Das Dokumentenmanagement von Reifenhändler Reifen Meixner „rollt“ von selbst
Einsatz der Archivierungssoftware zur Verwaltung des Reifenlagers, zur Belegerkennung für Ein- und Auslagerungsscheine sowie der Reifenprüfberichte
Hochsaison
Herrenberg – Es ist Mitte März und damit bald schon wieder Zeit für den Reifenwechsel: Runter mit den Winterschlappen, rauf mit den Sommerreifen. „Im April haben wir alle Hände voll zu tun – da möchten alle ihre Sommerreifen draufbekommen. Dazu kommen noch normale Reparatur- und Wartungstermine. Ohne professionelle EDV-Organisation würde diese stressige Zeit im Chaos enden“, sagt Frank Meixner, Geschäftsführer der AFM Reifenhandel GmbH.
Überblick und Ordnung behalten Frank Meixner, sein Bruder Alfred und die Angestellten dank der Dokumentenmanagement-Software Office Manager DMS. Das Unternehmen nutzt die Lösung in der Enterprise-Edition, die vor allem für Unternehmensnetzwerke ausgelegt ist. Zum Einsatz kommt Office Manager zur Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten, als Archiv für Buchungsbelege gemäß den GoBD und insbesondere als elektronisches Archiv für das Reifenlager.
Scanprofile mit Belegerkennung
Jeder Kunde ist mit einer eigenen Kundenkartei in Office Manager erfasst. Sämtliche Belege, gleich ob Rechnungen, Ein- und Auslagerungsbelege für Reifen oder Prüfberichte, sonstiger Schriftwechsel und Terminvereinbarungen sind darin hinterlegt. Und weil es bei aller Sorgfalt und allen Sicherheitsgedanken beim Reifenwechsel dennoch schnell gehen muss, kommt Reifen Meixner vor allem die automatische Belegerkennung beim Scannen von Ein- und Auslagerungsbelegen sowie von Prüfberichten zu Gute.
Das Scannen von Papierdokumenten ist mit Office Manager ein Kinderspiel. Die Software archiviert das eingelesene
Papierdokument und indexiert den Text mit Hilfe der integrierten OCR-Texterkennung, wodurch später eine
datenbankgestützte Volltextsuche möglich wird
, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager.
Lieferscheine und Eingangsrechnungen, die einen Barcode enthalten, werden übrigens ebenfalls beim Scannen ausgelesen
und so für die automatische Belegerkennung verwendet. Bei der Einrichtung der Scanprofile unterstützte das
Softwarebüro Krekeler übrigens tatkräftig: Die nämlich wurden durch die Software-Experten selbst erstellt.
Scanprofile ermöglichen eine Automatisierung beim Scannen und Archivieren von Papierdokumenten. Profile können
beispielsweise für einseitige und mehrseitige Dokumente erstellt und die Bildverbesserungs- sowie die OCR-Optionen
festlegt werden
, informiert Krekeler.
Reifen-Meixner profitiert auf diese Weise von digitalen Akten, in denen alle angefallenen Dokumente eines Fahrzeuges
gemeinsam verwaltet werden: Office Manager hilft uns sehr. Wir haben alle Einlagerungen im Blick, sehen aber auch
jederzeit, wann welcher Beleg mit welchen Artikeln herausgegeben wurde. Das erspart uns sehr viel Zeit, denn wir
müssen nicht mehr nach einem gerade benötigen Dokument suchen
, freut sich Frank Meixner und ergänzt: Apropos
Dokumentensuche – dank der integrierten Suchfunktion von Office Manager können wir beispielsweise nach
Saisonbezeichnung, KFZ-Kennzeichen, nach Lagernummer oder nach Datum der Ein- und Auslagerung suchen und haben
binnen Sekunden die benötigten Unterlagen auf dem Bildschirm.