DMS-Glossar

Das Glossar erklärt Begriffe, die auf dieser Website und in unseren DMS-Lösungen verwendet werden. Die Erklärungen sind nicht immer allgemein gehalten, sie nehmen vielmehr Bezug auf die für das elektronische Dokumentenmanagement relevanten Definitionen.

Begriffe und Abkürzungen

ADF: Akronym von "Automatic Document Feeder". Der automatische Papiereinzug von Dokumentenscannern.
Anwendungsdatenbank: Diese Datenbank in Office Manager DMS beinhaltet die Definitionen der registrierten Dokumenttypen, grundlegende Informationen zu den Archiven und den Anwendenden sowie die Daten des Terminplaners. Die Dateien haben die Endung ".apl", .aplsl" oder ".aplcs". Siehe auch Beschreibung des Datenbankdesigns.
AO: Die Abgabenordnung ist im DMS-Umfeld relevant, weil sie Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente definiert.
API: "Application Programming Interface" ist eine Schnittstelle, über die eine Software oder ein Betriebssystem anderen Programmen eine Anbindung und eine Nutzung von Funktionen ermöglicht. Zu deutsch: Programmierschnittstelle oder "Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung". Der Office Manager beinhaltet einen COM-Server als objektorientierte Programmierschnittstelle, sowie die Makrosprachen OmAPI und Pascal als funktionsorientierte Schnittstelle.
Archiv: Im Allgemeinen eine Organisationseinheit, in welcher die Dokumente aufgehoben und verwaltet werden, die nicht mehr für die tägliche Arbeit verwendet werden, aber weiterhin aufgehoben werden müssen.; Ein elektronisches Archiv ist eine Datenbank und/oder ein spezieller Bereich auf digitalen Datenträgern. Hier werden die digitalen Dokumente, sowie alle zugehörigen Attribute und Indexdaten gespeichert.
Office Manager DMS ist eine Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Software. Ein Archiv beinhaltet auch die Dokumente, welche für die tägliche Arbeit verwendet werden. Die Enterprise-Edition bietet zwei getrennte Datentabellen: "Aktive Dokumente", die von autorisierten Mitarbeitern geändert werden können und "Archivierte Dokumente" im schreibgeschützten Bereich.
Archivierung: Innerhalb des elektronischen Dokumentenmanagements ist hiermit die Übertragung eines Dokumentes in den schreibgeschützten Bereich eines Archives gemeint. Die Dokumente werden dort unveränderbar, revisionssicher gespeichert. Der Begriff wird aber auch häufig allgemeiner als Import in ein DMS verwendet, unabhängig davon, ob es in den schreibgeschützten oder in den Arbeitsbereich übertragen wird.
Assoziative Dateiverwaltung: Eine Weiterentwicklung der hierarchischen Dateiverwaltung. Die Dateien werden auch hier in strukturierten Verzeichnissen auf einem Computer gespeichert. Der Benutzerzugriff auf die Daten erfolgt aber über ein Dokumenten-Management-System. Die unterschiedlichen Eigenschaften der Dateien werden in einer Datenbank gespeichert und können vom Benutzer für verschiedene Filter genutzt werden. Beispielsweise die Abfrage von Dokumenten einer bestimmten Kategorie in einem bestimmten Projekt, die in einem vorgegebenen Zeitraum erstellt wurden. Zusätzlich kann im Volltext der Dokumente gesucht werden.
Office Manager DMS ist ein System für die assoziative Dateiverwaltung.
Attachment: Anlagen oder Anhänge. Typischerweise die Dateianlagen einer E-Mail.
Attributierung: Bei der Attributierung (auch Attribution oder Katalogisierung) werden den zu archivierenden Dokumenten verschiedene Eigenschaften, wie Name oder Projekt zugeordnet. Der Vorgang ist häufig manuell, er kann aber auch automatisiert werden: Verwendung des Dateinamens und Teilen des Pfades, Windows-Dateieigenschaften; sowie Wörter, die an festen Positionen oder hinter Schlüsselbegriffen stehen.
Attributsuche: Das Auffinden von Dokumenten mit Hilfe ihrer Eigenschaften. Beispiele für Attribute sind die Belegnummer, das zugeordnete Projekt und das Belegdatum.
Aufbewahrungsfrist: Legt den Zeitraum fest, innerhalb dessen ein Dokument aufbewahrt werden muss (siehe auch Fristenübersicht).
