Elektronische Rechnungen sind maschinenlesbare XML-Daten, die entweder einem PDF-Dokument anliegen oder, wie es bei XRechnung der Fall ist, nur als reine XML-Datei vorliegen. Für XRechnung sollte ein spezieller Dokumententyp im DMS registriert sein, damit die Daten in einer für die Anwendenden lesbaren Form visualisiert werden.
XML für XRechnung registrieren
1.Wählen Sie den Menübefehl Datei | Optionen | Dokumenttyp, um das Dialogfenster "Registrierte Dokumenttypen" zu öffnen:
2.Klicken Sie auf den Menüschalter Neu und wählen Sie Neu für Dateiendung.
3.Geben Sie "xml" als Dateiendung ein und bestätigen Sie mit OK.
4.Sollte bereits ein Typ für XML vorhanden sein, dann werden Sie entsprechend informiert und der Dokumenttyp wird in der Liste markiert.
5.Eine sinnvolle Bezeichnung ist "XRechnung" oder allgemein "XML-Dokument".
6.Wählen Sie eine Grafik, um die Rechnungen in der Dokumententabelle gut erkennen zu können. Der Typ ist "Standard-Dokument in externer Datei".
7.Wechseln Sie zur Registerseite Vorschau und markieren Sie Interner E-Mail, Text und RTF-Viewer.
XRechnungen werden ab jetzt in einer Schnellansicht visualisiert. Für eine vollständige Darstellung aller Rechnungsdaten sollten Sie einen externen Viewer installieren:
Quba-Viewer
Quba ist ein quelloffenes Anzeigeprogramm für elektronische Rechnungen. Installieren Sie dieses und verknüpfen Sie das Programm mit dem Dokumententyp:
1.Laden Sie das Setup-Programm für Windows und installieren Sie Quba.
2.Wir benötigen jetzt den Dateipfad der quba.exe. Klicken Sie im Startmenü mit der rechten Maustaste auf die Programmverknüpfung und wählen Sie Dateispeicherort öffnen. Der Explorer öffnet sich und zeigt die Quba-Verknüpfung. Klicken Sie auch diese mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Dateipfad öffnen. Dann Rechtsklick auf die Quba.exe und Als Pfad kopieren.
3.Wechseln Sie zurück zu Office Manager DMS in den oben beschriebenen Dialog "Registrierte Dokumenttypen".
4.Markieren Sie den zuvor erstellen Dokumententyp der XRechnung und wechseln Sie zur Registerseite Befehle.
5.Den Befehl "open" markieren und Benutzerdefinierte Steuerung der Anwendung aktivieren.
6.Im Eingabefeld Programmdatei den zuvor kopierten Dateipfad der Quba.exe mit Stg+V einfügen:
7.Das Fenster schließen und die Rückfrage zum Speichern bestätigen.
Wenn Sie jetzt eine XRechnung in der Dokumententabelle mit Doppelklick öffnen, dann wird diese im Quba-Viewer vollständig dargestellt.