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Office Manager DMS-Versionshistorie

Major-Upgrade 6.0.1.164 vom 23.07.2004

Veröffentlichung
Version 6.0.1.164
Typ Major-Upgrade
Systemvoraussetzung Windows NT 4.0, 2000, XP
Updatemöglichkeit Manueller Download

Neu und verbessert

Siehe auch Beschreibung der wichtigsten Neuigkeiten

Dokumentenmanagementsystem "Office Manager 6.0": Screenshot der Benutzeroberfläche

Mit Version 6.0 wird insbesondere eine neue Datenbanktechnik für die Dokumentenarchive eingeführt.

Moderne ADO-Datenbanktechnik

  • Abschied von der - in die Jahre gekommenen - "Borland Database Engine" (BDE). Der Zugriff auf die Archivdatenbanken erfolgt jetzt über die Windows-Schnittstelle "ActiveX Data Objects" (ADO). Archive der Pro-Version sind im Format Microsoft Access und nicht mehr in Paradox gespeichert.
  • Der Zugriff auf SQL-Datenbankserver mit der Client/Server-Version erfolgt ebenfalls über ADO.
  • Eine Installation der BDE entfällt. Die erforderlichen Datenbanktreiber sind ab Windows 2000 standardmäßig vorhanden.
  • Die programmintern verwendeten SQL-Befehle vereinfachen sich. Eine explizite Umwandlung in Großbuchstaben und die Suche mit der SQL-Anweisung "UPPER" ist nicht mehr erforderlich, weil standardmäßig keine Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung mehr stattfindet.
  • Texte werden nicht mehr in ANSI, sondern als Unicode in der Datenbank gespeichert. Mit DMS-Version 10.0 erfolgte eine vollständige Umstellung des Office Managers auf Unicode.
  • Das Sperrverhalten beim lokalen und Netzwerkzugriff optimiert. Alternative Sperrmechanismen sind in der Konfigurationsdatei "admin.ini" einstellbar.
  • Übernahme der alten Paradox-Archive mit dem Konvertierungsprogramm "V5Update.exe".
  • Diverse programminterne Änderungen und Neuentwicklungen für den Datenbankzugriff.

Programmdesign

  • Unterstützung der Windows XP-Themes.
  • Neues Programm-Icon und moderne farbige Menü-Icons im XP-Look.
  • Update der Menükomponenten von Version 3 auf 5.
  • Viele lokale Menüs (Popups) können jetzt individuell angepasst werden.
  • Mausschaltflächen wie z. B. "Durchsuchen" neben einem Eingabefeld haben ein flaches Design.
  • Die Tabellen-Großansicht mit Darstellung der Eigenschaften eines Dokuments wurde entfernt.
  • Die Grafiken in der Tabellenansicht können ausgeblendet werden.
  • Beim Start erscheinen eventuelle Meldungen erst, nachdem das Programmfenster sichtbar ist. Während dem Startvorgang wird ein leerer Hintergrund dargestellt.
  • Im Fenster der Programmeinstellungen werden die Seiten jetzt mit einem Kategorie-Baum gewählt und nicht mehr mit Karteireitern.
  • Anpassungen in diversen Programmfenstern, beispielsweise Neudesign des Info-Dialoges.
  • Die Vor- und Zurück-Funktionen des Datenbanknavigators berücksichtigen die aktuelle Sortierung.
  • Neu: Datei | Zuletzt geöffnete Archive.
  • Neu: Administrator | Tabelle öffnen.
  • Verbesserte Aktivierung und Deaktivierung von Menübefehlen.

Layoutdesigner

  • Es sind jetzt mehrere Layouts je Archiv möglich, zwischen denen umgeschaltet werden kann. Layouts in mehreren Sprachen.
  • Verborgene, umbenannte und gelöschte Felder bleiben in der Layoutdatei erhalten.
  • Die Bezeichnungen der Datenfelder werden dynamisch aus dem Archiv geladen, die Datei document.ini entfällt.
  • Die Hintergrundfarbe kann in der Layoutdatei hinterlegt werden.
  • Der Layoutdesigner hat jetzt eine kontextbezogene Direkthilfe zu den einzelnen Elementen und Schaltflächen.
  • Interne Neuentwicklung der Layoutbereiche (Panel).