Aufbewahrungszweck: Der Zweck, für den Daten bzw. Dokumente aufbewahrt werden. Dieser Begriff ist insbesondere beim Datenschutz relevant, Artikel 5 der DSGVO beinhaltet den Grundsatz der Zweckbindung: Personenbezogene Daten müssen […] für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden …
Barcode-Erkennung: Strichcodes sind maschinenlesbare Schriften, die von speziellen Barcodescannern erkannt werden. Viele DM-Systeme, wie auch der Office Manager, sind ebenfalls in der Lage, Barcodes zu verarbeiten. Die enthaltenen Informationen können in die Archivattribute übernommen werden oder dienen der Dokumententrennung beim Stapelscan.
BDSG: Das Bundesdatenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in Deutschland. Siehe auch DSGVO.
Benutzerkontensteuerung: Sicherheitstechnik des Windows-Betriebssystems ab Version Vista. Die englische Bezeichnung ist "User Account Control", kurz UAC. Bei der Durchführung administrativer Aufgaben ist eine zusätzliche Bestätigung durch den Anwender erforderlich. Beispielsweise bei der Softwareinstallation, bei Dateiänderungen unterhalb des Verzeichnisses "Programme" und beim Schreiben in systemkritische Bereiche der Registrierungsdatenbank. Eine Windows-Software muss erweiterte Berechtigungen anfordern, wenn sie entsprechende Systemänderungen durchführen möchte. Alte Programme ohne UAC-Unterstützung werden im Kompatibilitätsmodus ausgeführt und die Systemänderungen werden in virtualisierte Bereiche gespeichert.
Blindfarbe: Farbe, die von einem Scanner nicht erkannt oder bewusst ausgeblendet wird. Blindfarben werden beispielsweise definiert, um den farbigen Hintergrund eines Formulars zu entfernen und die Texterkennung zu verbessern. Englische Bezeichnung: Drop out ink.
Byte: Maßeinheit der Digitaltechnik. Ein Byte kann unterschiedliche Bedeutungen haben, es definierte ursprünglich die Anzahl von Bits, welche für die Kodierung eines Schriftzeichens nötig waren. Heute wird meist mit 1 Byte = 8 Bit gerechnet.
Für die Beschreibung großer Byte-Anzahlen wird ein Präfix, wie Kilo, Mega und Giga vorangestellt. Wobei eine Kilobyte 1000 Byte oder 1024 Byte beschreiben kann. Seit 1996 gibt es eine Standardisierungs-Empfehlung der International Electrotechnical Commission (ICE): Für die Verwendung von Zehnerpotenzen (1000) wird die Einheit KB (Kilobyte), für Zweierpotenzen (1024) KiB (Kibibyte), empfohlen. Zum Beispiel:
1000 Byte = 1 KB, 1000 KB = 1 MB, 1000 MB = 1GB, 1000 GB = 1 TB
1024 Byte = 1 KiB, 1024 KiB = 1 MiB, 1024 MiB = 1GiB, 1024 GB = 1 TiB
CAD: Akronym für "computer-aided design". Bei der computergestützten Konstruktion werden Zeichnungen und 3D-Modelle mit Hilfe von CAD-Software auf dem Computer erstellt.
CAS: "Content-addressed storage" ermöglicht die revisionssichere Archivierung auf Festplatten (s. a. WORM). Die Daten sind "inhalts-adressiert" - der Zugriff erfolgt nicht über die Lage auf dem Datenträger, sondern über einen Hash-Wert des Informationsinhaltes.
Check-Out: Check-Out steht allgemein für "sich abmelden" oder "etwas abmelden". Die deutsche Übersetzung ist "Auschecken". Im DMS-Umfeld ist damit das Abmelden eines Dokuments aus dem Archiv gemeint und es beschreibt einen Vorgang, welcher in der Regel wie folgt abläuft:
1. Ein Anwender kopiert ein Dokument aus dem Archiv, um es beispielsweise außerhalb des Unternehmensnetzwerkes zu bearbeiten.
2. Beim Check-Out wird das Dokument gesperrt und somit eine gleichzeitige Bearbeitung im Unternehmen verhindert.
3. Nach der Bearbeitung kopiert der Anwender das Dokument wieder in das Archiv.
4. Bei diesem Check-In wird die Sperre aufgehoben und i. d. R. eine Version des alten Dokuments archiviert.
CIS: "Contact Image Sensor" ist ein CMOS-Bildsensor, der in Faxgeräten und häufig auch in modernen Scannern verwendet wird.
