Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Sie können festlegen, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen bzw. dürfen. Bei personenbezogenen Daten sind Sie eventuell verpflichtet, Dokumente aus Datenschutzgründen nach dem Ablauf zu löschen.

Funktion aktivieren

Die Verwendung der Aufbewahrungsfristen können Sie in den Programmeinstellungen aktivieren.

Die jeweilige Frist wird über die Kategorie festgelegt.

1.Wählen Sie hierzu bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Auswahllisten.

2.Markieren Sie links die Auswahlliste "Dokumente | Kategorie".

3.Markieren Sie eine Kategorie und ändern Sie diese mit Doppelklick oder dem Mausschalter Ändern.

4.Wenn die Nutzung von Fristen aktiv ist, können Sie im Dialog zur Registerseite Aufbewahrungsfristen wechseln:
Kategorie-Aufbewahrungsfrist

Hinweise

Wenn ein Kennwort für den Programmadministrator hinterlegt ist, dann müssen Sie sich für die Bearbeitung der Fristen als Administrator anmelden.

Die Standard-Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres. Diese wird verwendet, wenn keine abweichende Frist angegeben ist.

Für einige Kategorien sind Mindestfristen in Jahren (6, 8 und 10 Jahre) fest hinterlegt, diese können nicht unterschritten werden und Tagesfristen sind nicht erlaubt.

Wenn ein bisher gesperrtes Dokument nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden soll, fragt Office Manager das aktuelle Datum bei einem Zeitserver im Internet an.

Die Aufbewahrungsfristen werden für alle Dokumenten-Archive zentral verwaltet. Wenn Sie eine Kategorie löschen, werden Sie gefragt, ob auch die Aufbewahrungsfrist entfernt werden soll.

Für eine Liste der vorhandenen Fristen klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kategorienliste und wählen den Menübefehl Aufbewahrungsfristen.

Aktenorientierte Aufbewahrungsfristen

Neben den oben beschriebenen Fristen, bei denen jedes Dokument für sich betrachtet wird, können die Fristen auch anhand einer Gesamtakte berechnet werden. Dies ist zum Beispiel bei Patientenakten der Regelfall. Siehe hierzu in der Beschreibung zur Konfigurationsdatei "retention-period.ini".