Faximport
Diese automatisierte Importfunktion übernimmt neue Dateien aus dem Faxeingangsverzeichnis in das Dokumentenarchiv.
1. Vorbereitungen
Definieren Sie bitte einen Dokumenttypen für die Faxe. Wählen Sie dazu im Menü Datei | Optionen | Dokumenttyp oder schieben Sie einfach eine Faxdatei (z. B. *.tif, *.001, *.sff oder *.pdf) per Drag&Drop auf den Office Manager, der Dokumenttyp wird dann automatisch eingerichtet.
Wählen Sie bitte im Menü Datei | Optionen den Befehl Einstellungen und öffnen Sie die Seite Importieren | Fax. Wählen Sie dort Eingangsordner aus, in welchem die Faxsoftware neue Dokumente ablegt. Geben Sie dann noch die Dateimaske an, sodass bei Eingangsordner beispielsweise "C:\Faxeingang\*.tif" eingestellt ist.
Wählen Sie ein Projekt (z. B. "Faxeingang") und einen Status (z. B. "zu bearbeiten") für neue Faxe. Geben Sie bitte den zuvor definierten Dokumenttyp an.
2a. Manueller Import
Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Manuell auf neue Faxe prüfen". Auf der Optionsseite Importieren sollte die Option Faximport markiert sein, damit der Eigenschaftendialog für neue Dokumente automatisch geöffnet wird.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
Sobald Faxe im Eingangsverzeichnis vorhanden sind, können Sie diese mit dem Menübefehl Erstellen | Importieren | Faximport in das Archiv übernehmen.
Beim manuellen Import werden die Dokumentattribute aus der Gruppierung und dem Projektnavigator übernommen. Wenn Sie die Faxe beispielsweise einem bestimmten Projekt zuordnen möchten, dann markieren Sie dieses im Projektnavigator, bevor Sie den Import aufrufen.
2b. Automatisierter Import
Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Neue Faxe automatisch importieren" und geben Sie bitte den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind, öffnet sich beim zuständigen Mitarbeiter der Eingabedialog für neue Dokumente. Der Benutzer kann jetzt weitere Attribute, wie Projekt und Name angeben, und eine Tätigkeit für einen zuständigen Kollegen erstellen.
2c. Vollautomatischer Import
Wählen Sie im Feld Faximport bitte "Vollautomatisch ohne Eigenschaftendialog" und geben Sie den zuständigen Mitarbeiter im Feld Benutzer o. PC ein. Markieren Sie die Option Tätigkeit erstellen.
Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
Das Eingangsverzeichnis wird regelmäßig auf neue Faxe geprüft. Sobald Dateien vorhanden sind, werden diese automatisch importiert. Der zuständigen Mitarbeiter wird über die Aufgabenverwaltung informiert und kann das neue Fax bearbeiten.
Siehe auch
Erweiterte Einstellungen (ImportFax und ImportFaxDefaultFields)