Auch im blumigen Handwerk geht's nicht ohne Technik
Blumen-Koch organisiert und dokumentiert Auftragsabwicklung mit Office Manager DMS
Berlin – Seit 1912 kreiert Blumen Koch, inzwischen in 4. Generation, mit viel Liebe zum Detail und Handwerkskunst individuelle Floristik für jeden Anlass. Gleich, ob festliche Tafeldekoration zum Botschaftsempfang, Palmen am Kurfürstendamm oder extravagante Blumenarrangements zur Hochzeit: Es gibt fast nichts, was Blumen-Koch in Sachen Floristik nicht kann.
Neben einem Ladengeschäft in Berlin Halensee betreibt der heutige Inhaber, Christian Koch, seit 2000 auch einen
Onlineshop für Blumenversand in Berlin, Deutschland und weltweit. Im Durchschnitt gehen hier täglich 20 Bestellungen
ein, an Saisontagen, wie Muttertag oder Valentinstag, sind es mit bis zu 200 Aufträgen am Tag deutlich mehr. Jede
Bestellung wird einzeln in Handarbeit angefertigt. Dafür habe ich sowohl ein hoch motiviertes, kreatives Team als
auch eine optimale interne IT-gestützte Organisation zur Erfassung und Bearbeitung der Bestellungen. Selbst im
blumigen Handwerk geht es eben nicht ohne Technik
, sagt Christian Koch.
Modernes Dokumentenmanagent
Technische Unterstützung bekommen Koch und sein achtköpfiges Floristen-Team dabei von Office Manager DMS. Mit Hilfe des
Dokumentenmanagementsystems organisiert Blumen-Koch nicht nur die
Angebotserstellung, Auftragsannahme und Ausführung sondern dokumentiert auch Messebesuche und verwaltet die
Leistungen seiner Lieferanten und Dienstleister. Sobald ein Auftrag über unsere Website eingeht, werden die
Auftragsdaten über eine Schnittstelle direkt an Office Manager übertragen. Dort erhält jeder Kunde seinen eigenen,
digitalen Ordner, in dem alle auftragsrelevanten Informationen von der Bestellung über den unterschriebenen Lieferschein
als Beleg für die Auslieferung bis hin zur gestellten Rechnung abgelegt werden
, erzählt Christian Koch.
Dazu gehören beispielsweise auch Gesprächsnotizen – insbesondere bei umfangreichen Aufträgen für
Blumendekorationen zu Veranstaltungen oder im Rahmen der Trauerfloristik. Alle dabei erzeugten Dokumente, gleich ob
Bilder, gescannte, handschriftliche Notizen oder E-Mails, werden im jeweiligen Kundenordner abgelegt. Somit sind
alle Daten zu einem Kunden oder Auftrag an einem einzigen Ort gespeichert und in Sekundenbruchteilen verfügbar. Eine
Rechtevergabe stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Informationen und Dokumente einsehen können, die sie für ihre
jeweilige Aufgabe benötigen
, erklärt Harald Krekeler, Entwickler von Office Manager.
Aufgabenverwaltung und Workflow
Tätigkeiten und Termine werden Kochs Mitarbeitern übrigens über eine Aufgabentabelle zugeteilt. An fällige
Tätigkeiten erinnert Office Manager mit einem Tonsignal, erledigte Aufgaben werden durchgestrichen angezeigt. So ist
für Christian Koch jederzeit auch der aktuelle Bearbeitungsstand eines Auftrags einsehbar. Damit nicht genug: Wir
können beispielsweise auch ganz genau vermerken, wo ein Strauß abgegeben wurde, wenn der Empfänger nicht angetroffen
wurde. Dank der integrierten Suchfunktion finden wir den Hinterlegungsort über die Eingabe des Lieferdatums und der
Lieferanschrift auf Knopfdruck
, ergänzt Koch begeistert.
Und damit ist noch längst nicht Schluss, denn Office Manager bietet dem Berliner Floristen noch viel mehr
Funktionen: Für Recherchezwecke oder den Warenbezug legt Koch ebenfalls eigene Ordner an. Wir dokumentieren
beispielsweise unsere Messebesuche und vermerken in Office Manager, welche Waren wir auf welcher Messe gesehen,
bestellt sowie erhalten haben und wo wir gegebenenfalls nachkaufen können
, so Christian Koch. Apropos Warenbezug:
Auch die Verarbeitung von Lieferungen und Eingangsrechnungen läuft mit Office Manager deutlich schneller und
reibungsloser ab als zuvor. Rechnungen werden gleich nach dem Eingang eingescannt und stehen sofort zentral im
elektronischen Archiv zur Verfügung. Für die weitere Bearbeitung können sie rasch mit Lieferscheinen, Preislisten
oder möglichen Verträgen abgeglichen und zur Begleichung freigegeben werden. Auch meine Debitorenbuchhaltung läuft
mit Office Manager noch effizienter, denn über eine Schnittstelle zur Rechnungswesensoftware stehen meiner
Buchhaltung rechnungsrelevante Daten auf Knopfdruck zur Verfügung
, so Christian Koch.
Unabhängig von diesem ganz praktischen Nutzen im Arbeitsalltag erfüllt Christian Koch mit Office Manager „nebenbei“ auch gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungspflichten: Geschäftsunterlagen, wie Aufträge und Rechnungen, werden nach den Grundsätzen der Prüfbarkeit digitaler Daten im GoBD-Modus so archiviert, dass sie in unverfälschter Form einsehbar sind. Mögliche nachträgliche Änderungen werden dokumentiert.
Über BLUMEN-KOCH BERLIN
Das 1912 gegründete Berliner Blumenfachgeschäft wird am heutigen Firmensitz in Berlin-Halensee von Christian und Brise Koch in vierter Familiengeneration geleitet. Neben einem Ladengeschäft betreibt das Unternehmen auch einen Onlineshop, in dem Kunden aus aller Welt ihr individuelles Blumenarrangement bestellen. Die von Blumen-Koch Berlin gestalteten Bouquets werden innerhalb Berlins und deutschlandweit per Overnight-Kurier bis 12.00 Uhr geliefert. Als besonderen Service für die Hauptstadt bietet das Unternehmen neben Standard-Lieferung Werktags außerdem einen Early-Morning-Service, Tea-Time-Flowers, After-Work-Surprise an.
Für seinen Service und die innovative Weiterentwicklung des Familienunternehmens wurde Blumen-Koch Berlin mit dem GRENADER AWARD ausgezeichnet.