Belege mit KI katalogisieren
Dokumente werden in der Archivdatenbank mit mehreren Eigenschaften beschrieben, um diese zum Beispiel schnell zu finden und die Aufbewahrungsfristen festzulegen. Eigenschaften sind unter anderem der Dokumentenname, das Belegdatum, eine Kategorie und das Projekt oder Buchungsjahr. Wenn Sie eine Datei importieren oder eine Papiervorlage scannen, öffnet sich eine Eingabemaske, in welcher Sie das Dokument beschreiben können.
Automatisiere Datenerfassung
Ihre DMS-Lösung bietet mehrere Methoden, um Dokumente automatisch zu beschreiben. Dies spart viel Fleißarbeit bei der täglichen Archivierung.
Die Import- und Scanprofile legen fest, welche Methoden für unterschiedliche Dokumentquellen ausgeführt werden. Aktivieren Sie dort bitte die Dokumentenerkennung "GPT - Generative Pre-trained Transformer".
GPT konfigurieren
Die KI wird bei Bedarf In den Programmeinstellungen angepasst. Für Textdokumente ist die GPT-Funktion "Dokumentenerkennung" und für Fotos sowie andere Bilder die "Bilderkennung" zuständig. Sie können dort Änderungen vornehmen, um die Ergebnisse für Ihre Anforderungen und Wünsche zu optimieren. Konfigurieren Sie die Anfrage so, dass die Antwort eigene Textzeilen für die gewünschten Datenfelder beinhaltet: Feldname=erkannter Wert. Zusätzliche Zeilen in der Antwort stören nicht.
Nachträgliche Erkennung
Über Menü Bearbeiten | Dokument | Erkennen | Dokumentenerkennung können die Erkennungsmethoden auch nachträglich ausgeführt werden. Markieren Sie die gewünschten Dokumente in der Tabelle und rufen Sie den Menübefehl auf.