Dies ist eine veraltete Funktion. Benutzen Sie alternativ den GoBD-Modus oder die Blockchainrevision.
WORM steht für "einmal schreiben und mehrfach lesen". Dateien, die auf einem WORM-Datenträger gespeichert werden, sind unveränderbar und somit revisionssicher archiviert. Grundsätzlich können Sie beliebige WORM-Datenträger mit dem Office Manager verwenden.
RDX WORM
RDX-Wechselfestplatten sind insbesondere für die Datensicherung bekannt. Die WORM-Medien machen diese Technik aber auch für die Dokumentenarchivierung interessant. Grundlegende Informationen finden Sie in unserem Supportartikel.
Sie können zwischen drei WORM-Modi wählen:
1.Standard: Alle auf dem Datenträger abgelegten Dateien werden automatisch "verwormt", also schreibgeschützt abgelegt.
2.Erweitert: Die Dokumente werden erst verwormt, wenn der Dateischreibschutz aktiviert wird. Zum Beispiel sobald Sie im Office Manager Enterprise die Archivierungsfunktion nutzen oder im Eigenschaftendialog den Schreibschutz setzen.
3.Retention: Wie im Modus "Erweitert" können veränderbare und revisionssichere Dokumente auf demselben Datenträger abgelegt werden. Zusätzlich wird die Aufbewahrungsfrist angegeben. Während dieser Aufbewahrungszeit (Dokumentlebenszyklus) sind die Dateien revisionssicher. Nach Ablauf der Frist können sie wieder gelöscht werden.
WORM-Modus "Retention" aktivieren
Systemvoraussetzung: RDX WORM mit Software rdxLock ab Version 2.3 (diese Version wurde 2015 veröffentlicht).
1.Stellen Sie sicher, dass dieser Modus in der rdxLock-Software aktiviert ist. Klicken Sie auf dem Server mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk und wählen Sie den Menübefehl Eigenschaften. Auf der Registerseite rdxLOCK aktivieren Sie Single File Retention Policy mit den Werten Minimum 0 days, Default 4015 days und Maximum 3651770 days.
2.Öffnen Sie im Office Manager das Dokumentenarchiv, welches die Daten in diesem Modus archivieren soll.
3.Wählen Sie den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Registerseite Dokument.
4.Stellen Sie das Dokumentenverzeichnis so ein, dass die Dateien auf dem RDX gespeichert werden, beispielsweise
\\ServerName\WormFreigabe\Archive\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\
Anwender der Enterprise-Edition können auf der Registerseite mit dem Archivnamen (s. a. nächster Schritt) auch ein individuelles Dokumentenverzeichnis für dieses Archiv festlegen.
5.Die Einstellungsseite Dokument hat unten zwei Register: Allgemein und Archivname. Wechseln Sie zur Seite mit dem Archivnamen.
6.Klicken Sie unten auf den Mausschalter RDX WORM. Hinweise und Aktivierung.
7.Nach der Bestätigung mit Aktivieren wird die Option "RetentionMode" aktiviert und das Datenfeld "FILELASTACCESS" der Archivdatenbank hinzugefügt. Falls das Feld bereits vorhanden war, wird es geleert.
8.Passen Sie bitte die Auswahlliste der Kategorien an und hinterlegen Sie die jeweilige Aufbewahrungsfrist.
WORM-Modus "Retention" deaktivieren
Systemvoraussetzung: RDX WORM mit Software rdxLock ab Version 2.3 (diese Version wurde 2015 veröffentlicht).
1.Öffnen Sie im Office Manager das Dokumentenarchiv, in dem Sie den Modus deaktivieren möchten.
2.Wählen Sie den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Registerseite Dokument.
3.Die Einstellungsseite Dokument hat unten zwei Register: Allgemein und Archivname. Wechseln Sie zur Seite mit dem Archivnamen.
4.Klicken Sie unten auf den Mausschalter RDX WORM. Hinweise und Aktivierung.
Nach der Bestätigung mit Deaktivieren wird die Option "RetentionMode" entfernt. Das Datenfelder FILELASTACCESS wird nicht gelöscht. Sie können dieses mit der Funktion Felder definieren entfernen.
Funktionsablauf
Sobald eine Dokumentdatei des Status "revisionssicher" erhält, wird das Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist berechnet und in das Dateiattribut "Last access" geschrieben sowie der Schreibschutz gesetzt.
Die RDX-Software verwormt die Datei nach 10 Sekunden. Diese ist dann bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert. Nach Fristablauf kann die Datei gelöscht werden.
Siehe auch