CMS: Content Management System, Software für die Verwaltung von Inhalten. Der Begriff ist aus der Verwaltung von Web-Inhalten WCMS entstanden, beschreibt mittlerweile aber allgemein die Verwaltung von Inhalten, Informationen und Dokumenten.
CRM: Customer-Relationship-Management, Software für das Kundenbeziehungsmanagement und die Kontaktverwaltung.
CSV: "Comma-separated values", Komma-getrennte Werte. CSV-Daten beinhalten eine Tabelle. Jede Textzeile entspricht einer Tabellenzeile. Die Werte (Tabellenspalten) sind durch ein Komma voreinander getrennt. Dateien im CSV-Format dienen insbesondere dem Datenaustausch zwischen Datenbanksystemen und Tabellenkalkulations-Programmen.; Aber auch allgemeiner "Character-separated values", Zeichen-getrennte Werte. Hierbei sind auch andere Trennzeichen, wie Semikolon oder Tabulator möglich.
De-Skewing: Geraderichten von schief eingezogenen Seiten durch eine Software nach dem Scannen von Papiervorlagen.
Digital Binder System: Selten verwendete Bezeichnung für digitale Archivierungssoftware, die eine analoge Ablage in Räumen, Schränken und Aktenordnern (engl. Binder) nachbildet.
Digitale Signatur: Bezeichnet ein kryptografisches Verfahren bei dem i. d. R. aus der Hash-Summe einer Information (z. B. einem Dokument) und einem privaten (nur dem Unterzeichner bekannten) Signatur-Schlüssel ein eindeutiger Zahlenwert berechnet wird. Mit diesem Wert und einem öffentlichen Schlüssel können andere Personen die Integrität der Information überprüfen. "Digitale Signatur" beschreibt das kryptografische Verfahren. Juristisch ist insbesondere der Begriff "qualifizierte elektronische Signatur" relevant.
Digitalisierung: Allgemein die Konvertierung analoger Daten (Bilder, Sprache, Gesang, Papierdokumente, ...) in digitalen Binärcode.; Bei der Dokumentenarchivierung werden Papierbelege mit (Dokumenten-)Scannern eingelesen und in einem geeigneten digitalen Format gespeichert.; Im Bereich CAD wird zwischen Scannen und Digitalisieren unterschieden. Mit Digitalisierung wird hier die manuelle Vektorisierung von Papierzeichnungen mit Hilfe eines Grafiktabletts beschrieben, das Ergebnis der Digitalisierung ist eine CAD-Zeichnung. Mit Scannen ist das automatische Einlesen mit einem Scanner gemeint, das Ergebnis ist ein Pixelbild.
DMS: Akronym für "Document Management System", einer Computer-Software für die digitale Verwaltung und zumeist auch Archivierung von Dokumenten.
Documentchain: Eine öffentlich verteilte Blockchain speziell für die Dokumentenrevision. Hashwerte von Dokumenten bzw. Dateien werden in den Datenblöcken hinterlegt. Dies ermöglicht den manipulationssicheren Nachweis, seit wann ein Dokument (unverändert) vorhanden ist.
Dokument: Allgemein eine Urkunde, ein Schriftstück oder eine Computerdatei.; Im digitalen Dokumentenmanagement ist ein Dokument eine beliebige Computerdatei, die im Archiv gespeichert ist.
Dokumentattribut: Eine Eigenschaft des Dokuments im Archiv, beispielsweise der Name, das Projekt, der Kunde oder die Belegnummer. Synonyme hierfür sind u. a. "Archivattribut", "Kataloginformation" oder "Dokumenteigenschaft".
Dokumentenscanner: Optisches Datenerfassungsgerät zur Digitalisierung von Papierbelegen. Spezielle Dokumentenscanner sind mit einem automatischen Einzelblatteinzug ausgestattet und für die Verarbeitung von Belegen mit Textinhalten optimiert.
Duplex-Scan: Beim Scannen von Papiervorlagen wird die Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst. Gute Dokumentenscanner sollten diese Option bieten, um eine effiziente Archivierung im Stapelscan zu ermöglichen. Leere Rückseiten können von der Software gelöscht werden.
DSGVO: Die Datenschutz-Grundverordnung regelt seit dem 25. Mai 2018 die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).
E-Rechnung: Eine elektronische Rechnung beinhaltet die Rechnungsdaten als strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz. Siehe auch XRechnung (maschinenlesbar) und ZUGFeRD (menschenlesbare PDF mit maschinenlesbarer XML).