Änderung des Datenbankdesigns

Dokumentenarchiv

  • Umbenannte Datenfelder: NUMBER => DOCNO, NOTE => NOTES.
  • Entfernte Standardfelder: PRIVAT, DV.
  • Neue Feldlängen: STATE, CATEGORY, NAME, PROJECT, LASTREMARK.
  • Neue Standardfelder: FAVORITE, DOCGUID, TODOGUID, ACCESSRIGHTS.
  • Neue Tabelle DBOPTIONS mit individuellen Einstellungen und programminternen Informationen.
  • Feldstandardwerte und Daten der erweiterten Suche werden in der Tabelle FLDTEMPL gespeichert. Für die Suche bekommt jeder Anwender einen eigenen Datensatz.
  • Neue Option "Auswahlliste automatisch erweitern". Den Listen werden neue Einträge hinzugefügt, wenn diese frei eingegeben wurden.
  • Neue Option "Globale Liste": Auswahllisten, die für alle Archive gültig sind.
  • Neuer Eingabestil "Auswahl aus Dateiliste", beispielsweise für die Wahl von Zeichnungsformaten.
  • Korrigierte Sortierung in strukturierten Auswahllisten.
  • Neue Office Manager-Dateitypen:
    .omp: Archivdatenbank im Access-Format,
    .omcs: Verknüpfung zu einem SQL-Datenbankarchiv,
    .apl: Anwendungsdatenbank mit Dokumenttypen im Access-Format,
    .aplcs: Verknüpfung zu SQL-Server.

Dokumenttypen

  • Neue Tabelle DBOPTIONS mit programminternen Informationen.
  • Tabelle APPLEXT in FILEEXT umbenannt.
  • Entfernte Felder DV, NOTE, NEW, OPEN, PRINT, VISIBLE, CMDIMPORTACTIVE, CMDEXPORTACTIVE.
  • Neue Felder: ALLOWNEWDOC, FILESECURITY, ALLOWFILESEC.
  • Die Länge von diversen Feldern optimiert.

Neu: Langzeitarchivierung (nur Client/Server-Version)

Das Dokumentenarchiv wurde in zwei Datentabellen aufgeteilt:

  • Aktive Dokumente, die im täglichen Zugriff verwendet werden.
  • Archivierte Dokumente, die nur selten benötigt werden, aber noch aufgehoben werden müssen.

Hierdurch wird die Suche in den normalen Dokumenten vereinfacht und die Arbeitstabelle entlastet. Für eine revisionssichere Archivierung können die Dateien auf spezielle Speichermedien (WORM) übertragen werden.

E-Mail-Archivierung

  • Anbindung an Lotus Notes: Verwaltung von Mailverknüpfungen zu den Notes-Archiven.
  • Vorschaufunktion für E-Mails.
  • Definition von mehreren Dokumenttypen für E-Mails, beispielsweise zur Unterscheidung von Outlook- und Lotus Notes-Elementen.
  • Neue Einrichtungsassistenten für Notes und andere Mailtypen.
  • Standardmäßige Sperrung des Befehles "Neu" für E-Mail-Dokumenttypen.

Volltextindexierung und Suche

  • Neuentwicklung der Abfragefunktionen, neue Suche mit AND-Verknüpfung.
  • Neue Option "Suchwortliste": Nur Wörter dieser Positivliste berücksichtigen.
  • Der Anwender wird über ignorierte Wörter informiert.
  • Die zu indexierende Dateitypen werden in der admin.ini (bisher ftiext.lst) gespeichert.
  • Verbesserte Indexierung von RTF-Notizen und HTML-Dokumenten.
  • Bei der Suche werden auch kurze Wörter berücksichtigt. Suchbegriff "b" sucht zum Beispiel alle Wörter, die mit "b" beginnen.
  • Verschiedene Optimierungen und Korrekturen.
  • Neu: Suche nach ähnlichen Dokumenten durch Klick mit rechter Maustaste auf eine Tabellenspalte.
  • Bei einem Fehler während der Archivsuche wird die letzte Abfrage wiederhergestellt.
  • Schalter Rücksetzen der erweiterten Suche in Löschen umbenannt.
  • In Suchen | SQL-Abfrage werden automatisch alle Dateien des Unterverzeichnisses "SQL\Menu" gelistet. Der bisherige Konfigurationsdialog entfällt.
  • Auswahlliste für die Suche über das Feld "Vorlagedatei".
  • Korrigierte Suche nach leeren Datenfeldern.

