll

TODO        

Tätigkeiten

ITEMLISTS

Auswahllisten, die nur für dieses Archiv gelten

FTIWORD

Wörter des Volltextindex

FTIWID

Dokumentverknüpfungen Volltextindex

INDEXER

Dokumentliste für ServerIndexer

LAYOUT

Standardlayout

IDENTNO

Schlüsselnummern

DBOPTION

Einstellungen der Datenbank

Sie können den Inhalt einer Tabelle betrachten, indem Sie im Menü Administrator | Tabelle anzeigen auf die entsprechende Tabelle klicken.

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Dokumentattribute definieren

Tabelle Document

Tabellen DOCUMENT, FLDTEMPL und DOCARCH

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N *

Schlüssel

APPLNAME

A(100)

Dokumenttyp

DOCNO

A(20)

Nummer

NAME

A(20)

Name

PROJECT

A(80)

Projekt

CATEGORY

A(30)

Gruppe

STATE

A(30)

Status

USERNAME

A(30)

Besitzer

MAILFROM

A(30)

EMail-Absender

TEMPLATE

A(254)

Vorlagedatei

FILENAME

A(254)

Name der verknüpften Datei

FAVORITE

L

Favorit

DOCTYPE

A(2)

Typ des Dokuments

ACCESSRIGHTS

A(40)

Dateizugriffsrechte

FTIWORDS

A(100)

zusätzliche Schlagwörter für Volltextsuche

CREATEDATE

@

Erstellt

FTIUPDATE

@

Datum Datei-Indexierung

LASTREMARK

A(150)

Ereignisse

DOCGUID

A(38)

global eindeutiger Schlüssel

CLONEGRP

N

Verknüpfungs-ID von Klonen

COMBINCNT

N

Anzahl von Kombinationen

NOTES

M

Notizen

RTFTEXT

nur in Tabelle FLDTEMPL:

TEMPLATENAME

A(50)

Vorlagenname

TEMPLATETYPE

A(10)

Vorlagentyp

SHOWDLG

L

Eigenschaftendialog öffnen

SECVISIBLE

M

Sichtbarkeit der Vorlage

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Dateiabhängige Dokumentattribute

Dokumentattribute definieren

Dateiabhängige Dokumentattribute

Die Archivdatenbank kann Datenfelder für verschiedene Dateiattribute beinhalten und diese automatisch aktualisieren. Wählen Sie bitte im Menü Datei | Datenbank den Befehl Felder definieren, um diese hinzuzufügen. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf den Schalter Neu.

Dateiattribut

Archiv-Feldname

Empfohlene Bezeichnung im Archiv

Bemerkung

Besitzer (Owner)

FILEOWNER

Dateibesitzer

Username or Group 4)

FILEOWNERFULL

Dateibesitzer

Domain\Username 4)

USERNAME

Besitzer

1)

Erstellt am

FILECREATE

Datei erstellt

4)

CREATEDATE

Erstellt

2)

Geändert am

FILEEDIT

Datei geändert

4)

Letzter Zugriff am

EDITDATE

Geöffnet

Zuletzt geöffnet (veraltet)

FILELASTACCESS

Letzter Dateizugriff

3) 4)

Dateigröße

FILESIZE

Dateigröße

4)

Seitenzahl

FILEPAGECOUNT

Seiten

4), s.a. unterstützte Formate

Wortanzahl

FILEWORDCOUNT

Wörter

4) 5)

Dateischutz, Revisionssicherheit

FILEPROTECTED

Geschützt

erkennt z.Zt. nur verschlüsselte und signierte PDF 4)

E-Mail Anlage vorhanden

MAILATTACHICO

Anlage

Liste der E-Mail Anlagen

MAILATTACHLST

Anlagen

1)
Das Dokumentattribute "USERNAME" enthält den Office Manager-Namen des Anwenders, der das Dokument erstellt bzw. importiert hat.

2)
CREATEDATE wird beim Hinzufügen des Dokuments von der aktuellen Zeit oder, wenn geeignet, vom Dateidatum "Erstellt" übernommen und später nicht mehr aktualisiert.

3)
FILELASTACCESS hat wenig Aussage, beispielsweise wird das Datum auch aktualisiert, wenn der Office Manager die Seitenzahl einer PDF ermittelt.

4)
Felder werden auch für archivierte Dokumente aktualisiert.

5)
Eine vollständige Auswertung findet nur während der Volltextindexierung statt.

Siehe auch

Datenbankpflege, Option Dateiattribute aktualisieren

Makro-Funktion UpdateDocAttributesFromFile

Tabelle DocCombin

Verknüpfungstabelle der internen Dokument-Kombinationen.

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N *

Schlüsselnummer des Dokuments

LINKID

A(38) *

Verknüpfungsname

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Fenster Dokumentverknüpfungen

Tabelle DocFld

Die Tabelle beinhaltet die programminternen Eigenschaften der Dokumentattribute.

Feldname

Typ

Beschreibung

FIELDNAME

A(30) *

Name des Attributs

CAPTION

A(30)

Bezeichnung des Attributs

VISIBLE

L

Feld verbergen

ALLOWEMPTY

L

Pflichtfeld

SHOWINSEARCHMENU

L

Eintrag im Menü Suchen

EDITSTYLE

N

Bearbeitungs-Stil

UPDATELIST

L

Liste automatisch erweitern

FILEPATH

A(200)

Format für Datei- und Kontaktlisten

MULTISELECT

L

Mehrfachauswahl

GLOBALLIST

L

Liste für alle Archive

OMCASE

N

Schreibweise (groß/klein)

VALNEW

A(254)

Vorgabewert für neue Datensätze

VALEDIT

A(254)

Vorgabewert bestehender Datensätze

SECEDITABLE

M

Sichtbarkeit

SECVISIBLE

M

Bearbeitbarkeit

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Dokumentattribute definieren

Tabelle DocBlobs

Die Tabelle beinhaltet binäre Dokumentattribute.

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N *

Dokumentschlüssel

RTFTEXT

M

Text für interne Textverarbeitung

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle DocVers

Tabelle beinhaltet die Dokumentversionen.

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N *

Dokumentschlüssel

DOCVERS

N *

Schlüssel der Version

NAME        

A(80)

Name

FILENAME

A(254)

Name der verknüpften Datei

CREATEDATE

@

Erstellt

USERNAME

A(30)

Besitzer

CMDUSAGE

A(30)

reserviert

NOTES

M

Notizen und Details

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle DocPrtcl

In der Tabelle werden die Dokumentzugriffe protokolliert.

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N

Dokumentschlüssel

CREATEDATE

@

Protokolldatum

USERNAME

A(60)

Besitzer

PROTOCOL

A(254)

Protokolltext

GROUPGUID

A(38)

ID verknüpfter Protokolle

PRTCLTYPE

N

Protokolltyp

DMSVERS

A(20)

Office Manager-Version

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle ToDo

Tabelle der Aufgabenverwaltung.

Feldname

Typ

Beschreibung

DOCID

N

Dokumentschlüssel

ADDRID

N

Adressenschlüssel (reserviert)

TODOID

N

Aufgabenschlüssel

TODONAME

A(80)

Tätigkeitsbeschreibung

TODODATE

@

Datum und Uhrzeit der Aufgabe

HINTPOPUP

L

Erinnerung

HINTDATE

@

Datum und Uhrzeit der Erinnerung

PERIOD

A(20)

geplante Dauer

TODOTYPE

A(20)

Tätigkeitstyp

CREATORNAME

A(30)

geplant von

USERNAME

A(30)

geplant für

PRIVAT

L

private Aufgabe

PRIORITY

A(20)

Priorität

TODOGUID

A(38)

globaler Schlüssel

NOTES

M

Notizen

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle ItemLists

Die Tabelle beinhaltet Auswahllisten, die nur für dieses Archiv gelten. Globale Listen werden in *.itm-Dateien im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien gespeichert.

Feldname

Typ

Beschreibung

ITMNAME

A(30)

Listenname

ITMLIST

M

Listeninhalt

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle FtiWord

Die Tabelle beinhaltet Wörter und Schlüsselnummern für den Volltextindex. Bei der Suche wird zuerst die Schlüsselnummer des Wortes aus FTIWORD und anschließend alle Dokument-Schlüssel aus der Tabelle FTIWID gelesen.

Feldname

Typ

Beschreibung

WORD

A(30) *

indexiertes Wort

WORDID

N

Wort-Schlüsselnummer

Siehe auch

Tabelle FTIWID

Struktur der Dokumentdatenbank

Option UseAutoInc

Tabelle FtiWID

Die Tabelle beinhaltet die Schlüsselnummern der Wörter und Dokumente für den Volltextindex. Bei der Suche wird zuerst die Schlüsselnummer des Wortes aus FTIWORD und anschließend alle Dokument-Schlüsselnummern aus der Tabelle FTIWID gelesen.

Feldname

Typ

Beschreibung

WORDID

N*

Wort-Schlüsselnummer

DOCID

N*

Dokument-Schlüsselnummer

Siehe auch

Tabelle FTIWORD

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle TmpSysTask

Die Tabelle beinhaltet Systemaufgaben.

Feldname

Typ

Beschreibung

TBLGUID

A(38) *

Tabellenschlüssel

DOCID

N*

Dokument-Schlüsselnummer

TASKTYPE

N

Aufgabentyp

TASKDATE

@

Datum/Zeit der Ausführung

VALUE1

A(254)

reserviert

VALUEI

N

reserviert

CREATEDATE

@

Datum/Zeit der Erstellung

TRYCOUNT

N

Anzahl bisheriger Versuche

OWNERNAME

A(254)

Name des Erstellers

TASKEX

N

reserviert

LOCKEDBY

A(254)

Sperrvermerk

TaskType

1100: nachträgliche OCR-Texterkennung

1101: nachträgliche OCR-Texterkennung und Verschlüsselung von PDF-Dokumenten für die Revisionssicherheit

1102: nachträgliche OCR-Texterkennung und Signierung von PDF-Dokumenten für die Revisionssicherheit

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle Layout

Die Tabelle beinhaltet das Standard-Layout (reserviert).

Feldname

Typ

Beschreibung

PARENT

A(40)

Name des Containers

POSTOP

N

Position oben

POSLEFT

N

Position links

NAME

A(40)

Name der Komponente

TYPENAME

A(30)

Typname

TYPENO

N

Typnummer

WIDTH

N

Breite

HEIGHT

N

Höhe

CAPTION

A(40)

Bezeichnung, Text

TABLENAME

A(20)

(reserviert)

FIELDNAME

A(20)

verknüpftes Attribut

LOOKUPTABLE

A(20)

Nachschlagtabelle

LOOKUPFIELD

A(20)

Nachschlagfeld

TRANSPARENT

L

Transparenz

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Tabelle IdentNo

Aufzählungsvariablen für Dokumentschlüssel und anderes.

Feldname

Typ

Beschreibung

IDNAME

A(50) *

Schlüsselname

NEXTID

N

nächste Nummer

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

ReadIdentNo

Tabelle DBOption

Die Tabelle speichert Datenbankoptionen.

Feldname

Typ

Beschreibung

OPTNAME

A(100) *

Optionsname

OPTVALUE

A(254)

Optionswert

OPTVALUEEX

M

Langer Optionswert (reserviert)

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank

Struktur der Anwendungsdatenbank (Dokumenttypen)

Die Anwendungsdatenbank beinhaltet folgende Datenbank-Tabellen:

APPL

Dokumenttypen

APPLCMD

benutzerdefinierte Befehle

FILEEXT

Dateiendungen

TEMPLATE

Vorlagedateien

DBOPTION

Einstellungen der Datenbank

Sie können den Inhalt einer Tabelle betrachten, indem Sie im Menü Administrator | Tabelle anzeigen auf die entsprechende Tabelle klicken.

Siehe auch

Struktur der Dokumentdatenbank

Dokumenttypen

Tabelle Appl

Eigenschaften der registrierten Dokumenttypen.

Feldname

Typ

Beschreibung

APPLNAME

A(40) *

Dokumenttyp-Bezeichnung

APPLINTERN

A(40)

Windows-Name

APPLIMAGE

G

Grafik

DOCTYPE

A(2)

Typ

FILEEXT

A(20)

primäre Dateiendung

VISIBLECMDS

A(10)

sichtbare Standardbefehle

TEMPLATE

A(150)

Standard-Vorlagedatei

COPYTEMPLATE

L

(reserviert)

DOCPATH

A(150)

Dokumentverzeichnis

DOCPREVIEW

A(2)

Art der Vorschau

DOCPREVIEWEXE

A(150)

Vorschauprogramm

CLSID

A(38)

Windows Class-ID

SHELLNEWVALUE

A(30)

Art der Windowsvorlage

SHELLNEWDATA

A(150)

Windows-Vorlagedatei

ICONFILE

A(100)

Windows-Symboldatei

ACCESSRIGHTS

A(40)

Standard-Dateizugriffsrechte

EDITRIGHTS

L

Rechte dürfen geändert werden

WEBHANDLING

N

NEXTVERS

A(20)

(reserviert)

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Dokumenttypen

Tabelle ApplCmd

Befehle der registrierten Dokumenttypen.

Feldname

Typ

Beschreibung

APPLNAME

A(40) *

Dokumenttyp-Bezeichnung

CMDNAME

A(30) *

Befehlsname

CMDCAPTION

A(40)

Befehlsbezeichnung

CHANGEDIR

A(1)

Verzeichnis wechseln

VISIBLE

L

sichtbarer Befehl

SWSHOW

N

Fenstergröße

CONFIRMMSG

A(60)

(reserviert)

CMDTYPE

A(1)

Art der Anwendungssteuerung:
D=Windows-Standard

C=Befehlszeilensteuerung

M=Makrosteuerung

APPLEXE

A(254)

Programmdatei

TERMWAIT

L

auf Programmende warten

FILEASPARAM

L

Datei als Parameter

PARAMS

A(254)

weitere Parameter

MACROLANG

A(30)

Sprache des Befehlsmakros

OMMACRO

M

Makro

EXECEVENT

A(20)

Ereignissteuerung

NEXTVERS

A(20)

(reserviert)

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Benutzerdefinierte Steuerung von Anwendungen

Tabelle FileExt

Die Tabelle enthält weitere Dateiendungen, für die der Dokumenttyp geeignet ist.

Feldname

Typ

Beschreibung

APPLNAME

A(40) *

Dokumenttyp-Bezeichnung

FILEEXT

A(80) *

Dateiendung

CMDIMPORT

A(30)

Importanweisung

CMDEXPORT

A(30)

Exportanweisung

DLGFILTERNAME

A(30)

Bezeichnung

NEXTVERS

A(20)

(reserviert)

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Tabelle Template

Die Tabelle enthält Vorlagedateien.

Feldname

Typ

Beschreibung

APPLNAME

A(40) *

Dokumenttyp-Bezeichnung

TEMPLATENAME

A(40) *

Vorlagenbezeichnung

TEMPLATEFILE

A(254)

Dateiname

TEMPLATEACTIVE

L

(reserviert)

NEXTVERS

A(20)

(reserviert)

Siehe auch

Struktur der Anwendungsdatenbank

Makro-Referenz

Variablen und Funktionen der Office Manager-Makrosprache

Tipp: alternativ zur Makrosprache können Sie auch Visual Basic Script, JScript u.a. verwenden.

Begriff Variable und Funktion:

Variablen geben einen Wert zurück und werden durch diesen ersetzt. Funktionen führen Anweisungen aus ohne selbst durch einen Wert ersetzt zu werden.

Felder der Dokumententabelle

{Doc:FieldName[,FormatParameter]}
Z.B.: Name des Dokumentes = {Doc:Name}, Projekt = {Doc:Project}.

Für den Dateinamen sollte die Variable {CurrDocFileName} verwendet werden, da diese auch die Dokumentversionen berücksichtigt.

{OmDBFieldDoc:FieldName,Variable,[Trennzeichen]}: erweiterte Feldeigenschaften.

Felder der Tabelle DOCBLOBS

{DocBlobs:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der Tätigkeiten

{ToDo:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der archivierten Dokumente

{DocArch:FieldName[,FormatParameter]}

Felder des Dokumentversions-Archivs

{DocVers:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der Anwendungsdatenbank

{Appl:FieldName[,FormatParameter]}
Z.B.: Befehlszeile des Anwendungsprogramms = {Appl:ApplExe}

Felder der benutzerdefinierten Befehle

{ApplCmd:FieldName[,FormatParameter]}
Z.B.: Befehlszeile des Anwendungsprogramms = {ApplCmd:Cmd.ApplExe}

Felder der zusätzlichen Dateierweiterungen

{FileExt:FieldName[,FormatParameter]}

Felder der Vorlagedateien

{Template:FieldName[,FormatParameter]}

Format-Parameter

Mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile aus einer Variablen extrahieren: z.B. Teile eines Dateinamen, des Projektes oder einer kombinierten Datum- und Zeitvariablen.

Kommentarzeilen

Zeilen, die mit # beginnen, und leere Zeilen werden ignoriert. Siehe auch Sonderzeichen.

Bedingte Ausführung

{IF:Bedingung}Anweisungen{ENDIF}: Anweisung für bedingte Ausführung.

{GetFirstNotEmpty:Parameter-Liste}: gibt den ersten, nicht leeren Parameter zurück.

{GetFirstExistingFile:Parameter-Liste}: gibt den ersten Parameter zurück, der den Namen einer vorhandenen Datei enthält.

Liste aller Variablen und Funktionen

AcadArchiveUpdateAttributes

AcadComNewDwg

AcadGetAttributes

AcadSetAttributes

AcroExchGetTextFromRect

AcroExchMergeDocuments

AddDoc

AddDocEx

AddSysTask

AddToDo

AdminINI

Appl

ApplCmd

ArchiveDocument

AutoCaptCreate

AutoCaptDestroy

AutoCaptDocumentText

AutoCaptFtiText

AutoCaptFindMask

AutoCaptFirstCrspWord

AutoCaptKeywordValue

AutoCaptFtiWord

CachedDoc

Calculate

ChangeDir

Chr

ComCreateNewDocument

CopyDocFile

CopyFile

CopyToClipboard

CreateDir

CreateDocFromTemplate

CreateDocVers

CreateKey

CreateKeyStr

CreateLnkFile

CurrApplExe

CurrDocFileName

CurrTableView

Date

DBCheckFieldValue

DBLocate

DBOperation

DBSearch

DBSetField

DDECloseLink

DDEOpenLink

DDESendLine

DDESendMacro

DDESetExeParam

DeleteFile

Dest

Doc

DocArch

DocBlobs

Document

DocumentSearch

DocVers

DocWriteJournal

DxfCreateFrame

ExcelGetCell

ExcelSetCell

ExecDirDlg

ExecInputQuery

ExecOpenDlg

ExecPrintDlg

ExecSaveDlg

ExecSQL

ExecStringDlg

ExecuteDocuments

ExecuteMacroFile

ExecuteOCR

Exit

ExtractAttachment

ExtractDocumentText

ExtractImages

FileAttr

FileExt

FilePageCount

FileSecureTakeOwnership

FileSecureSetRights

FldTempl

Format

FtiGetFirstCrspWord

FtiGetKeywordValue

FtiGetWord

FtiUpdate

GetBackupFileName

GetControl

GetFirstExistingFile

GetFirstNotEmpty

GetPrivVar

GetPublVar

GetTempFileName

GridDocClearSelection

GridDocSelect

GUID

HelpContext

IF

ImgExtractMetaWords

ImgGetProperty

ImgGetTextFromRect

ImgReadBarcode

ImgWriteProperty

ImportFile

IncludeMacroFile

InifileReadStr

InifileWriteStr

LoadLanguageFile

LotusNotesOpenDocument

MailGetProperty

MapiCreateEMail

MegaCreateFrame

MergeDocuments

MessageBeep

MessageDlg

MessageDlgCB

MinimizeApplication

MoveFile

OleDocumentSummaryInformation

OleMessageRegisterFilter

OleMessageRevokeFilter

OleSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

OleSetDocumentSummaryInformation

OleSetSummaryInformation

OleSetUserDefinedProperties

OmAPI

OmDBFieldDoc

OpenDatabase

OpenDlg

OS

OutlookCreateEMail

OutlookOpenEMail

PasteFromClipboard

PDFAddComment

PDFProtectDocument

PrintExDlg

PrintPrnFile

ProcessMessages

RaiseError

ReadAdminIni

ReadIdentNo

ReadIdentNo, Beispiel

ReadLnFile

ReadShortcutURL

RecordCount

RecoverDocument

RegistryReadInt

RegistryReadStr

RegistryWriteInt

RegistryWriteStr

SaveDlg

SaveLanguageFile

ScriptControl

ScriptControlSetOption

SearchField

SelectDocVersions

Self

SendKey

SendKeyStr

SendMouseClick

SetActiveApplication

SetComApplName

SetControl

SetPrivVar

SetPublVar

SetStayOnTop

ShellExecute

ShowApplication

SignDocument

Source

StringReplace

Template

ToDo

UpdateDocAttributesFromFile

Wait

WaitForApplication

WaitForFile

WinAPI

WriteLnFile

Siehe auch

Makro-Editor

Zugriff aus Fremdprogrammen

COM-Referenz

Sonderzeichen

Sonderzeichen in der Office Manager-Makrosprache

1. Kommentarzeilen

Zeilen, die mit # beginnen, werden ignoriert.

2. Klammern

Makrovariablen und -Funktionen werden in geschweiften Klammern { } eingeschlossen. Wenn es erforderlich ist, diese Klammern als Text innerhalb eines Makros auszugeben, sollten Sie die Chr-Variable verwenden, um Komplikationen zu verhindern:

Statt "{" geben Sie bitte "{Chr:123}" und statt "}" bitte "{Chr:125} ein.

3. Kommata

Die Parameter der Makrovariablen und -Funktionen werden mit einem Komma "," getrennt. Wenn ein Parameter das Komma im Text benötigt, dann verwenden Sie bitte die Variable {Chr:44}.

Formatparameter Datei und Text

Mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile aus einer Variablen extrahieren: z.B. Teile eines Dateinamen, des Projektes oder einer kombinierten Datum- und Zeitvariablen.

Format-Parameter:

AsUNC: Datei im UNC-Format (z.B. "\\Server\Freigabe\Daten\Texte\Angebote\Datei.txt").

ChangeExt,ext: Dateiendung ändern (z.B. "C:\Daten\Texte\Angebote\Datei.ext").

CharToOem: Konvertiert den Text in den OEM-Zeichensatz (ASCII). Ist z.B. für ältere MegaCAD-Versionen erforderlich.

CopyChar: Einzelne Zeichen der Variablen. CopyChar müssen 6 Zahlen folgen, die ersten 3 Zahlen geben den Startpunkt, die letzten 3 Zahlen die Anzahl Zeichen an. Schreiben Sie z.B. "CopyChar012003" um die Zeichen 12 bis 15 zu erhalten.

DataType: nur für Datenfelder mit Selektion Current. Der zurückgegebene Text beschreibt den Typ des Datenfeldes, z.B. "ftWideString".

DataTypeOrd: nur für Datenfelder mit Selektion Current. Ordinalwert des Datenfeldtypen (kann in verschiedenen Programmversionen unterschiedlich sein).

Date: Extrahiert den Datumsteil aus einer kombinierten Datum-, Zeitvariablen (s.a. Variable Date).

Dir: Der Dateipfad ohne Laufwerksangabe und abschließendem Backslash (z.B. "Daten\Texte\Angebote").

DirPart,n,m: Ein Teil des Dateipfades. Es werden die Verzeichnisebenen von n bis m zurückgegeben. Wenn n oder m negativ sind, erfolgt die Zählung von hinten.
Bei temporären Dateien ist die Rückgabe immer leer.
Beispiele:
- "DirPath,2,2" gibt die 2. Verzeichnisebene zurück, also "Texte" von der Datei "C:\Daten\Texte\Angebote\Datei.txt"
- "DirPart,1,2" ergibt "Daten\Texte"
- "DirPart,-1,-1" ergibt die letzte Ebene "Angebote"
- "DirPart,-1,-3" ergibt "Daten\Texte\Angebote"
- "DirPart,1,-1" ergibt alle Ebenen (von erster bis letzter), entspricht also dem Parameter Dir.

File: Der Dateiname ohne Pfad, mit Dateiendung wird zurückgegeben (z.B. "Datei.txt").

FileDir: Der Dateipfad ohne abschließendem Backslash (z.B. "C:\Daten\Texte\Angebote").

FileDrive: Die Laufwerksangabe des Dateinamen (z.B. "C:" oder "\\Server\Freigabe").

FileExt: Die Dateiendung ohne den Punkt (z.B. "txt").

FileName: Der komplette Dateiname mit Pfad und Dateiendung (z.B. "C:\Daten\Texte\Angebote\Datei.txt"). Der Parameter FileName ist die Standard-Vorgabe und braucht nicht angegeben werden. Die Rückgabe von {Doc:FileName} entspricht {Doc:FileName,FileName}

FilePath: Der Dateipfad mit abschließendem Backslash (z.B. "C:\Daten\Texte\Angebote\").

FillLeft: Füllt die Variable mit einem angegebenen Zeichen auf, bis eine vorgegebene Länge erreicht ist. FillLeft müssen 3 Zahlen und ein Zeichen folgen. Z.B.: Sie möchten die Dokument-Schlüsselnummer achtstellig mit führenden Nullen erhalten: {Doc:DocID,FillLeft0080}. "008" steht für achtstellig, die folgende "0" beschreibt das Zeichen, mit dem die Variable linksbündig gefüllt wird.

FillRight: Wie FillLeft, die Variable wird jedoch mit folgenden Zeichen aufgefüllt.

FirstChars: Gibt das erste Zeichen des Textes zurück. Bei Backslash-getrennten Texten (z.B. Attribute mit strukturierter Liste) wird das erste Zeichen jeder Ebene zurück gegeben.
Beispiel: {Format:Buchhaltung\Ausgangsrechnung,FirstChars} gibt "BA" zurück.

FirstCrspWord,Words: Gibt das zuerst vorkommende Wort aus der punktgetrennte Liste Words zurück. Dieser Parameter ist für den Import großer Dateimengen geeignet, um beispielsweise die Kategorie (Angebot, Rechnung u.a.) aus dem Dateinamen zu ermitteln.
Beispiel: {Source:FirstCrspWord,{OmDBFieldDoc:Category,Pickitems,.}}
Siehe auch FtiGetFirstCrspWord

IncludeTrailingBackSlash: Stellt sicher, dass der Pfadname mit einem "\" endet.

Main: Gibt den Teil bis vor den ersten "\" zurück. {Doc:Project,Main} extrahiert z.B. das Hauptprojekt bei untergliederten Projekten.

Name: Der Dateiname ohne Pfad und ohne Dateiendung (z.B. "Datei").

NoExt: Der Dateiname mit Pfad, ohne Dateiendung (z.B. "C:\Daten\Texte\Angebote\Datei").

NoSpace: Entfernt alle Leerzeichen.

OemToChar: Konvertiert den OEM-Text (ASCII) in ANSI oder Unicode.

Quote: Setzt den Dateinamen in doppelte Anführungszeichen, wenn er Leerzeichen enthält.

QuoteEver: Setzt den Dateinamen immer in doppelte Anführungszeichen.

Separate,Char,Pos[,Default]: Gibt Teile des Dateinamen bzw. Textes zurück. Char gibt das Trennzeichen und Pos die Nummer des gewünschten Teils an. Als Trennzeichen ist nur ein einfaches Zeichen möglich. Der optionale Parameter Default wird als Rückgabewert verwendet, falls das Trennzeichen nicht vorhanden ist.
Tipp: für mehrere Zeichen vorher StringReplace aufrufen. Beachten Sie, dass bei Dateinamen der komplette Pfad interpretiert wird.
Siehe auch Beispiele.

SeparateName,Char,Pos: Wie Separate, allerdings wird nur der Dateiname ohne Pfad und Endung interpretiert.

Time: Extrahiert den Zeitteil aus einer kombinierten Datum-, Zeitvariablen.

Trim: Entfernt alle Leer- und Steuerzeichen am Anfang und Ende des Textes.

TrimLeft: Entfernt alle Leer- und Steuerzeichen am Anfang des Textes.

TrimRight: Entfernt alle Leer- und Steuerzeichen am Ende des Textes.

Validate: Entfernt alle ungültigen Zeichen aus einem kompletten Dateinamen.

Validate2: Entfernt alle ungültigen Zeichen aus einem Dateinamen ohne Pfad und ohne Endung. Entfernt z.B. auch ".", "\", ":"

%...: Format-Strings %d, %u, %x, %e, %f, %g, %n, %m, %s.
Syntax: "%" [Index ":"] ["-"] [Breite] ["." Genauigkeit] Typ

Hinweis: Wenn Sie keinen oder einen falschen Parameter angeben (z.B. durch einen Schreibfehler), wird immer der komplette Dateiname zurückgeliefert.

Beispiele:

{Doc:Filename}: Es ist kein Formatparameter angegeben. Die Variable liefert den kompletten Dateinamen des Dokumentes zurück: "C:\Daten\Datei.txt".

{Doc:Filename,Name}: Die Variable liefert nur "Datei" zurück.

{Appl:ApplExe,Path}: Das Verzeichnis des Anwendungsprogramms wird zurück gegeben: "C:\Programme\Editor".