ECM: "Enterprise Content Management" ist die Verwaltung von Dokumenten und anderen Inhalten.
EDM: Das Akronym steht u. a. für "Elektronisches Dokumenten-Management". Es hebt die elektronische Verwaltng hervor, wird aber seltener als DMS verwendet.
EIM: "Enterprise Information Management" ist eine unternehmensweite Verwaltung aller Informationen - strukturierter und unstrukturierter Daten und Dokumente sowie deren Anwendungen.
ERMS: Ein "E Mail Response Management System" ist eine Softwarelösung für die automatisierte Verarbeitung von eingehenden E-Mails.
Factur-X: Französisches E-Rechnungsformat. Factur-X entspricht technisch dem deutschen Rechnungsformat ZUGFeRD 2.1, die Datei besteht aus einer PDF mit anliegenden XML-Daten.
Fuzzy-Suche: Unscharfe Suche im Dokumentenvolltext. Es wird auch nach ähnlichen Wörtern gesucht, beispielsweise "flog" und "geflogen" beim Suchbegriff "fliegen".
GDPdU: Akronym für "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Es handelt sich hierbei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001. In dem Schreiben werden unter anderem die Rechtsnormen (§ 146 Abs. 5, §147 Abs. 2, 5, 6, § 200 Abs. 1 AO und § 14 Abs. 4 UStG) für eine digitale Archivierung steuerlich relevanter Belege und der Datenzugriff durch Betriebsprüfer auf Buchhaltung und Belegarchive konkretisiert.
Gliederung der 7 seitigen GDPdU:

I. Datenzugriff
1. Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff [...]
2. Umfang der Mitwirkungspflicht [...]
3. Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
1. Elektronische Abrechnungen [...]
2. Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen
III. Archivierung digitaler Unterlagen
IV. Anwendung
Die GDPdU war von 2002 bis 2014 gültig und wurde zum 1. Januar 2015 durch die GoDB abgelöst.
GDPR: General Data Protection Regulation ist die englische Bezeichnung der Datenschutz-Grundverordnung.
GoB: Die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" bezeichnen alle Regeln und Richtlinien für die Buchführung und Bilanzierung. Diese sind nicht in einer Rechtsnorm festgelegt, sie ergeben sich vielmehr aus der kaufmännischen Tradition, der Fachliteratur, verschiedenen Gesetzen und Verordnungen sowie der Rechtsprechung. Die wichtigsten Grundsätze (Rahmengrundsätze) sind: Richtigkeit und Willkürfreiheit, Klarheit und Übersichtlichkeit, Einzelbewertung, Vollständigkeit sowie Wertaufhellung.
GoBD: Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" regeln insbesondere die elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Diese Verwaltungsvorschrift ist ab 2015 gültig und ersetzt die GDPdU. Die wichtigsten Grundsätze sind Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnung, zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung, Ordnung und Unveränderbarkeit.
Siehe auch GoBD erklärt
GoBS: Abkürzung für "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme", siehe Originaltext.
HCR: Abkürzung für "Handprint Character Recognition". Eine Weiterentwicklung der OCR und ICR zur Erkennung von Handschriften. Der heutige Entwicklungsstand ermöglicht sehr gute Ergebnisse bei Formularen, wie beispielsweise Überweisungsaufträgen. Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz gelingt mittlerweile auch die Erkennung von freiem Fließtext (vgl. IWR) ohne individuelles Training.
Hierarchischen Dateiverwaltung: Klassische Speicherung von Dateien in strukturierten Verzeichnissen auf einem Computer. Hierbei werden die verschiedenen Eigenschaften einer Datei bzw. eines digitalen Dokuments in einem Verzeichnisbaum dargestellt. Beispiel: "C:\Dokumente\Buchhaltung\2024\Ausgangsrechnungen\Kunde\Belegnummer.pdf". Vgl. Assoziative Dateiverwaltung
IDEA: Akronym für "Interactive Data Extraction and Analysis". Diese Prüfsoftware wird unter anderem von deutschen Finanzbehörden bei einer digitalen Betriebsprüfung verwendet. Mit IDEA werden die nach GDPdU-Z3 überlassenen Daten analysiert.
ICR: "Intelligent Character Recognition" ist eine Erweiterung der OCR-Zeichenerkennung. Die Ergebnisse der Zeichenerkennung werden beispielsweise mit Hilfe von Wörterbüchern verbessert.
