Office Manager-Supportrecherche

Menübefehle und andere Elemente

Klicken Sie in folgendem Screenshot bitte auf den gewünschten Menübefehl oder ein anderes Element der Benutzeroberfläche. Es wird nach allen passenden Hilfekapiteln, Supportartikeln und Antworten in unserem Hotline-Blog gesucht.

Beschreibung

Dialogfenster "Programmeinstellungen", Seite Importieren

Kurzbeschreibung: Optionen für Dokumentenimport und automatische Belegerfassung.

Zu finden

Im Ribbon-Menü Datei, Seite Optionen, Schaltfläche Einstellungen
Im klassichen Menü Ansicht | Optionen | Einstellungen (nur bis 14.0)
Der Mausschalter befindet sich auch auf der Administrator-Menüseite.

Verfügbar in den DMS-Editionen

Small, ScanSnap, Pro, Enterprise

Siehe auch

Menübefehl Einstellungen

Hilfe und Supportartikel

Hilfekapitel Import-Optionen
Hilfekapitel Importprofile
Hilfekapitel Übersicht Attribut-Vorgabewerte
Hilfekapitel Dokumenten importieren
Supportseite Checkliste Verzeichnisüberwachung

Antworten im Hotline-Blog

Daten der Azure-Formularerkennung in Archiv übernehmen
Anwenderfrage: Ich habe mich bei MS Azure angemeldet und die Formularerkennung eingerichtet. Wie geht es jetzt weiter, wie kommen die von der Künstlichen Intelligenz erkannten Daten in die einzelnen Datenfelder des Dokumentenarchivs?
Mail-Datum auch beim Import aus Verzeichnissen
Anwenderfrage: Wenn ich eine E-Mail aus meinem Mailprogramm in das Office Manager-Archiv kopiere, wird das korrekte Datum übernommen. Importiere ich Maildateien aber aus einem Verzeichnis, funktioniert das nicht. Gibt es dafür eine Einstellmöglichkeit?
USt-Voranmeldung aus Lexware importieren
Anwenderfrage: Ich erstelle jeden Monat für mehrere Mandanten die USt-Voranmeldungen mit Lexware Financial Office. Kann ich die Archivierung der Übertragungsprotokolle irgendwie vereinfachen? Ich muss derzeit jedes einzelne zuerst speichern und dann per Drag&Drop importieren.
Datum aus Dateinamen übernehmen
Anwenderfrage: Beim Importieren von Dateien in das Office Manager-Archiv möchte ich das Belegdatum aus dem Dateinamen übernehmen. Meine Dateien haben die Namenskonvention 'YYYYMMDD_Name'. Kann man das beim Import automatisch in Datum und Name zerlegen?
Dokumenten-Trennung mit Netzwerkscanner
Anwenderfrage: An einem unserer DMS-Arbeitsplätze ist ein lokaler Dokumentenscanner angeschlossen, die anderen Kollegen verwenden ein Multifunktionsgerät gemeinsam im Netzwerk. Kann man auch mit dem Netzwerkgerät eine Barcode-Trennung des gescannten Stapels realisieren?
E-Mail nur einmal archivieren
Anwenderfrage: Wie kann ich verhindern, dass eine E-Mail mehrfach im Archiv abgelegt wird?
Grafikformat „msg“ wird nicht unterstützt
Anwenderfrage: Nach dem Import von E-Mails erhalte ich mehrmals die Popup-Fehlermeldung, dass msg als Grafikformat nicht unterstützt wird. Was bedeutet das?
Mehrfachen Import desselben Dokuments verhindern
Anwenderfrage: Wenn wir eine Datei in den Office Manager importieren, geben wir eine Dokumenten-Nummer ein. Diese wurde zuvor von unserem Lieferanten vergeben und ist im Dateinamen zu finden. Es kommt gelegentlich vor, dass mehrere Mitarbeiter dasselbe Dokument importieren. Kann Office Manager beim Import überprüfen, ob bereits ein Dokument mit der eingegebenen Nummer vorhanden ist?
Dokumente aus CRM verwalten
Anwenderfrage: Unsere Kontakt-Management-Software ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten und Kontakten. Die Dokumentdateien werden dabei in einem vorgegebenen Verzeichnis gespeichert. Können wir diese Dateien auch zusätzlich mit dem Office Manager verwalten?
Beim Import verschieben statt kopieren
