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Office Manager-Versionshistorie

Major-Upgrade 5.0.0.89 vom 08.07.2002

Veröffentlichung
Version 5.0.0.89
Typ Major-Upgrade
Systemvoraussetzung Windows 95, 98, ME, NT 4.0, 2000, XP
Updatemöglichkeit Manueller Download

Neu und verbessert

Office Manager DMS 5.0: Screenshot der Benutzeroberfläche

Upgrade-Beschreibung Office Manager Dokumentenmanagementsystem 5.0

Client/Server-Edition für die Dokumentenarchivierung im Business-Netzwerk

Zusätzlich zur Speicherung im Paradox-Datenformat können Dokumentenarchive mit der neuen Client/Server-Edition auch auf SQL-Datenbankservern, wie beispielsweise Interbase und ORACLE ableget werden. Das erweiterte Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem ist für die Verwendung in Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und hohen Sicherheitsanforderungen konzipiert.

  • Datenzugriff über neue Database-Komponenten.
  • Datenbank-Parameter werden aus den neuen .omp-Dateien gelesen (ab Version 6.0 .omcs-Datei).
  • Umstellung von Tabellenzugriffskomponenten auf den Ansi-SQL-Standard.
  • Die interne Datenverwaltung wurde vollständig überarbeitet.
  • Das Cache-Verzeichnis der Datenbanksitzungen befindet sich jetzt unterhalb des temporären Office Manager-Verzeichnisses. Die ist für "Cached Updates" der SQL-Datenbankserver erforderlich.
  • Verwaltung der Datenfeld-Parameter, wie z. B. der Eingabestile, über neue Datei "document.fld".
  • Änderungen der Tabellenstruktur werden bei SQL-Datenbanken nicht mehr über die BDE-API, sondern über SQL-Skripte durchgeführt.
  • Das Programmfenster Datei | Datenbank | Felder definieren wurde überarbeitet.

Änderungen des Datenformates

  • Tabellen-Schlüsselfelder sind keine Auto-Increment-Felder mehr, die Aufzählung erfolgt mit Programmfunktionen und der Tabelle IDENTNO.
  • Alle logischen Daten (ja/nein) werden als CHAR(1) gespeichert.

Archivdatenbank

  • Neu: Feld DOCTYPE entspricht dem gleichnamigen Feld der Anwendungsdatenbank.
  • Neu: FTIUPDATE, Datum der letzten Dateivolltextindexierung.
  • Felder mit Datum und/oder Zeit werden immer als DATETIME gespeichert.
  • CREATEDATE und EDITDATE beinhalten Datum und Zeit. CREATETIME und EDITTIME entfallen. Die Felder sind in der Archivtabelle schreibgeschützt.
  • Feld DOCIMAGE entfernt. Das Dokumenten-Symbol wird jetzt aus der Anwendungsdatenbank gelesen und vor dem Dokumenttyp dargestellt.
  • Das Protokoll ist in der neuen Tabelle DOCPRTCL gespeichert.
  • Das Datenfeld RTFTEXT des Notiz-Dokumenttyps kann in der Haupttabelle DOCUMENT oder alternativ in DOCBLOBS gespeichert werden.
  • Neue Tabellen FTIWORD und FTIWID.

Anwendungsdatenbank

  • Nicht mehr benötigte Felder OTHER.XY entfernt.

Neu: Volltextsuche im Archiv

  • Suche nach Wörtern in allen Archivattributen und dem Dokumenteninhalt.
  • Die Wörter sind im schnellen Datenbankindex gespeichert, sodass die Dokumente bei einer Suche nicht geöffnet werden müssen.
  • Individuelle Einstellmöglichkeiten, wie beispielweise Indizierung nur nach Wörtern oder auch nach Zahlen. Definition von zu ignorierenden Wörtern.
  • Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden, Umlaute in ihre Entsprechung gewandelt: z. B. "ä" in "ae".
  • Bei der Abfrage sind SQL-Jokerzeichen möglich.
  • Neuer Menübefehl Suchen | Volltextindex.
  • Neues primäres Suchfeld Im Index
  • Das Konvertierungsprogramm PdfToText wird mit ausgeliefert. Es extrahiert den Inhalt von PDF-Dokumenten für eine Volltextindexierung im Archiv.

Neu: Verzeichnisüberwachung

Wenn im überwachten Verzeichnis neue Dateien abgelegt werden, dann öffnet Office Manager DMS das Eigenschaftenfenster und importiert die Datei nach Klick auf OK in das Archiv.

