Hintergrundinformation
Dokumente werden in der Archivdatenbank mit mehreren Eigenschaften beschrieben, um diese zum Beispiel schnell zu finden und die Aufbewahrungsfristen festzulegen. Eigenschaften sind unter anderem der Dokumentenname, das Belegdatum, eine Kategorie und das Projekt oder Buchungsjahr. Diese Daten können manuell eingegeben oder automatisch erkannt werden.
Ihre DMS-Lösung bietet mehrere Methoden, um Dokumente automatisch zu beschreiben. Dies spart viel Fleißarbeit bei der täglichen Archivierung. Die Analyse und Erkennung erfolgt in der Regel bereits beim Erfassen der Dokumente, die Erkennungsalgorithmen werden in den Import- und Scanprofile festgelegt.
Es besteht aber auch die Möglichkeit, um bereits archivierte Dokumente beschreiben zu lassen. Beispielsweise
•Kontakte zuordnen, weil dies bisher nicht geschehen ist,
•bereits vorhandene Digitalfotos mit der neue KI-Funktion katalogisieren,
•den Gesamtbetrag u. ä. aus elektronischen Rechnungen lesen.
Beachten Sie aber die Einschränkungen in revisionssicheren GoBD-Archiven.
Erkennung nachträglich ausführen
Markieren Sie die zu erkennenden Dokumente in der Tabelle und wählen Sie den Menübefehl Bearbeiten | Dokument | Erkennen | Dokumentenerkennung.
Das Dialogfenster "Dokumentenerkennung" wird eingeblendet:
Auszuführende Algorithmen
Legen Sie fest, welche Funktionen ausgeführt werden sollen. Wenn genau ein Dokument markiert ist, dann sind nur die für dieses Dokument geeigneten wählbar. Bei mehreren markierten werden einzelne Algorithmen nur ausgeführt, sofern diese für das jeweilige Dokument sinnvoll sind.
•Standard sucht im Text nach einem Belegdatum, dem passendem Kontakt und in allen Auswahllisten nach Treffern.
•Elektronische Rechnung verarbeitet XRechnung sowie ZUGFeRD und übernimmt wichtige Rechnungsdaten.
•GPT - Generative Pre-trained Transformer analysieren die Textdokumente oder Bilder und geben die gewünschten Dokumenteigenschaften zurück.
Optionen
Nur Daten übernehmen, die bisher noch leer sind: Die Erkennung gibt Daten für einzelne Datenfelder des Archivs zurück. Wenn diese Option markiert ist, dann werden die erkannten Daten nur in die jeweiligen Datenfelder kopiert, wenn diese noch leer sind. Ist beispielsweise die Kategorie bereits angegeben, dann würde eine andere erkannte Kategorie nicht übernommen.
Vorschau mit Rückfrage vor der Datenübernahme: Sie werden nach der Dokumentenanalyse gefragt, ob Sie die erkannten Daten akzeptieren.
Mausschalter
OK startet die Dokumentenanalyse.
Abbrechen schließt das Dialogfenster.
Hilfe öffnet diese Dokumentation.