DMS-Glossar
GoBD
Seit dem gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff legen u. a. fest, wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) durch Softwaresysteme, darunter auch Dokumentenmanagementsysteme, umzusetzen sind. Hierzu spezifiziert das Gesetz die Unveränderbarkeit von Daten: Diese sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.
Im Dokumentenmanagement
Damit diese Anforderungen erfüllt werden, müssen Archivierungslösungen unter anderem die Verfahrensdokumentation (inklusive der Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit), die elektronische Archivierung, die maschinelle Auswertbarkeit und die Regelung des Datenzugriffs durch Finanzbehörden ermöglichen.
Mit dem GoBD-Modus in Office Manager DMS archivieren Sie alle papiergebundenen und digitalen Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und revisionssicher in einem digitalen Archivsystem.
Gleichstellung der elektronischen Archivierung mit der Papierablage
Die elektronische Archivierung ist der Papierablage rechtlich gleichgestellt. Es ist ausdrücklich erlaubt, steuer- und handelsrechtlich relevante Papierbelege zu scannen. Die gescannten Dokumente ersetzen dann die Originale, so dass die Papierbelege vernichtet werden dürfen.
Den Prozess der Papiervernichtung müssen Sie dann jedoch in der Verfahrensdokumentation beschreiben, damit im Falle einer Betriebsprüfung alle Abläufe nachvollziehbar sind! In der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD geben Sie an, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Aber: Digitale Belege, beispielsweise eine Rechnung, die Sie als PDF-Datei erhalten, müssen Sie als solche aufbewahren. Sollten Sie sich diese PDF-Datei aus welchem Grund auch immer ausdrucken wollen, müssen Sie das originale, digitale Dokument gemeinsam mit der E-Mail, mit der es gesendet wurde, archivieren.
Links
Die GoBDRESISCAN Ersetzendes Scannen