Dokumentenmanagement-Software zählt für Berufsbetreuer zur Grundausstattung

Berlin – Berufsbetreuer übernehmen in unserer Gesellschaft eine zentrale Aufgabe: Sie kümmern sich um volljährige Menschen, die aufgrund von psychischen Erkrankungen oder Behinderungen in ihrer Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit eingeschränkt sind. Ihnen von Gerichten zur Seite gestellt, kümmern sie sich um alle rechtlichen und organisatorischen Belange, um den Betroffenen ein selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen. Wir unterstützen und beraten diese Menschen in allen Lebenslagen, was meist auch einen großen Verwaltungsaufwand nach sich zieht, erklärt Oliver Morgner vom Berliner Betreuungsbüro Morgner.

Dokumente archivieren

Ob die Korrespondenz mit Behörden, Gerichten, Banken oder Pflegediensten: Schnell kommen zigtausende Dokumente zusammen, die es effizient zu verwalten gilt. Für immer mehr Berufsbetreuer – so auch für das Betreuungsbüro Morgner – zählt die Archivierungssoftware Office Manager daher zur Grundausstattung. Das Programm ermöglicht es uns, unsere Dokumente digital zu archivieren und diese dabei unseren Mandanten und bestimmten Kategorien zuzuordnen. Damit und mithilfe der Volltextsuche sind gerade angesichts der Dokumentenmenge die richtigen Unterlagen bei Bedarf schnell aufgefunden, was enorm viel Zeit und Arbeitsaufwand spart, so Oliver Morgner.

Zusammenspiel mit bestehender Software

Auf speziellen Wunsch des Berufsbetreuers hin haben die Entwickler des Office Manager die DMS-Lösung mit einer Schnittstelle zur ebenfalls bei ihm im Einsatz befindlichen Software BdB at work versehen. Beide Lösungen können somit parallel auf denselben Datenbestand Zugriff nehmen. Das Wiederfinden von Dokumenten, die ggf. früher falsch abgespeichert wurden und somit nicht mehr wiederzufinden wären, ist nunmehr möglich. Eine Zusammenarbeit mit anderen Softwareprogrammen für Berufsbetreuer wie zum Beispiel Butler ist ebenfalls möglich.

Ein spezieller Dank daher für die ausführliche Unterstützung bei der Einrichtung des Zusammenspiels der Programme, betont der Berufsbetreuer. Interessant ist für ihn auch die Funktion, Aufgaben mit Dokumenten zu verknüpfen. Hierbei wird eine Anfrage zunächst gescannt und gleich eine Tätigkeit für den zuständigen Mitarbeiter angelegt, sodass dieser zur Erledigung aufgefordert wird.

Siehe auch

Bundesverband der Berufsbetreuer/innen
Andere Office Manager-Fallstudien