Projekte und andere Auswahllisten
Einige Dokumentattribute, wie Projekt und Status, erlauben die Auswahl der Werte aus einer Liste:
Zur Bearbeitung der Listen wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Auswahllisten. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf ein Eingabefeld mit mit Liste klicken, den Befehl finden Sie im lokalen Popupmenü.
Der Dialog "Auswahllisten" wird geöffnet:
Klicken Sie im Bild auf die Komponenten, zu der Sie weitere Hilfe wünschen.
Markieren Sie zuerst auf der linken Seite das Attribut, dessen Liste Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf:
•Neu, um einen neuen Eintrag oder Untereintrag hinzuzufügen,
•Ändern, um den markierten Eintrag umzubenennen,
•Löschen, um alle markierten Einträge zu entfernen.
•Mit der rechten Maustaste in die Liste, um das lokale Menü zu öffnen. Hier können Sie beispielsweise die Einträge aus einer Textdatei laden oder einfügen (*.itm beinhaltet auch die erweiterten Eigenschaften, *.txt nur die Texte).
Automatische Belegerkennung
Den Auswahllisten können Begriffe hinzugefügt werden, an denen der jeweilige Wert automatisch erkannt wird. Im Dialogfenster zur Bearbeitung der Listeneinträge finden Sie den Bereich Belegerkennung:
Geben Sie hier eindeutige Schlagwörter oder Phrasen ein, an denen der Listeneintrag erkannt wird.
Wenn Sie beispielsweise öfters E-Mail mit dem Text "Eingangsbestätigung Ihrer Bestellung" erhalten und diese Mails die Kategorie "Bestellung" bekommen sollen, dann gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1.Menü Datei | Optionen | Auswahllisten wählen.
2.Links Dokumente | Kategorie markieren.
3.Doppelklick auf "Bestellung" oder mit Klick auf Neu eine entsprechende Kategorie hinzufügen.
4.Im Eingabefeld unter Belegerkennung "Eingangsbestätigung Ihrer Bestellung" eingeben. Beachten Sie, dass die Phrasen nur in Kleinbuchstaben und ohne Leerzeichen gespeichert werden. Dies erfolgt automatisch nach Klick auf OK.
Sobald ein Dokument mit diesem Text hinzugefügt wird, bekommt es automatisch die Kategorie "Bestellung". Diese können Sie im Eigenschaftenfenster aber noch ändern.
Erweiterte Eigenschaften
Die Eigenschaften der Dokumente und Kontakte erlauben zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten: Schriftformatierung, farbige Hervorhebung, Textbeschreibung und Grafik. Diese werden auf der Seite Erweitert angepasst:
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Geben Sie zuerst die Bezeichnung auf Seite Allgemein ein. Zur Hervorhebung bzw. Gestaltung können Sie die Schrift- und Hintergrundfarbe wählen, sowie den Text fett, kursiv und durchgestrichen formatieren. Mit Warnung wird der Datensatz im Eigenschaften-Dialog farbig hervorgehoben.
Wenn Sie eine Grafik wählen, dann wird diese in den Auswahllisten und der Tabelle vor der Bezeichnung platziert. Sie können auch eigene Grafiken hinzufügen: speichern Sie die Bilder bitte im Verzeichnis "(Gemeinsame Dateien)\DocImages\" als Bitmap (*.bmp) in der Größe 16x16 Pixel oder als skalierbare Vektorgrafik (*.svg) ab. Das Programm liest die Bilder nach einem Neustart ein.
Mit Klick auf Zurücksetzen werden die Anpassungen auf Standardwerte gesetzt.
Im Textfeld Beschreibung können Sie eine ausführliche Bezeichnung hinterlegen. Diese Daten dienen aber auch häufig der automatisierten Belegerfassung: Die Makrofunktionen AutoCaptSelectionListFindItem und SelectionListFindItem können diesen Text auswerten.
Siehe auch
Kategorien mit Aufbewahrungsfristen
Darstellungsoption der Tabellen
Automatische Erkennung von Kontakten
Beispiel "Datenfeld Gruppe"