Ordnung ersetzt Verzeichnisbaum

Bei der klassischen Datenablage in Verzeichnissen wird versucht, möglichst viele Eigenschaften des Dokuments im Strukturbaum abzubilden:

C:\Dokumente\Kunden\Mustermann\Rechnungen\Nr7123.pdf

Wenn Sie in solch einem Ablagesystem auf alle offenen Rechnungen aller Kunden zugreifen möchten, dann müssen Sie sich durch die Struktur klicken und die Dokumente aus mehreren Unterordnern zusammenstellen.

In einer Dokumenten-Management-Software erhält das Dokument parallele Eigenschaften, die sogenannten Kataloginformationen oder Tags: Es wird dem Kunden zugeordnet, es ist eine Rechnung mit Status „Offen“ und es hat die Belegnummer 7123 mit Buchungsdatum. Man spricht hierbei von einer assoziativen Dateiverwaltung.

Mit Hilfe der Dokumenteigenschaften sind dann beliebige Recherchen möglich, die in einer Ergebnistabelle übersichtlich dargestellt werden:
„Zeige alle offenen Rechnungen, die vor dem 7. Juli erstellt wurden“,
„Zeige mir die Rechnung mit Nummer 7123“ oder
„Zeige mir alle Angebote, die meine Kollegin letzten Monat für unseren Kunden Mustermann erstellt hat“.
Welche Eigenschaften ein Dokument dabei erhält, entscheiden Sie: Projekte, Bauvorhaben, Kunden und Lieferanten, Aktenzeichen und andere Kategorien - was immer für Sie relevant ist.