Geschützte Programmfunktionen
Menü Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Sicherheit | Befehle
Wird das Dokumenten-Management-System im Netzwerk eingesetzt oder der Computer von mehreren Personen genutzt? Dann ist es sinnvoll, bestimmte Programmfunktionen für den normalen Benutzer zu sperren.
Sie können zu jedem Menüeintrag die Zugriffsrechte definieren. Markieren Sie dazu bitte den gewünschten Menüeintrag in der Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Sichtbarkeit. Im Dialogfenster "Sichtbarkeit" können Sie festlegen, ob die Funktion für jeden oder nur für den Office Manager-Administrator sichtbar ist. In der Enterprise-Version ist es auch möglich, die Programmfunktion nur für ausgewählte Windows-Benutzer und -Gruppen zugänglich zu machen.
Der Baumknoten "(Grundfunktionen)" beinhaltet einige grundlegende Berechtigungen zu Funktionen, die keinem Menüpunkt zugeordnet sind. Sie können hier beispielsweise festlegen, dass die Attribute oder Dateien aller Dokumente nur von bestimmten Anwendern geändert werden dürfen. Siehe hierzu aber auch die Seite Sicherheit | Regeln, auf der Sie bestimmen können, ob die Anwender nur ihre eigenen Dokumente bearbeiten können.
Tipp: Sie können die Sichtbarkeit von einer anderen Funktion kopieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Funktion, wählen Sie Sichtbarkeit kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine andere Funktion und wählen Sie Einfügen/Ersetzen.
Einschränkungen
Grundsätzlich können Sie alle Menübefehle sperren. Dies führt aber nicht immer zu einer Verhinderung der entsprechenden Programmfunktion. Beispielsweise wird ein Dokumentenarchiv vor dem Öffnen eines anderen geschlossen, auch wenn Datei | Schließen gesperrt ist. Sie können theoretisch auch Befehle zum Suchen sperren. Trotzdem würden Datenabfragen stattfinden, weil diese auch von anderen Funktionen ausgeführt werden.
Andererseits können einige systemkritische Funktionen nur vom Administrator ausgeführt werden, wenn ein Kennwort für die Admin-Anmeldung vergeben ist.
Sonderfälle
Beenden: Wenn der Befehl gesperrt ist, dann wird nicht nur der Menüeintrag ausgeblendet, sondern ein Schließen des Office Manager verhindert. Dies ersetzt die frühere Einstellung "AllowClose=0". In der Regel wird gleichzeitig die automatische Programmausführung beim Start von Windows aktiviert (Menü Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Verknüpfungen).
Das Programm kann nur noch von berechtigten Anwendern, dem Updateprogramm und beim Beenden von Windows geschlossen werden.
Dokument | Löschen: Verhindert auch das Löschen von Dokumenten mit anderen Menübefehlen.
Optionen | Auswahllisten: Sperrt auch die Befehle zum Ändern von Projekten im lokalen Menü des Navigators und verhindert das Kopieren von Projekten.
Optionen | Datensätze in Speicher laden: Wenn gesperrt, dann ist die Option immer deaktiviert.
Ansicht | Menüband anpassen verhindert alle Menü-Änderungen durch den Anwender. Zurücksetzen ist aber möglich, wenn nicht zusätzlich gesperrt.
Suche | Volltextindex blendet auch das primäre Suchfeld Volltext aus.
Siehe auch
Supportartikel: Welche Funktionen sollten gesperrt werden?
Supportartikel: DMS-Funktionen über Statusattribut sperren (Ein-/Auschecken)