In der Praxis wird ICR aber häufig als Begriff für die Handschriften-Erkennung (siehe HCR) verwendet. Wörterbuch-Funktionen gehören heute zum Standardlieferumfang der bekannten OCR-Programme.
IDR: "Intelligent Document Recognition", die intelligente Dokumentenerkennung. Hierbei geht es nicht, wie bei ICR oder OCR, um die Erkennung von Buchstaben und Texten in gescannten Bildern, sondern um das inhaltliche Erkennen bzw. Verstehen des Dokuments. Bei der Archivierung erspart dies dem Anwender die manuelle Beschreibung der Dokumente, weil die Metadaten automatisch vom System ausgefüllt werden. Die Abkürzung "IDR" wird gelegentlich verwendet, hat sich aber noch nicht allgemein durchgesetzt.
Indexierung: Oder auch Indizierung wird hier als Begriff für die Speicherung des gesamten Dokumenten-Textes in der Datenbank verwendet. Eine spätere Volltextsuche im Datenbankindex ist erheblich schneller als eine Textsuche in den einzelnen Dateien. Im angloamerikanischen Sprachraum wird der Begriff auch für die Attributierung (manuelle Indexierung) verwendet.
IWR: "Intelligent Word Recognition" (intelligente Worterkennung) ist eine spezielle Texterkennungs-Technik insbesondere für Fließhandschriften. Die klassischen OCR-Techniken, bei denen die einzelnen Zeichen eines Wortes erkannt werden, scheitern hier, weil die einzelnen Buchstaben nicht voneinander getrennt sind. IWR analysiert u. a. die ganzen Wörter und vergleicht charakteristische Merkmale mit einem Wörterbuch.
JBIG2: Ist ein Bildkomprimierungsverfahren. Da bei der verlustbehafteten Variante dieses Verfahrens einzelne Zeichen durch ähnliche ersetzt werden können, ist JBIG2 für die Dokumentenarchivierung ungeeignet und für das ersetzende Scannen untersagt. Ausführliche Beschreibung
Kataloginformation: Ein Attribut für die Zuordnung des Dokuments im Archiv. Beispielsweise Projekt, Kundenname oder Belegnummer (vgl. Attributierung).
Künstliche Intelligenz: Eine gute Beschreibung zum heutigen Entwicklungsstand ist: Mit KI kann eine Maschine die Aufgaben lösen, für die ein Mensch Intelligenz benötigt. Im digitalen Dokumentenmanagement wird KI beispielsweise für die Formularerkennung eingesetzt. Die englische Bezeichnung ist AI für Artificial Intelligence.
Major-Upgrade: Aktualisierung einer Software, aber auch anderer Produkte. Bei einer Software ist ein Major-Upgrade (dt. "Haupt-Aktualisierung") dadurch gekennzeichnet, dass die Hauptversionsnummer erhöht wird, beispielsweise von 9.0 auf 10.0. Bei kommerzieller Software ist das Major-Upgrade i. d. R. kostenpflichtig.
Makro: Kleines Programm mit einer festen Abfolge von Befehlen zur Erweiterung der Funktionalität einer Software (vgl. Skript).
MAPI: Akronym für "Messaging Application Programming Interface". Über diese Programmierschnittstelle kann eine Software auf die Funktionen von E-Mail-Programmen zugreifen.
OAIS: "Open Archival Information System" ist ein Referenzmodell für ein offenes Archiv-Infomations-System. Siehe deutsche Übersetzung.
OBR: Akronym für "Optical Barcode Recognition", die optische Barcode-Erkennung. Die Bezeichnung wird gelegentlich analog zu OCR verwendet. In der Regel spricht man aber nur von der Barcode-Erkennung.
ODBC: "Open Database Connectivity" ist eine standardisierte Datenbankschnittstelle. ODBC ermöglicht Client-Anwendungen den Zugriff auf unterstützte Datenbankformate.
OCR: Akronym für "Optical Character Recognition", die optische Zeichenerkennung. Der Begriff steht heute nicht mehr nur für die Erkennung einzelner Zeichen, sondern vielmehr für Texterkennung. Die gelesenen Zeichen werden zu Wörtern zusammengefasst und mit Wörterbüchern verglichen, die Erkennungsgenauigkeit wird dadurch verbessert (s. a. ICR). Die bekannten kommerziellen Anbieter gehen mittlerweile einen Schritt weiter zur Dokumentenerkennung. Dies wird in der Zukunft interessante Perspektiven für den automatischen Import von Papierbelegen in die digitalen Dokumentenarchive bieten.