{ExecSaveDlg:Textdatei|*.txt,Name}: Der Dateiname ohne Endung, den der Benutzer im Speichern-Dialog eingegeben hat: "Datei".

{Doc:CreateDate,Date}: Liefert nur das Datum der Dokumenterstellung zurück.

{Doc:Name,CopyChar008007}: Liefert "Manager" aus dem Dokumentnamen "Office Manager CS" zurück.

Siehe auch

Makro-Referenz

Format

Formatparameter für Datum

Formatparameter für Datum

Mit dem Parameter wird bei der Konvertierung von Datums- und Zeitwerten deren Format festgelegt.

Einfache Formatparameter

ArchiveSqlDT: formatiert Datum/Zeit zum Eintragen in ein Archiv-Datenfeld, incl. Anführungszeichen.

ApplSqlDT: formatiert Datum/Zeit zum Eintragen in ein Feld der Anwendungsdatenbank, incl. Anführungszeichen.

Year4: gibt das Jahr vierstellig zurück, z.B. "2008".

DayOfTheWeek: gibt 1 bis 7 zurück. 1 entspricht Montag (ISO 8601-konform).

DayOfTheMonth: gibt den Tag des Monats zurück. Mögliche Werte sind 1 bis 31.

DayOfTheYear: gibt den Tag des Jahres zurück, 1 entspricht dem 1. Januar.

HourOfTheDay: gibt die Stunde des Tages zurück. Mögliche Werte sind 0 bis 23.

MonthOfTheYear: gibt den Monat zurück. Mögliche Werte sind 1 bis 12.

WeekOfTheMonth: gibt die Woche des Monats zurück. Mögliche Werte sind 1 bis 6.

WeekOfTheYear: gibt die Woche des Jahres zurück. Mögliche Werte sind 1 bis 53.

QuarterOfTheYear: gibt das Quartal des Jahres zurück. Mögliche Werte sind 1 bis 4.

QuarterOfTheYearEx: gibt das Quartal des Jahres gefolgt von einem Bindestrich und der zweistelligen Jahreszahl zurück (z.B. "2-06").

Erweiterte Formatierung

Die folgende Übersicht enthält die Formatbezeichner in Kleinbuchstaben. Die Groß-/Kleinschreibung in Formaten wird nur bei den Bezeichnern "am/pm" und "a/p" berücksichtigt.

Bezeichner          Anzeige

c
Zeigt das Datum in dem in der globalen Variable ShortDateFormat angegebenen Format an. Dahinter wird die Uhrzeit, in dem in der globalen Variable LongTimeFormat festgelegten Format dargestellt. Die Uhrzeit erscheint nicht, wenn der Datums-/Zeitwert exakt Mitternacht ergibt.

d
Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31).

dd
Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an (01-31).

ddd
Zeigt den Wochentag als Abkürzung (Son-Sam) in den in der globalen Variable ShortDayNames festgelegten Strings an.

dddd
Zeigt den ausgeschriebenen Wochentag (Sonntag-Samstag) in den in der globalen Variable LongDayNames festgelegten Strings an.

ddddd
Zeigt das Datum in dem in der globalen Variable ShortDateFormat angegebenen Format an.

dddddd
Zeigt das Datum in dem in der globalen Variable LongDateFormat angegebenen Format an.

e
Zeigt das Jahr des aktuellen Zeitalters als eine Zahl ohne führende Null an (nur bei japanischen, koreanischen und taiwanesischen Ländereinstellungen).

ee
Zeigt das Jahr des aktuellen Zeitalters als eine Zahl mit führender Null an (nur bei japanischen, koreanischen und taiwanesischen Ländereinstellungen).

g
Zeigt das aktuelle Zeitalter als Abkürzung an (nur bei japanischen und taiwanesischen Ländereinstellungen).

gg
Zeigt das ausgeschriebene Zeitalter an (nur bei japanischen und taiwanesischen Ländereinstellungen).

m
Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Wenn der Bezeichner m unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.

mm
Zeigt den Monat als Zahl mit führender Null an (01-12). Wenn der Bezeichner mm unmittelbar hinter dem Bezeichner h oder hh steht, wird anstelle des Monats die Minute angezeigt.

mmm
Zeigt den Monatsnamen als Abkürzung (Jan-Dez) in den in der globalen Variable ShortMonthNames festgelegten Strings an.

mmmm
Zeigt den ausgeschriebenen Monatsnamen (Januar-Dezember) in den in der globalen Variable LongMonthNames festgelegten Strings an.

yy
Zeigt das Jahr als zweistellige Zahl an (00-99).

yyyy
Zeigt das Jahr als vierstellige Zahl an (0000-9999).

h
Zeigt die Stunde ohne führende Null an (0-23).

hh
Zeigt die Stunde mit führender Null an (00-23).

n
Zeigt die Minute ohne führende Null an (0-59).

nn
Zeigt die Minute mit führender Null an (00-59).

s
Zeigt die Sekunde ohne führende Null an (0-59).

ss
Zeigt die Sekunde mit führender Null an (00-59).

z
Zeigt die Millisekunde ohne führende Null an (0-999).

zzz
Zeigt die Millisekunde mit führender Null an (000-999).

t
Zeigt die Uhrzeit in dem in der globalen Variable ShortDateFormat angegebenen Format an.

tt
Zeigt die Uhrzeit in dem in der globalen Variable LongDateFormat angegebenen Format an.

am/pm
Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String "am" und alle Stunden nach Mittag mit dem String "pm" an. Für den Bezeichner am/pm können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

a/p
Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem Zeichen "a" und alle Stunden nach Mittag mit dem Zeichen "p" an. Für den Bezeichner a/p können Kleinbuchstaben, Großbuchstaben und jede Kombination davon angegeben werden.

ampm
Verwendet die 12-Stunden-Zeitanzeige für den vorhergehenden Bezeichner h oder hh und zeigt alle Stunden vor Mittag mit dem String aus der globalen Variable TimeAMString und alle Stunden nach Mittag mit dem String aus der globalen Variable TimePMString an.

/
Zeigt als Datumstrennzeichen das in der globalen Variable DateSeparator angegebene Zeichen an.

:
Zeigt als Uhrzeittrennzeichen das in der globalen Variable TimeSeparator angegebene Zeichen an.

'xx'/"xx"
Zeichen, die in einfache oder doppelte Anführungszeichen eingeschlossen sind, werden ohne spezielle Formatierung übernommen.

Beispiel: {Date:{Doc:FileName},dd.mm.yyyy}

Siehe auch

Makro-Referenz

Format

Date

Formatparameter für Dateien

AcadArchiveUpdateAttributes

Makro-Funktion AcadArchiveUpdateAttributes

Alle AutoCAD-Zeichnungsdatensätze des Archivs mit den Zeichnungen abgleichen.

Syntax: {AcadArchiveUpdateAttributes}

Diese Funktion ruft AcadGetAttributes für alle Zeichnungen im Archiv auf. Die Archivattribute werden aus der Zeichnungsdatei gelesen und die Datensätze aktualisiert.

Siehe auch

Makro-Referenz

AcadGetAttributes

AcadComNewDwg

Makro-Funktion AcadComNewDwg

Erstellt eine neue AutoCAD-Zeichnung mit Schriftkopf.

Syntax: {AcadComNewDwg:Frame,X,Y,Z,Scale}

Die Funktion erstellt eine neue AutoCAD-Zeichnung mittels COM-Automatisierung (OLE). Die Schriftkopfdatei wird als Block eingefügt und die Attribute im Schriftkopf (Zeichnungsname u.a.) gesetzt. Die Zuordnung der AutoCAD- und Archiv-Attribute wird in der Datei acad.ini im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien definiert.

In Zusammenhang mit den Funktionen AcadGetAttributes und AcadSetAttributes wird eine dynamische Verbindung zu AutoCAD realisiert: Änderungen am AutoCAD-Schriftkopf werden im Office Manager übernommen, Änderungen im Office Manager-Archiv werden im Schriftkopf übernommen.

Frame: Dateiname des Schriftkopfs.

X, Y, Z: Einfüge-Koordinaten des Schriftkopf.

Scale des Schriftkopf.

Beispiel: {AcadComNewDwg:G:\dwgs\Schriftkopf.dwg,100,100,0,1}

Siehe auch

Makro-Referenz

AcadGetAttributes

AcadSetAttributes

AcadGetAttributes

Makro-Funktion AcadGetAttributes

Liest Attribute aus der AutoCAD-Zeichnung und aktualisiert die Datenfelder im Archiv.

Syntax: {AcadGetAttributes}

Die Funktion liest die AutoCAD-Attribute mittels COM-Automatisierung (OLE) aus der aktuellen Zeichnung und aktualisiert die Datenfelder im Office Manager-Archiv entsprechend. Die Zuordnung der AutoCAD- und Archiv-Attribute wird in der Datei acad.ini im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien definiert.

In Zusammenhang mit den Funktionen AcadSetAttributes und AcadComNewDwg wird eine dynamische Verbindung zu AutoCAD realisiert: Änderungen am AutoCAD-Schriftkopf werden im Office Manager übernommen, Änderungen im Office Manager-Archiv werden im Schriftkopf übernommen.

Siehe auch

Makro-Referenz

AcadComNewDwg

AcadSetAttributes

AcadArchiveUpdateAttributes

AcadSetAttributes

Makro-Funktion AcadSetAttributes

Aktualisiert die Attribute in der aktuellen AutoCAD-Zeichnung entsprechend den neuen Attributen im Archiv.

Syntax: {AcadSetAttributes}

In Zusammenhang mit den Funktionen AcadGetAttributes und AcadComNewDwg wird eine dynamische Verbindung zu AutoCAD realisiert: Änderungen am AutoCAD-Schriftkopf werden im Office Manager übernommen, Änderungen im Office Manager-Archiv werden im Schriftkopf übernommen.

Siehe auch

Makro-Referenz

AcadComNewDwg

AcadGetAttributes

AcroExchGetTextFromRect

Makro-Variable AcroExchGetTextFromRect
(nur Enterprise-Version)

Liest Text aus einem PDF-Dokument, der sich an der angegebenen Position befindet.

Syntax: {AcroExchGetTextFromRect:FileName,PageNum,Left,Right,Bottom,Top,Relative[,ReplaceFrom,ReplaceTo]}

Die Variable gibt den Text zurück, der sich im vorgegebenen Rechteck auf dem PDF-Dokument befindet. Die Variable wird beispielsweise beim Scannen von Formularen verwendet, um die Dokumentattribute, wie Kategorie oder Kundenname, automatisch vom Papier zu lesen.

FileName: Dateiname des Dokumentes, z.B. {CurrDocFileName} oder {Source}.

PageNum: Seitennummer.

Left, Right, Bottom, Top: Definiert ein Rechteck auf der Seite, in dem sich der zu extrahierende Text befindet. Left und Right geben den Abstand vom linken Seitenrand, Bottom und Top den Abstand vom unteren Rand an. Es sind nur ganze Zahlen erlaubt. Tipp: der Wert von Bottom ist immer kleiner als Top, Left ist kleiner als Right.

Relative: 0, 1 oder 2. Bei 0 wird das Rechteck in der Maßeinheit des PDF-Dokuments (z.B. absolute Pixel) angegeben.
Bei 1 enthalten Left, Right, Bottom und Top prozentuale Werte, wobei Left=10 beispielsweise 10% der Seitenbreite angibt. Berechnungsbeispiel für A4-Seitenbreite: Prozentwert = Runden([mm von links] x 100 / 210).
2 ist ebenfalls relativ, jedoch mit einer berechneten Auflösung von 10.000 statt 100. Berechnungsbeispiel für A4-Seitenbreite: Wert = Runden([mm von links] x 10000 / 210).

ReplaceFrom, ReplaceTo: Mit diesen optionalen Parametern kann eine Textersetzung (s.a. StringReplace) durchgeführt werden.
Beispiel: {AcroExchGetTextFromRect:...,1,{Chr:13}{Chr:10},-} ersetzt alle Zeilenumbrüche durch einen Bindestrich.

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

Adobe Acrobat-Vollversion

Siehe auch

Tipps zu ArcoExch-Funktionen

Makro-Referenz

Automatische Belegerkennung

ImgGetTextFromRect

ImgExtractMetaWords

AcroExchMergeDocuments

Scan-Profile

AcroExchMergeDocuments, MergeDocuments

Makro-Funktion ArcoExchMergeDocuments (nur Enterprise-Version)
Makro-Funktion MergeDocuments (alle Versionen)

Erstellt ein neues PDF-Dokument aus mehreren Einzeldokumenten.

Syntax: {MergeDocuments:DestFile,ErrorMode,SrcFiles}

Mit diesen Funktionen können Sie mehrere Einzeldokumente zu einem neuen Dokument zusammenfassen. Derzeit wird nur PDF unterstützt.

AcroExchMergeDocuments verwendet die Vollversion von Adobe Acrobat, MergeDocuments verwendet interne Funktionen.

DestFile: Dateiname des neuen Dokuments.

ErrorMode: bei "1" wird die Funktion mit einem Fehler abgebrochen, wenn eine Quelldatei nicht vorhanden ist oder im falschen Format vorliegt. Bei "0" werden fehlerhafte Quelldateien übersprungen.

SrcFiles: Liste der zusammen zu fassenden Dateien:
- eine kommagetrennte Auflistung von Dateinamen, wie "C:\Datei1.pdf,C:\Datei2.pdf[,...]"
- oder "Selected" für alle in der Tabelle markierten Dokumentdateien
- oder "Filter" für alle Dokumentdateien der aktuellen Suche.

Siehe auch

Makro-Referenz

Tipps zu ArcoExch-Funktionen

AcroExchGetTextFromRect

AddDoc

Makro-Variable AddDoc

Erstellt einen neuen Dokumentdatensatz.

Syntax: {AddDoc:ReturnField}

Die Funktion erstellt einen neuen Dokumentdatensatz und öffnet das Eigenschaftenfenster des neues Dokuments. Es wird keine Dokumentdatei angelegt.
Das Makro wird beendet, falls der Anwender im Eigenschaftendialog auf Abbrechen klickt.

ReturnField: gibt das Datenfeld an, durch welches die Variable ersetzt wird. Wenn der Parameter leer ist "{AddDoc:}", wird kein Wert zurückgegeben.

Siehe auch

Makro-Referenz

AddDocEx

CreateDocFromTemplate

DBOperation

DBSetField

AddDocEx

Makro-Funktion AddDocEx

Erstellt einen neuen Dokumentdatensatz mit vorgegebenen Feldwerten.

Syntax 1: {AddDocEx}

Syntax 2: {AddDocEx:IniFile,Section}

Syntax 3: {AddDocEx:Fieldname=Text[,Fieldname=Text,...]}

Die Funktion erstellt einen neuen Dokumentdatensatz, trägt die vorgegebenen Werte in den Datenfeldern ein und öffnet das Eigenschaftenfenster für die Eingabe weiterer Attribute. Wenn der Anwender auf OK klickt wird die Dokumentdatei erstellt und geöffnet. Das Makro wird beendet, falls der Anwender im Eigenschaftendialog auf Abbrechen klickt.

Die Funktion ohne Vorgaben oder mit zwei unterschiedlichen Parameterlisten verwendet werden: Angabe eines Dateinamen oder Liste der Feldnamen und Werte. Wenn keine Parameter angegeben sind, wird Syntax 1 verwendet, wenn im ersten Parameter eine vorhandene Datei angegeben ist die Syntax  2, andernfalls die Syntax 3.

IniFile: Dateiname incl. Pfad einer INI-Datei mit Feldnamen und -werten.

Section: Name der INI-Sektion. Die Sektionen sind in der Datei in "["-Klammern eingeschlossen, geben Sie die Sektion hier ohne die Klammern an.

Fieldname=Text: in der zweiten Syntax werden Feldnamen und -werte als kommagetrennte Liste aufgeführt. Die Feldwerte dürfen keine Kommata enthalten!

Beispiele:

{AddDocEx} ohne Vorgabe der Feldwerte.

{AddDocEx:G:\OM\Template\attributes.ini,Angebot}

Lädt die Feldwerte aus der Datei attributes.ini:

[Angebot]

ApplName=Microsoft Word-Dokument

State=Normal

{AddDocEx:ApplName=Microsoft Word-Dokument,State=Normal}

Siehe auch

Makro-Referenz

AddDoc

CreateDocFromTemplate

DBOperation

DBSetField

CreateDocVers

ArchiveDocument

AddSysTask

Makro-Funktion AddSysTask

Eine Systemaufgabe erstellen.

Syntax: {AddSysTask:TaskType,DocID,TaskDate}

Die Funktion erstellt eine neue Systemaufgabe für eine Hintergrundfunktion, wie beispielsweise nachträgliches OCR.

TaskType: Typ der Systemaufgabe:
1100 für OCR-Texterkennung
1101 für OCR-Texterkennung und Verschlüsselung von PDF-Dokumenten
1102 für OCR-Texterkennung und digitaler Signierung von PDF-Dokumenten.

DocID: Schlüsselnummer des zugeordneten Dokuments.

TaskDate: Datum und Zeit der Ausführung oder Anzahl Sekunden ab jetzt.

Beispiele:

{AddSysTask:1100,{Doc:DocID},22.01.2008 20:00:00}

{AddSysTask:1100,{Doc:DocID},{Date:Now,dd.mm.yyyy} 20:00:00}

{AddSysTask:1100,{Doc:DocID},60}

OCR für ScanSnap u.ä.

Mit dieser Funktion können Sie eine nachträgliche OCR-Texterkennung für Scanner realisieren, die ihre Dokumente in einem Verzeichnis ablegen (z.B. Fujitsu ScanSnap):

•Deaktivieren Sie dazu die OCR des Scanners.

•Wählen Sie Ansicht | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie auf die Seite Volltextindex | OCR.

•Stellen Sie dort die gewünschte OCR ein.

•Wechseln Sie auf die Seite Importieren | Verzeichnisse und öffnen Sie Verzeichnisdefinition des Scanners (z.B. "Fujitsu ScanSnap an Rechnername").

•Geben Sie auf Seite Makros bei Nach Speichern bitte "{AddSysTask:1100,{Doc:DocID},60}" ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche OCR-Makro.

Siehe auch

Makro-Referenz

AddToDo

Makro-Funktion AddToDo

Eine neue Tätigkeit erstellen.

Syntax: {AddToDo:Name,Type,User,Private,DocID,Popup[,TodoDate,HintDate,Period]}

Die Funktion erstellt eine neue Tätigkeit für den genannten User. Sinnvoll ist dies vor allem bei der zeitgesteuerten Verarbeitung der Verzeichnisüberwachung: wenn das Programm beispielsweise über Nacht die neuen Dokumente indexiert und es dabei zu Fehlern kommt, kann für den Administrator automatisch eine Tätigkeit erstellt werden. Der Administrator sieht dann am nächsten Tag die Tätigkeit zum fehlerhaften Dokument und kann entsprechend reagieren.

Name: Bezeichnung der Tätigkeit. Geben Sie kein Komma im Text ein.

Type: "Anruf", "Erledigung" o.ä.

User: Login-Name des Anwenders, für den die Tätigkeit erstellt wird.

Private: "1" = private, "0" = öffentliche Tätigkeit.

DocID: Schlüsselnummer des zugeordneten Dokumentes oder "0".

Popup: "1" = mit, "0" = ohne automatische Erinnerung.

Optionale Parameter:

TodoDate: Datum und Zeit der Tätigkeit.

HintDate: Datum und Zeit der Erinnerung bei Popup=1. Alternativ zum Datum können Sie die Anzahl Tag vor TodoDate angeben, beispielsweise "-6.5" steht für 6 Tage und 12 Stunden vor TodoDate. Diese Syntax wird am Minuszeichen erkannt.

Period: Dauer

Beispiel

{AddTodo:Rechnung prüfen,Erledigung,{Self:UserName},0,{DOC:DOCID},1,{Date:Now+14},-0, 30 Minuten}

Siehe auch

Makro-Referenz

DBSetField

IF-Bedingung

Aufgaben-Verwaltung

AdminINI

Makro-Variable AdminINI

Zugriff auf Einstellungen aus der admin.ini. Die Variable wird durch den Wert der Einstellung ersetzt.

Syntax: {AdminINI:Section,Ident}

Ermöglicht den Zugriff auf Programmeinstellungen, die in der admin.ini gespeichert sind. Öffnen Sie die admin.ini im Editor, um die möglichen Sektionen und Variablen zu erfahren.

Section gibt die in eckigen Klammern eingeschlossene Sektion der INI-Datei an

Ident ist der Name der Variablen.

Beispiel: {AdminINI:Document,DefaultFilePath} gibt das Standard-Dokumentverzeichnis (z.B. C:\Eigene Dateien\) zurück.

Siehe auch

Makro-Referenz

ReadAdminiINI

Self

Variablen für Datenfelder

Makro-Variablen für Datenfelder

Zugriff auf Datenfelder des Archivs und der Anwendungsdatenbank.

Syntax: {TableName:FieldName[,FormatParam,Selection,Separator]}

Ermöglicht den Zugriff auf Datenfelder des geöffneten Dokumentarchivs und der Anwendungsdatenbank. Wenn Selection nicht angegeben ist, wird auf den aktuellen Datensatz zugegriffen. Die Variable wird durch den Inhalt des Datenfeldes ersetzt.

TableName: Kennung der Datenbank-Tabelle. Beachten Sie bei der Enterprise-Version bitte, dass die Kennungen "Document" und "DocArch" immer auf die derzeit gewählte Dokumenttabelle verweisen.

FieldName: Name des Datenbankfeldes oder "*RecordCount" für die Anzahl der Datensätze.

FormatParam: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Feldinhalts übernehmen.

Selection: optionale Angabe einer Selektion:
"Current" oder keine Angabe bezieht sich nur auf den aktuellen Datensatz.
"Filter" gibt die Feldwerte der aktuellen Datenabfrage zurück. Bei der Dokumenttabelle ist dies die aktuelle Suche.
"Selected" nur in der Dokumenttabelle: gibt die Feldwerte der markierten Dokumente zurück.

Separator in Verbindung mit Selection: enthält ein oder mehrere Zeichen, mit denen die Feldwerte der Selektion getrennt werden.

Beispiele:

{Document:Name} der Name des aktuellen Dokuments aus der aktuellen Tabelle DOCUMENT oder DOCARCH.

{Doc:Name} wie oben, die Dokumenttabelle kann auch abgekürzt mit "Doc" angesprochen werden.

{CachedDoc:Name} wie oben, jedoch nur in besonderen Formularen, wie z.B. dem HTML-Index einer CD.

{Document:Project,DirPart,1,1} die erste Ebene des Projekts, dem das Dokument zugeordnet ist.

{DocVers:Name} Name der aktuellen Dokumentversion, wenn eine Dokumentversion geöffnet wird.

{Appl:ApplName} Name des Dokumenttypen.

{Document:FileName,Selected,{Chr:0}} gibt die Dateinamen aller markierten Dokumente nullterminiert, z.B. für einen Kopierbefehl zurück.

{Document:FileName,File,Selected,{Chr:13}} gibt die Dateinamen ohne Pfad aller markierten Dokumente zeilenweise zurück.

Siehe auch

Makro-Referenz

Datenbanktabellen

OmDBFieldDoc

RecordCount

DBSearch

DBSetField

Datenfelder definieren

ArchiveDocument

Makro-Funktion ArchiveDocument

Archiviert ein Dokument.

Syntax: {ArchiveDocument[:DocID,RaiseError]}

Dokument für die Langzeitarchvierung in die Tabelle DOCARCH verschieben. Die externe Datei wird ev. entsprechend den Einstellungen verschoben.

Optinale Parameter

DocID: Schlüsselnummer des zu archivierenden Dokumentes, Standard ist das aktuelle Dokument.

RaiseError: der Standardwert '1' löst bei Fehlern eine Exception aus und beendet das Makro. '0' unterdrückt den Fehler und gibt die Fehlermeldung als Variablenwert zurück.

Systemvoraussetzung:

Office Manager Enterprise-Version ab Version 9.0.4.396

Siehe auch

Makro-Referenz

RecoverDocument

CreateDocVers

Dokumente archivieren

AutoCapt: Automatische Belegerfassung

Makrofunktionen für die automatisierte Belegerkennung.

Beschreibung für Office Manager Enterprise ab Version 11.0

Attribut- und Belegerkennung

Die Auto Capture-Funktionen ermöglichen eine automatisierte oder vollautomatische Archivierung von Dokumenten. Die gewünschten Attribute, wie zum Beispiel Belegnummer, Datum, Kunde oder Kategorie werden dabei aus dem Dokumenteninhalt ermittelt. Bei gescannten Papiervorlagen muss zuvor eine OCR-Texterkennung ausgeführt werden.

Möglichkeiten

•Feste Position
Bei der Erkennung von Ausgangsrechnungen und anderen Dokumenten Ihrer Warenwirtschaft stehen die Attribute immer an derselben Position des Dokuments. Hier werden die Funktionen AcroExchGetTextFromRect und ImgGetTextFromRect verwendet. Sie geben beispielsweise an, dass die Rechnungsnummer 2cm von links und 7cm vom oberen Papierrand entfernt zu finden ist.

•Masken-Erkennung
Die Dokumentnummer steht an beliebiger Position, hat aber immer die gleiche Syntax. Beispielsweise 2 Zeichen, einen Punkt und 4 Zahlen: "AA.0000".
Siehe: AutoCaptFindMask

•Schlüsselwort-Suche
Das gesuchte Attribut folgt auf ein fest vorgegebenes Schlüsselwort. Beispielsweise steht vor der Belegnummer immer der Text "Rechnung-Nr:".
Siehe: AutoCaptKeywordValue und FtiGetKeywordValue

•Wort-Suche
Insbesondere für die Erkennung der Kategorie, wie z.B. Rechnung, Angebot oder Lieferschein. Der Funktion wird eine Liste möglicher Wörter übergeben. Sie gibt das Wort zurück, welches zuerst im Dokument vorkommt.
Siehe: AutoCaptFirstCrspWord und FtiGetFirstCrspWord

•Weitere Möglichkeiten
Die Attribute werden häufig auch aus dem Speicherpfad ermittelt. Zum Beispiel: das Projekt setzt sich aus dem zweiten bis vierten Teil des Verzeichnisses zusammen und der Kundenname entspricht dem fünften Unterverzeichnis. Oder der Dateiname beinhaltet mehrere Attribute, die mit einem vorgegebenen Zeichen getrennt sind.
Erweiterte Dateieigenschaften, wie Titel und Thema von Office-Dokumenten oder die Metadaten von Digitalfotos.

Verwendung

Die Funktionen werden i.d.R. innerhalb der Scanprofile oder den Importverzeichnissen verwendet. Wechseln Sie dort auf die Seite Feldwerte und geben Sie eine geeignete Funktion beim entsprechenden Attribut ein. Wenn Sie die AutoCapt-Funktionen verwenden, dann wird die Initialisierung und Freigabe auf Seite Makros angegeben:

Makrofunktionen

Auto Capture

Nutzen Sie diese bevorzugt, wenn mehrere Funktionen für dasselbe Dokument verwendet werden.

•AutoCaptCreate initialisiert die Auto-Capture-Funktionen

•AutoCaptDestroy beendet Auto-Capture eines Dokuments

•AutoCaptDocumentText enthält den gesamten Dokumententext

•AutoCaptFtiText beinhaltet alle indexierten Wörter des Dokuments

•AutoCaptFindMask Masken-Erkennung

•AutoCaptFirstCrspWord sucht passendes Wort aus einer Liste

•AutoCaptKeywordValue Schlüsselwort-Suche

•AutoCaptFtiWord gibt ein bestimmtes Wort zurück

Alleinstehende Erkennungsfunktionen

Die Funktionen werden nicht mit AutoCaptCreate eingeleitet. Jeder Aufruf wertet das Dokument erneut aus.

•AcroExchGetTextFromRect Text von fester Position im PDF-Dokument lesen

•FtiGetFirstCrspWord sucht passendes Wort aus einer Liste

•FtiGetKeywordValue Schlüsselwort-Suche

•ImgGetTextFromRect Text von fester Position in Grafik-Datei lesen

•ImgReadBarcode Barcode-Erkennung

Pfad und Dateiattribute

•FileAttr einfache Dateiattribute

•Formatparameter DirPart und Separate

•ImgExtractMetaWords Meta-Daten von Grafiken

•OleDocumentSummaryInformation erweiterte Dateiattribute

•OleSummaryInformation

•OleUserDefinedProperties

Hilfsfunktionen

•ExecuteOCR OCR-Texterkennung ausführen

•ExtractAttachment Dateianlagen extrahieren

•ExtractDocumentText Dokumentinhalt

•GetFirstNotEmpty ermöglicht die Verwendung von alternativen Erkennungsfunktionen

AutoCaptCreate

Makro-Funktion AutoCaptCreate
(nur Enterprise-Version)

Initialisiert die automatische Belegerfassung für ein Dokument.

Syntax: {AutoCaptCreate:FileName}

Die Funktion liest den Dokumententext in den Arbeitsspeicher ein.

FileName: Dateiname des auszuwertenden Dokuments, z.B. {Source}.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptDestroy

AutoCaptDestroy

Makro-Funktion AutoCaptDestroy
(nur Enterprise-Version)

Beendet die automatische Belegerfassung eines Dokuments.

