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Funktionen Office Manager DMS

Die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware "Office Manager" ist in zwei Ausbaustufen erhältlich. Die Edition Pro findet auf Einzelarbeitsplätzen und in kleinen Netzwerken Verwendung. Für den professionellen Einsatz im Firmennetzwerk ist die Enterprise-Edition erhältlich. Diese High-End-Lösung beinhaltet Client/Server-Technologien für die Verwendung von SQL-Datenbanken, erlaubt die Vergabe individueller Zugriffsberechtigungen und bietet Funktionen für die automatisierte Belegguterfassung. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei großen Datenbeständen deutlich schneller.

1. Dokumentenarchiv

1.1. Erfassen

Erfassen Sie Papierdokumente durch Scannen und digitale Dokumente durch Importieren.

Digitale Dokumente

  • Dateien per Drag&Drop oder Copy&Paste aus dem Windows Explorer und anderen Anwendungen in das DMS übernehmen.
  • E-Mails aus MS Outlook, Mozialla Thunderbird, Opera Mail, IBM Notes und anderen Mailprogrammen importieren.
  • Internetseiten und Dateien aus dem Web vom Browser übernehmen und als Link verwalten oder als Dokument archivieren.
  • Massenimport ganzer Verzeichnisstrukturen und Verzeichnisüberwachung mit automatischem Import.
  • Belegerkennung mittels Phrasen und Künstlicher Intelligenz.
  • Schnellansicht und Verarbeitung von Elektronischen Rechnungen, wie XRechung, ZUGFeRD und Factur-X.

Papierdokumente

  • Scannen von Dokumenten und Bildern mit lokal angeschlossenen Standard-Scannern und Netzwerkgeräten.
  • Schnittstellen zu ScanSnap und Sceye.
  • Stapelscan mit manuellen und automatischen Trennfunktionen.
  • Unterstützung verschiedener OCR-Texterkennungen. Die Ausführung der OCR im Hintergrund spart Zeit beim Scannen.
  • Automatisches Einlesen der Attribute vom Papierdokument mittels Texterkennung, vorgegebenen Phrasen sowie moderner KI.
  • Barcode-Auswertung (nur Enterprise-Version).

1.2. Ablegen

Speichern Sie digitale und digitalisierte Papierdokumente in einem gemeinsamen Archiv.

Katalogisierung & Speicherung

  • Katalogisierung und Verschlagwortung der erfassten Dokumente: Zuordnung zu Projekten, Kunden, Gruppen und anderen Datenfeldern.
  • Office Manager DMS erlaubt die gleichzeitige Zuordnung der Dokumente zu beliebigen und beliebig vielen Kategorien.
  • Frei definierbare Archivstrukturen und Tags: Projekte, Kunden und beliebige andere Zuordnungen.
  • Langzeitarchivierung im schreibgeschützten Datenbereich (nur Enterprise-Version).
  • Speicherung der Archivdatenbank wahlweise im SQLite-Datenbankformat, Firebird und Microsoft Access.
  • Speicherung der Archivdatenbank auf MS SQL- und MySQL-Servern (nur Enterprise-Version).

Archivierung steuerrelevanter Dokumente (GoBD-Archiv)

  • Dokumentenrevision mit Bestätigung unveränderter Dokumente und Nachvollziehbarkeit zulässiger Bearbeitungen für die gesetzeskonforme Archivierung.
  • Maximale Revisionssicherheit mit der optionalen Nutzung von Documentchain, der dezentralen Blockchain-Lösung für das Dokumentenmanagement und den Copyright-Schutz.
  • Automatische Erfassung der Rechnungsdaten aus importierten E-Rechnungen.
  • Abgleich des Belegarchivs mit dem Lexware-Buchhalter (in der Enterprise-Edition auch mit DATEV) sowie Übernahme der Buchungsinformationen.
  • Datenexport der Buchungsbelege für den Steuerberater.

1.3. Verwalten

So arbeiten Sie in Office Manager DMS mit erfassten Dokumenten.

