Von der Anfrage bis zur Auslieferung
Reymann Industrieschilder wickelt mit Office Manager DMS gesamte Auftragsverarbeitung ab
Iserlohn – Etiketten und Schilder für Industrie, Handel und Dienstleistung sind das Metier von Carsten Reymann. Seit
mehr als 30 Jahren druckt das Team von Reymann Industrieschilder Typen-, Warn-, Hinweis- und
Werbemotive auf so ziemlich alles, was sich die Kunden aus Automobil- und Armaturenindustrie sowie Maschinen- Geräte- und Anlagenbauer vorstellen können.
Von der Anfrage bis zur Auslieferung kommt bei jedem Auftrag aber auch eine Flut an Dokumenten zusammen, darunter
Angebote, Bestellungen, Rechnungen und später auch der Kontoauszug mit dem Zahlungseingang. Dabei handelt es sich
sowohl um elektronische Dateien wie E-Mails, als auch Papierdokumente wie Lieferscheine. Ohne eine leistungsstarke
Dokumentenmanagementsoftware, die all diese Dokumente in einem digitalen Archiv speichert, verwaltet und mit einem
Klick bereitstellt, würden wir alle diese unterschiedlichen Unterlagen kaum wiederfinden und bearbeiten können –
oder zumindest nicht binnen Sekunden
, erzählt Carsten Reymann.
Neue Scanfunktionen
Seit Anfang 2016 vertraut der Diplom-Betriebswirt auf Office Manager DMS in der
Business-Version „Enterprise“ für das Unternehmensnetzwerk zusammen mit einem
Fujitsu ScanSnap iX500. Die ScanSnap-Anbindung macht das Scannen und anschließende Archivieren von Papierdokumenten dabei
zum Kinderspiel: Bereits in der DMS kann Reymann Scanprofile anlegen: Ich kann den Scanner vom Office Manager aus ansteuern und muss
nicht jedes Mal zum Gerät, um dort die Scan-Taste zu bedienen
, freut sich der Unternehmer über die Arbeitserleichterung.
Die Dokumentenmanagementsoftware übernimmt beim Scannen von heterogenen Dokumentenstapeln zudem die
Stapeltrennung: Alle gescannten Seiten eines Stapels werden in einer Vorschau dargestellt, in der Carsten Reymann
mit einem Mausklick markiert, wo ein neues Dokument beginnt. Ich muss nicht mehr jeden Stapel Dokumente mit
unterschiedlichen Seitenzahlen einzeln in Scanner legen. Außerdem lassen sich vor dem Scannen die Trennstellen
zwischen den Dokumenten mithilfe von Barcode-Trennblättern ganz einfach markieren
, ergänzt Reymann. Für die weitere
Bearbeitung oder zur Archivierung liegen die Dokumente dann einzeln vor.
Übersichtlichkeit steht im Vordergrund
Damit Carsten Reymann alle Unterlagen und Belege, die zu einem Auftrag gehören, auch schnell wiederfindet,
verknüpft das DMS intern alle Dokumente eines Auftrages miteinander. Dabei werden sie unabhängig von ihren
Attributen kombiniert. Markiert der Anwender später eines dieser Dokumente, beispielsweise eine Ausgangsrechnung,
werden alle damit verknüpften Belege angezeigt
, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.
Eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen, wie beispielsweise die Langzeitarchivierung im schreibgeschützten
Bereich des Dokumentenarchivs, das Einlesen von Buchungsinformationen aus DATEV dank API-Schnittstelle sowie die
Speicherung der Archivdatenbank auf SQL-Servern ermöglicht Carsten Reymann ein rundum professionelles
Dokumentenmanagement. Der Einsatz von SQL-Servern ist sicherer und vor allem bei so großen Dokumentenarchiven wie bei
Reymann Industrieschilder deutlich schneller. Realisiert wird der Zugriff auf verschiedene SQL-Datenbanken übrigens
durch Client/Server-Technologien
, ergänzt Krekeler.