Syntax: {AutoCaptDestroy}

Die Funktion gibt den belegten Arbeitsspeicher wieder frei. Programmintern werden hier die String-Variablen geleert, welche den Dokumententext beinhalten. Es sind keine Speicherlücken zu befürchten, falls die Funktion nicht aufgerufen wird. Der Speicher wird bei der nächsten Verwendung von AutoCaptCreate oder spätestens beim Programmende freigegeben.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptCreate

AutoCaptDocumentText

Makro-Variable AutoCaptDocumentText
(nur Enterprise-Version)

Beinhaltet den Text des Dokumentes während der automatischen Belegerfassung.

Syntax: {AutoCaptDocumentText}

Die Variable wird bei einem Aufruf von AutoCaptCreate mit dem Dokumententext gefüllt. Dieser Gesamttext kann beispielsweise mit einem Skript ausgewertet werden.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptFtiText

ExtractDocumentText

AutoCaptFtiText

Makro-Variable AutoCaptFtiText
(nur Enterprise-Version)

Beinhaltet während der automatischen Belegerfassung alle Volltextindex-Wörter des Dokuments.

Syntax: {AutoCaptFtiText}

Die Variable wird bei einem Aufruf von AutoCaptCreate gefüllt. Sie beinhaltet eine punktgetrennte Liste aller Dokument-Wörter, die der Office Manager in den Volltextindex schreiben würde. Die Wortliste ist somit von den Indexeinstellungen abhängig.

Beispielinhalt: ".wort1.wort2.wort3."

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptDocumentText

AutoCaptFtiWord

AutoCaptFindMask

Makro-Variable AutoCaptFindMask
(nur Enterprise-Version)

Automatische Attributerkennung mit Maskensuche.

Syntax: {AutoCaptFindMask:StartPos,EndPos,IgnoreBlanks,res,Mask}

Die Variable gibt den ersten zur Maske passenden Text zurück, der im Dokument gefunden wird. Falls keine Übereinstimmung vorliegt, dann ist das Ergebnis leer. Eine Maskensuche ist sinnvoll, wenn ein zu erkennendes Attribut immer die selbe Syntax hat. Beispielsweise eine Projektnummer, die aus zwei Zeichen, einem Bindestrich und vier Zahlen besteht: Mask = "[A-Z][A-Z]-[0-9][0-9][0-9][0-9]"

StartPos: Zur Beschleunigung kann eine Startposition in Zeichen (Byte) angegeben werden. Wenn Sie sich z.B. sicher sind, dass der gesuchte Text erst nach 10.000 Zeichen vorkommt, dann geben Sie "100000" ein. Die Auswertung beginnt dann erst beim zehntausensten Zeichen. Geben Sie 1 ein, wenn vom ersten Zeichen an ausgewertet werden soll.

EndPos: Zur Beschleunigung kann eine Endposition in Zeichen (Byte) angegeben werden, bei der die Suche endet. Geben Sie 0 ein, um bis zum Textende zu suchen.

IgnoreBlanks: 0 oder 1. Bei 1 werden Leerzeichen ignoriert.

res ist für eine spätere Verwendung reserviert.

Mask: Die Maske, nach der gesucht wird. Sie kann literale Zeichen und Mengen enthalten, als Platzhalter ist nur das Fragezeichen erlaubt, kein Stern. Die Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Mengen werden mit eckigen Klammern eingeschlossen. Beispiele:
?: steht als Platzhalter für ein beliebiges Zeichen.
[0-9]: eine beliebige Ziffer.
[2-6]: eine Ziffer von 2 bis 6.
[A-Z]: ein Buchstabe.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptFirstCrspWord

Makro-Variable AutoCaptFirstCrspWord
(nur Enterprise-Version)

Gibt ein passendes Wort aus AutoCaptFtiText zurück.

Syntax: {AutoCaptFirstCrspWord:Words}

Die Variable gibt das erste Wort der Liste Words zurück, welches im Volltext des Dokuments enthalten ist. Bei der automatischen Katalogisierung von steuerrelevanten Dokumenten wird diese Variable bevorzugt für die Erkennung der Kategorie verwendet. Das Dokument wird nach den möglichen Kategorien (Angebot, Rechnung, Lieferschein) durchsucht und der zuerst gefundenen Übereinstimmung zugeordnet.

Words: punktgetrennte Liste von Wörtern ".Wort1.Wort2.Wort3.". Die Liste beginnt und endet jeweils mit einem Punkt! Sie kann z.B. mit {OmDBFieldDoc:Feldname,Pickitems,.} erzeugt werden, um den Inhalt einer Auswahlliste zur Verfügung zu stellen.

Beispiel:

{AutoCaptFirstCrspWord:{OmDBFieldDoc:Category,Pickitems,.}}

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

FtiGetFirstCrspWord

Formatparameter FirstCrspWord

AutoCaptKeywordValue

Makro-Variable AutoCaptKeywordValue
(nur Enterprise-Version)

Sucht in dem mit AutoCaptCreate eingelesenen Dokumententext nach einem Schlüsselwort und gibt den darauf folgenden Text zurück.

Syntax: {AutoCaptKeywordValue:Keywords,CharCount[,CutMultiLine,MatchCase,IgnoreChars]}

Die Variable dient der automatisierten Dokumentenverarbeitung. Das Dokument wird nach Schlagwörtern, wie "Kunden-Nr" oder "Rechnungs-Nr" durchsucht und der danach folgende Text (z.B. die Kunden- oder Rechnungsnummer) für die Speicherung in einem Attribut zurückgegeben.

Der resultierende String wird getrimmt: Leer- und Steuerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt.

Keywords: punktgetrennte Liste von Schlüsselwörtern ".Wort1.Wort2.Wort3.". Die Liste beginnt und endet jeweils mit einem Punkt. Die Schlüsselwörter selbst dürfen keinen Punkt und kein Komma enthalten. Ein Punkt kann aber mit "OMProVarPoint" und ein Komma mit "OMProVarComma" angegeben werden.

CharCount: Anzahl Zeichen, die nach dem Schlüsselwort übernommen werden sollen.

CutMultiLine: (optional) 1 = Ergebnis bei Zeilenumbruch (#10 oder #13) abschneiden, 0 = nicht abschneiden. Vorgabe ist 1.

MatchCase: (optional) 1 = Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen, 0 = ignorieren. Vorgabe ist 0.

IgnoreChars: optionale Liste von Zeichen, die aus dem Ergebnis gelöscht werden sollen, z.B. "-. ;,"

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

FtiGetKeywordValue, hier finden Sie auch Beispiele

AutoCaptFtiWord

Makro-Variable AutoCaptFtiWord
(nur Enterprise-Version)

Gibt ein Wort aus AutoCaptFtiText zurück.

Syntax: {AutoCaptFtiWord:WordNum}

Die Variable gibt das Wort mit der angegebenen Nummer aus dem Volltext des aktuellen Dokuments zurück.

WordNum: Nummer des Wortes, welches zurückgegeben werden soll. 1 steht für das erste Wort im Volltext.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerfassung

AutoCaptFtiText

FtiGetWord

CD-Dokumentenindex

HTML-Dokumententabelle auf CD

Die vom Office Manager erstellten CDs können automatisch mit einer HTML-Dokumententabelle versehen werden:

HTML-Tabelle erstellen

Markieren Sie im Dialogfenster "Dokumente auf CD brennen" bitte die Option Dokumentenindex, bevor Sie die CD brennen. Die HTML-Datei wird dann automatisch mit auf die CD geschrieben.

Dokumente sortieren

Die Sortierung entspricht der aktuellen Dokumenten-Sortierung im Office Manager-Hauptfenster. Sortieren Sie die Dokumente einfach entsprechend, bevor Sie den Menübefehl Senden an CD wählen.

Layout der HTML-Tabelle bearbeiten

Klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das Optionsfeld Dokumentenindex und wählen Sie im lokalen Menü den Befehl Layout bearbeiten. Die HTML-Vorlagedatei wird dann im Windows-Editor geöffnet.

Alternativ können Sie auch die Datei "sendcd_xxx.html" im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien mit einem anderen Editor bearbeiten.

Hinweise zu den Makrovariablen:

•Die Schleife durch alle Dokumente ist mit "{BeginLoop}" und "{EndLoop}" eingeschlossen. Achten Sie bitte darauf, dass diese Anweisungen in einer eigenen Zeile stehen.

•Verwenden Sie keine Datenbankvariablen! Diese würden auf den derzeit aktuellen Datensatz in der Datenbank zugreifen. Innerhalb der BeginLoop-, EndLoop-Schleife verwenden Sie bitte "{CachedDoc:FieldName}" statt "{Doc:FieldName}", um auf die Dokumentattribute zuzugreifen.

CD-Symbol definieren

Die CD wird im Explorer mit dem Office Manager-Symbol dargestellt. Um ein anderes Symbol zu verwenden, legen Sie bitte vor dem Brennen eine gültige Windows-Symboldatei unter "(Gemeinsame Dateien)\sendcd.ico" ab.

Siehe auch

Senden an CD

Calculate

Makro-Variable Calculate

Berechnung ausführen.

Syntax: {Calculate:Formula}

Gibt das Berechnungsergebnis der im Parameter übergebenen Formel zurück.

Formula: Berechnungsformel mit folgenden Operatoren:
"+" Addition
"-" Subtraktion
"*" Multiplikation
"/" oder ":" Division
"(" Klammer auf
")" Klammer zu
"^" Potenz
sin() Sinus eines Winkels im Bogenmaß
cos() Kosinus
tan() Tangens
arctan() Arcustangens
log() Logarithmus
ln() natürlicher Logarithmus
exp() Potenz (wie ^)
sqrt() Quadratwurzel

Beispiel: AutoCAD-Zeichnung an den gewählten Maßstab anpassen:
"varia _all  0,0 {Calculate:1/({Doc:ZchngMst})} ".
Die Variable {Doc:ZchngMst} wird durch den eingegebenen Maßstab ersetzt (z.B. "1:10"). {Calculate:1/(1:10)} ergibt den Wert "10", die bestehenden Elemente in der AutoCAD-Zeichnung (z.B. der Zeichnungsschriftkopf und Rahmen) werden also um den Faktor 10 vergrößert. Wenn Sie, wie in diesem Beispiel, eine Berechnung mit Datenfelder aus der Dokumentdatenbank vornehmen, sollten Sie das entsprechende Datenfeld in die Liste der Pflichtfelder aufnehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

ChangeDir

Makro-Funktion ChangeDir

Legt das aktuelle Windows-Verzeichnis fest.

Syntax: {ChangeDir:Dir[,Create]}

Setzt das aktuelle Verzeichnis auf das im Parameter angegebene Verzeichnis. Wenn das Verzeichnis nicht existiert und der optionale Parameter Create angegeben ist, so wird versucht, das Verzeichnis zu erstellen. Die weitere Abarbeitung des Makros wird beendet, falls ChangeDir fehl schlägt.

Dir: Verzeichnisangabe, z.B. "C:\Daten"

Create: Wenn der optionale Parameter "Create" angegeben ist, wird das Verzeichnis erstellt, sofern es noch nicht existiert.

Siehe auch

Makro-Referenz

CreateDir

Chr

Makro-Variable Chr

Gibt das im Parameter definierte Zeichen zurück.

Syntax: {Chr:ASCII-Code}

Mit Chr können Sie Sonderzeichen in das Makro einfügen, die sich nicht als Text darstellen lassen.

ASCII-Code: der Parameter gibt den ASCII-Code des Zeichens an.

Siehe auch

Makro-Referenz

SendKey

SendKeyStr

CreateKey

ComCreateNewDocument

Makro-Funktion ComCreateNewDocument

Erzeugt ein neues Dokument mittels COM-Automatisierung (OLE).

Syntax: {ComCreateNewDocument[:Application,FileName]}

Die Funktion startet die Anwendung (den COM-Server), wenn Sie noch nicht gestartet ist, erzeugt ein neues Dokument mit der COM-Anweisung "Documents.Add" und speichert es unter dem Dateinamen FileName.

Application: OLE-Name der Anwendung, z.B. "Word.Application" oder "AutoCAD.Application". Wenn der Parameter nicht angegeben ist, wird die zuvor mit {SetComApplName} gesetzte Anwendung verwendet.

FileName: Dateiname des neuen Dokuments. Wenn der Parameter nicht angegeben ist, wird der aktuelle Dokument-Dateiname verwendet.

Siehe auch

Makro-Referenz

SetComApplName

CopyDocFile

Makro-Funktion CopyDocFile

Kopiert die aktuelle Dokumentdatei.

Syntax: {CopyDocFile:DstFileName}

Die Funktion kopiert die Hauptdatei (keine Dokumentversionen) des aktuellen Dokuments nach DstFileName. Wenn die die Zieldatei bereits vorhanden ist, dann wird der Anwender gefragt, ob diese überschrieben werden soll.

Alternativ können Sie auch {CopyFile:{CurrDocFileName},DstFileName} aufrufen. Dann wird das Makro mit einem Fehler abgebrochen, falls die Zieldatei bereits vorhanden ist. Ein weiterer Unterschied ist das Fehlerverhalten: CopyDocFile gibt eine Meldung aus, das Makro wird fortgesetzt. CopyFile gibt einen Fehler aus und beendet das Makro. CopyFile kann außerdem das Zielverzeichnis erstellen und den Zieldateinamen in einen noch nicht vorhandenen ändern.

DstFileName: Dateiname der Zieldatei.

Siehe auch

Makro-Referenz

GetBackupFileName

CopyFile

DeleteFile

CopyFile

Makro-Funktion CopyFile

Beliebige Datei kopieren.

Syntax: {CopyFile:SrcFileName,DstFileName[,CreateDir,MakeUnique]}

Die Funktion kopiert die Datei SrcFileName nach DstFileName. Bei Fehlern, oder falls die Zieldatei bereits vorhanden ist, wird eine Fehlermeldung erzeugt und das Makro beendet. Falls Sie die Funktion auch ausführen möchten, wenn die Zieldatei bereits vorhanden ist, können Sie vor CopyFile die Funktion {DeleteFile:DstFileName,NoConfirm} aufrufen oder den Parameter MakeUnique verwenden.

SrcFileName: Dateiname der Quelldatei.

DstFileName: Dateiname der Zieldatei.

CreateDir (optional): Wenn 1 angegeben ist, dann wird das Zielverzeichnis erstellt, falls es noch nicht vorhanden ist.

MakeUnique (optional): Bei 1 wird ein neuer noch nicht vorhandener Zieldateiname verwendet, falls DstFileName bereits vorhanden ist.

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyDocFile

MoveFile

GetBackupFileName

DeleteFile

IF-Bedingung

CopyToClipboard

Makro-Funktion CopyToClipboard

Daten in die Zwischenablage kopieren.

Syntax: {CopyToClipboard:Format,Data}

Die Funktion kopiert die Daten in die Windows-Zwischenablage. Der Inhalt der Zwischenablage wird dabei überschrieben.

Format:
"CF_TEXT" für Text
"CF_HDOP" für Dateien. Trennen Sie mehrere Dateien bitte mit NULL {Chr:0}

Data: zu kopierender Text.

Beispiele

{CopyToClipboard:CF_TEXT,{Doc:FileName}} kopiert den aktuellen Dokument-Dateinamen in die Zwischenablage.

{CopyToClipboard:CF_HDROP,{Doc:FileName}} kopiert die aktuelle Dokument-Datei in die Zwischenablage.

Siehe auch

Makro-Referenz

PasteFromClipboard

CreateDir

Makro-Variable CreateDir

Erstellt ein neues Verzeichnis.

Syntax: {CreateDir:Dir,Result}

Die Variable erstellt das Verzeichnis Dir auf dem Datenträger und gibt das Verzeichnis zurück, wenn Result = 1 ist.

Dir: Das zu erstellende Verzeichnis.

Result: 1 = Die Variable wird durch das erstellt Verzeichnis ersetzt. 0 = Die Variable wird durch "" ersetzt.

Beispiel: {CreateDir:G:\Daten\OMPro\{Doc:Project,Main},1}

Siehe auch

Makro-Referenz

ChangeDir

DeleteFile

IF-Bedingung

CreateDocFromTemplate

Makro-Funktion CreateDocFromTemplate

Erstellt die Datei des aktuellen Dokuments.

Syntax: {CreateDocFromTemplate}

Die Datei des aktuellen Dokuments wird als Kopie der Standard-Vorlagedatei des zugeordneten Dokumenttypen erstellt. Falls die Datei bereits vorhanden ist, wird sie nicht überschrieben.

Siehe auch

Makro-Referenz

AddDoc

AddDocEx

CreateDocVers

Makro-Funktion CreateDocVers

Erstellt eine Version des aktuellen Dokuments.

Syntax: {CreateDocVers[:-1,Name,ShowDlg,ReadOnly,Compress,

                  Notes,RaiseError,SourceFileName,AsNewVers]}

Die derzeitige Datei des aktuellen Dokumentes wird als Version archiviert.

Optinale Parameter

-1: reserviert, bitte -1 eingeben.

Name: kurze Beschreibung der archivierten Version.

ShowDlg: 1 = das Dialogfenster für die Benutzereingabe öffnen, 0 = nicht öffnen (Standardwert).

ReadOnly: 1 = Dateiattribut "Schreibschutz" setzen, 0 = nicht setzen. 1 ist der Standardwert.

Compress: 1 = Dateiatribut "Komprimiert" setzen, 0 = nicht setzen (Standardwert).

Notes: Notizen, lange Beschreibung der archivierten Version.

RaiseError: der Standardwert 1 löst bei Fehlern eine Exception aus und beendet das Makro. 0 unterdrückt den Fehler und gibt die Fehlermeldung als Variablenwert zurück.

SourceFileName: für die Dokumentversion wird nicht die Dokumentdatei, sondern die mit SourceFileName angegebene Datei verwendet.

AsNewVers: 1 archiviert das aktuelle Dokument als Version und übernimmt die mit SourceFileName angegebene Datei als aktuelle Version des Dokuments. 0 = normales Verhalten: SouceFileName wird als Version archiviert.

Siehe auch

Makro-Referenz

DocVers

ArchiveDocument

SelectDocVersions

PDFAddComment

Versionsmanagement

Erweiterter Import

CreateKey

Makro-Funktion CreateKey

Erzeugt einen Tastendruck.

Syntax: {CreateKey:ASCII-Code[,Parameter]}

Erzeugt einen Tastendruck. Als Parameter wird der ASCII-Code der Taste übergeben. Im Gegensatz zu SendKey sendet CreateKey den Tastendruck nicht als Windows-Botschaft, sondern schreibt direkt in den Tastaturpuffer. Bringen Sie vor einem Aufruf von CreateKey den Empfänger der Taste mit {WinAPI:BringWindowToTop} in den Vordergrund.

ASCII-Code: Der ASCII-Code des zu sendenden Tastendruckes.

Parameter: Geben Sie 'Virtual' an, wenn virtuelle Tasten übergeben wurden (z.B. F10).
'VK_SHIFT' für gedrückte Umschalttaste,
'VK_CONTROL' für Strg,
'VK_MENU' für Alt.

Siehe auch

Makro-Referenz

CreateKeyStr

Chr

WaitForApplication

WinAPI

SendKey

SendKeyStr

CreateKeyStr

Makro-Funktion CreateKeyStr

Erzeugt Tastendrücke für den angegebenen Text.

Syntax: {CreateKeyStr:Text}

Schreibt den angegebenen Text in den Tastaturpuffer. Bringen Sie vor einem Aufruf von CreateKeyStr den Empfänger der Taste mit {WinAPI:BringWindowToTop} in den Vordergrund.

Text: Der zu "schreibende" Text.

Hinweis: Um nur ein einzelnes Zeichen zu senden verwenden Sie CreateKey.

Siehe auch

Makro-Referenz

CreateKey

WinAPI

SendKey

SendKeyStr

CreateLnkFile

Makro-Funktion CreateLnkFile

Erzeugt eine Windows-Verknüpfung.

Syntax: {CreateLnkFile:FileName,LnkFileName,Description}

Die Funktion erzeugt eine Windows-Dateiverknüpfung (.lnk-Datei) mit den angegebenen Parametern:

FileName, kompletter Name der Zieldatei.

LnkFileName: kompletter Dateiname der zu erzeugenden lnk-Datei.

Description: Kommentar/Beschreibung

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyFile

CurrApplExe

Makro-Variable CurrApplExe

Programm-Dateiname der aktuellen Anwendung.

Syntax: {CurrApplExe[:FormatParameter]}

Gibt den Dateinamen der aktuellen Anwendung zurück. Im Gegensatz zur Variablen {Appl:ApplExe} sucht {CurrApplExe} die für den Arbeitsplatz gültige Programmdatei.

Für Windows-Standardanwendungen wird die der Dokumentdatei zugeordnete Anwendung zurückgegeben.

Bei "Benutzerdefinierte Steuerung der Anwendung" wird das Programm aus dem Datenbankfeld {Appl:ApplExe} gelesen. Falls dort keine gültige Programmdatei gefunden wurde, gibt die Variable die Windows-Standardanwendung zurück.

FormatParameter:.optionaler Parameter für die Formatierung.

Siehe auch

Makro-Referenz

CurrDocFileName

Makro-Variable CurrDocFileName

Der Dateiname des geöffneten Dokumentes bzw. Dokumentversion.

Syntax: {CurrDocFileName[:FormatParameter]}

Gibt den Dateinamen des Dokumentes zurück, das geöffnet werden soll. Im Gegensatz zur Variablen {Doc:FileName} berücksichtigt {CurrDocFileName} auch die Dokumentversionen. Die Variable sollte in Makros immer dann verwendet werden, wenn beispielsweise eine Datei mit DDE-Befehlen geöffnet wird.

Verwenden Sie die Variable nur innerhalb eines Befehlsmakros.

FormatParameter: optionaler Parameter für die Formatierung.

Siehe auch

Makro-Referenz

Doc:FileName

CurrTableView

Makro-Variable CurrTableView

Gibt die aktuelle Ansicht der Datentabelle zurück.

Syntax:        {CurrTableView:Result}

Die Datentabelle im Hauptfenster kann aktive und archivierte Dokumente, sowie Aufgaben darstellen. CurrTableView gibt Informationen zur momentan geöffneten Ansicht zurück.

Result gibt an, welche Information gewünscht ist:
Index: gibt 0 für aktive, 1 für archivierte Dokumente und 2 für Aufgaben zurück
TableName: Name der zugrundeliegenden Datenbanktabelle (DOCUMENT, DOCARCH, TODO)
Caption: sprachabhängige Bezeichnung der Ansicht, z.B. "Archivierte Dokumente"

Hinweis: zum Umschalten der Ansicht können Sie {OmAPI:ActViewDtsDocument}, {OmAPI:ActViewDtsDocArchive} und {OmAPI:ActViewToDo} verwenden.

Siehe auch

Makro-Referenz

OmAPI

Date

Makro-Variable Date

Gibt einen formatierten Datums-/Zeitwert zurück.

Syntax: {Date:TheDate,Format}

Gibt das aktuelle Datum mit Uhrzeit oder den Zeitstempel (letzte Änderung) einer Datei formatiert zurück.

TheDate: Geben Sie "Now" für das aktuelle Datum mit Uhrzeit, einen Dateinamen oder ein Datum an. Wenn auf "Now" ein + oder - mit einer Fließkommazahl folgt, dann wir die Anzahl Tage auf das aktuelle Datum addiert.

Format: enthält die Formatierungsanweisung, wie DayOfTheWeek, HourOfTheDay, QuarterOfTheYearEx oder erweiterte Formatierungen, wie: "dd.mm.yyyy hh:nn:ss".

Beispiele:

{Date:Now,dd.mm.yyyy} formatiert das aktuelle Datum.

{Date:Now,Year4} oder {Date:Now,yyyy} gibt das aktuelle Jahr vierstellig zurück.

{Date:Now+1.5,dd.mm.yyyy} Datum und Zeit in genau 36 Stunden.

{Date:{Doc:FileName},dd.mm.yyyy} formatiert das Dateidatum des aktuellen Dokuments.

{Date:{Doc:CreateDate},dd.mm.yyyy} formatiert das Erstellungsdatum des aktuellen Dokuments.

{Date:22.05.2007,yymmdd} formatiert das angegebene Datum in "070522".

Siehe auch

Makro-Referenz

Formatparameter für Datum

FileAttr

DBCheckFieldValue

Makro-Funktion DBCheckFieldValue

Sicherstellen, dass der aktuelle Datensatz den gewünschten Wert im angegebenen Datenfeld hat.

Syntax: {DBCheckFieldValue:Table,FieldName=Value}

Die Funktion DBCheckFieldValue erzeugt eine Fehlermeldung und bricht die weitere Ausführung des Makros ab, wenn der aktuelle Datensatz in der Tabelle nicht den vorgegebenen Feldwert hat. Beim Vergleich wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie können die Jokerzeichen %*_? verwenden.

Mögliche Operatoren: =, <>, < und >.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

FieldName: Interner Name des Datenbankfeldes.

Value: Der vorgegebene Wert des Datenbankfeldes.

Beispiel:

Ein Dokumentdatensatz soll mit den Makrofunktionen aktualisiert werden. Mit der Funktion {DBSearch:Document,Name=Alter Name} wird der Datensatz gesucht und mit {DBSetField:document,Name=Neuer Name} aktualisiert. Um nach der Suche sicherzustellen, dass ein Datensatz mit dem Namen "Alter Name" gefunden wurde, sollte vor der Aktualisierung {DBCheckFieldValue:document,Name=Alter Name} aufgerufen werden. Falls der aktuelle Datensatz nicht den Namen "Alter Name" hat, löst die Funktion eine Fehlermeldung aus und verhindert, dass ein falscher Datensatz geändert wird.

Siehe auch

Makro-Referenz

DBSearch

ExecSQL

DBLocate

Exit

RaiseError

IF-Bedingung

DBLocate

Makro-Funktion DBLocate

Datensatz in aktueller Suche markieren.

Syntax: {DBLocate:Table,FieldName=Value}

Mit der Methode DBLocate können Sie einen Datensatz in der Tabelle zum aktuellen Datensatz machen.

Es werden nur die Datensätze der aktuellen Suche berücksichtigt! DBLocate erlaubt keine Jokerzeichen, zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

Soll das Makro beendet werden, falls kein Datensatz gefunden wurde, rufen Sie anschließend DBCheckFieldValue auf.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

FieldName: Interner Name des Datenbankfeldes.

Value: Der gesuchte Wert des Datenbankfeldes.

Siehe auch

Makro-Referenz

Funktion DBSearch

Funktion ExecSQL

DBCheckFieldValue

DBOperation

Makro-Funktion DBOperation

Daten bearbeiten oder speichern.

Syntax: {DBOperation:Table,Operation}

Die Funktion ändern den Status der Datenbank-Tabelle zum Bearbeiten, Speichern oder Löschen des aktuellen Datensatzes.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

Operation: neuer Status der Datenbanktabelle.

Append: neuen Datensatz am Ende der Tabelle hinzufügen

Cancel: Änderungen am Datensatz verwerfen

Close: schließt die Tabelle

Delete: aktuellen Datensatz löschen

Edit: aktuellen Datensatz bearbeiten

Insert: neuen Datensatz hinter dem aktuellen hinzufügen

Open: öffnet die Tabelle

Post: Änderungen am Datensatz speichern

Siehe auch

Makro-Referenz

DBSetField

ExecSQL

DBLocate

IF-Bedingung

DBSearch

Makro-Funktion DBSearch

Datensätze suchen.

Syntax: {DBSearch:Table[,FieldName=Value]}

Mit der Methode DBSearch können Sie Datensätze in der Tabelle suchen. Nach erfolgreicher Ausführung ist die Tabelle auf Datensätze mit den angegebenen Kriterien gefiltert.

Das Makro bricht mit einer Fehlermeldung ab, falls die Tabelle gerade bearbeitet wird.

Diese Funktion kann nicht mit Tabellen der Anwendungsdatenbank verwendet werden. Um sicherzustellen, dass die Suche erfolgreich war, können Sie DBCheckFieldValue aufrufen.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

FieldName: Interner Name des Datenbankfeldes. Wenn der Parameter "FieldName=Value" nicht angegeben ist, werden alle Datensätze der Tabelle gesucht.

Value: Der gesuchte Wert des Datenbankfeldes. Bei Text-Datenfeldern können Sie die Jokerzeichen %*_? verwenden. Bei der Suche in einfachen Textfelder (Feldtyp CHAR) wird zwischen Groß- und Kleinschreibung nicht unterschieden.

Siehe auch

Makro-Referenz

DocumentSearch

ExecSQL

DBCheckFieldValue

DBLocate

IF-Bedingung

DBSetField

Makro-Funktion DBSetField

Feldwerte des aktuellen Datensatzes ändern.

Syntax: {DBSetField:Table,FieldName=Value,FieldName2=Value,...}

Ändert den Wert des Datenbankfeldes in der angegebenen Tabelle. Bei Bedarf wird automatisch der Edit-Modus aktiviert.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

FieldName: Interner Name des Datenbankfeldes.

Value: Der neue Wert des Datenbankfeldes.

