Dokumentenarchive mit aktiviertem GoBD-Modus weisen folgende Abweichungen zu normalen Archiven auf:
Gesperrte Funktionen
•Dokumente können in den Papierkorb verschoben, aber nicht endgültig gelöscht werden. Ausnahmen sind abgelaufene Aufbewahrungsfristen und administratives Löschen aus Datenschutzgründen sowie kürzlich hinzugefügte Dokumente (siehe unten).
•Dokumentversionen können nicht gelöscht werden.
•Befehl Systemmenü im lokalen Popupmenü der Dokumententabelle sowie der Windows-Eigenschaftendialog.
•Einige Optionen des erweiterten Imports und Änderungen der Dateinamen.
•Das Wiederherstellen aus dem Langzeitarchiv ist nur für kürzlich archivierte Dokumente zulässig. Sobald das Archiv geschlossen wird, ist dies nicht mehr möglich.
•Datenbankimport und Archivsynchronisierung.
•Bildbearbeitung im Scandialog.
Besonderheiten
•Vor dem Öffnen wird das Schreibschutzattribut der Datei gesetzt.
•Einige Funktionen werden verweigert, wenn die Datei zwischenzeitlich verändert wurde. Beispielsweise OCR, Signierung und Archivierung.
•Einschränkungen bei der Verwendung von Vorlagen. Grundsätzlich sollten Dokumente gescannt oder importiert und nicht mit dem Befehl "Neu" erstellt werden.
•Die Änderung relevanter Dokumentattribute wird protokolliert, außer das Dokument wurde erst kürzlich hinzugefügt. Diese Attribute können nicht direkt in der Tabelle editiert werden.
•Texte der programmeigenen Textverarbeitung (Dokumenttyp "Notiz") können nachträglich nicht geändert, sondern nur mit Kommentaren erweitert werden.
Ausnahmen für neue Dokumente
Die einem Archiv neu hinzugefügten Dokumente werden in einer Speicherliste vermerkt, beim Schließen des Archivs wird diese Liste geleert. Alle Dokumente, die seit dem Öffnen des Archivs neu hinzu kamen, werden somit als "kürzlich hinzugefügt" betrachtet. Für diese gelten Erleichterungen bei der Revisionssicherheit:
•Änderungen an relevanten Dokumentattributen werden nicht protokolliert.
•Die Dokumente können noch endgültig gelöscht werden.
Dieses Verhalten ist mit den aus Buchführungssoftware bekannten Stapelbuchungen vergleichbar. Solange sich die Daten im Eingangsstapel befinden, dürfen diese noch ohne weitere Konsequenzen korrigiert oder entfernt werden. Beispielsweise eine gerade erfasste Rechnung, bei der ein falsches Datum oder eine andere Kategorie angegeben war. Hierdurch werden bei der Revision unnötige Warnungen vermieden.
Zusätzliche Funktionen
•Erstellung eines Archivauszuges für die Prüfung
•Prüferfunktion im Menü Datei | Datenbank | Pflege | GoBD-Prüfung