In Office Manager DMS können verschiedenen OCR-Lösungen verwendet werden. Tesseract, eine einfache Zeichenerkennung, sowie Windows RT sind bereits im Lieferumfang enthalten. Für bessere Erkennungsergebnisse können Lösungen wie ABBYY FineReader, OmniPage, ReadIRIS und Transym verwendet werden.
Office Manager Enterprise: Windows-Software für digitales Dokumentenmanagement und Archivierung. Die Edition "Enterprise" beinhaltet erweiterte Funktionen für Client/Server-Umgebungen, große Datenbestände, sowie für die Vergabe von Zugriffsberechtigungen und die automatisierte Belegerfassung.
Office Manager Pro: Windows-Software für digitales Dokumentenmanagement und Archivierung. Die Edition "Pro" ist eine preisgünstige Lösung für Einzelarbeitsplätze und kleine Netzwerke.
OmAPI: "Office Manager Application Programming Interface" ist die programminterne Makrosprache des Office Managers.
OMR: Akronym für "Optical Mark Recognition", die optische Markierungs-Erkennung. Mit OMR-Techniken werden Markierungen (Ankreuzfelder) auf zumeist gescannten Formularen erkannt.
Overhead Scanner: Scannen von oben, die Vorlage wird unter den Scanner gelegt und von oben erfasst. Ein häufiges Einsatzgebiet ist das Scannen von Büchern. Der Sensor kann als Kamera (siehe Sceye) oder als Scanner (z. B. ScanSnap SV600) ausgelegt sein.
OXPS: Akronym für "Open XML Paper Specification", vgl. XPS.
Patch Code: Einfacher Barcode, der keine Daten beinhaltet, sondern nur der Prozesssteuerung beim Scannen von Dokumenten dient. Patch Codes werden insbesondere als Trennblätter verwendet, um einen Stapelscan in die einzelnen Dokumente aufzuteilen.
PDF: Das "Portable Document Format" ist ein plattformunabhängiges und heute sehr verbreitetes Dokumentenformat.
PDF/A: Dokumentenformat welches auf PDF 1.4 basiert und Anforderungen für die Langzeitarchivierung unterliegt. Detaillierte Informationen zu diesem Format finden Sie auf der Webseite der PDF association.
PDF417: Ist ein 2D-Barcode. PDF steht hier für "Portable Data File" - die Ähnlichkeit mit dem Dokumentenformat ist zufällig.
Phrasen-Suche: Volltextsuche mit mehreren Wörtern oder ganzen Sätzen, die hierzu i. d. R. in Anführungsstrichen stehen.
Rack2-Filer: War ein digitales Ordner-System von Fujitsu, welches insbesondere zusammen mit dem ScanSnap Deluxe ausgeliefert wurde.
RDX: "Removable Disk Technology" ist ein Speichersystem mit Wechseldatenträgern auf Basis von Festplatten. Es stellt eine moderne Datensicherungs-Alternative zu Bandlaufwerken dar. Die RDX WORM-Medien ermöglichen eine revisionssicherer Langzeitarchivierung mit dem Office Manager und einigen anderen Archivierungslösungen.
RESISCAN: "BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen" ist eine technische Richtlinie des BSI. Sie beschreibt Regeln für die rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten.
Revisionssichere Archivierung: Der Begriff wird in der Praxis verwendet, um die unveränderliche und verfälschungssichere Archivierung zu beschreiben. Die Archivierungsmethode muss eine Dokumentenrevision ermöglichen. Merkmale eines revisionssicheren Archivsystems sind aber auch die datenbankgestützte, wiederauffindbare und nachvollziehbare Verwaltung der Belege.
Scanner: Das englische Wort "scan" steht für abtasten, ein Scanner ist ein Abtaster oder etwas spezieller ein Lesegerät. In der IT gibt es beispielsweise Barcode- und Bildscanner als Erfassungsgeräte, aber auch Software, wie Port- und Virenscanner. In der elektronischen Archivierung ist ein Bild- oder Dokumentenscanner gemeint, mit dem eine Papiervorlage digitalisiert und so für die EDV verfügbar gemacht wird.
ScanSnap: Ein kompakter Dokumentenscanner von Ricoh (bis 2022 von Fujitsu). Das Gerät arbeitet selbsttätig ohne Twain- oder WIA-Schnittstelle und legt digitalisierte Dokumente als fertige Datei im PDF- oder JPeg-Format ab.