Hinweis: In der Regel sind Änderungen in der Tabelle der archivierten Dokumente nicht erlaubt. Um dies sicher zu stellen, sollte das Makro mit folgender Zeile beginnen:

{RaiseError:Funktion in archivierten Dokumenten nicht erlaubt,{Self:DocTable}=DOCARCH}

Siehe auch

Makro-Referenz

DBLocate

DBOperation

ExecSQL

Variablen für Datenfelder

IF-Bedingung

DDECloseLink

Makro-Funktion DDECloseLink

Beendet eine bestehende DDE-Verbindung.

Syntax: {DDECloseLink}

Beendet die DDE-Konversation. Rufen Sie DDECloseLink auf, um eine mit DDEOpenLink aufgebaute Verbindung wieder zu beenden.

Siehe auch

Makro-Referenz

DDE Hintergrundinformation

DDEOpenLink

DDESendLine

IF-Bedingung

DDEOpenLink

Makro-Funktion DDEOpenLink

Eine DDE-Verbindung öffnen.

Syntax: {DDEOpenLink:Service,Topic[,Synchron]}

Öffnet die DDE-Verbindung zum Anwendungsprogramm. Falls der Verbindungsaufbau scheitert, wird die Programmdatei gestartet und der Verbindungsaufbau erneut versucht.

Vergessen Sie nicht die Verbindung mit DDECloseLink wieder zu schließen.

Service: DDE-Kennung des Anwendungsprogramms.

Topic: Thema der DDE-Kommunikation, i.d.R. "System".

Synchron: geben Sie diesen optionalen Parameter an, um die DDE-Steuerung zu synchronisieren.

Siehe auch

Makro-Referenz

DDE-Beispiel

DDESetExeParam

ShellExecute

DDESendLine

DDECloseLink

DDE Hintergrundinformation

IF-Bedingung

DDESendLine

Makro-Funktion DDESendLine

Einen einzeiligen DDE-Befehl senden.

Syntax: {DDESendLine:Command}

Sendet den im Parameter angegebenen DDE-Befehl. Die DDE-Verbindung muss zuvor mit {DDEOpenLink} geöffnet werden.

Command: der zu sendende DDE-Befehl.

Siehe auch

Makro-Referenz

DDE-Beispiel

DDESendMacro

DDEOpenLink

DDECloseLink

DDE Hintergrundinformation

DDESendMacro

Makro-Funktion DDESendMacro

Ein mehrzeiliges DDE-Makro senden.

Syntax: {DDESendMacro:Macro}

Sendet den im Parameter angegebenen DDE-Befehle. Die DDE-Verbindung muss zuvor mit {DDEOpenLink} geöffnet werden.

Macro: kommagetrennte Liste (im SDF-Format) mit den zu sendenden DDE-Befehlen.

Siehe auch

Makro-Referenz

DDE synchronisieren

DDESendLine

DDEOpenLink

DDECloseLink

DDE Hintergrundinformation

DDE-Beispiel

DDESetExeParam

Makro-Funktion DDESetExeParam

Definiert Programm-Startparameter der DDE-Anwendung.

Syntax: {DDESetExeParam:Parameter}

Falls der Verbindungsaufbau mit DDEOpenLink scheitert, wird die Anwendung gestartet und der Verbindungsaufbau erneut versucht. Sie können mit der Makrofunktion DdeSetExeParam einen oder mehrere Startparameter für die Anwendung definierten.

Parameter: Startparameter mit der die Anwendung ausgeführt wird. Mehrere Parameter werden mit Leerzeichen getrennt. Falls ein Parameter Leerzeichen beinhaltet, muss er mit doppelten "Anführungszeichen" eingeschlossen werden.

Siehe auch

Makro-Referenz

DDE-Beispiel

DDEOpenLink

DeleteFile

Makro-Funktion DeleteFile

Datei oder temporäres Verzeichnis löschen.

Syntax: {DeleteFile:FileName[,NoConfirm]}

Löscht die angegebene Datei vom Datenträger oder verschiebt sie - wenn möglich - in den Papierkorb.
Zusätzlich ist es auch möglich, ein temporäres Verzeichnis mit allen enthaltenen Elementen zu löschen. Aus Sicherheitsgründen werden nur Verzeichnisse gelöscht, die sich innerhalb des temporären Windowsordners befinden und Verzeichnisse, die mit ~ beginnen.

FileName: Name der zu löschenden Datei oder eines temporären Verzeichnisses.

NoConfirm: wenn dieser optionale Parameter angegeben ist, wird die Datei ohne Rückfrage gelöscht! Es wird keine Fehlermeldung erzeugt, wenn die angegebene Datei nicht vorhanden ist.

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyDocFile

GetBackupFileName

IF-Bedingung

Dest

Makro-Variable Dest

Dateiname einer Zieldatei.

Syntax: {Dest[:FormatParameter]}

Die Variable enthält den Dateiname einer Zieldatei, beispielsweise den Dateinamen des letzten Aufrufs der Funktion "Senden an".

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

Source

DocumentSearch

Makro-Funktion DocumentSearch

Dokumente suchen.

Syntax: {DocumentSearch:SQL-Where}

Mit der Methode DocumentSearch können Sie Dokumente in den Tabellen DOCUMENT und DOCARCH suchen. Wenn in der aktuellen Tabelle kein Dokument vorhanden ist, dann wird die andere Tabelle durchsucht und bei Erfolg automatisch umgeschaltet.

Das Makro bricht mit einer Fehlermeldung ab, falls die Tabelle gerade bearbeitet wird.

SQL-Where: WHERE-Teil der SQL-Abfrage, z.B. "WHERE DOCID=100".

Beispiele:

{DocumentSearch:WHERE DOCID=100}

{DocumentSearch:WHERE NAME={Self:DBQuoteChar}gesuchter Name{Self:DBQuoteChar}}

Siehe auch

Makro-Referenz

DBSearch

DocWriteJournal

Makro-Funktion DocWriteJournal

Protokolleintrag hinzufügen.

Syntax: {DocWriteJournal:DocID,Text}

Die Funktion erstellt einen Protokolleintrag.

Ab Office Manager-Version 8.0 wird das Protokoll auch erstellt, wenn "Dokumentbearbeitung protokollieren"  deaktiviert ist.

DocID: Schlüsselnummer des Dokuments, zu dem der Text protokolliert werden soll.

Text: der zu protokollierende Text.

Beispiel:

{DocWriteJournal:{Doc:DocID},Protokolltext für das aktuelle Dokument}

Siehe auch

Makro-Referenz

Einstellungen, Seite Datenbank, Dokumentbearbeitung protokollieren

DxfCreateFrame

Makro-Variable DxfCreateFrame

Einen ausgefüllten Schriftkopf für die neue CAD-Zeichnung erstellen.

Syntax: {DxfCreateFrame:FileName}

Erzeugt den Schriftkopf für eine neue CAD-Zeichnung als DXF-Datei. Ersetzen Sie "DXF-Datei" durch den Namen der DXF-Datei, welche die Definitionen des Schriftkopfes beinhaltet. Die Variable wird durch den Namen der DXF-Datei mit dem Schriftkopf ersetzt.

FileName: Dateiname der DXF-Vorlage mit dem Schriftkopf.

Hinweis: Für MegaCAD verwenden Sie besser MegaCreateFrame, für AutoCAD AcadComNewDwg.

Siehe auch

Makro-Referenz

Einrichtungsassistent für AutoCAD

Zeichnungsverwaltung mit AutoCAD

MegaCreateFrame

AcadComNewDwg

ExcelGetCell

Makro-Variable ExcelGetCell

Text aus Excel-Zelle lesen.

Syntax 1: {ExcelGetCell:FileName,SheetName,Column,Row}

Syntax 2: {ExcelGetCell:FileName,SheetName,Column,Row,VarName[,SheetName2,Column2,Row2,VarName2,...]}

Die Variable gibt den Text aus einer oder mehreren Excel-Zellen zurück. Bei Syntax 1 wird die Variable direkt durch den Zellinhalt ersetzt.

Die Excel-Datei wird für jeden Aufruf der Variablen geöffnet. Verwenden Sie die Syntax 2, wenn Sie mehrere Zellen aus einer Datei lesen möchten.

FileName: Dateiname einer existierenden Excel-Datei.

SheetName: Name des Excel-Blattes.

Column: Spaltennummer der Zelle, z.B. 1 für Spalte A und 3 für Spalte C.

Row: Zeilennummer der Zelle.

VarName (nur Syntax 2): Name der privaten Variablen, die mit GetPrivVar abgefragt werden kann.

Beispiel Syntax 2:

{ExcelGetCell:G:\Daten\Beispiel.xls,Tabelle1,2,5,Variable1,Tabelle1,2,8,Variable2}

{MessageDlg:Zelle B5: {GetPrivVar:Variable1}{Chr:13}Zelle B8: {GetPrivVar:Variable2}}

Siehe auch

Makro-Referenz

ExcelSetCell

GetPrivVar

ExcelSetCell

Makro-Funktion ExcelSetCell

Text in Excel-Zelle überschreiben.

Syntax: {ExcelSetCell:FileName,SheetName,Column,Row,Value[,SheetName2,Column2,Row2,Value2,...]}

Die Variable schreibt Text in eine oder mehrere Excel-Zellen.

FileName: Dateiname einer existierenden Excel-Datei.

SheetName: Name des Excel-Blattes.

Column: Spaltennummer der Zelle, z.B. 1 für Spalte A und 3 für Spalte C.

Row: Zeilennummer der Zelle.

Value: zu schreibender Text

Siehe auch

Makro-Referenz

ExcelGetCell

ExecDirDlg

Makro-Variable ExecDirDlg

Ein Verzeichnis wählen.

Syntax: {ExecDirDlg:Title[,FormatParameter]}

Öffnet einen Windows-Dialog, in welchem der Anwender ein Verzeichnis wählen kann. Die Variable wird durch das ausgewählte Verzeichnis ersetzt. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

Title: Überschrift des Dialogfensters, z.B. "Verzeichnis wählen".

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Pfades übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecOpenDlg

ExecSaveDlg

ExecInputQuery

ExecInputQuery

Makro-Variable ExecInputQuery

Eingabedialog für Text öffnen.

Syntax: {ExecInputQuery:Title[,Default]}

Öffnet einen Eingabedialog, in welchem der Benutzer einen Text eingeben kann. Die Variable wird durch den eingegebenen Text ersetzt. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

Title: Überschrift des Dialogfensters.

Default: Optionaler Standardwert.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecOpenDlg

ExecSaveDlg

ExecDirDlg

ExecOpenDlg

Makro-Variable ExecOpenDlg

Eine Datei zum Öffnen wählen.

Syntax: {ExecOpenDlg:Filter[,FormatParameter]}

Öffnet einen Windows-Dialog, in welchem der Anwender eine Datei zum Öffnen eingeben kann. Die Variable wird durch den Dateinamen ersetzt. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

Filter: beinhaltet die Endungen der auszuwählenden Dateien, z.B. "Textdatei|*.txt|Alle Dateien|*.*"

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

OpenDlg

ExecSaveDlg

ExecDirDlg

ExecInputQuery

ExecPrintDlg

Makro-Funktion ExecPrintDlg

Den Windows-Dialog "Drucken" öffnen.

Syntax: {ExecPrintDlg}

Öffnet den Drucker-Dialog und macht den dort ausgewählten Drucker zum Windows-Standarddrucker. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

Siehe auch

Makro-Referenz

PrintExDlg

PrintPrnFile

ExecSaveDlg

Makro-Variable ExecSaveDlg

Eine Datei zum Speichern wählen.

Syntax: {ExecSaveDlg:Filter[,FormatParameter]}

Öffnet einen Windows-Dialog, in welchem der Anwender eine Datei zum Speichern eingeben kann. Die Variable wird durch den Dateinamen ersetzt. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

Filter: beinhaltet die Endungen der auszuwählenden Dateien, z.B. "Textdatei|*.txt|Alle Dateien|*.*"

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

SaveDlg

ExecOpenDlg

ExecDirDlg

ExecInputQuery

ExecSQL

Makro-Funktion ExecSQL

SQL-Anweisung ausführen.

Syntax: {ExecSQL:Query,SQL}

Verwenden Sie ExecSQL mit besonderer Vorsicht. Falsche Anweisungen können ganze Tabellen zerstören! Führen Sie umfangreiche Testläufe mit Kopien der Datenbank durch.

Mit der Methode ExecSQL wird eine SQL-Anweisung mit der angegebenen Abfragekomponente (Query) ausgeführt. Sie können Daten abfragen (SELECT), Daten manipulieren (UPDATE), die Tabellenstruktur ändern (ALTER TABLE) und andere SQL-Anweisungen ausführen. Wenn Sie Jokerzeichen verwenden, achten Sie bitte auf den SQL-Standard % und _.

Das Makro bricht mit einer Fehlermeldung ab, falls die Tabelle gerade bearbeitet wird.

Prüfen Sie Verwendung dieser Funktion bitte, ob alternativ DocumentSearch oder DBSearch genutzt werden kann.

Query gibt die intern genutzte Daten-Komponente an. Verwenden Sie die Tabellenkennungen oder "DocDB" für das Dokumentarchiv bzw. "ApplDB" für die Anwendungsdatenbank.

SQL: Wenn sich die Anweisung auf die Dokumenttabelle bezieht, können sie einen Testlauf mit der SQL-Abfrage durchführen. Eine SELECT-Anweisung (Datenabfrage) kann nur im Dokumentarchiv ausgeführt werden und ist nur mit der Tabellenkennung als Abfragekomponente möglich (also nicht mit "DocDB"). Die Datentabelle muss sich in der entsprechenden Ansicht befinden.

Beispiele:

In der Dokumenttabelle nur den Datensatz mit der Schlüsselnummer 1234 anzeigen:
{ExecSQL:Document,SELECT * FROM DOCUMENT WHERE DocID=1234}

Feldwerte ändern:
{ExecSQL:Document,UPDATE DOCUMENT SET NAME="Neuer Name" WHERE (NAME="Alter Name")}

Datensatz hinzufügen:
{ExecSQL:DocDB,INSERT INTO DOCUMENT (NAME,PROJECT) VALUES ("MeinName","MeinProjekt")}

Hinweis: ExecSQL kann Makrovariablen in eine Tabelle schreiben. Die Variablen werden nicht ausgeführt, wenn die Klammern mit Chr definiert sind.

Siehe auch

Makro-Referenz

DBCheckFieldValue

DocumentSearch

DBSearch

DBLocate

ExecStringDlg

Makro-Variable ExecStringDlg

Einen Text aus einer Liste wählen.

Syntax: {ExecStringDlg:StringList[,VisibleEdit]}

Öffnet einen Dialog zur Auswahl eines Textes aus einer Liste. Die Variable wird durch den gewählten Text ersetzt. Die Abarbeitung des Makros wird beendet, wenn der Anwender auf die Schaltfläche Abbrechen klickt.

StringList: Name des Office Manager-Datenbankfeldes mit Auswahlliste oder Name einer Textdatei.

VisibleEdit: wenn dieser optionale Parameter angegeben ist, kann zusätzlich zu Auswahl auch ein freier Text eingegeben werden.

Beispiele

{ExecStringDlg:G:\Daten\Liste.txt}

{ExecStringDlg:USERNAME,VisibleEdit}

Siehe auch

Makro-Referenz

Benutzerverwaltung

ExecuteDocuments

Makro-Funktion ExecuteDocuments

Befehl für Dokumente ausführen.

Syntax: {ExecuteDocuments:Command[,CmdParams]}

Die Funktion führt Dokumentbefehle, wie z.B. Öffnen, Drucken oder benutzerdefinierte Befehle für die markierten Dokumente in der aktiven Tabelle aus. Verwenden Sie DBSearch und GridDocSelect, um die gewünschten Dokumente zu markieren.

Command: Name des Befehls (z.B. "open") oder der Dateiname einer Anwendung bzw. eines Makros.

CmdParams: optionale Startparameter, wenn für Command eine Anwendung angegeben wurde. Als erster Parameter wird i.d.R. "{CurrDocFileName}" verwendet. Mehrere Parameter werden durch Leerzeichen getrennt. Wenn ein Parameter Leerzeichen beinhaltet, muss er in doppelten Anführungszeichen stehen.

Siehe auch

Makro-Referenz

DBSearch

GridDocSelect

ShellExecute

ExecuteMacroFile

Makro-Variable ExecuteMacroFile

Führt das Makro in der angegebenen Textdatei aus. Nur für Office Manager-Makrosprache.

Syntax: {ExecuteMacroFile:FileName}

ExecuteMacroFile führt das in der Datei enthaltene Makro sofort aus und gibt die Ergebnisse der enthaltenen Variablen aus Text ohne Zeilenumbrüche zurück. ExecuteMakroFile können Sie beispielsweise verwenden, um das Dokumentenverzeichnis dynamisch zu definieren.

FileName: Dateiname des Office Manager-Makros (*.omac).
Ab Version 8.0.4.350 wird die Datei im Verzeichnis "Gemeinsame Dateien\Macro" gesucht, falls sie ohne Pfad angegeben wurde.

Wenn Sie bei der benutzerdefinierte Steuerung von Anwendungen den Inhalt der Datei in ein DDE-Makro einfügen möchten, verwenden Sie bitte IncludeMacroFile.

Siehe auch

Makro-Referenz

IncludeMacroFile

ScriptControl für andere Sprachen

ExecuteOCR

Makro-Funktion ExecuteOCR

Führt die voreingestellte OCR-Software aus.

Syntax: {ExecuteOCR:ImgFileName[,ExeName,FileSuffix]}

ExecuteOCR führt die voreingestellte oder im Parameter angegebene Texterkennungs-Software (OCR) aus. Anschließend sollte FtiUpdate und DocWriteJournal aufgerufen werden.

ImgFileName: kompletter Dateiname der Grafikdatei, z.B. "{Source}".

ExeName: optionale Angabe der OCR-Programmdatei. Wenn der Parameter nicht angegeben oder die Datei nicht vorhanden ist, wird die voreingestellte OCR-Software verwendet.

FileSuffix: optionale Angabe einer Suffix für den OCR-Zieldateinamen. Beispielsweise hängt "ABBYY FineReader for Fujitsu ScanSnap" den Text "_OCR" an den PDF-Dateinamen an. Die gescannte Datei "12345.pdf" wird nach "12345_OCR.pdf" kopiert und der erkannte Text in dieser Kopie gespeichert. Der Office Manager verwendet die Kopie und löscht die ursprüngliche Datei. Falls eine falsche Suffix angegeben wurde, "12345_OCR.pdf" also nicht vorhanden ist, wird die ursprüngliche Datei verwendet.

Hinweis

Die Funktion ist mit der "Hot Folder OCR" nicht möglich. Verwenden Sie in diesem Fall AddSysTask.

Siehe auch

Makro-Referenz

FtiUpdate

ShellExecute

Einstellungen OCR-Software

Exit

Makro-Funktion Exit

Beendet das Makro.

Syntax: {Exit[:Condition]}

Mit einem Aufruf von {Exit} wird das Makro beendet, folgende Zeilen werden nicht mehr ausgeführt. Diese Funktion wird i.d.R. zusammen mit der IF-Anweisung oder der Condition eingesetzt.

Condition: optionale Angabe einer Bedingung: das Makro wird nur verlassen, wenn die Bedingung erfüllt ist. Condition erlaubt die Operatoren =, <>, < und >. Sie können die Jokerzeichen %*_? verwenden, zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

Beispiel

{Exit:{Doc:STATE<>Normal}: das Makro verlassen, wenn der Status des aktuellen Dokuments nicht "Normal" ist.

Siehe auch

Makro-Referenz

IF-Bedingung

DBCheckFieldValue

RaiseError

ExtractAttachment

Makro-Funktion ExtractAttachment

Extrahiert die einer E-Mail anliegenden oder in einem Komprimierungscontainer enthaltenen Dateien.

Syntax: {ExtractAttachment:SrcFileName,DstPath[,Overwrite,AttachFileName]}

Die Funktion speichert E-Mail-Anlagen und entpackt komprimierte Archivdateien in ein vorgegebenes Verzeichnis.

Folgende Quelldateitypen werden unterstützt:

•.eml: E-Mail

•.msg: Outlook-Mail

•.jar, .tar, .gz, .tgz, .cab, .zip: Komprimierungs-Container

•.exe: nur selbstextrahierende ZIP-Dateien

SrcFileName: Dateiname des Dokuments, z.B. {Doc:FileName}.

DstPath: Zielverzeichnis. In der Regel ein temporärer Ordner, der am Ende des Skriptes wieder gelöscht wird. Das Verzeichnis wird automatisch angelegt, wenn es noch nicht vorhanden ist.

Optionale Parameter

Overwrite: 0 oder 1. Bei 1 werden alle Zieldateien oder Rückfrage überschrieben, falls diese bereits vorhanden sind. Bei 0 (dies ist auch der Vorgabewert) werden neue Zieldateinamen verwendet, falls die Originaldateinamen bereits vorhanden sind.
Sonderfall alle Dateien aus einem Komprimierungscontainer (inkl .exe) entpackten: Wenn Overwrite=0 ist und das Zielverzeichnis DstPath bereits existiert, dann wird ein neues Unterverzeichnis mit den Dateien angelegt.

AttachFileName: Alternativ zur Extrahierung aller Dateien können Sie auch eine einzelne angeben, um nur diese zu kopieren.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExtractImages

MailGetProperty

GetFirstExistingFile

ExtractDocumentText

Makro-Funktion ExtractDocumentText

Extrahiert den Text aus einer Dokumentdatei.

Syntax: {ExtractDocumentText:SrcFileName,DstFileName}

Die Funktion liest den Volltext eines Dokuments und speichert ihn in eine Textdatei.

SrcFileName: Dateiname des Dokuments, z.B. {Source} oder {CurrDocFileName}.

DstFileName: Name der Zieldatei.

Beispiel

Siehe FtiGetKeywordValue

Siehe auch

Makro-Referenz

FtiGetKeywordValue

FtiGetWord

AcroExchGetTextFromRect

ImgExtractMetaWords

ExtractImages

Scan-Profile

ExtractImages

Makro-Funktion ExtractImages

Extrahiert Grafiken aus einer PDF-Datei.

Syntax: {ExtractImages:FileName,ImgPath[,PageNum]}

Die in einer Acrobat-Datei enthaltenen Grafiken werden extrahiert und nach ImgPath kopiert.

FileName: Name der PDF-Datei.

ImgPath: Zielverzeichnis für die Grafiken. Das Verzeichnis muss vorhanden sein, geben Sie es bitte mit abschließendem Backslash "\" an.

PageNum: wenn die optionale Seitennummer angegeben wird, werden nur Grafiken dieser Seite extrahiert. Anderenfalls alle Grafiken.

Siehe auch

Makro-Referenz

AcroExchGetTextFromRect

ImgExtractMetaWords

ExtractDocumentText

ExtractAttachment

FileAttr

Makro-Variable FileAttr

Gibt Dateiattribute zurück.

Syntax: {FileAttr:FileName,Attribute[,Dateformat]}

Mit der Variable können die Attribute einer Datei ermittelt werden.

FileName: Name mit komplettem Pfad der Datei.

Attribute: mögliche Dateiattribute:
Owner*): Dateibesitzer
Domain*): Domäne
EditDate: Datum und Zeit der letzten Bearbeitung
CreateDate: Datum und Zeit der Dateierzeugung
FileSize: Größe der Datei in Byte
Version: Dateiversion, sofern vorhanden (s.a. Self:ExeVersion)

Dateformat: optionale Formatierung des Datums (nur bei EditDate und CreateDate).

*) nur auf NT-Systemen

Beispiel: {FileAttr:{Doc:FileName},CreateDate,dd.mm.yyyy}

Siehe auch

Makro-Referenz

Date

OleSummaryInformation

OleDocumentSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

FileSecureTakeOwnership

Dateiabhängige Dokumentattribute

FilePageCount

Makro-Variable FilePageCount

Gibt die Seitenzahl eines Dokumentes zurück.

Syntax: {FilePageCount:FileName}

Die Variable gibt die Seitenzahl der Dokumentdatei zurück, siehe Liste der unterstützten Formate.

Für andere Dateien und bei Misserfolg wird "-1" zurückgegeben.

FileName: Dateiname des Dokuments, z.B. {CurrDocFileName}

Siehe auch

Makro-Referenz

Dateiabhängige Dokumentattribute

FileSecureTakeOwnership

Makro-Funktion FileSecureTakeOwnership

Besitzrechte einer Datei übernehmen.

Syntax: {FileSecureTakeOwnership:FileName[,UserName]}

Der Windows-Benutzer UserName übernimmt die Besitzrechte der Datei FileName:

FileName: kompletter Dateiname mit Pfad.

UserName: kompletter Windows-Benutzername, ggf. mit Domäne "domain\user". Wenn der Parameter nicht angegeben ist, wird der aktuelle Benutzer verwendet.

Siehe auch

Makro-Referenz

Dateizugriffsrechte

FileSecureSetRights

ExecUserDlg

FileAttr

FileSecureSetRights

Makro-Funktion FileSecureSetRights

Zugriffsrechte einer Datei setzen.

Syntax: {FileSecureSetRights:FileName,Definition[,SkipLoggedOnUser]}

Die Funktion setzte die Windows NT-Zugriffsrechte der angegebenen Datei.

FileName: kompletter Dateiname mit Pfad.

Definition: Name der im Office Manager vordefinierten Zugriffsrechte.

SkipLoggedOnUser: der aktuelle Benutzer (welcher die Rechte ändert) erhält i.d.R. volle Zugriffsrechte für die Datei. Mit diesem optionalen Parameter wird das verhindert, auch der aktuelle Benutzer erhält dann nur die Rechte entsprechend der Definition.

Siehe auch

Makro-Referenz

Dateizugriffsrechte

FileSecureTakeOwnership

Format

Makro-Variable Format

Gibt einen Teil des übergebenen Textes zurück.

Syntax: {Format:Text,FormatParameter}

Viele Makrovariablen können mit einem optionalen Formatparameter aufgerufen werden. Beispielsweise gibt {Doc:Filename,File} nur den Dateinamen ohne Pfad des aktuellen Dokuments zurück. Makrovariablen, die den optionalen Parameter nicht bieten, können innerhalb der Variablen Format aufgerufen werden.

Text: der zu formatierende Text.

FormatParameter: legt fest, welcher Teil von Text zurückgegeben werden soll.

Beispiele:

{Format:C:\Daten\Datei.txt,File} ergibt "Datei.txt".

{Format:{CurrDocFileName},File} entspricht {CurrDocFileName,File}

Siehe auch

Makro-Referenz

Formatparameter

FtiGetFirstCrspWord

Makro-Variable FtiGetFirstCrspWord
(nur Enterprise-Version)

Gibt beim Dokumentenimport ein passendes Wort aus dem Volltextindex zurück.

Syntax: {FtiGetFirstCrspWord:Words}

Die Variable gibt das erste Wort der Liste Words zurück, welches im Volltext des zu importierenden Dokuments enthalten ist. Sie kann eingesetzt werden, um importierte Dokumente automatisch zu attributieren.

Words: punktgetrennte Liste von Wörtern ".Wort1.Wort2.Wort3.". Die Liste beginnt und endet jeweils mit einem Punkt! Sie kann z.B. mit {OmDBFieldDoc:Feldname,Pickitems,.} erzeugt werden.

Beispiel:

In den Import-Feldwerten wird dem Feld "Categorie" folgende Makrovariable zugeordnet:

{FtiGetFirstCrspWord:{OmDBFieldDoc:Category,Pickitems,.}}

Die Auswahlliste Gruppe enthält die Einträge "Angebot" und "Rechnung".

Importierte Dokumente werden automatisch der Gruppe "Angebot" zugeordnet, wenn dieses Wort im Volltext als erstes Wort (vor dem Wort "Rechnung") enthalten ist.

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerkennung

AutoCaptFirstCrspWord

AcroExchGetTextFromRect

Formatparameter FirstCrspWord

OmDBFieldDoc

Scan-Profile

FtiGetKeywordValue

Makro-Variable FtiGetKeywordValue
(nur Enterprise-Version)

Sucht im Dokument nach einem Schlüsselwort und gibt den darauf folgenden Text zurück.

Syntax: {FtiGetKeywordValue:FileName,Keywords,CharCount[,CutMultiLine,MatchCase,IgnoreChars]}

Die Variable dient der automatisierten Dokumentenverarbeitung. Das Dokument wird nach Schlagwörtern, wie "Kunden-Nr" oder "Rechnungs-Nr" durchsucht und der danach folgende Text (z.B. die Kunden- oder Rechnungsnummer) für die Speicherung in einem Attribut zurückgegeben.

Der resultierende String wird getrimmt: Leer- und Steuerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt.

FileName: Dateiname der Dokumentdatei, z.B. {Source}.

Keywords: punktgetrennte Liste von Schlüsselwörtern ".Wort1.Wort2.Wort3.". Die Liste beginnt und endet jeweils mit einem Punkt. Die Schlüsselwörter selbst dürfen keinen Punkt und kein Komma enthalten. Ab Version 10.0.5.427 kann ein Punkt mit "OMProVarPoint" und ein Komma mit "OMProVarComma" angegeben werden.

CharCount: Anzahl Zeichen, die nach dem Schlüsselwort übernommen werden sollen.

CutMultiLine: (optional) 1 = Ergebnis bei Zeilenumbruch (#10 oder #13) abschneiden, 0 = nicht abschneiden. Vorgabe ist 1.

