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Wenn der Office Manager von mehreren Benutzern eingesetzt wird, sollten einige Programmfunktionen für den normalen Anwender gesperrt werden. Sonst besteht beispielsweise die Gefahr, dass ein Dokumenttyp versehentlich gelöscht wird und die zugeordneten Dokumente nicht mehr mit dem Office Manager geöffnet werden können. Es ist auch sinnvoll, das Einrichten immer von derselben Person durchführen zu lassen, dem Administrator, damit keine doppelten Dokumenttypen definiert werden und Auswahllisten nicht unnötig lang werden. Die gezielte und gute Einrichtung Ihres Office Manager bedeutet bei jeder Suche einen Zeitvorteil.
Mit dem Befehl Datei | Optionen | Administrator wird die Administratorebene aktiviert und das zusätzliche Menü Administrator geöffnet. Ein Zugangs-Passwort können Sie im Menü Datei | Optionen | Einstellungen auf der Registerkarte Sicherheit definieren. Sobald das Passwort vergeben ist, sind einige Programmfunktionen nur noch für den Administrator zugänglich: beispielsweise die Sicherheitseinstellungen und gefährliche SQL-Abfragen.
Wenn Sie den Office Manager im Netzwerk betreiben, kann es schwierig sein, alle Nutzer von administrativen Notwendigkeiten zu überzeugen. Um dem Administrator die Arbeit zu erleichtern, gibt es für ihn Möglichkeiten, bestimmte Programmfunktionen zu sperren (die Funktionen sind dann nur für ausgewählte Anwender oder nur in der Administratorebene sichtbar). Wählen Sie hierzu im Menü Datei | Optionen | Einstellungen die Seite Sicherheit | Befehle.
1.Passwort vergeben: Menü Datei | Optionen | Einstellungen auf der Seite Sicherheit.
2.Dokumenttypen definieren: Mit den Dokumenttypen werden die verschiedenen Anwendungsprogramme im Office Manager registriert. Dokumenttypen sind z. B.: "Word Dokument", "AutoCAD-Zeichnung", "Excel Tabelle", "Bitmap" usw. Es können für jedes Anwendungsprogramm auch mehrere Dokumenttypen registriert werden (z. B. "Excel Tabelle" und "Excel Diagramm").
Wählen Sie dazu den Befehl Datei | Optionen | Dokumenttyp oder Assistent.
3.Berechtigungen im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien festlegen.
4.Datenverzeichnis: Sie sollten ein Verzeichnis auf Ihrem PC bzw. auf dem Netzwerkserver anlegen, in dem die Dokumente gespeichert werden. Ein einheitliches Verzeichnis ist zwar nicht zwingend erforderlich, es verbessert aber die Datenstrukturen.
5.Projekte, Gruppen und Status-Eigenschaften: Ein großer Vorteil des Office Manager ist die Zuordnung beliebiger Dokumente zu einem gemeinsamen Projekt. Wenn der Anwender später in der Suche ein Projekt wählt, werden alle Briefe, Zeichnungen usw. zu diesem Projekt angezeigt. Sie sollten schon jetzt einige aktuelle Projekte und Gruppen definieren.
Wählen Sie dazu Datei | Optionen | Auswahllisten.
6.Felder definieren: Sie können das Archiv Ihren individuellen Anforderungen anpassen.
Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
7.Verschiedene Programmeinstellungen: Menü Datei | Optionen | Einstellungen.
8.Datenzugriff von mobilen Endgeräten konfigurieren, wenn Sie von unterwegs auf Ihre heimischen Dokumente zugreifen möchten.
Siehe auch