Arbeitsweise
Der Office Manager verwaltet die Dokumente verschiedenster Windows-Anwendungen, Internetadressen, E-Mails und interne Textdokumente unter einer einheitlichen Oberfläche. Sie können somit Ihre E-Mails, Briefe aus der Textverarbeitung, Fotos, CAD-Zeichnungen, gescannte Papierdokumente, Internetadressen u. a. gemeinsamen Attributen, wie Projekten und Kategorien zuordnen.
Bei der klassischen Ablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Dokumenteigenschaften in einem Strukturbaum zu hinterlegen:
C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Aufträge\Rechnungen\Nr7123.pdf
Wie finden Sie jetzt alle offenen Rechnungen aller Kunden?
Im Office Manager erhält das Dokument parallele Eigenschaften: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status "Offen" und es erhält die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum.
Jetzt sind beliebige Suchabfragen möglich:
•"Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden",
•"Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123" oder
•"Zeige mir alle Angebote, die mein Kollege für Mustermann erstellt hat".
Welche Eigenschaften ein Dokument erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Gruppen - was immer Sie möchten.
Die Dokumentinhalte werden in einer Datenbank indexiert. Bei einer Volltextsuche brauchen die Dokumente nicht mehr geöffnet zu werden - das Programm fragt vielmehr den schnellen Datenbankindex ab.
Sie geben nur noch die gesuchten Begriffe ein und finden das Dokument in weniger als einer Sekunde.
Siehe auch
Dokumentenverzeichnis festlegen
Mit Vorlagen arbeiten