MatchCase: (optional) 1 = Groß-/Kleinschreibung berücksichtigen, 0 = ignorieren. Vorgabe ist 0.

IgnoreChars: optionale Liste von Zeichen, die aus dem Ergebnis gelöscht werden sollen, z.B. "-. ;,"

Beispiel 1:

In den Dokumenten ist eine Kundennummer enthalten, die beim Import bzw. Scan automatisch einem Dokumentattribut zugewiesen werden soll. Im Text steht vor der Kundennummer das Schlüsselwort "Kunden-Nr" oder "KDNr":

{FtiGetKeywordValue:{Source},.kunden-nr.kdnr.,10,1,0,-. ;,}

Beispiel 2:

Es sollen mehrere Attribute eingelesen werden. Um zu verhindern, dass bei jedem Aufruf der Funktion eine erneute Dokument-Konvertierung in das Textformat durchgeführt werden muss, sollte der Text zuvor in eine temporäre Datei gespeichert werden. Folgendes wird beispielsweise im entsprechenden Importverzeichnis definiert:

Makro "Vor Hinzufügen"

{SetPublVar:FtiFileName={GetTempFileName:.omfti}}{ExtractDocumentText:{Source},{GetPublVar:FtiFileName}}

Feldwert "Kundennr."

{FtiGetKeywordValue:{GetPublVar:FtiFileName},.kunden-nr.kdnr.,10,1,0, :}

Feldwert "Rechnungsnr."

{FtiGetKeywordValue:{GetPublVar:FtiFileName},.rechnungs-nr.,4,1,0,{Chr:9}}

Feldwert "Kunde."

{FtiGetKeywordValue:{GetPublVar:FtiFileName},.adresse: .adr.,25}

Makro "Nach Speichern"

{DeleteFile:{GetPublVar:FtiFileName},NoConfirm}}

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerkennung

AutoCaptKeywordValue

AcroExchGetTextFromRect

Scan-Profile

FtiGetWord

Makro-Variable FtiGetWord

Gibt ein Wort aus dem Volltextindex zurück.

Syntax: {FtiGetWord:WordNum}

Die Variable gibt das Wort mit der angegebenen Nummer aus dem Volltext des aktuellen Dokuments zurück. Sie wird i.d.R. nur bei den Import-Feldwerten verwendet.

WordNum: Nummer des Wortes, welches zurückgegeben werden soll. 1 steht für das erste Wort im Volltext.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerkennung

AutoCaptFtiWord

FtiGetFirstCrspWord

FtiUpdate

Makro-Funktion FtiUpdate

Aktualisiert den Volltextindex.

Syntax: {FtiUpdate}

Die Funktion indexiert das aktuelle Dokument neu.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecuteOCR

GetBackupFileName

Makro-Variable GetBackupFileName

Gibt einen sinnvollen Dateinamen für eine Sicherungskopie der genannten Datei zurück.

Syntax: {GetBackupFileName:FileName[,FormatParameter]}

Diese Variable können Sie beispielsweise in Zusammenhang mit den Funktionen {CopyFile}} und {CopyDocFile} einsetzen, um eine Sicherungskopie der Dokument- oder einer anderen Datei zu erstellen. Der Text "_Copy", gefolgt von einer Zahl wird dabei an den Dateinamen angehängt.

FileName:.Name der Datei, für die eine Sicherungskopie erstellt werden soll.

Beispiel

{CopyFile:{CurrDocFileName},{GetBackupFileName:{CurrDocFileName}}} erstellt eine Sicherungskopie der aktuellen Dokumentdatei.

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyFile

ExecSaveDlg

GetControl, SetControl

Makro-Variable GetControl
Makro-Funktion SetControl

Eigenschaft eines Formular-Controls lesen oder ändern.

Syntax:        {GetControl:Path,Property}
         {SetControl:Path,Property=Value}

Mit GetControl Funktion können Sie Eigenschaften eines Controls (Eingabefeld, Schalter u.ä.) aus einem Makro heraus einlesen oder mit SetControl ändern.

Die Funktionen richten sich an Applikations-Entwickler. Als Anwender verwenden Sie bitte den Layout-Designer.

Path: kompletter Pfad und Name des Controls: FormName.Container.ControlName, z.B. "FormDBEdit.LayoutPanelMainFields.CoBoxApplName"

Property: Name der Eigenschaft:
enabled: Bool (0 oder 1)
visible: Bool
left: Integer
top: Integer
width: Integer
height: Integer
hint: String

Value (nur bei SetControl): neuer Wert der Eigenschaft.

Siehe auch

Makro-Referenz

Layout-Designer

GetFirstExistingFile

Makro-Variable GetFirstExistingFile

Gibt den ersten Parameter zurück, der den Namen einer vorhandenen Datei beinhaltet.

Syntax: {GetFirstExistingFile:FileName1,FileName2, ...}

Mit GetFirstExistingFile können Sie eine Liste von alternativen Dateinamen angeben. Es wird der erste Dateiname zurückgegeben, der auf eine existierende Datei verweist.
In den Dateinamen sind auch die Jokerzeichen * und ? möglich.

Parameter-Liste: kommagetrennte Liste von Dateinamen.

Siehe auch

Makro-Referenz

IF-Anweisung

GetFirstNotEmpty

GetFirstNotEmpty

Makro-Variable GetFirstNotEmpty

Gibt den ersten, nicht leeren Parameter zurück.

Syntax: {GetFirstNotEmpty:Params}

Mit GetFirstNotEmpty können Sie eine Liste von alternativen Variablen angeben. Es wird die erste, nicht leere Variable zurückgegeben. Variablen, die nur Leerzeichen enthalten werden als leer betrachtet.

Params: kommagetrennte Liste von Makrovariablen.

Beispiel:

Beim Import von Dokumentdateien wird als Name die erweitere Dateieigenschaft "Titel" verwendet. Falls "Titel" leer ist, wird der Dateiname verwendet:

{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}}

Siehe auch

Makro-Referenz

Beispiel Dokumentenverzeichnis definieren

IF-Anweisung

GetFirstExistingFile

GetPrivVar, GetPublVar

Makro-Variable GetPrivVar

Makro-Variable GetPublVar

Benutzer-Variable lesen.

Syntax:        {GetPrivVar:Variable[,FormatParam]}

         {GetPublVar:Variable[,FormatParam]}

Mit den Funktionen wird der Wert einer zuvor mit SetPrivVar oder SetPublVar definierten Variablen gelesen.
Private Variablen (GetPrivVar) sind nur innerhalb des Makros gültig. Öffentliche (GetPublVar) gelten zur gesamten Laufzeit des Office Managers.

Variable: Name der benutzerdefinierten Variable

FormatParam: optionaler Formatparameter

Siehe auch

Makro-Referenz

SetPrivVar, SetPublVar

InifileReadStr

GetTempFileName

Makro-Variable GetTempFileName

Gibt einen temporären Dateinamen zurück.

Syntax: {GetTempFileName[:Extension]}

Die Variable erstellt eine neue, leere Datei im temporären Verzeichnis und gibt den Dateinamen zurück. Wenn keine Extension vorgegeben wurde, dann wird die Windows API-Funktion GetTempFileName aufgerufen.

Extension: optionale Dateiendung incl. Punkt. Vorgabe ist der Windows-Standard ".tmp".

Siehe auch

Makro-Referenz

GetBackupFileName

OS

GridDocClearSelection

Makro-Funktion GridDocClearSelection

Markierung der Dokumenttabelle aufheben.

Syntax: {GridDocClearSelection}

Nach einem Aufruf von GridDocClearSelection ist in der Tabelle kein Dokument mehr markiert.

Siehe auch

Makro-Referenz

GridDocSelect

ExecuteDocuments

GridDocSelect

Makro-Funktion GridDocSelect

Dokumente in der Tabelle markieren.

Syntax: {GridDocSelect:Selection}

Die Funktion markiert Dokumente in der Tabelle und dient beispielsweise der Vorbereitung für ExecuteDocuments.

Range: "Current" markiert den aktuellen Datensatz, "Search" alle Dokumente der aktuellen Suche.
Alternativ können Sie auch die Schlüsselnummern der zu markierenden Dokumente angeben, z.B. {GridDocSelect:123,518,685}

Siehe auch

Makro-Referenz

GridDocClearSelection

DBSearch

ExecuteDocuments

Dokumenttabelle

GUID

Makro-Variable GUID

Gibt eine neue GUID zurück.

Syntax: {GUID}

Die Variable erzeugt mit Hilfe der Windows-Funktion CoCreateGuid eine neue GUID und wird durch diese ersetzt.

Globally Unique Identifier (globaler eindeutiger Bezeichner) sind eine Implementierung des UUID-Standards, sie sind sehr wahrscheinlich eindeutig.

Beispiel-GUID: {FADD311E-DEB5-4BDA-9212-F63E8B07990C}

Siehe auch

Makro-Referenz

StringReplace

Wikipedia.org

msdn CoCreateGuid

HelpContext

Makro-Funktion HelpContext

Öffnet ein Office Manager-Hilfethema.

Syntax: {HelpContext:ContextID}

Die Funktion zeigt das mit ContextID angegebene Hilfethema.

ContextID: ID-Nummer der Hilfeseite.
Oder: "FTIHelp" für das Thema Volltextsuche oder Volltextsuche mit MS SQL-Server je nach aktueller Einstellung.

Siehe auch

Makro-Referenz

IF-Anweisung

Makro IF-Anweisung

Anweisung für bedingte Ausführung.

Syntax:

{IF:Condition}Ausführung nur unter der Bedingung{ENDIF}

{IF:not Condition} Ausführung nicht unter der Bedingung{ENDIF}

In der Office Manager Makro-Sprache können Sie die IF-Anweisung verwenden, um Teile des DDE-Makros nur auszuführen bzw. zu senden, wenn eine vorgeschriebene Bedingung erfüllt ist. Der gesamte Text zwischen {IF:Condition} und {ENDIF} wird ignoriert, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist.

Geschachtelte IF-Anweisungen sind nicht erlaubt. IF kann nur innerhalb eines Makros der benutzerdefinierte Steuerung von Anwendungen und in Makrodateien verwendet werden. Innerhalb der Condition (Bedingung) sind keine Variablen möglich. Für umfangreiche bedingte Ausführungen sind Skriptsprachen - wie JScript oder Visual Basic - besser geeignet.

Condition:

AlreadyRunning: die Bedingung ist erfüllt, wenn die Anwendung bereits geöffnet war.

FileExists,FileName: ist erfüllt, wenn die Datei mit dem angegebenen Namen vorhanden ist. (s.a. WaitForFile). Sie können auch die Jokerzeichen * und ? verwenden.

FileExists ohne Dateiparameter ist erfüllt, wenn die aktuelle Dokumentdatei vorhanden ist.

DocTableExists,Table: ist erfüllt, wenn die Tabelle im Dokumentarchiv vorhanden ist.

MessageDlg,Text: ist erfüllt, wenn der Anwender im Dialogfenster auf OK klickt.

Siehe auch

Makro-Referenz

GetFirstNotEmpty

Exit

GetPrivVar

ImgExtractMetaWords

Makro-Variable ImgExtractMetaWords

Gibt den EXIF- und IPTC-Daten aus einer Bilddatei zurück.

Syntax: {ImgExtractMetaWords:FileName}

In JPeg-Dateien werden, beispielsweise von Digitalkameras, zusätzliche Informationen gespeichert. Die Makro-Variable ImgExtractMetaWords gibt alle enthaltenen Einträge als leerzeichengetrennte Liste zurück.

FileName: Dateiname der JPeg-Datei.

Diese Funktion wird intern für die Volltextindexierung verwendet.

Siehe auch

Makro-Referenz

FtiGetFirstCrspWord

WriteLnFile

ImgGetProperty

ImgGetComment

Makro-Variable ImgGetComment

Die Variable ist veraltet. Verwenden Sie bitte ImgGetProperty mit Parameter EXIF_UserComment.

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgGetProperty

ImgGetEXIF

Makro-Variable ImgGetEXIF

Die Variable ist veraltet. Verwenden Sie bitte ImgGetProperty mit einem EXIF_x-Parameter.

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgGetProperty

ImgGetIPTC

Makro-Variable ImgGetIPTC

Die Variable ist veraltet. Verwenden Sie bitte ImgGetProperty mit einem IPTC_x-Parameter.

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgGetProperty

ImgGetProperty

Makro-Variable ImgGetProperty

Gibt Informationen (EXIF "Exchangeable Image File Format", IPTC u.a.) einer Bilddatei zurück.

Syntax: {ImgGetProperty:FileName,ItemName}

In Bilddateien (JPeg, Tiff u.a.) werden, beispielsweise von Digitalkameras, zusätzliche Informationen gespeichert. Die Makro-Variable ImgGetProperty gibt die im Parameter ItemName angegebenen Information zurück.

FileName: Dateiname der JPeg- oder Tiff-Datei.

ItemName: Name der gewünschten Information. Mögliche Werte sind:

FILENAME

FILETYPESTR

FILETYPE

BITSPERSAMPLE

SAMPLESPERPIXEL

WIDTH

HEIGHT

DPIX

DPIY

COLORMAPITEM (ItemNum)

COLORMAPCOUNT

ISNATIVEPIXELFORMAT

ENABLEADJUSTORIENTATION

TIFF_COMPRESSION

TIFF_IMAGEINDEX

TIFF_SUBINDEX

TIFF_IMAGECOUNT

TIFF_JPEGQUALITY

TIFF_ZIPCOMPRESSION

TIFF_PHOTOMETINTEPRET

TIFF_PLANARCONF

TIFF_XPOS

TIFF_YPOS

TIFF_GETTILE

TIFF_DOCUMENTNAME

TIFF_IMAGEDESCRIPTION

TIFF_PAGENAME

TIFF_PAGENUMBER

TIFF_PAGECOUNT

TIFF_JPEGCOLORSPACE

TIFF_FILLORDER

TIFF_ORIENTATION

TIFF_ENABLEADJUSTORIENTATION

TIFF_BYTEORDER

DCX_IMAGEINDEX

GIF_VERSION

GIF_IMAGEINDEX

GIF_IMAGECOUNT

GIF_XPOS

GIF_YPOS

GIF_DELAYTIME

GIF_TRANSPARENT

GIF_TRANSPCOLOR

GIF_INTERLACED

GIF_WINWIDTH

GIF_WINHEIGHT

GIF_BACKGROUND

GIF_RATIO

JPEG_COLORSPACE

JPEG_QUALITY

JPEG_DCTMETHOD

JPEG_OPTIMALHUFFMAN

JPEG_SMOOTH

JPEG_PROGRESSIVE

JPEG_SCALE_USED

JPEG_SCALE

JPEG_ENABLEADJUSTORIENTATION

JPEG_GETEXIFTHUMBNAIL

JPEG_WARNINGTOT

JPEG_WARNINGCODE

JPEG_ORIGINALWIDTH

JPEG_ORIGINALHEIGHT

ORIGINALWIDTH

ORIGINALHEIGHT

JPEG_CROMASUBSAMPLING

PCX_VERSION

PCX_COMPRESSION

BMP_VERSION

BMP_COMPRESSION

BMP_HANDLETRANSPARENCY

BMPRAW_CHANNELORDER

BMPRAW_PLANES

BMPRAW_ROWALIGN

BMPRAW_HEADERSIZE

ICO_IMAGEINDEX

ICO_BACKGROUND

CUR_IMAGEINDEX

CUR_XHOTSPOT

CUR_YHOTSPOT

CUR_BACKGROUND

PNG_INTERLACED

PNG_BACKGROUND

PNG_FILTER

PNG_COMPRESSION

PSD_LOADLAYERS

PSD_REPLACELAYERS

PSD_HASPREMULTIPLIEDALPHA

TGA_XPOS

TGA_YPOS

TGA_COMPRESSED

TGA_DESCRIPTOR

TGA_AUTHOR

TGA_DATE

TGA_IMAGENAME

TGA_BACKGROUND

TGA_ASPECTRATIO

TGA_GAMMA

TGA_GRAYLEVEL

J2000_COLORSPACE

J2000_RATE

J2000_SCALABLEBY

PS_PAPERWIDTH

PS_PAPERHEIGHT

PS_COMPRESSION

PS_TITLE

PDF_PAPERWIDTH

PDF_PAPERHEIGHT

PDF_COMPRESSION

PDF_TITLE

PDF_AUTHOR

PDF_SUBJECT

PDF_KEYWORDS

PDF_CREATOR

PDF_PRODUCER

EXIF_HASEXIF

EXIF_IMAGEDESCRIPTION

EXIF_MAKE

EXIF_MODEL

EXIF_ORIENTATION

EXIF_XRESOLUTION

EXIF_YRESOLUTION

EXIF_RESOLUTIONUNIT

EXIF_SOFTWARE

EXIF_DATETIME

EXIF_COPYRIGHT

EXIF_EXPOSURETIME

EXIF_FNUMBER

EXIF_EXPOSUREPROGRAM

EXIF_EXIFVERSION

EXIF_DATETIMEORIGINAL

EXIF_DATETIMEDIGITIZED

EXIF_COMPRESSEDBITSPERPIXEL

EXIF_SHUTTERSPEEDVALUE

EXIF_APERTUREVALUE

EXIF_BRIGHTNESSVALUE

EXIF_EXPOSUREBIASVALUE

EXIF_MAXAPERTUREVALUE

EXIF_SUBJECTDISTANCE

EXIF_METERINGMODE

EXIF_LIGHTSOURCE

EXIF_FLASH

EXIF_FOCALLENGTH

EXIF_SUBSECTIME

EXIF_SUBSECTIMEORIGINAL

EXIF_SUBSECTIMEDIGITIZED

EXIF_FLASHPIXVERSION

EXIF_COLORSPACE

EXIF_EXIFIMAGEWIDTH

EXIF_EXIFIMAGEHEIGHT

EXIF_RELATEDSOUNDFILE

EXIF_FOCALPLANEXRESOLUTION

EXIF_FOCALPLANEYRESOLUTION

EXIF_FOCALPLANERESOLUTIONUNIT

EXIF_EXPOSUREINDEX

EXIF_SENSINGMETHOD

EXIF_FILESOURCE

EXIF_SCENETYPE

EXIF_USERCOMMENT

EXIF_USERCOMMENTCODE

EXIF_EXPOSUREMODE

EXIF_WHITEBALANCE

EXIF_DIGITALZOOMRATIO

EXIF_FOCALLENGTHIN35MMFILM

EXIF_SCENECAPTURETYPE

EXIF_GAINCONTROL

EXIF_CONTRAST

EXIF_SATURATION

EXIF_SHARPNESS

EXIF_SUBJECTDISTANCERANGE

EXIF_IMAGEUNIQUEID

EXIF_ARTIST

EXIF_XPRATING

EXIF_XPTITLE

EXIF_XPCOMMENT

EXIF_XPAUTHOR

EXIF_XPKEYWORDS

EXIF_XPSUBJECT

EXIF_GPSVERSIONID

EXIF_GPSLATITUDEREF

EXIF_GPSLATITUDEDEGREES

EXIF_GPSLATITUDEMINUTES

EXIF_GPSLATITUDESECONDS

EXIF_GPSLONGITUDEREF

EXIF_GPSLONGITUDEDEGREES

EXIF_GPSLONGITUDEMINUTES

EXIF_GPSLONGITUDESECONDS

EXIF_GPSALTITUDEREF

EXIF_GPSALTITUDE

EXIF_GPSTIMESTAMPHOUR

EXIF_GPSTIMESTAMPMINUTE

EXIF_GPSTIMESTAMPSECOND

EXIF_GPSSATELLITES

EXIF_GPSSTATUS

EXIF_GPSMEASUREMODE

EXIF_GPSDOP

EXIF_GPSSPEEDREF

EXIF_GPSSPEED

EXIF_GPSTRACKREF

EXIF_GPSTRACK

EXIF_GPSIMGDIRECTIONREF

EXIF_GPSIMGDIRECTION

EXIF_GPSMAPDATUM

EXIF_GPSDESTLATITUDEREF

EXIF_GPSDESTLATITUDEDEGREES

EXIF_GPSDESTLATITUDEMINUTES

EXIF_GPSDESTLATITUDESECONDS

EXIF_GPSDESTLONGITUDEREF

EXIF_GPSDESTLONGITUDEDEGREES

EXIF_GPSDESTLONGITUDEMINUTES

EXIF_GPSDESTLONGITUDESECONDS

EXIF_GPSDESTBEARINGREF

EXIF_GPSDESTBEARING

EXIF_GPSDESTDISTANCEREF

EXIF_GPSDESTDISTANCE

EXIF_GPSDATESTAMP

IPTC_OBJECTNAME

IPTC_EDITSTATUS

IPTC_URGENCY

IPTC_CATEGRORY

IPTC_SUPPCATEGORY

IPTC_FIXTUREID

IPTC_KEYWORDS

IPTC_RELEASEDATE

IPTC_RELEASETIME

IPTC_SPECIALINSTRU

IPTC_REFSERVICE

IPTC_REFDATE

IPTC_REFNUMBER

IPTC_DATECREATED

IPTC_TIMECREATED

IPTC_ORIGINATINGPROGRAM

IPTC_PROGRAMVERSION

IPTC_OBJECTCYCLE

IPTC_BYLINE

IPTC_BYLINETITLE

IPTC_CITY

IPTC_STATE

IPTC_LOCATIONCODE

IPTC_LOCATIONNAME

IPTC_TRANSMISSIONREF

IPTC_IMAGECREDIT

IPTC_SOURCE

IPTC_COPYRIGHT

IPTC_IMAGECAPTION

IPTC_IMAGECAPTIONWRITER

IPTC_IMAGETYPE

RAW_HALFSIZE

RAW_GAMMA

RAW_BRIGHT

RAW_REDSCALE

RAW_BLUESCALE

RAW_QUICKINTERPOLATE

RAW_USEAUTOWB

RAW_USECAMERAWB

RAW_FOURCOLORRGB

RAW_CAMERA

RAW_GETEXIFTHUMBNAIL

RAW_AUTOADJUSTCOLORS

RAW_EXTRAPARAMS

MEDIAFILE_FRAMECOUNT

MEDIAFILE_FRAMEDELAYTIME

IMAGEINDEX

IMAGECOUNT

GETTHUMBNAIL

XMP_INFO

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgExtractMetaWords

ImgWriteProperty

ImgGetTextFromRect

Makro-Variable ImgGetTextFromRect
(nur Enterprise-Version)

Extrahiert Text aus einer Bilddatei, der sich an der angegebenen Position befindet.

Syntax: {ImgGetTextFromRect:FileName,PageNum,Left,Right,Top,Bottom,Relative[,TestFileName]}

Die Variable gibt den Text zurück, der sich im vorgegebenen Rechteck auf dem Bilddokument befindet. Es werden diverse Grafikformate (bmp, jpeg, tiff und viele andere) unterstützt. Das Bild kann auch in einem PDF-Dokument eingebettet sein. Der Text wird mit Hilfe der OCR-Software erkannt.

Die Variable wird beispielsweise beim Scannen von Formularen verwendet, um die Dokumentattribute, wie Kategorie oder Kundenname, automatisch vom Papier zu lesen.

Tipp: Wenn Sie Dokumente im PDF-Format scannen und anschließend eine OCR-Software ausführen, können Sie alternativ die Funktion AcroExchGetTextFromRect verwenden.

Hinweis: Bei PDF-Dokumenten wird immer die erste Grafik auf der Seite verwendet.

FileName: Dateiname der Grafik- oder PDF-Datei, z.B. {Source}.

PageNum: Seitennummer bei PDF-Dokumenten und mehrseitigen TIFF-Dateien.

Left, Right, Top, Bottom: Definiert ein Rechteck auf der Seite, in dem sich der zu extrahierende Text befindet. Left und Right geben den Abstand vom linken Seitenrand, Top und Bottom den Abstand vom oberen Rand an. Es sind nur ganze Zahlen erlaubt. Tipp: der Wert von Top ist immer kleiner als Bottom, Left ist kleiner als Right.

Relative: 0, 1 oder 2. Bei 0 wird das Rechteck in absoluten Pixel angegeben.
Bei 1 enthalten Left, Right, Top und Bottom prozentuale Werte, wobei Left=10 beispielsweise 10% der Seitenbreite angibt.
2 ist ebenfalls relativ, jedoch mit einer berechneten Auflösung von 10.000 statt 100 (Left=1000 gibt 10% der Seitenbreite).
Beachten Sie bitte, dass die Pixel mit der Scanner-Auflösung variieren, verwenden Sie bevorzugt die relative Werte.

TestFileName: Wenn dieser optionale Parameter angegeben ist, wird der Grafikausschnitt in der angegebenen Bilddatei gespeichert. Sie können überprüfen, ob der korrekte Ausschnitt definiert wurde. Der Parameter sollte nach erfolgreichen Tests wieder entfernt werden. Geben Sie den Dateinamen bitte ohne Endung an, z.B. "C:\Temp\Test". Wenn die Datei bereits vorhanden ist, wird automatisch eine Zahl angehängt.

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

OCR-Software OmniPage, Transsym, Tesseract oder Microsoft Document Imaging. Falls eine andere OCR-Software eingestellt ist, wird versucht Microsoft Document Imaging zu verwenden.

Siehe auch

Makro-Referenz

Übersicht Belegerkennung

AcroExchGetTextFromRect

ImgReadBarcode

ImgExtractMetaWords

Scan-Profile

ImgReadBarcode

Makro-Variable ImgReadBarcode
(nur Enterprise-Version)

Liest einen Barcode.

Syntax 1: {ImgReadBarcode:FileName,PageNum,BarType}

Syntax 2: {ImgReadBarcode:FileName,PageNum,Left,Right,Top,Bottom,Relative,BarType[,Result,TestFileName]}

Die Variable gibt den Text zurück, der im angegebenen Barcode kodiert ist. Es werden diverse Grafikformate (bmp, jpeg, tiff und viele andere) unterstützt. Das Bild kann auch in einem PDF-Dokument eingebettet sein.

Die Variable wird beispielsweise beim Scannen verwendet, um eine kodierte Belegnummer vom Papier zu lesen.

Hinweis: Bei PDF-Dokumenten wird immer die erste Grafik auf der Seite verwendet.

FileName: Dateiname der Grafik- oder PDF-Datei, z.B. {Source}.

PageNum: Seitennummer bei PDF-Dokumenten und mehrseitigen TIFF-Dateien.

Left, Right, Top, Bottom: Definiert ein Rechteck auf der Seite, in dem sich der Barcode befindet. Left und Right geben den Abstand vom linken Seitenrand, Top und Bottom den Abstand vom oberen Rand an. Es sind nur ganze Zahlen erlaubt. Tipp: der Wert von Top ist immer kleiner als Bottom, Left ist kleiner als Right.

Relative: 0, 1 oder 2. Bei 0 wird das Rechteck in absoluten Pixel angegeben.
Bei 1 enthalten Left, Right, Top und Bottom prozentuale Werte, wobei Left=10 beispielsweise 10% der Seitenbreite angibt.
2 ist ebenfalls relativ, jedoch mit einer berechneten Auflösung von 10.000 statt 100 (Left=1000 gibt 10% der Seitenbreite).
Beachten Sie bitte, dass die Pixel mit der Scanner-Auflösung variieren, verwenden Sie bevorzugt die relative Werte.

BarType mögliche Werte: "Code39", "Code128", "Code25Int", "EAN13", "EAN8", "UPCA", "UPCE", "IdentCode" oder "Unknown" zur automatischen Ermittlung.

Result optional: wenn "Type" angegeben ist, wird der Barcode-Typ und nicht der Wert zurückgegeben.

TestFileName: Wenn dieser optionale Parameter angegeben ist, wird der Grafikausschnitt in der angegebenen Bilddatei gespeichert. Sie können überprüfen, ob der korrekte Ausschnitt definiert wurde. Der Parameter sollte nach erfolgreichen Tests wieder entfernt werden. Geben Sie den Dateinamen bitte ohne Endung an, z.B. "C:\Temp\Test". Wenn die Datei bereits vorhanden ist, wird automatisch eine Zahl angehängt.

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgGetTextFromRect

Scan-Profile

ImgWriteIPTC

Makro-Funktion ImgWriteIPTC

Die Variable ist veraltet. Verwenden Sie bitte ImgWriteProperty.

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgWriteProperty

ImgWriteProperty

Makro-Funktion ImgWriteProperty

Schreibt Text-Informationen in eine Bilddatei, derzeit nur IPTC.

Syntax: {ImgWriteProperty:FileName,ItemName,ItemValue}

In Bilddateien (z.B. JPeg-Bilder von Adobe Photoshop) können zusätzliche Informationen im IPTC-Standard gespeichert werden. IPTC steht für "International Press Telecommunications Council" und definiert Informationen für eine Publizierung der Bilder. Die Makro-Funktion ImgWriteProperty schreibt gibt die in den Parameter angegebene Information in die Datei.

FileName: Dateiname des Bildes.