Siehe auch: ScanSnap-Supportseiten
Sceye: Eine digitale Dokumentenkamera von Silvercreations. Die Kamera stellt eine Alternative zu klassischen Dokumentenscannern dar, Papiervorlagen werden fotografiert.
Skript: Kleines Programm, welches mit einer Skript-Programmiersprache entwickelt wurde. Im Gegensatz zum Makro kann es auch Funktionsaufrufe beinhalten. In der Praxis werden die Begriffe Makro und Skript aber häufig gleichgesetzt.
SQL: Akronym für "Structured Query Language", einer standardisierten Abfragesprache für relationale Datenbanken. Streng genommen ist SQL heute ein eigenständiger Begriff und nicht mehr die Abkürzung für Structured Query Language.
SQL-Server: Relationales Datenbanksystem welches die standardisierte SQL-Abfragesprache verwendet. Der SQL-Server ist eine Software, die auf einem Netzwerkserver oder einem Clientcomputer installiert werden kann.
Siehe auch: Dokumentenarchive auf SQL-Servern
SQLite: Weit verbreitetes relationales Datenbanksystem. Die SQLite-Bibliothek lässt sich direkt in eine Software integrieren, sodass ein Zugriff auf die Datenbank ohne zusätzliche Treiber oder einen Datenbankserver möglich ist.
Siehe auch: Artikel auf Wikipedia und offizielle Webseite.
Stoppwörter: Englisch "stop words". Häufig vorkommende Wörter, die für eine Inhaltsbeschreibung von Dokumenten nicht relevant sind. Diese werden bei der Volltextindexierung und somit auch bei der Suche ignoriert, um den Index nicht unnötig zu belasten.
Beispiele: der, die, das, ein, und, oder.
Steuerrelevante Belege: Die Archivierung steuerlich relevanter Belege ist gesetzlich vorgeschrieben, der Begriff aber nicht näher definiert. Steuerrelevant sind alle Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge u. a.), Steuererklärungen und Bilanzen, aber auch Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und weitere Geschäftsbriefe. Die Abgrenzung ist nicht einfach - im Zweifelsfall sollte ein Dokument als relevant betrachtet werden.
Es sind aber auch weitere und ev. in Konflikt stehende Vorschriften zu beachten. Beispielsweise ist es denkbar, dass bestimmte Dokumente aus Gründen des Datenschutzes vernichtet werden müssen.
Tesseract OCR Engine: Eine freie OCR-Texterkennungssoftware unter der Apache-Lizenz. Das Programm wird zusammen mit dem Office Manager installiert und verwendet, wenn keine kommerzielle OCR-Lösung vorhanden ist. Tesseract wurde bis 1995 von Hewlett-Packard und ab 2005 unter der Betreuung von Google als Open Source Software entwickelt. Aktuell wird das Projekt bei GitHub gehostet.
Toolup-Datei: Installationsdatei für Funktionserweiterungen, Skripte und Konfigurationseinstellungen des Office Manager Dokumentenmanagementsystems (zur Beschreibung).
Tray-Icon: Symbol einer Anwendung oder eines Dienstprogrammes im Benachrichtigungsfeld (engl. Taskbar Notification Area) von Windows und anderen Betriebssystemen. In der Grundeinstellung befinden sich die Icons am unteren rechten Bildschirmrand des Windows-Desktops neben der Uhr.
Trunkierung: Archivsuche mit Platzhalterzeichen (Wildcard). Bei der Eingabe von Suchbegriffen kann der Stern * als Platzhalter für beliebig viele und das Fragezeichen ? für genau ein Zeichen verwendet werden.
Beispiele:
Mit dem Suchbegriff "Archiv*" werden auch die Wörter "Archivierung" und "Archivdatenbank" gefunden.
"Me?er" findet u.a. "Meier" und "Meyer".
TWAIN: Die "TWAIN Working Group" ist eine Organisation aus bekannten Scanner-Herstellern.; TWAIN ist eine standardisierte Schnittstelle für den Austausch von Bilddaten zwischen einer Software und einem Bildeingabegerät. Eine Archivierungs-Software kann TWAIN-kompatible Scanner steuern und Papierbelege digitalisieren.; Das Wort TWAIN stammt aus Rudyard Kipling's Ballade The Ballad of East and West:
Oh, East is East, and West is West, and never the twain shall meet.
