Einen Serienbrief erstellen
Mit Hilfe von Briefvorlagen können Sie einzelne Kontakte anschreiben und umfangreiche Mailings erstellen.
Eine Vorlage erstellen
1.Öffnen Sie die Kontaktverwaltung mit dem MenübefehlAnsicht | Anzeigen | Kontakte oder klicken Sie am unteren Rand der Tabelle auf Kontakte.
2.Klicken Sie anschließend auf Kontakt | Serienbrief, um die Textverarbeitung zu öffnen:
3.Erstellen Sie bitte die Briefvorlage oder öffnen Sie einen vorhandenen Brief (.docx, .rtf).
4.Auf der Menüseite Sendungen finden Sie die Funktionen für Serienbriefe.
5.Bewegen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Adresse eingefügt werden soll und klicken Sie auf Sendungen | Adressblock einfügen. Diese sechs Zeilen werden bei der späteren Dokumentenerstellung durch die vollständige Kontaktadresse ersetzt.
6.Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an welcher das Briefdatum ausgegeben werden soll und fügen Sie "Datum" über Sendungen | Serienbrief-Feld einfügen ein.
7.Fügen Sie alle weiteren gewünschten Felder ein und speichern Sie die Briefvorlage. Hierfür wird ein Unterverzeichnis "MailMerge" vorgeschlagen. Wenn Sie in diesem speichern, wird die Vorlage auch im Programm-Hauptmenü Kontakt | Serienbrief gelistet und Sie können diese schnell für die Brieferstellung wählen.
Einen Brief schreiben
1.Suchen Sie den Kontakt bzw. die Kontakte, welche Sie anschreiben möchten. Die Funktion bezieht sich auf alle in der Tabelle vorhandenen Datensätze.
2.Der Mausschalter Kontakt | Serienbrief ist geteilt: Klicken Sie auf die obere Hälfte, um die Textverarbeitung mit einem leeren Dokument zu öffnen oder auf die untere Hälfte, um direkt eine Vorlage auszuwählen.
3.Klicken Sie im Menü Sendungen auf Daten anzeigen, um die Darstellung zwischen Platzhaltern und Kontaktdaten umzuschalten.
4.Für eine erste Vorschau können Sie links in der Liste zwischen den Kontakten wechseln.
5.Zum Fertigstellen des Serienbriefes wählen Sie bitte In neues Dokument zusammenführen oder Fertigstellen und PDF archivieren.
In neues Dokument zusammenführen
Die Briefe der gesuchten Kontakte werden in einem neuen Dokument zusammengefasst. Entweder in einem neuen Textverarbeitungsfenster oder in einer Datei, die Sie später verwenden können. Sie können die Briefe dann in einem gemeinsamen Druckauftrag ausgeben.
Fertigstellen und PDF archivieren
Für jeden Kontakt wird ein einzelnes PDF-Dokument erstellt. Anschließend öffnet sich der Eigenschaftendialog, in welchem Sie die Dokumente beschreiben können. Diese werden in das Dokumentenarchiv importiert und den jeweiligen Kontakten zugeordnet.