ItemName: Name der gewünschten Information. Mögliche Werte sind:

IPTC_OBJECTNAME

IPTC_EDITSTATUS

IPTC_URGENCY

IPTC_CATEGRORY

IPTC_SUPPCATEGORY

IPTC_FIXTUREID

IPTC_KEYWORDS

IPTC_RELEASEDATE

IPTC_RELEASETIME

IPTC_SPECIALINSTRU

IPTC_REFSERVICE

IPTC_REFDATE

IPTC_REFNUMBER

IPTC_DATECREATED

IPTC_TIMECREATED

IPTC_ORIGINATINGPROGRAM

IPTC_PROGRAMVERSION

IPTC_OBJECTCYCLE

IPTC_BYLINE

IPTC_BYLINETITLE

IPTC_CITY

IPTC_STATE

IPTC_LOCATIONCODE

IPTC_LOCATIONNAME

IPTC_TRANSMISSIONREF

IPTC_IMAGECREDIT

IPTC_SOURCE

IPTC_COPYRIGHT

IPTC_IMAGECAPTION

IPTC_IMAGECAPTIONWRITER

IPTC_IMAGETYPE

ItemValue: Wert der gewünschten Information.

Beispiel:

{ImgWriteProperty:C:\Temp\F0001.jpg,IPTC_Copyright,Softwarebüro Krekeler} schreibt den Copyright-Vermerk "Softwarebüro Krekeler" in die Bilddatei.

Siehe auch

Makro-Referenz

ImgGetProperty

ImportFile

Makro-Funktion ImportFile

Dokumentdatei in das Archiv importieren.

Syntax: {ImportFile:FileName[,FieldName=Value,FieldName2=Value,...]}

Die angegebene Dokumentdatei wird in das geöffnete Archiv importiert, so als wäre sie beispielsweise per Drag&Drop vom Explorer übernommen worden.

Diese Funktion wird vom Hilfsprogramm "SendToOM.exe“ verwendet, wenn Dateien vom Explorer oder einem Dokumentenscanner an den Office Manager gesendet wurden.

FileName: Name der zu importierenden Datei.

FieldName: optionale Angabe von Inhalten der Datenbankfelder (Dokumentattribute).

Beispiel

{ImportFile:C:\Daten\Datei.pdf} importiert Datei.pdf mit den Einstellungen des entsprechenden Importverzeichnisses.

{ImportFile:C:\Daten\Datei.pdf,DOCNO=AR8456,NAME=Rechnung 8456} wie oben, jedoch mit Vorgabewerten für die Felder Dokument-Nummer und -Name.

"c:\Programme\Krekeler\Office Manager\sendtoom.exe" "{ImportFile:C:\Daten\Datei.pdf,DOCNO=AR8456,NAME=Rechnung 8456}" obiges Beispiel als Kommandozeile für das Tool SendToOM.

Siehe auch

Makro-Referenz

Definition von Importverzeichnissen

COM-Methode ImportFile

IncludeMacroFile

Makro-Variable IncludeMacroFile

Fügt Makro-Variablen und -Funktionen aus der angegebenen Textdatei in das DDE-Makro ein. Nur für Office Manager-Makrosprache.

Syntax: {IncludeMacroFile:FileName}

Mit IncludeMacroFile können Sie die Makro-Variablen und -Funktionen ausführen, die in der angegebenen Textdatei enthalten sind. Wenn Sie bei der benutzerdefinierte Steuerung von Anwendungen den Inhalt der Datei in ein DDE-Makro einfügen möchten, verwenden Sie bitte IncludeMacroFile. Die Datei wird dabei vor dem Aufbau der DDE-Verbindung in das Makro eingefügt.

FileName: kompletter Dateiname des Makros.

Hinweis: Die Variable muss im Makro in einer eigenen Zeilen stehen!

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecuteMacroFile

InifileReadStr

Makro-Variable InifileReadStr

Liest einen Zeichenwert aus einer INI-Datei.

Syntax: {InifileReadStr:FileName,Section,Ident}

Mit dieser Variablen können Sie einen Zeichenwert aus einer INI-Datei lesen. Bei Erfolg wird die Variable durch den gelesenen Wert ersetzt. Bei Misserfolg wird die Variable ohne Laufzeitfehler ignoriert.

FileName: Dateiname der INI. Falls kein Pfad angegeben ist, dann wird die Datei im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien erwartet.

Section: Name der INI-Sektion. Die Sektionen sind in der Datei in "["-Klammern eingeschlossen, geben Sie die Sektion hier ohne die Klammern an.

Ident: Name des Schlüssel (Wert vor dem =).

Siehe auch

Makro-Referenz

InifileWriteStr

ReadAdminIni

RegistryReadStr

ReadLnFile

InifileWriteStr

Makro-Funktion InifileWriteStr

Schreibt einen Zeichenwert in eine INI-Datei.

Syntax: {InifileWriteStr:FileName,Section,Ident,Value}

Mit dieser Funktion können Sie einen Zeichenwert in eine INI-Datei schreiben.

FileName: Dateiname der INI. Falls kein Pfad angegeben ist, dann wird die Datei im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien erwartet.

Section: Name der INI-Sektion. Die Sektionen sind in der Datei in "["-Klammern eingeschlossen, geben Sie die Sektion hier ohne die Klammern an.

Ident: Name des Schlüssel (Wert vor dem =).

Value: zu schreibender Text.

Siehe auch

Makro-Referenz

InifileReadStr

RegistryWriteStr

WriteLnFile

LoadLanguageFile

Makro-Funktion LoadLanguageFile

Lädt eine Sprachdatei.

Syntax: {LoadLanguageFile:FileName}

Die Funktion lädt eine Sprachdatei zur teilweisen Übersetzung der Programmoberfläche.

FileName: Name der Sprachdatei.

Siehe auch

Makro-Referenz

SaveLanguageFile

Sprachdateien

LotusNotesOpenDocument

Makro-Funktion LotusNotesOpenDocument

Öffnet ein Dokument in Lotus Notes.

Syntax: {LotusNotesOpenDocument}

Die Funktion öffnet das aktuelle Dokument (EMail) in Lotus Notes. Mit dieser Funktion kann auf Dokumente zugegriffen werden:

•die in Lotus Notes eingebettet sind

•oder als .ndl-Datei vorliegen.

Siehe auch

Makro-Referenz

Einrichtung der Lotus Notes-Verwaltung

MailGetProperty

Makro-Variable MailGetProperty

Eigenschaft einer E-Mail.

Syntax: {MailGetProperty:PropertyName[,FileName]}

Die Variable gibt eine Eigenschaft, wie z.B. die Betreffzeile einer E-Mail zurück.

PropertyName: Name der Eigenschaft, gültige Werte sind "From", "To", "Subject", "Date", "Client", "XMailer", "AttachNames".

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, dann wird auf die aktuelle Dokumentdatei zugegriffen.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExtractAttachment

MapiCreateEMail

OutlookCreateEMail

OutlookOpenEMail

MapiCreateEMail

Makro-Funktion MapiCreateEMail

Sendet eine E-Mail.

Syntax: {MapiCreateEMail:Recipient,Subject[,Body,ShowMailForm,Attachment1,Attachment2,...]}

Die Funktion erstellt mit Hilfe der Windows MAPI-Schnittstelle eine neue E-Mail.

Recipient: EMail-Adresse des Empfängers. Mehrere Adressen bitte mit Semikolon trennen.

Subject: Betreff der Mail *).

Body: optionaler Text der Mail *).

ShowMailForm: optional 0 oder 1. Bei 1 wird die E-Mail vor der Übergabe an die MAPI-Schnittstelle im interner EMail-Editor geöffnet. Der Vorgabewert ist 1.

AttachmentN: optionale Dateianlage(n).

*) Wenn im Text ein Komma erforderlich ist, dann verwenden Sie bitte die Chr-Variable: z.B. "Sehr geehrter Herr Muster{Chr:44} vielen Dank" statt "Sehr geehrter Herr Muster, vielen Dank".

Siehe auch

Makro-Referenz

Senden an EMail-Empfänger

OmAPI:ActDocSendToEMail

MailGetProperty

OutlookCreateEMail

Sonderzeichen

MegaCreateFrame

Makro-Variable MegaCreateFrame

Einen ausgefüllten Schriftkopf für die neue MegaCAD-Zeichnung erstellen.

Syntax: {MegaCreateFrame:CDL-FileName[,CharToOem]}

Nur für MegaCAD: erzeugt den Schriftkopf für eine neue Zeichnung. Ersetzen Sie "CDL-Datei" durch den Namen der CDL-Datei, welche die Definitionen des Schriftkopfes beinhaltet. Die Variable wird durch den Namen der CDL-Datei mit dem Schriftkopf ersetzt. Beispiel: "CDLRead {MegaCreateFrame:c:\megacad\zngkopf.cdl}".

CDL-FileName: Dateiname der CDL-Vorlage mit dem Schriftkopf.

CharToOem: Wenn dieser optionale Parameter gesetzt ist, werden Texte in den OEM-Zeichensatz (ASCII) konvertiert. Setzten Sie diesen Parameter bitte, wenn deutsche Umlaute fehlerhaft im Schriftkopf eingetragen werden.

Hinweis: Für AutoCAD verwenden Sie bitte AcadComNewDwg und für andere CAD-Systeme DxfCreateFrame.

Siehe auch

Makro-Referenz

Einrichtungsassistent für MegaCAD

Schriftkopf-Erzeugung für MegaCAD manuell einstellen

DxfCreateFrame

MessageBeep

Makro-Funktion MessageBeep

Gibt einen Signalton aus.

Syntax: {MessageBeep:Parameter}

Die Funktion ruft die Windows-Funktion "MessageBeep" auf und gibt den im Parameter definierten Signalton aus.

Parameter: gültiger Parameter für Windows-Funktion "MessageBeep"
-1: Standardsignalton,
0 : MB_OK,
16: MB_ICONHAND ($00000010)
32: MB_ICONQUESTION ($00000020)
48: MB_ICONEXCLAMATION ($00000030)
64: MB_ICONASTERISK ($00000040)

Siehe auch

Makro-Referenz

WinAPI:PlaySound

MessageDlg, MessageDlgCB

Makro-Funktion MessageDlg

Makro-Funktion MessageDlgCB

Öffnet ein Dialogfenster zur Bestätigung durch den Anwender.

Syntax:        {MessageDlg:Text}

         {MessageDlgCB:Name,Text}

Öffnet ein Windows-Dialogfenster mit dem im Parameter Text angegebenen Hinweisen oder Fragen. Sobald der Anwender auf OK klickt wird mit dem Abarbeiten des Makros fortgefahren. Klickt er auf Abbrechen, so wird das Makro nicht weiter ausgeführt.

Vor Durchführung umfangreicher Änderungen im Dokumentenarchiv sollte der Anwender dies zum Beispiel bestätigen.

Bei der Funktion MessageDlgCB kann der Benutzer angeben, ob der Dialog erneut angezeigt werden soll.

Name: nur bei MessageDlgCB: eindeutiger Name für die Option "Diesen Dialog erneut zeigen".

Text: Hinweistext für das Dialogfenster.

Siehe auch

Makro-Referenz

IF-Bedingung

ExecInputQuery

Wait

MinimizeApplication

Makro-Funktion MinimizeApplication

Minimiert und deaktiviert die Anwendung.

Syntax: {MinimizeApplication:Parameter}

Minimiert die Anwendung, so dass sie in der Taskleiste als Symbol dargestellt wird. Diese Funktion lässt sich derzeit nur mit dem Parameter Self aufrufen, sie wirkt sich also nur auf den Office Manager selbst aus. Verwenden Sie {WinAPI:ShowWindow:6} für andere Anwendungen.

Parameter:

Self: Minimiert den Office Manager

Hinweis: Diese Funktion kann auch genutzt werden, um eine Anwendung minimiert zu starten. Zum Beispiel wird das PDF-Konvertierungsprogramm PdfToText mit folgender Befehlszeile gestartet, um eine Textdatei zu erzeugen: "{MinimizeApplication:C:\Programme\OfficeManager\pdftotext.exe}".

Siehe auch

Makro-Referenz

WinAPI

MoveFile

Makro-Funktion MoveFile

Beliebige Datei verschieben oder umbenennen.

Syntax: {MoveFile:SrcFileName,DstFileName}

Die Funktion verschiebt die Quelldatei SrcFileName nach DstFileName. Bei Fehlern, oder falls die Zieldatei bereits vorhanden ist, wird eine Fehlermeldung erzeugt und das Makro beendet. Falls Sie die Funktion auch ausführen möchten, wenn die Zieldatei bereits vorhanden ist, können Sie vor MoveFile die Funktion {DeleteFile:DstFileName,NoConfirm} aufrufen.

SrcFileName: Dateiname der Quelldatei.

DstFileName: Dateiname der Zieldatei bzw. der neue Dateiname.

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyFile

DeleteFile

IF-Bedingung

OleDocumentSummaryInformation

Makro-Variable OleDocumentSummaryInformation

Gibt erweiterte Dateieigenschaften (Größe, Zeichenanzahl u.a.) zurück

Syntax: {OleDocumentSummaryInformation:PropertyName[,FileName]}

Die Variable enthält Dateiinformationen des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe auch Menü Datei | Eigenschaften, Seite Dateiinfo im Windows-Explorer. Die Variable ist leer, wenn die entsprechende Eigenschaft nicht vorhanden ist.

PropertyName: Name der Eigenschaft. Gültige Werte: "PresentationTarget", "Bytes", "Lines", "Paragraphs", "Slides", "Notes", "HiddenSlides", "MMClips", "ScaleCrop", "HeadingPairs", "TitlesofParts", "Manager", "Company", "LinksUpTo Date", "Characters (with spaces)"
oder "(TotalList)" für eine Gesamtliste "Name=Wert".

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird auf die aktuelle Dokumentdatei zugegriffen.

Beispiel

{OleDocumentSummaryInformation:Notes} enthält Notizen des aktuellen Dokuments.

Siehe auch

Makro-Referenz

Automatische Belegerkennung

OleSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

OleSetDocumentSummaryInformation

FileAttr

OleMessageRegisterFilter

Makro-Funktion OleMessageRegisterFilter

Implementiert IOleMessageFilter

Syntax: {OleMessageRegisterFilter}

Wenn Sie bei der COM-Automatisierung einer anderen Anwendung den Fehler "Aufruf wurde durch Augerufenen abgelehnt" erhalten, dann rufen Sie vor der Erzeugung des COM/OLE-Objektes bitte {OleMessageRegisterFilter} auf. Nehmen Sie den Filter am Ende des Skriptes mit {OleMessageRegisterFilter} wieder auf.

Englische Fehlermeldungen sind "Call was Rejected By Callee" oder "Application is Busy".

Diese Funktion wurde mit Office Manager-Version 11.0.2.444 eingeführt. Die interne AutoCAD-Schnittstelle registriert den Filter automatisch.

Siehe auch

Makro-Referenz

OleMessageRevokeFilter für die anschließende Freigabe

How to: Fix 'Application is Busy' and 'Call was Rejected By Callee' Errors

OleMessageRevokeFilter

Makro-Funktion OleMessageRevokeFilter

Gibt den zuvor mit registrierten IOleMessageFilter wieder frei.

Syntax: {OleMessageRegisterFilter}

Beschreibung siehe OleMessageRegisterFilter

Diese Funktion wurde mit Office Manager-Version 11.0.2.444 eingeführt.

Siehe auch

Makro-Referenz

OleSummaryInformation

Makro-Variable OleSummaryInformation

Gibt erweiterte Dateieigenschaften (Autor, Kommentar u.a.) zurück.

Syntax: {OleSummaryInformation:PropertyName[,FileName]}

Die Variable enthält Dateiinformationen des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe auch Menü Datei | Eigenschaften, Seite Dateiinfo im Windows-Explorer. Die Variable ist leer, wenn die entsprechende Eigenschaft nicht vorhanden ist.

PropertyName: Name der Eigenschaft. Gültige Werte: "Title", "Subject", "Author", "Keywords", "Comments", "Template", "Last Saved By", "Revision Number", "Total Editing Time", "Last Printed", "Create Time/Date", "Last Saved Time/Date", "Number of Pages", "Number of Words", "Number of Characters", "Thumbnail", "Creating Application", "Security"
oder "(TotalList)" für eine Gesamtliste "Name=Wert".

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird auf die aktuelle Dokumentdatei zugegriffen.

Beispiel

{OleSummaryInformation:Comments} enthält die Kommentare des aktuellen Dokuments.

{OleSummaryInformation:Title,{Source}} enthält den Titel einer zu importierenden Datei.

Siehe auch

Makro-Referenz

Automatische Belegerkennung

OleDocumentSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

OleSetSummaryInformation

FileAttr

OleUserDefinedProperties

Makro-Variable OleUserDefinedProperties

Gibt benutzerdefinierte Dateieigenschaften zurück.

Syntax: {OleUserDefinedProperties:PropertyName[,FileName]}

Die Variable enthält Dateiinformationen des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe beispielsweise im MS Word-Menü Datei | Eigenschaften auf der Seite Anpassen. Die Variable ist leer, wenn die entsprechende Eigenschaft nicht vorhanden ist.

PropertyName: Name der benutzerdefinierten Eigenschaft oder "(TotalList)" für eine Gesamtliste "Name=Wert".

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird auf die aktuelle Dokumentdatei zugegriffen.

Siehe auch

Makro-Referenz

Automatische Belegerkennung

OleSummaryInformation

OleDocumentSummaryInformation

OleSetUserDefinedProperties

FileAttr

OleSetDocumentSummaryInformation

Makro-Funktion OleSetDocumentSummaryInformation

Erweiterte Dateieigenschaften schreiben.

Syntax: {OleSetDocumentSummaryInformation:Property=Value[,Property2=Value,..,FileName]}

Die Funktion schreibt eine oder mehrere Dateieigenschaften des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe auch Menü Datei | Eigenschaften, Seite Dateiinfo im Windows-Explorer.

Property: Name oder ID-Nummer der Eigenschaft, s.a. OleDocumentSummaryInformation

Value: zu schreibender Eigenschaftswert.

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird die aktuelle Dokumentdatei verwendet. Der optionale Dateiname darf kein Gleichheitszeichen enthalten.

Beispiel

{OleSetDocumentSummaryInformation:Notes=Meine Notiz,Company=Softwarebüro,C:\Temp\Testdatei.doc}

Siehe auch

Makro-Referenz

OleSetSummaryInformation

OleSetUserDefinedProperties

OleDocumentSummaryInformation

FileAttr

OleSetSummaryInformation

Makro-Funktion OleSetSummaryInformation

Erweiterte Dateieigenschaften (Autor, Kommentar u.a.) schreiben.

Syntax: {OleSetSummaryInformation:Property=Value[,Property2=Value,FileName]}

Die Funktion schreibt eine oder mehrere Dateieigenschaften des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe auch Menü Datei | Eigenschaften, Seite Dateiinfo im Windows-Explorer.

Property: Name oder ID-Nummer der Eigenschaft, s.a. OleSummaryInformation.

Value: zu schreibender Eigenschaftswert.

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird die aktuelle Dokumentdatei verwendet. Der optionale Dateiname darf kein Gleichheitszeichen enthalten.

Beispiel

{OleSetSummaryInformation:Comments=Mein Kommentar,2=Mein Titel}

Siehe auch

Makro-Referenz

OleDocumentSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

OleSummaryInformation

FileAttr

OleSetUserDefinedProperties

Makro-Funktion OleSetUserDefinedProperties

Benutzerdefinierte Dateieigenschaften schreiben.

Syntax: {OleSetUserDefinedProperties:PropertyName=Value[,PropertyName2=Value,FileName]}

Die Funktion schreibt eine oder mehrere Dateieigenschaften des "OLE Property Set" von Office-Dokumenten. Siehe beispielsweise im MS Word-Menü Datei | Eigenschaften auf der Seite Anpassen.

PropertyName: Name der benutzerdefinierten Eigenschaft.

Value: zu schreibender Eigenschaftswert.

FileName: optionaler Dateiname. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird die aktuelle Dokumentdatei verwendet. Der optionale Dateiname darf kein Gleichheitszeichen enthalten.

Beispiel

{OleSetUserDefinedProperties:Abteilung=Softwareentwicklung}

Siehe auch

Makro-Referenz

OleSetSummaryInformation

OleSetDocumentSummaryInformation

OleUserDefinedProperties

FileAttr

OmDBFieldDoc

Makro-Variable OmDBFieldDoc

Erweiterte Eigenschaften der Dokumentattribute.

Syntax: {OmDBFieldDoc:FieldName,Variable,[Separator]}

Ermöglicht den Zugriff auf die erweiterten Eigenschaften der Datenbankfelder des geöffneten Dokumentarchivs.

FieldName: Name des Datenbankfeldes.

Variable:

Caption,

Pickitems Einträge der Auswahlliste,

PickitemsFilename Dateiname der Auswahlliste,

oder FilePath.

Separator: wenn die Variable = "PickItems" ist, müssen Sie in diesem Parameter ein Trennzeichen für die einzelnen Werte eingeben. Dies ist i.d.R. ein Punkt. Das Trennzeichen wird auch als erstes und letztes Zeichen hinzugefügt.

Siehe auch

Makro-Referenz

Variablen für Datenfelder

Datenfelder definieren

OpenDatabase

Makro-Funktion OpenDatabase

Öffnet ein Dokumentarchiv oder eine Anwendungsdatenbank.

Syntax: {OpenDatabase:FileName}

Die Funktion öffnet die im Parameter angegebene Datenbank. Falls die Datei nicht vorhanden ist, wird die Funktion ohne Fehlermeldung ignoriert.

FileName der zu öffnenden Datenbank (*.omp, *.omcs, *.apl, *.aplcs).

Siehe auch

Makro-Referenz

SendToOM.exe

IF-Anweisung

OmAPI

OpenDlg

Makro-Variable OpenDlg

Beinhaltet den zuletzt im Dialog "Datei öffnen" gewählten Dateinamen.

Syntax: {OpenDlg[:FormatParameter]}

Die Variable wird durch den Dateinamen ersetzt, der beim letzten Aufruf des Dialoges "Datei öffnen" eingegeben bzw. gewählt wurde.

Verwenden Sie die Variable ExecOpenDlg, um den Dialog erneut zu öffnen.

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecOpenDlg

Source

SaveDlg

GetPrivVar

OS

Makro-Variable OS

Zugriff auf Umgebungsvariablen des Betriebssystems.

Syntax: {OS:Variable[,CLSID]}

Gibt eine Umgebungsvariable des Betriebssystems zurück.

Variable:

OSDir: Stammverzeichnis des Betriebssystems, z.B.: "C:\Windows"

SysDir: Systemverzeichnis des Betriebssystems, z.B.: "C:\Windows\System"

TmpPath: temporäre Dateien, entspricht Windows API-Funktion "GetTempPath"

MyFiles: das Verzeichnis "Eigene Dateien" mit abschließendem Backslash

Desktop: Verzeichnis in dem der Desktopinhalt gespeichert wird.

Programs: Startmenüordner Programme

Program_Files: z.B. C:\Programme

Templates: Dokumentvorlagen, z.B. "C:\Windows\ShellNew" oder "C:\Dokumente und Einstellungen\(UserName)\Vorlagen"

UserName: Benutzername (der im Betriebssystem angemeldete Benutzer)

ComputerName: Name des Computers

DecimalSeparator: eingestelltes Dezimaltrennzeichen

ThousandSeparator: Tausender-Trennzeichen

SpecialFolder,CLSID: spezielle Windows-Verzeichnisse. Das Verzeichnis wird mit der Windows API-Funktion SHGetSpecialFolderLocation aus shell32.dll ab Version 4.0 ermittelt. Mögliche CLSID-Werte (s.a. shlobj.h) z.B. "0x001a" für AppData oder "0x002e" für CommonDocuments.

Siehe auch

Makro-Referenz

Self

OutlookCreateEMail

Makro-Funktion OutlookCreateEMail

Erstellt eine neue EMail mit MS-Outlook.

Syntax: {OutlookCreateEMail[:FileNameTemplate]}

Die Funktion erstellt eine neue E-Mail mit MS-Outlook. Die Mail wird im Postausgang von Outlook gespeichert und sofort geöffnet.

Der Office Manager kann die E-Mail, abhängig vom Parameter FileName, direkt im Outlook-Ordner verwalten oder eine Dateikopie erstellen und diese verwalten.

FileName: Optionaler Name der zu erstellenden Dateikopie. Wenn kein Dateiname angegeben ist, wird {CurrDocFileName} verwendet.
Wenn der Dateiname "Outlook.Application" ist, wird keine Dateikopie erstellt, der Office Manager verwaltet vielmehr die E-Mail direkt im Outlook-Ordner. Das Öffnen der Mail muss dann mit der Funktion {OutlookOpenEMail} ausgeführt werden!

Template: Optionaler Dateiname einer Dokumentvorlage für die neue E-Mail.

Hinweis: Die Outlook-Funktionen sind nicht für Outlook-Express geeignet.

Siehe auch

Makro-Referenz

OutlookOpenEMail

MapiCreateEMail

MailGetProperty

Einrichtung der Outlook-Verwaltung

OutlookOpenEMail

Makro-Funktion OutlookOpenEMail

Öffnet eine E-Mail mit MS-Outlook.

Syntax: {OutlookOpenEMail}

Die Funktion öffnet die aktuelle E-Mail in MS-Outlook, wenn sie im Outlook-Ordner "Postausgang" oder "Gesendet" gespeichert ist. Der Dateiname der E-Mail ist in diesem Fall "Outlook.Application", s.a. {OutlookCreateEMail}. Falls die Mail in einer Datei gespeichert ist (idR. *.msg), wird sie mit der Windows-Standardanwendung geöffnet.

Hinweis: Die Outlook-Funktionen sind nicht für Outlook-Express geeignet.

Siehe auch

Makro-Referenz

OutlookCreateEMail

MailGetProperty

Einrichtung der Outlook-Verwaltung

PasteFromClipboard

Makro-Variable PasteFromClipboard

Text aus der Zwischenablage kopieren.

Syntax: {PasteFromClipboard}

Die Variable wird durch den Text-Inhalt der Windows-Zwischenablage ersetzt.

Siehe auch

Makro-Referenz

CopyToClipboard

PDFAddComment

Makro-Funktion PDFAddComment
(nur Enterprise-Version)

Fügt Kommentare in PDF-Dokumente ein.

Syntax: {PdfAddComment:FileName,PageNum,Type,ALeft,ATop,PLeft,PRight,PTop,PBottom,Color,InfoEx,Expand,Title,Content}

Mit dieser Funktion können Sie einen Kommentar in Acrobat-Dokumente einfügen. Das Makro wird mit einem Fehler beendet, falls das Dokument geschützt ist oder ein anderer Fehler auftritt.

FileName: Dateiname der Grafik- oder PDF-Datei, z.B. {Source}.

PageNum: Nummer der Seite, auf welcher der Kommentar eingefügt werden soll. Sie können auch negative Werte eingeben, um von hinten zu zählen: -1 ist z.B. die letzte Seite.

Type: 0 bis 6 und 100 bis 106: 0=Textnotiz, 1=Kommentar, 2=Hilfe, 3=Text einfügen, 4=Schlüssel, 5=Neuer Absatz, 6=Absatz. Addieren Sie 100 zu den Werten, um das Datum in den Titel aufzunehmen (wird aber nicht von allen PDF-Viewern gezeigt).

ALeft, ATop: Gibt den Abstand des Ankers in Millimetern von links/oben an. Es sind nur ganze Zahlen erlaubt.

PLeft, PRight, PTop, PBottom: Definiert das Rechteck des Popupfenster in Millimetern. PLeft und PRight geben den Abstand vom linken Seitenrand, PTop und PBottom vom oberen Rand an. Es sind nur ganze Zahlen erlaubt.

Color: Farbkonstante, z.B.: clYellow, clRed, clBlue, clCreme.

InfoEx: 0 oder 1. Bei 1 wird eine zusätzliche Info mit Datum und Benutzernamen hinzugefügt.

Expand: 0 oder 1. Bei 1 ist der Kommentar geöffnet, wenn das Dokument geladen wird.

Title: Überschrift des Kommentars. Es sind keine Kommata erlaubt, verwenden Sie bei Bedarf {Chr:44}.

Content: Inhalt des Kommentars. Hier sind Kommata erlaubt.

Systemvoraussetzungen:

Office Manager Enterprise-Version

Siehe auch

Makro-Referenz

FilePageCount

PDFProtectDocument

CreateDocVers

PDFProtectDocument

Makro-Funktion PDFProtectDocument

PDF-Dokument vor Änderungen schützen.

Syntax: {PDFProtectDocument[:FileName,MasterPW,UserPW,
 AllowPrint,AllowCopy,AllowChange,AllowAddNotes,AllowFillFields,
 AllowCopyAccess,AllowAssemble,AllowPrintFull]}

Die Funktion verschlüsselt ein Acrobat-Dokument (*.pdf) und aktiviert den Passwortschutz, um beispielsweise Dokumentänderungen zu verhindern. Für die revisionssichere Archivierung können Sie die Funktion ohne Parameter bzw. nur mit FileName aufrufen.
Die Funktion wird ohne Fehlermeldung abgebrochen, falls die Datei bereits verschlüsselt ist.

Die Verschlüsselungebene ist von der PDF-Version abhängig:

PDF-Version

Acrobat-Version

Verwendete
Verschlüsselungsebene

1.0, 1.1

1.0, 2.0

keine

1.2, 1.3

3.0, 4.0

40-bit RC4

1.4, 1.5

5.0, 6.0

128-bit RC4

ab 1.6

ab 7.0

128-bit AES

Wenn Sie alle Dokumente automatisch schützen möchten, die aus einem bestimmten Verzeichnis importiert werden, dann definieren Sie bitte ein Importverzeichnis. Geben Sie auf der Seite Makro bei Nach Speichern "{PDFProtectDocument:{Source}}{UpdateDocAttributesFromFile}" ein.

