XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD
Warum die E-Rechnung eine gute Idee ist
Rechnungen gibt es ganz klassisch auf Papier gedruckt, digital als PDF-Dokument und als echte "Elektronische Rechnung", kurz E-Rechnung. Die Begriffe "digital" und "elektronisch" sind im Zusammenhang mit den Rechnungen nicht synonym.
Digitale Rechnung bedeutet nur, dass diese nicht auf Papier gedruckt, sondern in Form einer digitalen Datei vorliegt. Die bekannteste Form ist das PDF-Dokument, bevorzugt per E-Mail verschickt. PDF ist aber nur eine Seitenbeschreibungssprache, Texte sind auf einer virtuellen Papierseite positioniert, damit wir Menschen diese wie ein gedrucktes Blatt Papier wahrnehmen können. Eine PDF-Rechnung ist menschenlesbar und nicht maschinenlesbar - ein Computer versteht nicht, welche Daten enthalten sind.
Der Medienbruch war unnötiger Aufwand
In den Unternehmen werden Rechnungen mit Computersoftware erstellt, diese Maschine kennt also die Daten. Dann kommt es aber zum Medienbruch: Aus strukturierten Daten wird menschenlesbarer Text in einer PDF oder auf Papier.
Was folgt, ist eine unnötige und fehleranfällige Arbeit: Der Empfänger muss die Rechnung manuell auslesen, die relevanten Daten – wie Rechnungsbetrag, Datum und Rechnungsnummer – wieder mühsam in sein eigenes System eingeben. Bestenfalls hilft eine komplizierte Software, den Text zu analysieren und die Rechnungsdaten zu erkennen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und birgt die Gefahr von Fehleingaben.
Elektronische Rechnung ist auch digital, beinhaltet aber maschinenlesbare Daten. Bei den Formaten ZUGFeRD und Factur-X ist die Rechnung eine Kombination aus beiden Welten, sie besteht aus einer menschenlesbaren PDF der eine maschinenlesbare XML-Datei angefügt ist. Die XRechnung ist allerdings nur eine XML-Datei, die der Computer versteht, der Mensch ohne EDV-Kenntnisse aber nicht.
E-Rechnung im E-Archiv
Office Manager ist eine elektronische Archivierungssoftware mit der Sie all Ihre Dokumente, Belege und Informationen übersichtlich verwalten und rechtssicher archivieren. Papierbelege werden gescannt, E-Mails und andere digitale Dokumente direkt importiert. Die Belegerkennung, die oben genannte komplizierte Software, hilft beim Lesen der Daten aus den Texten.
Mit der echten Elektronischen Rechnung kommt die Software besonders gut zurecht und versteht die Daten:
1.Die Dokumentenvorschau zeigt Rechnungen für den Menschen lesbar. Bei ZUGFeRD (CII- und UBL-Formate) und dem dazu kompatiblen Factur-X sehen Sie die PDF-Version. Bei XRechnungen eine Schnellansicht der wichtigsten Daten.
2.In den Pro- und Enterprise-Editionen werden die XML-Daten beim Import eingelesen und in die gewünschten Datenfelder des Rechnungsarchivs übernommen. Das Dokument wird also vollautomatisch beschrieben, sodass Sie dieses später anhand von Rechnungsnummer, Belegdatum, Artikel oder Lieferanten finden. Auch statistische Auswertungen sind mit den gesammelten Rechnungsbeträgen möglich.
Dokumentenvorschau
Markieren Sie die Rechnung in der Dokumententabelle und aktivieren Sie die Vorschau, falls diese noch geschlossen ist.
•Bei ZUGFeRD und Factur-X sehen Sie das PDF-Dokument. Falls Sie auch die anliegende XML einsehen möchten, dann klicken Sie unterhalb der Seitenansicht auf die Anlage. Hieran ist auch zu erkennen, dass die PDF eine elektronische Rechnung beinhaltet. Die standardisierten XML-Dateinamen sind xrechnung.xml, ZUGFeRD-invoice.xml und factur-x.xml.
•Eine XRechnung besteht nur aus den XML-Daten, die Vorschau zeigt einen Auszug als Schnellansicht. Voraussetzung ist die Einrichtung des Dokumenttypen für XRechnung.
•Für eine vollständige Ansicht der XRechnung öffnen Sie diese mit einem Doppelklick in der Tabelle. Installieren Sie hierfür beispielsweise den quelloffenen Quba-Viewer.