  • Dokumente erstellen, bearbeiten, ansehen, drucken und eigene Befehle nutzen.
  • Notizen zu Dokumenten erfassen.
  • Direktzugriff auf Dateien, die einer E-Mail anliegen oder in komprimierten Archivdateien (z. B. ZIP) enthalten sind.
  • Dokumentenvorlagen für das schnelle Erstellen von Briefen, Angeboten, Rechnungen, …
  • E-Mail-Versand der Dokumentdateien mit dem Standard-Mailprogramm.
  • Integrierte Vorschau für Acrobat PDF, E-Mail, Textdokumente, E-Rechnungen, CAD-Zeichnungen, Fotos und Bilder, Windows-Miniaturansicht sowie mittels COM-Automatisierung und Aufruf externer Programme.
  • Erstellung von Dokument-Datenträgern (CD, DVD, Blu-ray Disc, UDF) mit Übersichtstabelle, Export in ZIP-Archive und andere Komprimierungsformate.
  • Dokumentattribute mittels Drag&Drop ändern.
  • Dokumentverknüpfung mit Kontakten des integrierten CRM, aus Outlook, dem Windows-Adressbuch und Windows-Kontakten.
  • Archive austauschen und synchronisieren, z. B. ein Notebook für die Geschäftsreise vorbereiten.
  • PDF-Dokumente stempeln und kommentieren.

1.4. Suchen

Recherchieren Sie detailliert nach Dokumenten und lassen Sie sich diese binnen Sekunden anzeigen.

  • Datenbankgestützte Volltextsuche in den Dokumentinhalten und -Attributen.
  • Suche mit Jokerzeichen, Und/Oder-verknüpfte Suche.
  • Dokumente und Kontakte fixieren und somit im festen Zugriff behalten.
  • Verwendung der SQL-Volltextsuche mit Fuzzylogik in SQLite und MS SQL-Archiven.
  • Suche in Dateiattributen, wie Größe, Datum und Seitenzahl.
  • Abfrage von Dokumenten über Projekte, Gruppen, Dokumenttypen, Datumsbereichen u. a.
  • Dokumente gruppieren, sortieren, kombinieren und miteinander verknüpfen.
  • Indexierung von E-Mail-Anlagen und Dateien in komprimierten ZIP-Archiven.
  • KI-unterstützte komplexe Datenbankabfragen mit Standard-SQL, benutzerdefinierbares Menü mit häufigen Abfragen.

DMS für unterwegs

2. Sicherheit

  • Administrationsfunktionen für die Netzwerksicherheit
  • Schreibschutz gegen unbeabsichtigte Änderungen am Dokument.
  • Schutz von PDF-Dokumenten vor Änderungen.
  • Sicherheitsgrundregeln für den Dokumentenzugriff.
  • Protokollierung von Zugriffen und Dokumentbearbeitungen.

Benutzer & Mitarbeiter

  • Installation auf Clients oder zentral auf dem eigenen Server.
  • Umfangreiches Terminplanungsmodul für alle Anwendenden, verschiedene Kalenderansichten und Erinnerung an fällige Tätigkeiten.
  • Rechteverwaltung mit individueller Zugriffskontrolle (insbesondere in der Enterprise-Version).

3. Kunden und Kontakte verwalten

  • Mit dem umfangreichen CRM-Modul organisieren Sie Ihre Kundenbeziehungen, Lieferanten und andere Kontakte.
  • Die Daten sind lokal auf Ihrem PC oder dem Unternehmensserver gespeichert, sodass Sie auf hier die vollen Kontrolle über die Daten und den Datenschutz behalten.
  • Dokumente werden über eindeutige Merkmale, wie E-Mail-Adressen, IBAN oder andere Phrasen, automatisch einem Kontakt zugeordnet.
  • Aufgabenverwaltung und Workflow
  • Briefe und Serienbriefe mit der integrierten Textverarbeitung schreiben.

4. Schnittstellen und Anwendungsprogramme

Office Manager DMS bietet Schnittstellen zu vorhandenen IT-Anwendungen im Unternehmen sowie die Steuerung dokumentenorientierter Anwendungsprogramme.

  • Applikationsneutral, Zusammenarbeit mit beliebigen dokumentorientierten Programmen.
  • Bearbeiten der Dokumente wahlweise mit der Windows-Standardanwendung, einer ausgewählten Anwendung oder mit benutzerdefinierbaren Funktionen.
  • Konfigurierbare GPT-Funktionen für die Kommunikation mit Künstlicher Intelligenz.
  • Makros in OmAPI und Pascal, DDE und COM-Automatisierung.
  • Schriftkopf-Generierung für AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungen.
  • Erweiterte CAD-Funktionen (z. B. AutoCAD, Autodesk Inventor und MegaCAD).

5. Umfangreiches Recherche- und Support-Tool

6. Sonstige Leistungsmerkmale

  • Ausgabe von Dokumentenreports und Übersichtstabellen
  • Konfigurierbare Menüs und Tabellen
  • Layout-Designer für die Benutzeroberfläche

Siehe auch:

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