Optionale Parameter:

FileName: Kompletter Dateiname des Dokuments. Standardwert -wenn kein Dateiname angegeben wurde- ist die aktuelle Dokumentdatei.

MasterPW: Passwort, welches für die Aufhebung des Schutzes nötig ist. Standardwert (wenn Sie den Parameter nicht angeben bzw. leer lassen) ist ein Zufallspasswort. Dies ist zusammen mit AllowChange=0 für die revisionssichere Archivierung empfohlen: Das Dokument kann nicht mehr geändert werden, das Passwort zur Aufhebung der Sperre ist nicht bekannt.

UserPW: Passwort zum Öffnen des Dokumentes. Der Standardwert ist leer, so dass kein Passwort zum Öffnen erforderlich ist.

AllowPrint: 0 oder 1, 1=Drucken erlaubt, 0=Drucken nicht zulässig. Standard ist 1.

AllowCopy: 0=Kopieren von Inhalt unzulässig. Standard ist 1.

AllowChange: 0=Dokumentänderungen unzulässig, Standard ist 0.

AllowAddNotes: 0=Kommentare hinzufügen, Standard ist 0.

AllowFillFields: 0=Formularfelder ausfüllen, Standard ist 0.

AllowCopyAccess: Standard ist 1.

AllowAssemble: 0=Kein Zusammenstellen, Standard ist 0.

AllowPrintFull: 0=Drucken, sofern zulässig, nur in geringer Auflösung. Standard ist 1.

Siehe auch

Makro-Referenz

UpdateDocAttributesFromFile

Dokumente archivieren

Menü Bearbeiten | PDF-Dokument schützen

SignDocument

PDFAddComment

PrintExDlg

Makro-Variable PrintExDlg

Zugriff auf Einstellungen und Variablen des erweiterten Druckdialogs.

Syntax: {PrintExDlg:Variable}

Variable:

FileName: Dateiname des zu druckenden Dokuments.

PrinterName: ausgewählter Drucker

PrinterIndex: Index des gewählten Druckers, die Zählung beginnt bei 0

DriverName: Treibername des gewählten Druckers

CopyCount: eingestellte Anzahl der Kopien

PageRange: eingestellter Druckbereich, Seite von bis

DocumentTray: gewählte Papierquelle für Dokumentendruck

DocumentTrayNo: Nummer der gewählten Papierquelle für Dokumentendruck

SeparatorTray: gewählte Papierquelle für Trennblätter

SeparatorTrayNo: Nummer der gewählten Papierquelle für Trennblätter

Duplex: 0=ohne Duplex, 1=vertikal, 2=horizontal

PrintJobName: Bezeichnung des Druckauftrags

SeparatorBeforeJob,

SeparatorBeforeDoc,

SeparatorBeforeCopy,

SeparatorAfterJob: 0=kein Trennblatt, 1=Trennblatt drucken

ExecuteHiddenAdobeInstance: startet eine verborgene Instanz von Adobe Acrobat

Siehe auch

Makro-Referenz

PrintPrnFile

PrintPrnFile

Makro-Funktion PrintPrnFile

Vorbereitete Druckdatei ausgeben.

Syntax: {PrintPrnFile:FileName,PrinterName}

Druckt eine vorbereitete Druckdatei (*.prn) auf dem angegebenen Drucker aus.

FileName: Dateiname der vorbereiteten Druckdatei (*.prn)

PrinterName: Name des Druckers, auf dem ausgegeben werden soll

Siehe auch

Makro-Referenz

PrintExDlg

ExecPrintDlg

ProcessMessages

Makro-Funktion ProcessMessages

Windows-Botschaften abarbeiten.

Syntax: {ProcessMessages}

Der Office Manager arbeitet alle anstehenden Windows-Botschaften ab, bevor er mit dem Makro fortsetzt.

Siehe auch

Makro-Referenz

WaitForFile

RaiseError

Makro-Funktion RaiseError

Laufzeitfehler auslösen.

Syntax: {RaiseError:Message,[Condition]}

RaiseError löst einen Laufzeitfehler mit dem in Message angegebenen Text aus.

Wenn Sie das Makro beispielsweise durch einen Fehler abbrechen möchten, wenn das aktuelle Dokument keinem Projekt zugeordnet ist, sieht die Funktion folgendermaßen aus:

{RaiseError:Projektzuordnung fehlt,{Doc:PROJECT}=}

Hinter dem Gleichheitszeichen folgt direkt die abschließende runde Klammer. Die Bedingung ist also erfüllt, wenn das Projekt leer ist. In diesem Fall würde die Fehlermeldung "Projektzuordnung fehlt" erscheinen, das Makro und programminternen Funktionen abgebrochen.

Die Verwendung der Funktion ohne Condition erfolgt i.d.R. nur zusammen mit IF.

Message: Text der Fehlermeldung.

Condition: optionale Angabe einer Bedingung: der Fehler wird nur ausgelöst, wenn die Bedingung erfüllt ist. Condition erlaubt die Operatoren =, <>, < und >. Sie können die Jokerzeichen %*_? verwenden, zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

Siehe auch

Makro-Referenz

IF-Bedingung

Exit

DBCheckFieldValue

ReadAdminIni

Makro-Variable ReadAdminIni

Liest eine Variable aus der Office Manager-Datei admin.ini und ersetzt ggf. den Wert durch NewValue.

Syntax: {ReadAdminIni:Variable[,NewValue]}

Liest den Wert der mit Variable angegebenen Schlüsselvariablen aus der Office Manager-Datei admin.ini, Sektion [Macro_ReadAdminIni]. Wenn der optionale Parameter NewValue angegeben ist, wird die Variable mit diesem neuen Wert in die Ini-Datei zurückgeschrieben. Wenn das erste Zeichen des Parameters NewValue ein "+" oder ein "-" ist, wird der Wert der Variablen berechnet (alter Wert +/- Parameter NewValue) und das Ergebnis in die Ini-Datei zurückgeschrieben.

Variable: Bezeichnung der Schlüssel-Variablen in Sektion [Macro_ReadAdminIni] der admin.ini.
Wenn der Schlüssel nicht vorhanden ist, wird ein leerer String zurückgegeben. Ist gleichzeitig der Parameter NewValue angegeben, wird der Schlüssel mit diesem neuen Wert erzeugt.

NewValue: Wenn der optionale Parameter angegeben ist, wird dieser neue Wert in die admin.ini zurückgeschrieben. Er dient gleichzeitig als Vorgabewert, falls der Schlüssel noch nicht in der INI enthalten war.

Siehe auch

Makro-Referenz

Beispiel Dokumentenverzeichnis definieren

AdminINI

InifileReadStr

ReadIdentNo

ReadLnFile

RegistryReadStr

ReadIdentNo

Makro-Variable ReadIdentNo

Liest eine Aufzählungsvariable und erhöht die Variable in der Tabelle um 1.

Syntax: {ReadIdentNo:IdentName[,FormatParameter]}

Die Variable liest die Aufzählungsvariable mit dem Namen IdentName aus der Datenbanktabelle IDENTNO, erhöht den Wert der Variablen um 1 und schreibt ihn in die Tabelle zurück.

IdentName: Name der Aufzählungsvariablen .

FormatParameter: optionaler Parameter für die Formatierung.

Hinweis: Diese Funktion ist z.B. für die automatische Erzeugung von Dokument-Nummern geeignet, wenn {Doc:DocID} nicht zum gewünschten Ergebnis führt (s. Beispiel ReadIdentNo). Geben Sie die Syntax der Dokumentnummer bitte bei den Feldwerten im Menü Datei | Datenbank | Felder definieren ein.

Siehe auch

Beispiel ReadIdentNo

Makro-Referenz

Aufzählungsvariable initialisieren

Tabelle IDENTNO

ReadAdminIni

ReadLnFile

ReadIdentNo, Beispiel

Beispiel ReadIdentNo: Dokumentnummer

Jedes Dokument besitzt in der Office Manager-Datenbank eine eindeutige Schlüsselnummer (Datenfeld DocID). Eine automatische Erzeugung von Dokumentnummern wird daher i.d.Regel mit dem Datenfeld DocID gelöst. Dadurch ist sichergestellt, dass die Dokumentnummern eindeutig sind, sich also nicht wiederholen.

Wenn Sie jedoch die Eindeutigkeit der Dokumentnummern unabhängig von der Schlüsselnummer sicherstellen möchten, können Sie dies mit der Makrovariablen ReadIdentNo lösen.

Mit den Office Manager-Makrovariablen haben Sie drei Möglichkeiten, Aufzählungsvariablen zu lesen: ReadLnFile liest die erste Zeile aus einer Textdatei, ReadAdminIni liest eine Variable aus der ADMIN.INI und ReadIdentNo liest aus der Datenbanktabelle IDENTNO.

Beispiel 1:

In diesem Beispiel wird mit der Makrovariable ReadIdentNo die Dokumentnummer aus der Tabelle gelesen. Im Menü Datei | Datenbank | Felder definieren, Seite Feldwerte können Sie mit dem Vorgabewert  festlegen, ob und wie Dokumentnummern automatisch erzeugt werden. Hier wäre z.B. folgende Syntax möglich:

{ReadIdentNo:AktDokNr}

Wenn Sie nun im Office Manager ein neues Dokument anlegen, wird der aktuelle Wert des Datenfeldes AktDokNr aus der Tabelle gelesen (z.B. "3721") und das neue Dokument mit dieser Nummer "3721" gespeichert. Der Office Manager erhöht den Wert um eins und schreibt "3722" in die Tabelle zurück, das nächste Dokument erhält dann die Nummer "3722".

Beispiel 2:

Die Dokumente sollen innerhalb ihrer Projekte fortlaufend nummeriert werden:

{ReadIdentNo:{Doc:Project,Main}}

Siehe auch

Makro-Referenz

Aufzählungsvariable initialisieren

ReadIdentNo

ReadAdminIni

ReadLnFile

ReadLnFile

Makro-Variable ReadLnFile

Liest die erste Zeile der mit FileName angegebenen Textdatei und ersetzt ggf. den Wert durch NewValue.

Syntax: {ReadLnFile:FileName[,NewValue]}

Liest die erste Zeile aus der angegebenen Textdatei. Wenn der optionale Parameter NewValue angegeben ist, wird der neue Wert in die Datei zurückgeschrieben. Wenn das erste Zeichen des Parameters NewValue ein "+" oder ein "-" ist, wird der Wert berechnet (alter Wert +/- Parameter NewValue) und das Ergebnis in die Datei eingefügt.

Wenn die Textdatei nicht vorhanden ist wird sie erzeugt und der Rückgabewert mit NewValue initialisiert.

FileName: Name der Textdatei. Wenn die Datei nicht vorhanden ist wird sie neu erstellt.

NewValue: Wenn der optionale Parameter angegeben ist, wird dieser neue Wert in die Datei zurückgeschrieben.

Beispiel

{ReadLnFile:C:\Temp\Test.txt,+1}

Siehe auch

Makro-Referenz

ReadIdentNo

InifileReadStr

ReadAdminIni

WriteLnFile

ReadShortcutURL

Makro-Variable ReadShortcutURL

Liest die Internetadresse (URL) aus der Internetverknüpfung (*.url).

Syntax: {ReadShortcutURL:FileName}

Liest die Internetadresse (URL) aus der im Parameter angegebenen Internetverknüpfung. Die Datei kann mit oder ohne Dateiendung (.url) angegeben werden. Internetverknüpfungen werden z.B. vom MS Internet-Explorer erstellt und beinhalten die Favoriten.

Die Makrovariable wird durch die enthaltene URL ersetzt.

FileName: Name der .url-Datei.

Siehe auch

Makro-Referenz

RecordCount

Makro-Variable RecordCount

Gibt die Datensatzanzahl einer Tabelle zurück.

Syntax: {RecordCount:Table[,SQL-Where]}

Die Variable gibt die Anzahl der Datensätze in Table zurück. Wenn SQL-Where nicht angegeben ist wird eine eventuelle Filterung berücksichtigt. Bei der Dokumenttabelle ist RecordCount dann die Anzahl der Dokumente in der aktuellen Suche.

Alternativ können Sie den optionalen Parameter SQL-Where angeben. In dem Fall wird die Datensatzanzahl durch eine eigene SQL-Abfrage ermittelt.

Table: Kennung der Datenbanktabelle.

SQL-Where: optionale Angabe des SQL Where-Statements.

Beispiele

{RecordCount:Doc}: Dokumentanzahl der aktuellen Suche

{RecordCount:Doc,}: gesamte Dokumentenanzahl

{RecordCount:Doc,WHERE FILENAME={Self:DbQuoteChar}C:\Datei.txt{Self:DbQuoteChar}}: Anzahl Dokumente mit dem Dateinamen "C:\Datei.txt".

Siehe auch

Makro-Referenz

DBOperation

DBSerach

RecoverDocument

Makro-Funktion RecoverDocument

Stellt ein archiviertes Dokument wieder her.

Syntax: {RecoverDocument[:DocID,RaiseError]}

Dokument aus der Archivtabelle DOCARCH in die Tabelle der aktiven Dokumente DOCUMENT verschieben. Die externe Datei wird ev. entsprechend den Einstellungen verschoben.

Optinale Parameter

DocID: Schlüsselnummer des archivierten Dokumentes, Standard ist das aktuelle Dokument.

RaiseError: der Standardwert '1' löst bei Fehlern eine Exception aus und beendet das Makro. '0' unterdrückt den Fehler und gibt die Fehlermeldung als Variablenwert zurück.

Systemvoraussetzung:

Office Manager Enterprise-Version ab Version 9.0.4.396

Siehe auch

Makro-Referenz

ArchiveDocument

Dokumente archivieren

RegistryReadInt, RegistryReadStr

Makro-Variable RegistryReadInt
Makro-Variable RegistryReadStr

Liest einen Wert aus der Windows-Registrierungsdatenbank.

Syntax: {RegistryReadInt:Root,Key,Name[,UseIni]} bzw. {RegistryReadStr:Root,Key,Name[,UseIni]}

Mit der Variablen RegistryReadInt können Sie einen numerischen Wert und mit RegistryReadStr einen Zeichenwert aus der Registrierungsdatenbank lesen. Bei Erfolg wird die Variable durch den gelesenen Wert ersetzt. Bei Misserfolg wird die Variable ohne Laufzeitfehler ignoriert.

Root: Hauptschlüssel der Registry: HKEY_CLASSES_ROOT (oder kurz HKCR), HKEY_LOCAL_MACHINE (HKLM) oder HKEY_CURRENT_USER (HKCU). Falls ein ungültiger Wert angegeben ist, wird HKEY_CURRENT_USER geöffnet.

Key: Name des Registry-Schlüssels, z.B. "Software\Krekeler\Office Manager".

Name: Name des Datenwertes. Lassen Sie dieses Feld leer, um den Standard-Wert zu lesen.

UseIni: optionaler Parameter z.B. für Terminalserver. Geben Sie "UseIni" an wenn die Registryzugriffe in INI-Dateien umgeleitet werden sollen.

Beispiel:

{RegistryReadStr:HKEY_LOCAL_MACHINE,{Self:RegistryPath},CurrentVersion}

{RegistryReadStr:HKEY_LOCAL_MACHINE,{Self:RegistryPath},CurrentVersion,UseIni}

Siehe auch

Makro-Referenz

RegistryWriteInt

RegistryWriteStr

Self:RegistryPath

InifileReadStr

RegistryWriteInt, RegistryWriteStr

Makro-Funktion RegistryWriteInt
Makro-Funktion RegistryWriteStr

Schreibt einen Wert in die Windows-Registrierungsdatenbank.

Syntax: {RegistryWriteInt:Root,Key,Name,Value[,UseIni]} bzw. {RegistryWriteStr:Root,Key,Name,Value[,UseIni]}

Mit der Funktion RegistryWriteInt können Sie einen numerischen Wert und mit RegistryWriteStr einen Zeichenwert in die Registrierungsdatenbank speichern. Wenn der Schlüssel nicht vorhanden ist, wird er angelegt.
Bei Misserfolg wird kein Laufzeitfehler erzeugt!

Root: Hauptschlüssel der Registry: HKEY_CLASSES_ROOT1) (oder kurz HKCR), HKEY_LOCAL_MACHINE1) (HKLM) oder HKEY_CURRENT_USER (HKCU). Falls ein ungültiger Wert angegeben ist, wird HKEY_CURRENT_USER geöffnet.

Key: Name des Registry-Schlüssels, z.B. "Software\Krekeler\Office Manager".

Name: Name des Datenwertes. Lassen Sie dieses Feld leer, um in den Standard-Wert zu schreiben.

Value: der zu speichernde Datenwert.

UseIni: optionaler Parameter z.B. für Terminalserver. Geben Sie "UseIni" an wenn die Registryzugriffe in INI-Dateien umgeleitet werden sollen.

1) Beachten Sie bitte, dass ein Schreiben in HKEY_CLASSES_ROOT und HKEY_LOCAL_MACHINE nur mit Administratorrechten möglich ist. Ab Windows Vista muss eventuell die Rückfrage der Benutzerkontensteuerung (UAC) bestätigt werden.

Siehe auch

Makro-Referenz

RegistryReadInt

RegistryReadStr

Self:RegistryPath

InifileReadStr

SaveDlg

Makro-Variable SaveDlg

Beinhaltet den zuletzt im Dialog "Datei speichern" gewählten Dateinamen.

Syntax: {SaveDlg[:FormatParameter]}

Die Variable wird durch den Dateinamen ersetzt, der beim letzten Aufruf des Dialogs "Datei speichern" eingegeben bzw. gewählt wurde.

Verwenden Sie die Variable ExecSaveDlg, wenn der Dialog erneut angezeigt werden soll.

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

ExecOpenDlg

Dest

OpenDlg

GetPrivVar

SaveLanguageFile

Makro-Funktion SaveLanguageFile

Erstellt eine Sprachdatei zur Übersetzung.

Syntax: {SaveLanguageFile:FileName}

Die Funktion erstellt eine Sprachdatei zur teilweisen Übersetzung der Programmoberfläche.

FileName: Dateiname der zu erstellenden Datei.

Siehe auch

Makro-Referenz

LoadLanguageFile

Sprachdateien

ScriptControl

Makro-Funktion ScriptControl

Führt ein Skript (VBS, JScript o.a.) aus.

Syntax 1: {ScriptControl:Language,Source}

Syntax 2: {ScriptControl:FileName}

Die Funktion führt innerhalb eines Office Manager Makros ein Skript mit Hilfe des Windows Scripting Host aus. Es werden verschiedene Programmiersprachen unterstützt: z.B. VBScript und JScript. Weitere Sprachen können im Scriptcontrol installiert werden.

Language: verwendete Skriptsprache, z.B. "VBScript" oder "JScript".

Source: der auszuführene Quelltext.

FileName: alternativ zu den Parametern Language und Source kann auch der Name einer Skriptdatei angegeben werden. Die Sprache wird anhand der Dateiendung festgelegt. Die Datei wird im Verzeichnis "Gemeinsame Dateien\Macro" gesucht, falls sie ohne Pfad angegeben wurde.

Internetlinks:

Google nach MS Scriptcontrol durchsuchen

Windows Scripting Hosts

Siehe auch

Makro-Referenz

ScriptControlSetOption

ExecuteMacroFile

Makro-Editor

ScriptControlSetOption

Makro-Funktion ScriptControlSetOption

Optionen des Windows Scripting Host setzen.

Syntax: {ScriptControlSetOption:OptionName,Value}

Die Funktion ändert ScriptControl-Einstellungen für Visual Basic, JScript und andere Skriptsprachen. Die neue Einstellung gilt für die gesamte Laufzeit der Office Manager-Instanz.

OptionName: Name der Einstellung:
TimeOut des ScriptControls in Millisekunden oder "-1" zum Deaktivieren des TimeOuts.
UseSafeSubset: sicheren Modus aktivieren (Value 1) oder deaktivieren (Value 0).

Value: der neue Wert der Einstellung.

Beispiele

{ScriptControl:TimeOut,-1} deaktiviert den TimeOut.

{ScriptControl:UseSafeSubset,1} aktiviert den sicheren Modus.

Hinweis: Wenn Sie diese Funktion im Makro-Editor ausführen, werden die Einstellungen erst nach einem erneuten Start des Makros übernommen.

Siehe auch

Makro-Referenz

admin.ini ScriptControl

ScriptControl

SearchField

Makro-Variable SearchField

Gibt einen primären Suchbegriff zurück.

Syntax: {SearchField:FieldName[,FormatParameter]}

Die Variable gibt den Text zurück, der im entsprechenden primären Suchfeld enthalten ist.

FieldName: Name des Datenbankfeldes oder "*FTI" für das Suchfeld "Im Index" oder "*ProjectNavigator" für das im Navigator markierte Projekt.

FormatParameter: optionaler Formatparameter.

Siehe auch

Makro-Referenz

SelectDocVersions

Makro-Funktion SelectDocVersions

Filtert die Tabelle der Dokumentversionen für das aktuelle Dokument.

Syntax: {SelectDocVersions}

Nach einem Aufruf von SelectDocVersions ist die Tabelle DOCVERS gefiltert und enthält nur die Versionen des aktuellen Dokumentes.

Siehe auch

Makro-Referenz

Makrovariablen für Datenfelder

CreateDocVers

Self

Makro-Variable Self

Zugriff auf Office Manager Programmvariablen.

Syntax: {Self:Variable[,FormatParameter]}

Ermöglicht den Zugriff auf Programmvariablen des Office Managers, wie z.B. die eingestellten Datenbank- und Dokumentverzeichnisse.

Variable:

CommonFilesPath: Verzeichnis der gemeinsamen Dateien 1)

DocPath: Standard-Dokumentverzeichnis 1)

ArchDocPath: Verzeichnis für archivierte Dokumente 1)

ExeName: die Office Manager Programmdatei mit komplettem Pfad

ExePath: der komplette Programm-Pfad 1)

ExeVersion: die Office Manager-Versionsnummer, z.B. "10.0.0.410" (s.a. FileAttr:Version)

ExeVersionComp: die Office Manager-Compilierungsnummer, z.B. "410"

DocDB: Dateiname der geöffneten Archivdatenbank

PathDocDB: Verzeichnis der Archivdatenbank 1)

DocTable: Name der aktiven Dokumenttabelle, "DOCUMENT" oder "DOCARCH"

ApplDB: Dateiname der Anwendungsdatenbank

PathApplDB: Verzeichnis der Anwendungsdatenbank 1)

DBQuoteChar: Anführungszeichen, mit denen die Zeichenwerte bei SQL-Abfragen eingeschlossen sind (s.a.)

AdminMessage: der vom Administrator definierte Zusatztext für Fehlermeldungen

ProgramName: Kurzname des Programmes

ProgramNameSuffix: Erweiterung des Programmnamens

RegistryPath: Office Manager-Pfad in der Registrierdatenbank 1)

RegistryPathCfg: Pfad zu den Office Manager-Einstellungen in der Registrierdatenbank 1)

TmpPath: Pfad der temporären Dateien 1)

UserName: Benutzername (der im Office Manager angemeldete Benutzer)

UserNameEx,FileName: Windows-Besitzer der Datei FileName oder (wenn der Besitzer nicht ermittelt werden konnte oder eine Gruppe ist) der Office Manager-Benutzername

WindowTitle: Titel des Office Manager-Programmfensters

FormatParameter: Mit dem optionalen Formatparameter können Sie einen Teil des Dateinamen übernehmen.

1) alle Pfadangaben "Path" sind inkl. abschließendem Backslash "\".

Siehe auch

Makro-Referenz

AdminINI

OS

SendKey

Makro-Funktion SendKey

Emuliert einen Tastendruck im aktiven Anwendungsprogramm.

Syntax: {SendKey:ASCII-Code}

Emuliert einen Tastendruck im aktiven Anwendungsprogramm. Als Parameter wird der ASCII-Code der Taste übergeben. Mit {SendKey:121} können Sie z.B. die Taste F10 simulieren und im aktiven Anwendungsprogramm das Hauptmenü öffnen.

ASCII-Code: Der ASCII-Code des zu sendenden Tastendrucks.

Hinweis: Um einen ganzen Text zu senden verwenden Sie SendKeyStr.

Siehe auch

Makro-Referenz

SendKeyStr

CreateKey

Chr

SetActiveApplication

SendKeyStr

Makro-Funktion SendKeyStr

Emuliert Tastatureingaben für die Übermittlung des im Parameter angegebenen Textes an die Anwendung.

Syntax: {SendKeyStr:Text}

SendKeyStr sendet den im Parameter angegebenen Text an die aktive Anwendung. Für jedes Zeichen wird in der Anwendung ein Tastendruck simuliert.

Text: Der an die Anwendung zu sendende Text, z.B. {SendKeyStr:Ich bin der Text}

Hinweis: Um nur ein einzelnes Zeichen zu senden verwenden Sie SendKey.

Siehe auch

Makro-Referenz

ASCII-Code

SendKey

CreateKey

CreateKeyStr

SetActiveApplication

SendMouseClick

Makro-Funktion SendMouseClick

Simuliert einen Mausklick.

Syntax: {SendMouseClick:Key[,Point]}

Die Funktion simuliert einen Mausklick (drücken und lösen der Taste) in einer Anwendung.

Wenn der optionale Parameter Point angegeben ist, wird der Klick mit der Windows-API-Funktion PostMessage an den gewünschten Koordinaten. Die Anwendung, in der die Maus simuliert werden soll, muss mit einem vorherigen Aufruf von {SetActiveApplication:Default} definiert werden.

Ist der Parameter nicht angegeben, erfolgt die Simulation mit der Windows-API-Funktion Mouse_Event an der aktuellen Position in der Anwendung, die derzeit im Vordergrund ist. Bringen Sie die gewünschte Anwendung mit einem Aufruf von{ShowApplication} in den Vordergrund. Diese Methode (ohne Koordinaten-Angabe) funktioniert oft auch mit älteren Anwendungen, bei denen die erste Methode versagt.

Key:

L = linke

R = rechte

M = mittlere Maustaste

D = Doppelklick mit linker Maustaste. Dieser Klick wird immer mit PostMessage simuliert (erste Methode).

Point: XxY, bezogen auf die linke obere Ecke des Fensters. Dieser Parameter ist optional.

Beispiele:

{SetActiveApplication:Default} Das Fensterhandle der aktuellen Anwendung (mit der das Dokument gerade geöffnet wurde) für folgende Makrofunktionen festlegen.

{SendMouseClick:L,100x150} simuliert den Klick der linken Maustaste an den Koordinaten X=100 und Y=150.

Siehe auch

Makro-Referenz

ShowApplication

SetActiveApplication

WinAPI

SendKey

SendKeyStr

SetActiveApplication

Makro-Funktion SetActiveApplication

Definiert die aktive Anwendung für fensterorientierte Funktionen.

Syntax: {SetActiveApplication:Parameter}

Makro-Funktionen beziehen sich i.d.Regel auf die Anwendung, mit der das Dokument geöffnet wird. Wenn Sie jedoch Befehle an eine andere Anwendung senden möchten, können Sie mit SetActiveApplication eine andere Anwendung festlegen, auf die sich nachfolgende Makro-Funktionen beziehen sollen.

Parameter:

Default: Aktiviert die Anwendung, mit dem das Dokument geöffnet wird.

GetForegroundWindow: Aktiviert das Fenster, das z.Zt. im Vordergrund ist.

GetDesktopWindow: Aktiviert den Windows-Desktop.

GetParent: Aktiviert das Fenster, welches der Eigentümer des z.Zt. aktiven Fensters ist. Wenn z.B. das Dialogfenster der Anwendung aktiv ist, wird durch GetParent das Hauptfenster aktiviert.

GetTopWindow: Aktiviert das für den Anwender sichtbare Fenster der aktiven Anwendung.

Self: Aktiviert das Hauptfenster des Office Managers.

Siehe auch

Makro-Referenz

SetComApplName

Makro-Funktion SetComApplName

Definiert die Anwendung für folgende COM-Funktionen.

Syntax: {SetComApplName:Application}

Die Funktion definiert den Namen der Anwendung für folgende COM-Automatisierungen.

Application: OLE-Name der Anwendung, z.B. "Word.Application" oder "AutoCAD.Application".

Siehe auch

Makro-Referenz

SetPrivVar, SetPublVar

Makro-Funktion SetPrivVar

Makro-Funktion SetPublVar

Benutzer-Variable definieren.

Syntax:        {SetPrivVar:Variable=Value}

         {SetPublVar:Variable=Value}

Mit den Funktionen werden Variablen definiert, auf die mit GetPrivVar und GetPublVar zugegriffen werden kann. Private Variablen (SetPrivVar) sind nur innerhalb des Makros gültig. Öffentliche (SetPublVar) gelten zur gesamten Laufzeit des Office Managers.

Alternativ zu einzelnen Variablen können auch die Spalten des aktuellen Datensatzes einer Tabelle als Variablen übernommen werden. Die Syntax ist dann {SetPrivVar:*Table}. Die Variablen können anschließend mit {GetPrivVar:FieldName} abgerufen werden.

