Buchungsbelege archivieren
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Auch Privatleute sollten wichtige Belege archivieren und haben beispielsweise im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück eine Aufbewahrungspflicht zu beachten.
Insbesondere bei steuerrelevanten Dokumenten müssen Gewerbetreibende unter anderem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) einhalten.
Office Manager DMS beinhaltet hierfür einen besonderen Archivierungsmodus, welcher
•dem Steuerprüfer eine klare Aussage darüber gibt, ob ein Dokument seit der Archivierung unverändert ist.
•Die Erfassung sowie jede zulässige Änderung, beispielsweise die OCR-Texterkennung und das Verschlüsseln, wird dokumentiert.
•Beim Ersetzen einer Datei, beispielsweise einer nachträglichen Rechnungskorrektur, bleibt der ursprüngliche Beleg als Versionsstand erhalten (vgl. GoBD Pos. 58).
•Dokumente und deren Versionen können nicht endgültig gelöscht werden. Ausnahmen: abgelaufene Aufbewahrungsfristen und administratives Löschen aus Datenschutzgründen.
•Warnung, wenn ungeeignete Scan- und Komprimierungsverfahren erkannt werden.
•Zur Gewährleistung der geforderten Revisionssicherheit sind einige Funktionen gesperrt.
Wichtig zu wissen
Das digitale Dokumentenmanagement unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten. Dies bedeutet aber nicht, dass automatisch alle Vorschriften erfüllt sind. Im Absatz "12. Zertifizierung und Software-Testate" der GoBD heißt es:
Die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination der DV-Systeme für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. [...]
Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.
Es gibt leider keine offizielle Bestätigung oder Zertifizierung einer Buchführungs- oder Archivierungssoftware, die gegenüber der Finanzbehörde bindend wirkt. Office Manager DMS ist ein technisches Hilfsmittel, welches Sie bei der Archivierung unterstützt und dem Prüfer eine klare Aussage darüber gibt, ob ein Beleg seit der Archivierung unverändert ist oder welche Veränderungen durchgeführt wurden.
GoBD-Modus aktivieren
Öffnen Sie bitte das gewünschte Dokumentenarchiv und wählen Sie den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen. Wechseln Sie zur Registerseite Dokument | Revision. Wichtig: Um ein wiederkehrendes Umschalten dieses Manipulationsschutzes zu verhindern, kann der GoBD-Modus nur einmal aktiviert werden. Sollten Sie ihn später wieder deaktivieren, dann ist eine erneute Aktivierung in diesem Archiv nicht mehr möglich.
Revision und Steuerprüfung
Sie können einem Prüfer unmittelbaren Zugriff auf alle Daten gewähren oder einen Archivauszug nur mit den relevanten Daten des Prüfungszeitraums zur Verfügung stellen.
Prüfung durchführen
Um zu überprüfen, ob die Dokumente unverändert vorliegen, führen Sie bitte die Revision mit dem Menübefehl Datei | Datenbank | Pflege | GoBD-Prüfung aus.
Siehe auch
Archivierung von Eingangsrechnungen
White Paper Buchungsbelege archivieren