Bei der Dokumentenerfassung mit Importprofilen, beim Scannen mit Profilen und beim Erstellen neuer Dokumente aus Vorlagen können Makros für die Automatisierung von Arbeitsabläufen ausgeführt werden.
Auf der Optionsseite Makros stehen vier Eingabefelder für optionale Makros zur Verfügung:
•Vor Hinzufügen: Befehle, die vor dem Import der Dokumentdatei und vor einer eventuellen Stapeltrennung ausgeführt werden. Hier sind beispielsweise automatisierte Änderungen oder Überprüfungen der Datei sinnvoll.
•Nach Hinzufügen: Wird nach dem Hinzufügen (append) des Archivdatensatzes und vor dem Öffnen des Eigenschaftendialogs ausgeführt. Hier werden beispielsweise makrogesteuerte Attributvorgaben definiert.
Die Auswertung der Makrovariablen, welche auf der Seite Feldwerte hinterlegt sind, erfolgt bereits vor der Ausführung dieser Makros.
•Vor Speichern: Wird direkt nach Klick auf OK im Eigenschaftenfenster und noch vor dem Speichern des Datensatzes im Archiv ausgeführt.
•Nach Speichern: Makrobefehle, die nach dem Speichern in die Datenbank ausgeführt werden. Die Datei wurde zu diesem Zeitpunkt ggf. schon in das Dokumentenverzeichnis verschoben. Hier kann beispielsweise die Systemaufgabe für eine nachträgliche OCR-Texterkennung erstellt werden (siehe unten).
Bei der Definition von Importprofilen können Sie "OCR-Texterkennung" im Kombinationsfeld Nach Speichern auswählen. Der Text wird nach der Bestätigung des Dialogfensters in den Makrobefehl "{AddSysTask:1100,{Doc:DocID},10}" für die nachträgliche Texterkennung umgewandelt. Dieser Befehl ist sinnvoll, wenn Sie Dokumente von einem Netzwerkscanner archivieren möchten. Die Texterkennung erfolgt dann nachträglich im Hintergrund.
Soll auch die Standard-Dokumentenerkennung (Datum, Kontakte und andere Eigenschaften erkennen) ausgeführt werden, dann muss die OCR allerdings noch vor dem Import erfolgen: Geben Sie dann im Eingabefeld Vor Hinzufügen bitte "{ExecuteOCR:{Source}}" ein. Beachten Sie aber, dass der erkannte Text bereits vor dem Import in die Dokumentendatei geschrieben wird. Auch falls der Import anschließend abgebrochen wird.