Neu: E-Mail-Verwaltung

  • Neuer Standard-Dokumenttyp "E-Mail".
  • Zugeordnete Dateiendungen: .eml, .msg, .txt und .htm
  • Drag&Drop-Import aus Outlook, Outlook-Express, Netscape und Eudora Pro in das Archiv.

Drag&Drop

  • Vollständige Neuentwicklung der OLE-Drag&Drop-Funktionen
  • Akzeptiert auch abgelegte E-Mail-Nachrichten.
  • Bei einer abgelegten .lnk-Datei wird das Verknüpfungsziel importiert, bei .url-Dateien die verknüpfte Internetadresse als Bookmark archiviert.
  • Statusfenster bei mehr als fünf zu importierenden Elementen.

Scannen

  • Bilder können auch als JPeg-Grafik gespeichert werden.
  • Attribut-Vorgabewerte für gescannte Dokumente.
  • Feedback mittels Cursor-Symbol und Deaktivierung anderer Funktionen während dem Einscannen.
  • Erstellung von Sicherheitskopien, wenn die Datei bereits vorhanden ist.

Dokumentenvorschau

  • Neben der OLE/COM-Automatisierung kann das programminterne Vorschaufenster jetzt auch Acrobat PDF und Grafikformate darstellen.
  • Die Darstellung eines Dokuments erfolgt mit einer Verzögerung, sodass ein schnelles Blättern in der Archivtabelle möglich ist, ohne jedes Dokument zu laden.
  • Funktionen des Zoom-Menüs in Automatisch, Originalgröße und Skaliert zusammengefasst und Menüsymbole hinzugefügt. Automatisch stellt in Originalgröße dar oder skaliert, wenn das Bild größer als das Vorschaufenster ist.
  • Neues Popupmenü bei der Bei OLE/COM-Vorschau mit Eigenschaftendialog des Servers und zur Bearbeitung des Dokuments.
  • Einstellung, ob die OLE-Vorschau immer oder nur für bestimmte Dokumenttypen versucht werden soll.
  • Minimalgröße: das Vorschaufenster kann nicht unter 150x150 Pixel verkleinert werden.
  • Neue Kurztaste Strg+R für den Vorschaubefehl.

Aufgabenverwaltung und Workflow

  • Die Programmfenster der Aufgabenverwaltung und -Bearbeitung werden erst bei ihrer ersten Verwendung erzeugt.
  • Zum verknüpften Dokument springen: Die aktuelle Archivsuche wird bei Bedarf um dieses Dokument erweitert.
  • Fehlerbehebung: Bei geschlossener Datenbank konnte es zu einem Stapel von Fehlermeldungen kommen, bis das Fenster geschlossen wurde.
  • Die Einstellung "Fenster im Vordergrund" wird nach einem Programmneustart wiederhergestellt. Falls das Fenster minimiert geschlossen wurde, dann wird es beim nächsten Öffnen wieder normal dargestellt.
  • Private Tätigkeiten können vom Bearbeiter und jetzt auch vom Ersteller gesehen werden
  • Die Funktionsbeschreibungen, die beim Anpassen der Menüs sichtbar sind, werden aus der Kurzhilfe übernommen.

Admin-Einstellungen

  • Das Fenster wird beim ersten Gebraucht und nicht mehr beim Programmstart erzeugt.
  • Neues Design mit Auswahl der Seiten über eine Liste.
  • Neue Seiten: Volltextindex, E-Mail und Überwachen.
  • Die Datenpfade können jetzt auch frei eingegeben werden.
  • Dokumentenarchiv und Anwendungsdatenbank sind jetzt Dateien, bisher Verzeichnisse.
  • Neue erweiterte Einstellungen, die in der admin.ini vorgenommen werden können:
    - [Database].QuoteChar: Anführungszeichen für SQL.
    - [Database].PrivateDir: überschreibt Session.PrivateDir.
    - [Database].BNF_WorkAround: Workaround für "Blob not found".
    - [Optimize].UpdateDocEditDate=0: keine Aktualisieren von EDITDATE beim Öffnen eines Dokumentes.
    - [Document].PrevCreateOle=1: immer OLE-Vorschau versuchen.

Dokumenttypen und Makros

  • Bei der Anwendungssteuerung mit Befehlszeilen-Parametern sind jetzt Makrofunktionen möglich.
  • Neue Vorschauoptionen für internen Grafikviewer und PDF mit Acrobat-Funktionen.
  • Neue Option: Anwendung minimiert als Symbol starten.
  • Die Makrofunktion {MinimizeApplication} kann in benutzerdefinierten Befehlen verwendet werden, um beispielsweise ein Konvertierungsprogramm minimiert zu starten
  • Korrektur der Funktion {AddDoc}: die Datenmenge blieb nach einem Aufruf um Modus "editieren".
  • Neue Makrovariablen {Self:ExePath} und {CreateDir}.
  • Neuer Formatparameter "Main", gibt den Teil bis zum ersten "\" zurück.
  • Neue Formatparameter Date und Time extrahieren den Datum- oder Zeitanteil aus einem kombinierten Datum- und Zeitwert.
  • Die Funktion {ReadAdminIni} initialisiert sich beim ersten Aufruf selbständig.

