Office Manager Entwickler-Support
Systemdateien des DMS-Clients
Konfigurationsdatei "retention-period.ini"
Die Datei beinhaltet Aufbewahrungsfristen der einzelnen Dokumentkategorien, die Sie im Menü hinterlegen können.
Details
| Pfad | Gemeinsame Dateien\retention-period.ini |
|---|---|
| DMS-Edition | Pro und Enterprise |
| Vorhanden seit | DMS-Version 15.0, erweitert in 24.0 |
| Hilfekapitel | Aufbewahrungsfrist |
| Sicherheitsrelevant | Ja |
| Empf. Zugriff | Jeder lesen, Administratoren schreiben. |
Beispieldatei
[CATEGORY]
Anfrage=6
Angebot=6
Auftragsbestätigung=6
Mahnung=6
Sonstige=6
Vertrag=6
Vertrag\Geheimhaltung=1000
Beschreibung der INI-Schlüssel
Derzeit ist nur die Sektion "Category" enthalten (sowie ev. die unten genannten Aktenkonfigurationen). In dieser befinden sich die Kategorien, dessen Frist vom Standardwert 10 Jahre abweicht.
[Sektion]
Derzeit nur eine Sektion "[category]" für die Kategorien.
Kategorie
Bezeichnung der Kategorie mit komplettem Pfad.
Frist
Bei positivem Wert kleiner 1000: Die Archivierungsfrist in Jahren, beginnend mit Ablauf des Jahres, in welchem das Belegdatum liegt.
Aktenorientierte Aufbewahrungsfristen
Bei den o. g. Standardfristen ist für die Fristbestimmung nur das Belegdatum des einzelnen Dokuments relevant. Jedes Dokument wird für sich betrachtet. Ist die Frist eines Dokuments abgelaufen (Belegdatum plus Aufbewahrungszeit), darf oder muss dieses vernichtet werden.
Office Manager DMS beherrscht seit Version 24.0 aber auch die aktenorientierten Fristen, wie es beispielsweise im Gesundheitswesen üblich und vorgeschrieben ist. Die Aufbewahrung von Dokumenten in Patientenakten erfolgt nicht auf Basis des Belegdatums einzelner Dokumente, sie bezieht sich vielmehr auf die gesamte Akte als Einheit. Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Abschluss der Behandlung und gelten für alle Dokumente in der Patientenakte. Die Archivierungssoftware betrachtet dabei das Datum des letzten (jüngsten) Dokuments als Abschluss der Behandlung.
Die Konfiguration der Aktenzusammenhänge und Fristen werden in der Datei "retention-period.ini" hinterlegt. Zum Beispiel:
[category]
…
[folder-patientenakte]
Active=1
Caption=Patientenakte
Mode=4
FieldName=project
Period=30
[folder-weitereakte]
Active=1
Caption=Eine weitere Aktenzuordnung
Mode=4
FieldName=contactguid
Period=10
Beschreibung der INI-Schlüssel
[folder-aktename]
Diese speziellen Sektionen beginnen immer mit "folder-" gefolgt von einem beliebigen Namen.
Active
1=aktiv, 0=deaktiviert
Caption
Eine aussagekräftige Bezeichnung der Aktenstruktur.
Mode
Wert zwischen 1 und 7:
- 1=keine Frist, sofort löschbar.
- 2=Period gibt die Anzahl Tage ab dem jüngsten Belegdatum in der Akte.
- 4=Anzahl Jahre ab dem jüngsten Belegdatum.
- 5=Anzahl Jahre ab Jahresende des jüngsten Belegdatums (Standard).
- 7=unendliche Aufbewahrung
FieldName
Das Datenfeld, über welches die Dokumente in einer Akte zusammengefasst sind. Bei "project" ergeben zum Beispiel alle Dokumente desselben Projekts eine Akte; bei "contactguid" alle Dokumente, die demselben Kontakt (z. B. Patienten) zugeordnet sind.
Period
Die eigentliche Archivierungsfrist, abhängig von Mode z. B in Jahren.