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Für die Dokumentattribute können unterschiedliche Vorgabewerte definiert werden. Das Programm unterscheidet hierbei zwischen neuen und geänderten Dokumenten, zwischen Importfunktionen, dem Scannen und den Dokumentvorlagen.
•Allgemein gültige Vorgabewerte für Dokumente und Kontakte können Sie im Fenster Felder definieren eingeben.
•Vorgaben für Dokumente, die mit Hilfe der Vorlagen erstellt werden, geben Sie bei der Definition von Dokumentvorlagen ein.
•Für das Scanner von Papiervorlagen und den Import digitaler Dateien können Scan- und Importprofile mit automatisierter Belegerkennung durch hinterlegte Schlagwörter, Künstliche IntelligenzI und E-Rechnung, festgelegt werden.
In Office Manager DMS werden die unterschiedlichen Vorgaben folgendermaßen angewandt:
1.Sie wählen den Befehl Erstellen | Neu | Dokument.
2.Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die Attribute als Vorgabewert übernommen.
3.Im Eigenschaftendialog geben Sie die gewünschten Attribute, wie Name und Projekt ein.
4.Nach einem Klick auf OK werden die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute kopiert.
1.Sie wählen im Menü Erstellen | Vorlagen einen Eintrag in der Liste Dokument erstellen.
2.Wenn die Tabelle gruppiert oder ein Projekt im Navigator markiert ist, werden die Attribute als Vorgabewert übernommen.
3.Die Attribute der Dokumentenvorlage werden übernommen.
4.Im Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein und klicken auf OK.
5.Sofern vorhanden, kopiert das Programm nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute.
1.Beim manuellen Import, beispielsweise Drag&Drop oder Bearbeiten | Einfügen, werden die Dokumentattribute aus der Gruppierung und dem Projektnavigator übernommen.
2.Die Ergebnisse der Belegerkennung des Importprofils werden kopiert, sofern das jeweilige Attribut nicht durch die Gruppierung festgelegt wurde.
3.Im Eigenschaftendialog geben Sie jetzt weitere Attribute, wie beispielsweise den Namen ein und klicken auf OK.
4.Das Programm kopiert nun die allgemein gültigen Vorgaben in alle noch leeren Attribute.
Siehe auch