Anwenderfrage: Wenn ich eine Dokumentdatei in das Office Manager-Archiv importiere, dann wird diese in das eingestellte Dokumentenverzeichnis kopiert. Die Datei verbleibt aber auch im ursprünglichen Quellverzeichnis und ich muss diese nach dem Import immer löschen. Kann das Programm auch verschieben, sodass die ursprüngliche Datei automatisch gelöscht wird?
Gruppe beim Import für alle Dokumente übernehmen
Anwenderfrage: Wenn ich mehrere Dokumente in das Office Manager-Archiv importiere, dann gebe ich beim ersten die Gruppe an und klicke auf "Alle Ok". Die Gruppe wird dabei nur für das erste Dokument übernommen. Kann ich die Funktion so konfigurieren, dass die Gruppe auch für alle weiteren Dokumente übernommen wird?
Fax-Archivierung mit FRITZ!fax
Anwenderfrage: Wie wird im Office Manager Enterprise der automatische Fax-Import für Fritz!fax eingerichtet?
Vorgabewert für Belegdatum
Anwenderfrage: Wir haben uns ein neues Archiv für die Verwaltung der Buchungsbelege erstellt. Unter anderem mit dem Datenfeld "Belegdatum". Können wir dieses Feld automatisieren, sodass es entweder eingetippt wird oder automatisch das aktuelle Datum übernimmt?
Bezeichnung für archivierte E-Mails
Anwenderfrage: Beim Importieren von E-Mails wird der Betreff in das Datenfeld "Name" übernommen. Kann ich stattdessen auch einen anderen Text eingeben?
Verzeichnisstruktur beibehalten
Anwenderfrage: Unsere Dokumente sind in einer umfangreichen Verzeichnisstruktur auf dem Server gespeichert. Ihre Dokumentenmanagement-Software soll diese Struktur in den Projektnavigator übernehmen, auf die bestehenden Dateien verlinken und neue Dokumente in der Struktur ablegen. Wenn ich eine Datei importiere, dann wird diese aber in ein anderes Archivverzeichnis kopiert. Welche Einstellungen muss ich für das gewünschte Verhalten vornehmen?
E-Mail-Dateiname als Vorgabewert
Anwenderfrage: Beim Importieren von E-Mails wird die Betreffzeile in das Archivfeld Name übernommen. Wenn ich Mails nicht aus dem E-Mail-Programm, sondern aus einem Verzeichnis importiere, dann möchte ich den Dateinamen in das Archivfeld übernehmen. Es wird aber immer die Betreffzeile verwendet, egal was ich dafür einstelle.
Automatischen Import beschleunigen
Anwenderfrage: Ich habe ein Importverzeichnis mit der Option 'Automatisch importieren' angelegt. Wenn ich dort eine Datei ablege, dann geht es teilweise sehr schnell, manchmal dauert es aber auch eine halbe Minute, bis die Dokumentenmanagement-Software die Datei importiert. Woran liegt das? Kann der Import in das Archiv beschleunigt werden?
Projekt für alle Dokumente übernehmen
Anwenderfrage: Beim Importieren mehrerer Dateien und beim Stapelscan kann man alle Dokumente mit Klick auf "Alle OK" übernehmen. Ich möchte beim ersten Dokument das Projekt wählen und dieses soll dann für alle weiteren Dokumente gelten. Kann man das so einstellen?
Empfängeradresse bei E-Mail-Archivierung übernehmen
Anwenderfrage: Beim Importieren von E-Mails schreibe ich den Empfänger in das Archivfeld 'Name'. Kann das auch automatisch kopiert werden?
Speicherort für Dokumentdateien
Anwenderfrage: Ich verwende den ScanSnap S510 und habe dort als Speicherot ein Verzeichnis auf Laufwerk S angegeben. Die archivierten Dokumente befinden sich aber auf C im Verzeichnis der eigenen Dateien. Wo kann ich das einstellen?
Verzeichnisteile automatisch als Projekt übernehmen
Anwenderfrage: Ich importiere Dateien per Drag&Drop. Eine Datei lautet zum Beispiel 'C:\Dokumente\Büro\Computer\Dokumentation\Scanner-Handbuch.pdf'. Kann ich den Import so einstellen, dass 'Büro\Computer\Dokumentation' als Projektname übernommen wird?