Erstellen neuer Dokumente

Der Funktionsablauf wurde umfangreich überarbeitet

  • Die Schlüsselnummer DOCID wird direkt vor dem Speichern in der Datenbank ermittelt und das neue Dokument der aktuellen Archivabfrage hinzugefügt. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass die Archivtabelle anschließend alle Datensätze anzeigen muss.
  • Der Datensatz wird nur einmal gespeichert.
  • Die automatische Erzeugung von Nummern, Dateinamen und Feldvorgabewerten erfolgt zentral direkt vor dem Speichern und ist für alle Funktionen (Neu, Import u. a.) identisch.
  • Die Standardfunktion Dokument | Neu | Neues Dokument übernimmt das markierte Projekt aus dem Navigator.
  • Per Drag&Drop importierte Dokumente werden der aktuellen Suche hinzugefügt.
  • Rückfrage, falls beim D&D in die gruppierte Archivtabelle ein ungeeigneter Dokumenttyp vorgegeben wird.

Layoutdesigner

  • Die Fenstergröße kann im Layout gespeichert werden. Dadurch ist es jetzt auch möglich, den Eigenschaftendialog in der Größe zu ändern.
  • Neu: Grafiken einfügen
  • Neu: Transparenz für Textfelder und Grafiken.
  • Das Dokumenttyp-Kombinationsfeld ist vor Änderungen des verknüpften Datenfeldes geschützt.
  • Das Standard-Layout wurde für kleine Systemschriften optimiert.

Datenbankzugriffsdateien .omp

Die Dateien haben stark an Bedeutung gewonnen.

  • Der Zugriff auf SQL-Server wird über die .omp-Datei gesteuert, sie beinhaltet die Verbindungsparameter.
  • Beinhaltet Verknüpfungen zu Archiv- und Anwendungsdatenbanken.
  • Kann die Eigenschaften der Datenzugriffskomponenten anpassen.
  • Kompatibel zu den Dateien der Version 4.0, Sektion [Database].
  • Neues Dialogfenster Datei | Datenbank | Eigenschaften zum Bearbeiten der enthaltenen Parameter.

SQL-Editor

  • Zusätzlich zu DELETE wird jetzt auch die DROP-Anweisung abgefangen.
  • Neu: Ausführen und schließen.
  • Leerzeilen werden beim Öffnen des Editors entfernt.
  • Die SQL-Hilfe der BDE "localsql.hlp" kann im Hilfemenü geöffnet werden.

Datenverzeichnisse

Die vom Office Manager DMS verwendeten Datenverzeichnisse sind besser strukturiert.

  • Das wichtigste Verzeichnis ist das der gemeinsamen Dateien, welches bereits im Installationsprogramm eingestellt wird.
  • Die Archivdatenbanken liegen im Unterordner "Archive". Es beinhaltet die .omp-Dateien und die jeweiligen gleichnamigen Unterverzeichnisse mit den Datentabellen und Auswahllisten.
  • Struktur:
    ..\admin.ini : Standard-Konfigurationsdatei
    ..\appl\*.* : Anwendungsdatenbank
    ..\archive\dokument.omp : Zugriff auf Standard-Dokumentenarchiv
    ..\archive\dokument\*.* : Tabellen des Standard-Dokumentenarchivs
    ..\archive\dokument\*.itm : Auswahllisten
    ..\archive\dokument\admin.ini : Archivabhängige Konfigurationsdatei
  • Nach jedem Öffnen einer Dokumentdatenbank wird die admin.ini neu eingelesen, wenn eine andere INI für die jeweilige Datenbank zuständig ist.