Variable: Name der Variable oder * und Kennung der Datenbank-Tabelle

Value: Inhalt der Variable

Siehe auch

Makro-Referenz

GetPrivVar, GetPublVar

InifileWriteStr

SetStayOnTop

Makro-Funktion SetStayOnTop

Office Manager im Vordergrund.

Syntax: {SetStayOnTop:Self,Parameter}

Legt fest, ob der Office Manager systemweit im Vordergrund gehalten werden soll.

Self: derzeit nur "Self" (der Office Manager selbst).

Parameter: "true" = Office Manager im Vordergrund halten. "false" = wieder normalen Status setzen.

Siehe auch

Makro-Referenz

WinAPI:ShowWindow

ShellExecute

Makro-Funktion ShellExecute

Öffnet die angegebene Datei.

Syntax: {ShellExecute[:FileName,Parameter,Show,Flag|ShellCmd]}

Startet die mit FileName angegebene Anwendung oder Dokumentdatei. Wenn kein Dateiname angegeben ist wird die dem aktuellen Befehl zugeordnete Anwendung gestartet. Wenn in Dateiname keine Anwendung, sondern ein Dokument angegeben ist, dann wird das Dokument in der entsprechenden Windows-Standardanwendung geöffnet.

FileName: kompletter Dateiname einer Anwendung oder Dokumentdatei

Parameter: optionale Befehlszeilenparameter

Show: 1=normale Fenstergröße (Vorgabe), 2=als Symbol starten, 3=maximiert starten

Der vierte Parameter ist entweder ein Flag oder der Windows-Befehlsname:

Flag: "WaitForInputIdle" wartet, bis die Anwendung gestartet ist, "WaitForSingleObject" wartet bis sie beendet ist (der intern verwendete Windows-Befehl ist dann CreateProcess statt ShellExecute). "RunAsAdmin" führt die Anwendung als Administrator aus, Sie müssen den Aufruf bei aktiver Benutzerkontensteuerung (UAC) bestätigen.

ShellCmd: Windows-Befehlsname, beispielsweise "open", "printto", "edit". Standard ist leer=Windows-Standardbefehl bzw. der vorgegebene Wert von OpenShellCommand.

Beispiele:

{ShellExecute} startet die aktuelle Anwendung.

{ShellExecute:notepad.exe} startet den Windows-Editor.

{ShellExecute:{CurrApplExe},{CurrDocFileName}} startet die aktuelle Anwendung und übergibt ihr das aktuelle Dokument als Startparameter. Das Dokument wird dann i.d.R. von der Anwendung geöffnet. Beachten Sie bei der zweiten Variante bitte das Komma hinter dem Doppelpunkt.

{ShellExecute:notepad.exe,C:\Eigene Dateien\test.txt} startet Notepad und öffnet die Datei "C:\Eigene Dateien\test.txt".

{ShellExecute:C:\Eigene Dateien\test.txt} öffnet die Datei "C:\Eigene Dateien\test.txt" in der Windows-Standardanwendung.

{ShellExecute:{CurrDocFileName}} öffnet das aktuelle Dokument in der Windows-Standardanwendung.

{ShellExecute:{Self:ExeName},/regserver,RunAsAdmin} Office Manager COM-Server registrieren.

Hinweis: ShellExecute ändert nicht die aktive Anwendung für nachfolgende Makro-Funktionen. Verwenden Sie dafür SetActiveApplication.

Siehe auch

Makro-Referenz

WaitForApplication

ShowApplication

SetActiveApplication

ExecuteDocuments

admin.ini OpenShellCommand

ShowApplication

Makro-Funktion ShowApplication

Zeigt die mit dem FileName angegebene Anwendung.

Syntax: {ShowApplication[:FileName]}

ShowApplication zeigt die angegebene Anwendung an. Wenn die Anwendung gestartet ist wird sie in den Vordergrund gebracht. Ist sie noch nicht gestartet so wird sie jetzt gestartet. Wenn kein Dateiname angegeben ist bzw. die Datei nicht existiert, wird die aktuell Anwendung verwendet.

FileName: Kompletter Dateiname der Anwendung (*.exe)

Hinweis: ShowApplication ändert nicht die aktive Anwendung für nachfolgende Makro-Funktionen. Verwenden Sie dafür SetActiveApplication.

Siehe auch

Makro-Referenz

ShellExecute

WinAPI:ShowWindow:x

SetStayOnTop

SignDocument

Makro-Funktion SignDocument

PDF-Dokument digital signieren.

Syntax: {SignDocument:DocFileName,PFXFileName,PFXPassword
 [,Location,ContactInfo,Reason,SignFieldName,OpenPassword]}

Die Funktion signiert ein Acrobat-Dokument mit Hilfe einer *.pfx-Signaturdatei (PKCS#12 certificate/private key file). Im Gegensatz zu PDFProtectDocument werden Dateiänderungen hiermit nicht verhindert, sondern erkannt. Der Unterzeichner bürgt für die Richtigkeit des Dokuments, es ist jederzeit zu erkennen, ob das Dokument nach der Unterzeichnung manipuliert wurde. Ein Dokument kann mehrmals und von mehreren Personen unterschrieben werden.

Signiertes PDF-Dokument
Signatur im Acrobat

Wenn Sie alle Dokumente automatisch signieren möchten, die aus einem bestimmten Verzeichnis importiert werden, dann definieren Sie bitte ein Importverzeichnis. Geben Sie auf der Seite Makro bei Nach Speichern diese Makrofunktion ein.

Parameter

DocFileName: Kompletter Dateiname des Dokuments, z.B. {Doc:FileName} oder {Source}.

PFXFileName: Kompletter Dateiname der *.pfx-Signaturdatei.

PFXPassword: verschlüsseltes Passwort für die Signaturdatei.

Optionale Parameter:

Location: Ort der Unterzeichnung. Standardwert -wenn nicht angegeben- ist der Ort und das Land der Office Manager-Registrierung.

ContactInfo: Informationen zum Unterzeichner, beispielsweise Vor- und Nachname. Standardwert ist der Windows-Benutzername.

Reason: Grund für die Signierung. Standard ist "Revisionssichere Archivierung" bzw. Übersetzung entsprechend der gewählten Programmsprache.

SignFieldName: Name des Signaturfeldes, Standard "OfficeManagerSignatureField". Dem Namen wird ein Zahl angefügt, falls er bereits vorhanden ist.

OpenPassword: In der Regel leer. Das Dokument könnte nur mit dem Passwort geöffnet werden, wenn es angegeben wird.

Siehe auch

Makro-Referenz

UpdateDocAttributesFromFile

Dokumente archivieren

PDFProtectDocument

PDFAddComment

Adobe-Certified Document Services (CDS)

Passwort verschlüsseln

Source

Makro-Variable Source

Dateiname einer Quelle.

Syntax: {Source[:FormatParameter]}

Enthält beispielsweise den Namen einer Datei, die per Drag&Drop vom Explorer importiert wird. Beim Scannen ist der temporäre Dokumentdateiname enthalten, den Sie im Makro der OCR-Software verwenden können.

FormatParameter: mit dem optionalen Formatparameter können Sie Teile des Dateinamen übernehmen.

Siehe auch

Makro-Referenz

Dest

StringReplace

Makro-Variable StringReplace

Einen Teil im angegebenen Text durch neue Zeichen ersetzen.

Syntax: {StringReplace:Text,OldPattern,NewPattern}

Ersetzt in Text alle Zeichen mit dem Wert OldPattern durch NewPattern.

Text: Text der geändert werden soll.

OldPattern: ursprünglicher Wert, der ersetzt werden soll.

NewPattern: Wert, durch den OldPattern ersetzt wird.

Beispiel: {StringReplace:{Doc:FileName},G:\,C:\} ändert den Dokument-Dateinamen von "G:\..." nach "C:\...".

Siehe auch

Makro-Referenz

Format

UpdateDocAttributesFromFile

Makro-Funktion UpdateDocAttributesFromFile

Aktualisiert die dateiabhängigen Attribute des des aktuellen Dokuments.

Syntax: {UpdateDocAttributesFromFile}

Die Funktion liest alle Dateiattribute aus der aktuellen Dokumentdatei und aktualisiert diese bei Bedarf im Archiv-Datensatz. Ein Aufruf dieser Funktion ist erforderlich, nachdem eine Datei mit Makrofunktionen bearbeitet wurde. Beispielsweise nach PDFProtectDocument, wenn das Datenfeld FILEPROTECTED im Archiv vorhanden ist.

Siehe auch

Makro-Referenz

FileAttr

Dateiabhängige Dokumentattribute

Datenbankpflege

Wait

Makro-Funktion Wait

Wartet die angegebene Zeit.

Syntax: {Wait:msec}

Der Office Manager wartet vor dem Senden weiterer Makro-Befehle die angegebene Zeit in Millisekunden (1000=1 Sekunde).

msec: Zeit in Millisekunden.

Siehe auch

Makro-Referenz

WaitForFile

WaitForApplication

ProcessMessages

WaitForApplication

Makro-Funktion WaitForApplication

Auf den Start oder das Ende einer Anwendung warten.

Syntax: {WaitForApplication:ExeName[,TimeOut,StartOrEnd]}

Der Office Manager prüft in einer Warteschleife, ob das Hauptfenster der angegebenen Anwendung vorhanden ist. Weitere Makro-Befehle werden erst gesendet, wenn das Fenster gefunden bzw. nicht gefunden wird. Falls die im optionalen Parameter TimeOut angegebene Zeit überschritten wurde, bricht das Makro mit einer Fehlermeldung ab. Die Warteschleife wird immer einmal durchlaufen, dadurch entsteht eine Wartezeit von mindestens 1 Sekunde.

ExeName: kompletter Dateiname der Anwendung.

TimeOut: optionale Angabe der maximale Wartezeit in Sekunden. Wenn kein TimeOut oder der Wert 0 angegeben ist, kann dies zu einer Endlosschleife führen!

StartOrEnd: '0' wartet bis die Anwendung beendet ist, '1' bis sie gestartet ist. '1' ist der Vorgabewert, falls der Parameter nicht angegeben ist.

Beispielmakro:

Aktuelles Dokument öffnen, Menü Datei - Beenden durch Tastenemulation ausführen und max. 5 Sekunden warten bis Anwendung wieder geschlossen ist.

{ShellExecute:{CurrApplExe},{CurrDocFileName},1,WaitForInputIdle}

{Wait:400}

{WinAPI:BringWindowToTop}

{CreateKey:121,Virtual}

{CreateKey:100}

{CreateKey:98}

{WaitForApplication:{CurrApplExe},5,0}

Siehe auch

Makro-Referenz

WaitForFile

Wait

MessageDlg

WaitForFile

Makro-Funktion WaitForFile

Auf eine Datei warten.

Syntax: {WaitForFile:FileName[,TimeOut,ExistsOrNot]}

Der Office Manager prüft in einer Warteschleife, ob die genannte FileName vorhanden (oder nicht mehr vorhanden) ist. Weitere Makro-Befehle werden erst abgearbeitet, wenn die Bedingung eintritt. Falls die im optionalen Parameter TimeOut angegebene Zeit überschritten wurde, bricht das Makro mit einer Fehlermeldung ab. Die Warteschleife wird mindestens einmal durchlaufen, dadurch entsteht immer eine Wartezeit von 1 Sekunde.

FileName: kompletter Name der Datei.

TimeOut: optionale Angabe der maximale Wartezeit in Sekunden. Wenn kein TimeOut oder 0 angegeben ist, kann dies zu einer Endlosschleife führen!

ExistsOrNot: '1' oder keine Angabe wartet bis die Datei vorhanden ist. '0' wartet bis sie nicht (mehr) vorhanden ist.

Siehe auch

Makro-Referenz

WaitForApplication

Wait

MessageDlg

WinAPI

Makro-Funktion WinAPI

Führt die im Parameter angegebene Windows-API-Funktion aus.

Syntax: {WinAPI:Function,Parameter}

Führt die im Parameter angegebene Windows-API-Funktion aus. Die Funktion bezieht sich immer auf das Hauptfenster der aktiven Anwendung.

Function:

SetForegroundWindow: Bringt das Fenster in den Vordergrund, wenn es im Hintergrund liegt.

BringWindowToTop: Bringt das Fenster in den Vordergrund, wenn es im Hintergrund liegt. Im Gegensatz zu SetForegroundWindow bringt es die Anwendung auch an den Anfang der Windows Z-Reihenfolge.

ShowWindow: Setzt den Status des Fensters auf Normal oder auf den im zweiten Parameter angegebenen Fensterstatus.

Parameter für ShowWindow:

2: (SW_SHOWMINIMIZED) Aktiviert das Fenster und zeigt es minimiert an

3: (SW_MAXIMIZE) Maximiert das Fenster

4: (SW_SHOWNOACTIVATE) Zeigt das Fenster mit häufigst verwendeter Position und Größe ohne es zu aktivieren

5: (SW_SHOW) Zeigt und aktiviert das Fenster. Dies ist auch der Vorgabewert, wenn der Parameter nicht angegeben wurde.

6: (SW_MINIMIZE) Minimiert und deaktiviert das Fenster

7: (SW_SHOWMINNOACTIVE) Zeigt das Fenster minimiert ohne es zu aktivieren

8: (SW_SHOWNA) Zeigt das Fenster ohne es zu aktivieren

9: (SW_RESTORE) Aktiviert und zeigt das Fenster in seiner originalen Größe und Position

0: (SW_HIDE) Verbirgt das Fenster, rufen Sie ShowWindow nicht mit dem Parameter 0 auf, das Fenster ist dann nicht mehr sichtbar !

OpenIcon: Stellt die Anwendung wieder her, wenn sie minimiert ist.

PlaySound: Spielt die im Parameter angegebene Sounddatei ab.

Beispiel: {WinAPI:ShowWindow:6} Minimiert und deaktiviert das Programm-Fenster.

Hinweis: Verwenden Sie ShowApplication, um die Anwendung unabhängig von ihrem Status in den Vordergrund zu bringen. Mit MinimizeApplication können Sie den Office Manager minimieren.

Siehe auch

Makro-Referenz

ShowApplication

SetActiveApplication

MessageBeep

WriteLnFile

Makro-Funktion WriteLnFile

Schreibt Text in eine Datei.

Syntax: {WriteLnFile:FileName,Text}

Die Funktion schreibt den angegebenen Text in die Datei. Der Text wird am Ende der Textdatei angefügt, ist die Datei noch nicht vorhanden, wird sie erstellt.

FileName: kompletter Dateiname der Textdatei.

Text: der zu schreibende Text.

Siehe auch

Makro-Referenz

ReadLnFile

COM-Referenz

Office Manager COM-Server

Sie können den Office Manager mit geeigneten Programmier- und Skriptsprachen automatisieren. Erzeugen Sie bitte das Automatisierungs-Objekt "om.OfficeManagerApp".

Beispiel mit Visual Basic Script:

set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp")

omapp.ExecuteOmMacroLine("{OmAPI:ListMainMenuEntries}")

Objektstruktur

Siehe auch

Aufruf aus Fremdprogrammen

Makro-Referenz

Server registrieren

Office Manager COM-Server registrieren

Wenn Sie Probleme beim Erzeugen des Automatisierungs-Objekts haben, registrieren Sie diesen bitte manuell. Wählen Sie dazu im Makroeditor den Menübefehl Hilfe | Server registrieren. Alternativ können Sie die Makrofunktion {ShellExecute} verwenden oder die Programmdatei in der Windows-Eingabeaufforderung mit Parameter "/regserver" starten:

"C:\Programme\Krekeler\Office Manager\om.exe" /regserver

Achten Sie bitte auf die Anführungszeichen. Diese sind erforderlich, sofern Leerzeichen im Pfadnamen vorkommen.

om.OfficeManagerApp

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Anwendung.

Das COM-Objekt ermöglicht die Automatisierung des Office Managers mit geeigneten Programmier- und Skriptsprachen, wie beispielsweise C, Delphi, Visual Basic, Javascript und anderen.

Syntax

Visual Basic Script: set omapp = CreateObject("om.OfficeManagerApp")

Borland Delphi: omapp := CreateOleObject('om.OfficeManagerApp');

Eigenschaften

Archive

ApplDBConnected

ArchiveConnected

Methoden

ExecuteAction

ExecuteOmMacroLine

ExecuteSelectedDocuments

ImportFile

OpenDatabase

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

Archive

COM-Eigenschaft Archiv

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp.

Gibt das geöffnete Archiv als Automatisierungsobjekt om.ComArchive zurück.

Siehe auch

COM-Referenz

ApplDBConnected

COM-Eigenschaft ApplDBConnected

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Gibt TRUE zurück, wenn eine Anwendungsdatenbank geöffnet ist, andernfalls FALSE.

Syntax

Visual Basic Script: set mybool = omapp.ApplDBConnected

Borland Delphi: mybool := omapp.ApplDBConnected;

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

OpenDatabase

ArchiveConnected

ArchiveConnected

COM-Eigenschaft ArchiveConnected

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Gibt TRUE zurück, wenn eine Archivdatenbank geöffnet ist, andernfalls FALSE.

Syntax

Visual Basic Script: set mybool = omapp.ArchiveConnected

Borland Delphi: mybool := omapp.ArchiveConnected;

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

OpenDatabase

ApplDBConnected

ExecuteAction

COM-Methode ExecuteAction

Methode des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Die Funktion führt einen Menübefehl des Office Managers aus und kehrt erst zurück, nachdem die Anweisung ausgeführt wurde.
Um eine Liste aller Menübefehle zu erhalten, wählen Sie bitte im Menü Administrator | API-Befehl. Geben Sie "{OmAPI:ListMainMenuEntries}" ein und klicken Sie auf OK.

Syntax

Visual Basic Script: omapp.ExecuteAction("Actionname")

Borland Delphi: omapp.ExecuteAction('Actionname');

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

Makro-Funktion OmAPI

ExecuteOmMacroLine

COM-Methode ExecuteOmMacroLine

Methode des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Die Funktion führt einen Befehl der Office Manager-Makrosprache aus und kehrt erst zurück, nachdem das Makro abgearbeitet ist.
Dies ist die derzeit umfangreichste Automatisierungsfunktion.

Syntax

Visual Basic Script: set ResultString = omapp.ExecuteOmMacroLine("Macro")

Borland Delphi: ResultString := omapp.ExecuteOmMacroLine('Macro');

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

Makro-Referenz

ExecuteSelectedDocuments

COM-Methode ExecuteSelectedDocuments

Methode des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Alle in der Dokumenttabelle markierten Dokumente ausführen.

Syntax

Visual Basic Script: omapp.ExecuteSelectedDocuments("open")

Borland Delphi: omapp.ExecuteSelectedDocuments('open');

Command-Parameter

open: Öffnen

print: Drucken

preview: Vorschau

(benutzerdefinierter Befehl)

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

ExecuteAction

ImportFile

COM-Methode ImportFile

Methode des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Eine Datei in den Office Manager importieren.

Syntax

Visual Basic Script: omapp.ImportFile("FileName[,FieldName=Value,...]")

Borland Delphi: omapp.ExecuteSelectedDocuments('FileName[,FieldName=Value,...]');

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

Definition von Importverzeichnissen

Makro-Funktion ImportFile

Aufruf aus Fremdprogrammen

OpenDatabase

COM-Methode OpenDatabase

Methode des Automatisierungsobjekts om.OfficeManagerApp

Öffnet ein Dokumentenarchiv oder eine Anwendungsdatenbank.

Syntax

Visual Basic Script: omapp.OpenDatabase("Filename")

Borland Delphi: omapp.OpenDatabase('Filename');

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

om.ComArchive

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Archivdatenbank.

Eigenschaften

DatasetDocument

FileName

Methoden

Close

ExecSQL

Open

SelectFocusedDocument

SelectNextDocument

SelectPriorDocument

SetDocumentSource

WriteJournal

Zugriff über

OfficeManagerApp

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

Close

COM-Methode Close

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Schließt die aktuelle Archivdatenbank.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

Open

DatasetDocument

COM-Eigenschaft DatasetDocument

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Zugriff auf die Datenbanktabelle der Dokumente im Archiv.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

SetDocumentSource

Struktur der Archivdatenbank

ExecSQL

COM-Methode ExecSQL

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive.

Führt eine SQL-Anweisung in der Archivdatenbank aus.

Syntax

Visual Basic Script: omarchive.ExecSQL("UPDATE DOCUMENT SET DOCNO = UPPER(DOCNO)")

Borland Delphi: omarchive.ExecSQL('UPDATE DOCUMENT SET DOCNO = UPPER(DOCNO)');

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

FileName

COM-Eigenschaft FileName

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Gibt den Dateinamen des geöffneten Archivs zurück.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

Open

COM-Methode Open

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Öffnet das aktuelle Dokumentenarchiv nachdem es geschlossen wurde.

Siehe auch

COM-Referenz

om.OfficeManagerApp

OpenDatabase

Close

SelectFocusedDocument

COM-Methode SelectFocusedDocument

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Markiert das in der Datenquelle aktuelle Dokument in der Tabellen-Komponente des Programmfensters. Diese Methode wird  nach Aufrufen von ComDataset.Next, Prior, First und Last verwendet, um die Tabellen-Komponente mit der Datenquelle zu synchronisieren.

Beispiel:

ComDataset.Next

ComArchive.SelectFocusedDocument

entspricht einem Aufruf von:

ComArchive.SelectNextDocument

Siehe auch

COM-Referenz

SelectNextDocument

SelectPriorDocument

ComDataset.Next

SelectNextDocument

COM-Methode SelectNextDocument

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Markiert das nächste Dokument im Archiv.

Siehe auch

COM-Referenz

ComDataset.Next

ComDataset.Last

ComDataset.EoF

SelectPriorDocument

COM-Methode SelectPriorDocument

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Markiert das vorherige Dokument im Archiv.

Siehe auch

COM-Referenz

ComDataset.Prior

ComDataset.First

ComDataset.BoF

SetDocumentSource

COM-Methode SetDocumentSource

(nur Enterprise-Version)

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Aktiviert die aktuellen oder archivierten Dokumente im Archiv.

Der Parameter "DOCUMENT" steht für die aktuellen Dokumente. Ein Aufruf entspricht dem Menübefehl Ansicht | Aktive Dokumente. Der Parameter "DOCARCH" aktiviert die archivierten Dokumente.

Syntax

Visual Basic Script: omarchive.SetDocumentSource("DOCUMENT")

Borland Delphi: omarchive.SetDocumetnSource('DOCUMENT');

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

DatasetDocument

WriteJournal

COM-Methode WriteJournal

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComArchive

Erstellt einen Eintrag im Protokoll.

Syntax

Visual Basic Script: omarchive.WriteJournal DocID, Type, Important, Text, Text2

Borland Delphi: omarchive.WriteJournal(DocID, Type, Important, Text, Text2);

DocID (Integer): Schlüsselnummer des Dokuments, auf das sich der Protokolleintrag bezieht. Oder -1 für das aktuelle Dokument oder 0 für Protokolleinträge, die sich auf das Archiv selbst beziehen.

Type (Integer): Protokolltyp
1 = Info
2 = Warning
3 = Error
4 = Comment
5 = Todo, erledigte Tätigkeit
6 = Created, wenn Dokument oder DocVersion erstellt wird
7 = FileExecute, Datei geöffnet oder anderer Befehl
8 = FileSendTo, Datei wurde kopiert, Text ist Kommentar oder Zieldateiname
9 = ImportFrom
10 = FileModified
11 = DataModified
12 = FileBackup, Dateiname einer erzeugten Sicherungskopie
13 = RenamedFrom, alter Dateiname bei verschieben
14 = RenamedTo, neuer Dateiname bei verschieben
15 = LinkChangedFrom, alter Dateiname bei neu verlinken
16 = LinkChangedTo, neuer Dateiname bei neu verlinken
17 = DocErased, Dokument oder Version wurde gelöscht, auch EditFields-Feld löschen

Important (Boolean): Bei true wird der Eintrag immer erstellt. Bei false nur, wenn die Option "Dokument-Bearbeitung protokollieren" aktiviert ist.

Text (String 254): Der zu protokollierende Text.

Text2 (String 254): reserviert.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

om.ComDataset

COM-Objekt om.Dataset

Automatisierungsobjekt der Office Manager-Datenbanktabellen.

Eigenschaften

Active

BoF

EoF

FieldCount

RecordCount

SQL

Methoden

Append

Cancel

Close

Edit

FieldName

First

GetFieldValue

Last

Next

Open

Post

Prior

SetFieldValue

Zugriff über

ComArchive

Siehe auch

COM-Referenz

Aufruf aus Fremdprogrammen

Active

COM-Eigenschaft Active

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Gibt true zurück, wenn die Tabelle geöffnet ist, andernfalls false.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

Append

COM-Methode Append

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Erstellt einen neuen Datensatz und aktiviert den Bearbeitungsmodus der Tabelle.

Siehe auch

COM-Referenz

Cancel

Edit

Post

BoF

COM-Eigenschaft BoF

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Ist true, wenn der erste Datensatz der Datenmenge aktiv ist, andernfalls false.

Syntax

Visual Basic Script: BeginOfFile = omdataset.BoF

Borland Delphi: BeginOfFile := omdataset.BoF;

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

EoF

Next

Prior

Cancel

COM-Methode Cancel

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Verwirft die Änderungen am Datensatz und beendet den Bearbeitungsmodus.

Siehe auch

COM-Referenz

Append

Edit

Post

Close

COM-Methode Close

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Schließt die Datenbanktabelle.

Siehe auch

COM-Referenz

Active

Open

Edit

COM-Methode Edit

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Setzt die Tabelle in den Bearbeitungsmodus.

Siehe auch

COM-Referenz

Append

Cancel

Post

ComArchive.ExecSQL

EoF

COM-Eigenschaft EoF

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Ist true, wenn der letzte Datensatz der Datenmenge aktiv ist, andernfalls false.

Syntax

Visual Basic Script: EndOfFile = omdataset.EoF

Borland Delphi: EndOfFile := omdataset.EoF;

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

BoF

Next

Prior

FieldCount

COM-Eigenschaft FieldCount

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Gibt die Feldanzahl der Datenbanktabelle zurück.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComDataset

FieldName

RecordCount

Struktur der Archivdatenbank

FieldName

COM-Methode FieldName

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Gibt den Namen des Datenfeldes zurück.

Syntax

Visual Basic Script: TheFieldName = omdataset.FieldName(FieldIndex)

Borland Delphi: TheFieldName := omdataset.FieldName(FieldIndex);

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComDataset

FieldCount

Struktur der Archivdatenbank

First

COM-Methode First

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Positioniert den Cursor auf den ersten Datensatz.

Syntax

Visual Basic Script: omdataset.First

Borland Delphi: omdataset.First;

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

EoF

Next

Last

ComArchive.SelectFocusedDocument

GetFieldValue

COM-Methode GetFieldValue

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Datenfelder der Tabelle lesen.

Syntax

Visual Basic Script: TheName = omdataset.GetFieldValue("NAME")

Borland Delphi: TheName := omdataset.GetFieldValue('NAME');

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

SetFieldValue

Last

COM-Methode Last

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Positioniert den Cursor auf den letzten Datensatz.

Syntax

Visual Basic Script: omdataset.Last

Borland Delphi: omdataset.Last;

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

EoF

First

Next

ComArchive.SelectFocusedDocument

Next

COM-Methode Next

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Positioniert den Cursor auf den nächsten Datensatz.

Siehe auch

COM-Referenz

EoF

Prior

ComArchive.SelectNextDocument

ComArchive.SelectFocusedDocument

Open

COM-Methode Open

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Öffnet die Datenbanktabelle.

Siehe auch

COM-Referenz

Active

Close

Post

COM-Methode Post

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Speichert die Änderungen am Datensatz und beendet den Bearbeitungsmodus.

Siehe auch

COM-Referenz

Append

Cancel

Edit

Prior

COM-Methode Prior

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset.

Positioniert den Cursor auf den vorherigen Datensatz.

Siehe auch

COM-Referenz

BoF

Next

ComArchive.SelectPriorDocument

ComArchive.SelectFocusedDocument

RecordCount

COM-Eigenschaft RecordCount

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Gibt die aktuelle Datensatzanzahl der Tabelle zurück.

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComDataset

FieldCount

Makro-Variable {RecordCount}

FieldValue

COM-Methode SetFieldValue

Methode des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Datenfelder der Tabelle schreiben. Die Datenquelle muss sich im Bearbeitungs- oder Einfügemodus befinden. Rufen Sie ggf. vorher Edit auf.

Syntax

Visual Basic Script: omdataset.SetFieldValue "NAME", "Mein Dokumentname"

Borland Delphi: omdataset.SetFieldValue('NAME', 'Mein Dokumentname');

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive

GetFieldValue

Edit

SQL

COM-Eigenschaft SQL

Eigenschaft des Automatisierungsobjekts om.ComDataset

Die aktuelle SQL-Abfrage der Tabelle lesen oder schreiben.

Syntax

Visual Basic Script:

omdataset.Close

omdataset.SQL = "SELECT * FROM DOCUMENT WHERE DOCID=123"

omdataset.Open

Borland Delphi:

omdataset.Close;

omdataset.SQL := 'SELECT * FROM DOCUMENT WHERE DOCID=123';

omdataset.Open;

Siehe auch

COM-Referenz

om.ComArchive