Eine gebräuchliche Ausschreibung ist aber auch "Technology Without An Interesting Name".
UNC: Die "Uniform Naming Convention" beschreibt ein Format zur Darstellung von Netzwerk-Ressourcen. Die Syntax auf einem Windows-Betriebssystem ist "\\Servername\Freigabename\Pfad". Statt Servername kann auch die IP-Nummer angegeben werden.
Update: Aktualisierung und Weiterentwicklung eines Produktes, wie zum Beispiel einer Software. Je nach Umfang wird zwischen einem Patch, Servicepack, Update oder Upgrade unterschieden. Siehe auch Update-Glossar.
UStAE: Akronym für "Umsatzsteuer-Anwendungserlass". Das BMF-Schreiben vom 01.10.2010 beinhaltet Verwaltungsregeln zur Anwendung des Umsatzsteuergesetzes.
Versionsmanagement: Verwaltung verschiedener Versionsstände eines Dokuments, häufig einer CAD-Zeichnung.
Volltextsuche: Beschreibt das Auffinden von Wörtern und Texten in einer Sammlung von Dateien auf einem Computer. In einem digitalen Dokumentenarchiv werden die Texte zuvor indexiert. Dies ermöglicht bei der Recherche eine schnelle datenbankgestützte Abfrage, ohne dass die Dateien durchsucht werden müssen.
Texte auf gescannten Papierbelegen müssen vor der Indexierung mit Hilfe von OCR-Software erkannt werden.
WIA: Akronym für "Windows Image Acquisition". WIA ist eine von Microsoft für das Betriebssystem Windows entwickelte Schnittstelle für den Austausch von Bilddaten zwischen einer Software (Grafikprogramm, DMS) und einer Hardware (Scanner, Digitalkamera). Sie wird mittlerweile von den meisten Dokumentenscannern unterstützt und stellt eine Alternative zur TWAIN-Schnittstelle dar.
Workflow: Der Arbeitsablauf (engl. Workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten. Im Dokumentenmanagement können vordefinierte Arbeitsabläufe erforderlich sein, um beispielsweise gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
WORM: Akronym für "write once read multiple". WORM-Datenspeicher können einmal beschrieben und mehrfach gelesen werden, die Daten sind somit unveränderbar gespeichert. Sie stellen eine Möglichkeit für die revisionssichere Archivierung dar.
XML: "Extensible Markup Language" ist die "erweiterbare Auszeichnungssprache" für hierarchisch strukturierte, maschinenlesbare Daten. Als Textformat ist XML auch grundsätzlich menschenlesbar, dies erfordert aber Grundkenntnisse der Datenstruktur. Aufbau einer einfachen XML-Datei:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="yes"?> <liste> <titel>Bezeichnung der Liste</titel> <element> <name>Erstes Listenelement> <beschreibung>Beschreibender Text zum ersten Element</beschreibung> </element> <element> <name>Zweites Listenelement> <beschreibung>Beschreibender Text zum zweiten Element</beschreibung> </element> </liste>
XPS: "XML Paper Specification" ist ein von Microsoft als Alternative zu PDF entwickeltes Dokumentenformat.
XRechnung: Standardisierte elektronische Rechnung (E-Rechnung) auf Basis eines XML-Datensatzes.
ZUGFeRD: Akronym für "Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland". Ein Format für elektronische Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF-Dokument (PDF/A-3) mit der menschenlesbaren Rechnung sowie einer angefügten XML-Datei mit den maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
Das Format wurde am 25.07.2014 durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) veröffentlicht.
Die XML-Datei mit den strukturierten Daten hat einen fest vorgegebenen Dateinamen: "ZUGFeRD-invoice.xml" im Format 1.0, "zugferd-invoice.xml" in 2.0 und "factur-x.xml" bei ZUGFeRD 2.1 und Factur-X. Es ist immer genau eine Rechnung je PDF-Datei vorhanden.
Zugriffsrechte: Steuern in der EDV, ob und wie Benutzer oder Programme auf Objekte zugreifen dürfen. Objekte sind Dateien, aber beispielsweise auch Netzwerke, Drucker und andere Geräte.; Innerhalb eines digitalen Archivs wird mit den Zugriffsrechten festgelegt, welche Benutzer Zugriff auf ein Dokument haben und ob der Zugriff nur lesend oder auch schreibend ist.

Disclaimer: Die Erklärungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder juristisch korrekte Definition.