Sonstige Verbesserungen

  • Das Dokumenten-Management-System kann leer, also ohne Datenbanken ausgeführt werden. Bisher wurden Fehler gemeldet. Das Programm zeigt jetzt einen dunkelgrauen Hintergrund, wenn es ohne Daten gestartet wird.
  • Neu: Menü Datei | Datenbank | Schließen.
  • Die Archivsynchronisierung wurde technisch überarbeitet und beschleunigt, sowie die Fehlertoleranz verbessert. Der Volltextindex wird übernommen.
  • Synchronisierung auch der Aufgabenverwaltung.
  • Datei | Datenbank | Import wird mit Hilfe einer temporären Paradox-Tabelle ausgeführt.
  • Datei | Datenbank | Felder definieren: Bisher konnten Änderungen nur vom Office Manager-Administrator vorgenommen werden. Diese grundsätzliche Einschränkung gilt nicht mehr, der Menübefehl kann aber in der Client/Server-Version für den normalen Anwender verborgen werden.
  • Datei | Datenbank | Neu: Das Formular wurde erneuert und arbeitet jetzt als Assistent.
  • Dokument | Eigenschaften: Seite Datei ist bei neuen Dokumente die aktuelle Seite. Registerseiten, die nicht verwendet werden können, sie ausgeblendet.
  • Die Eingabestile wurden erweitert.
  • Zusätzliche Systeminfos unter Datei | Information.
  • Der Standardtext beim Senden von E-Mails kann mit der Datei "sendmail.txt" angepasst werden.
  • Die Dokumentenschlüsselnummer DOCID kann als primäres Suchfeld verwendet werden.
  • Die Suche nach dem Dokumentbesitzer kann über das Optionsfeld Private Suche oder eine Auswahlliste mit allen Namen erfolgen.
  • Die Suche nach sonstigen Datenfeldern wird abgebrochen, wenn keine Suchbegriff eingegeben wird.
  • Im Hauptfenster kann eine Direkthilfe zu einzelnen GUI-Elementen mit Hilfe des Fragezeichens im Fenstertitel aufgerufen werden.
  • Bessere Fehlermeldung, wenn ein Dokument nicht geöffnet werden kann.
  • Eine Archivdatenbank kann auch geladen werden, wenn die Datei "reqfields.itm" fehlt.
  • Die Dateinamen-Konvertierung in lange Pfade erlaubt den doppelten Backslash am Anfang für die Nutzung der Uniform Naming Convention (UNC).
  • Entfernt: Menübefehl Hilfe | Hilfe benutzen. Dieser öffnete ein Microsoft-Thema zur allgemeinen Nutzung der Hilfe.
  • Das Löschen von Dokumenten mit deren Dateien kann im Fortschrittsfenster abgebrochen werden.
  • Möglichkeit zum vollständigen Zurücksetzen der Benutzermenüs.
  • Die Funktion Verknüpfungen prüfen funktioniert jetzt auch, wenn der Dokumenttyp nicht registriert ist.
  • Aktualisierung der Pflichtfeld-Liste auch ohne Neustart.
  • Aktualisierung aller Kombinationsfelder, wenn Auswahllisten über den Weg "Eigenschaftenfenster - Dokumentzuordnung" geändert werden.
  • Ausführlichere Rückfrage bei der automatischen Registrierung von Dokumenttypen. Es wird unterschieden, ob ein neuer Dokumenttyp oder nur zusätzliche Dateiendungen zu einem bestehenden Typ hinzugefügt würden.
  • Internetadressen lassen sich jetzt auch vom Mozilla-Browser für die Bookmarkverwaltung übernehmen.
  • Das Tabellenlayout wird beim ersten Start durch einen neuen Benutzer aus der Standard-Layoutdatei "default.grd" geladen.
  • Der Einrichtungsassistent schlägt Adobe Acrobat als Standard-Anwendung vor und richtet zusätzliche Befehle für den Export als Text- und HTML-Datei ein.
  • Bearbeiten | Kopieren kann Dateien in die Zwischenablage kopieren, die dann im Explorer und anderen Anwendungen eingefügt werden können.
  • Bearbeiten | Einfügen für den Archivimport zuvor in die Zwischenablage kopierter Dateien.
  • Die Aktualisierung (aktivieren/deaktivieren) der Funktionen in Bearbeiten verbessert.
  • Umfangreiche Quelltextoptimierungen

Fehlerbehebung

  • Das Wiederherstellen der Tabellenlayouts im Eigenschaftenfenster (beispielsweise Darstellungsbreite der Spalten) nach einem Neustart war unzuverlässig.
  • Die automatische Handhabung von Datenbank-Ausnahmen funktionierte immer nur für die erste, falls mehrere gleichzeitig auftraten.
  • Das Erstellen einer neuen Archivdatenbank war nicht möglich, wenn das derzeit geöffnete Archiv (wird als Vorlage verwendet) ein Datenfeld enthielt, dessen Name einem reservierten SQL-Wort entsprach. Konnte beim Update von DMS-Version 3.0 auf 5.0 vorkommen.
  • Einrichtungsassistent: Die Anwendungssymbole im Kombinationsfeld zur Auswahl von Programmen wurden unsauber dargestellt. Der Bildhintergrund wurde nicht gelöscht.