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Office Manager DMS nutzt die Kontenverwaltung des Windows-Betriebssystems, ein manuelle Login in das Programm ist nicht erforderlich. Sollte der Windows-Benutzername nicht verfügbar ein, beispielsweise im abgesicherten Modus von Windows, ist nur eine manuelle Anmeldung als Administrator möglich
Die Benutzernamen werden für die Dokumentenverwaltung und Aufgabenplanung verwendet. Das Datensatzfeld "Besitzer" beinhaltet den Benutzernamen, mit welchem das Dokument dem Archiv hinzugefügt wurde. Im Protokoll werden alle Benutzer aufgeführt die mit dem Dokument gearbeitet haben. Wenn in der Suchmaske das Feld Private Suche markiert ist, werden nur die Dokumente angezeigt, die der aktuelle Benutzer angelegt hat.
In der Aufgabenverwaltung wird über diese Namen die Ressource festgelegt.
Sobald sich ein neuer Benutzer anmeldet, wird der Benutzername in der Anwendungsdatenbank gespeichert.
Die Verwendung des Windows-Benutzernamen hat einige Vorteile. Es wird vermieden, dass sich Anwendende mehrmals anmelden müssen: unter Windows selbst und dann noch beim Office Manager. Es ist sichergestellt, dass Anwendende denselben Namen unter Windows und im Dokumentenmanagement haben. Die Benutzer- und Gruppenverwaltung mit den Sicherheitseinstellungen kann zentral im Betriebssystem vorgenommen werden.
Siehe auch