Neu: Zugriffsberechtigungen

  • Die verschiedenen Menübefehle können für die Verwendung durch den normalen Anwender gesperrt werden. Office Manager Pro unterscheidet zwischen Anwendern und dem DMS-Administrator. In der Client/Server-Edition können die Funktionen auch für ausgewählte Windows-Benutzer und Benutzergruppen freigegeben werden.
  • Sicherheits-Grundregeln: Benutzer dürfen alle oder nur die eigenen Dokumente ändern und löschen. Beim Löschen wird nur die Archivverknüpfung oder auch die Datei entfernt.
  • Dateizugriffsrechte (nur Client/Server): Für jedes Dokument können Sie individuelle Berechtigungen auf Grundlage der Windows-Benutzerkonten vergeben. Diese werden in das NTFS-Dateisystem geschrieben, sodass sie auch bei Umgehung des Dokumentenmanagement-Programmes wirken. Siehe auch Konfigurationsdatei access.ini
  • Neuer Menübefehl Administrator | Info Zugriffsrechte.

Datenbankfunktionen

  • Die Pflichtfelder werden nicht mehr im eigenen Fenster definiert, sondern im Dialog Datei | Datenbank | Felder definieren.

Archivsynchronisierung

  • Abgleich mit globalen ID-Nummern.
  • Vorerst keine Synchronisierung von Aufgaben, Protokoll und Blob-Daten.
  • Beim Erstellen eines Synchronarchives wird das Kopieren der Anwendungsdatenbank nur beim ersten Mal angeboten. Diese Datenbank wird immer verwendet, wenn keine Verbindung zum Netzwerk besteht.

Export und Import

  • Für den Export ist nur noch die Auswahl des Datei-Typen und -Namen erforderlich. Das bisherige Dialogfenster entfällt.
  • Die Option "Dateinamenvorgabe gilt auch für bestehende Dateien" wird während dem Import deaktiviert.
  • Ein Export in die BDE-Datenbanken Paradox und DBase ist nicht mehr direkt möglich. Dies würde die Installation der BDE erfordern.
  • Neues Ausgabeformat "Office Manager-Austauschdatei".
  • Der Datenbankimport ist jetzt auch in der Testversion möglich. Nur Import der Austauschdateien.

Aufgabenverwaltung

  • Neu: Erinnerung an fällige Termine.
  • Neu: Beliebige Notizen zur Aufgabe erfassen.
  • Verbesserungen der Aufgabenmaske.

Zeichnungsverwaltung

Autodesk

  • Dynamischer Abgleich zwischen AutoCAD Zeichnungsdatei und -Archiv: Änderungen innerhalb der Zeichnungsverwaltung werden in die Datei geschrieben, Bearbeitungen mit CAD in das Archiv übernommen. Siehe auch acad.ini
  • Automatisierte Einrichtung der Inventor-Funktionen mit einem Assistenten.
  • Die einzelnen Inventor-Zeichnungen eines Projektes können auch in Unterverzeichnissen gespeichert sein.

MegaCAD

  • Anpassung für die Versionen Evolution II und 2004.
  • Einrichtungsassistent: Dem Viewer werden Dateinamen immer in Anführungsstrichen übergeben. Der Befehl "Konvertierungsprogramm starten" wird nicht mehr standardmäßig angelegt. Die Vorgabebezeichnung des Dokumenttypen für Makros ist jetzt "MegaCAD Zeichnungsbauteil".

Dokumenttypen und Anwendungen

  • Die Steuerung der Anwendungsprogramme wurde vollständig überarbeitet.
  • Alle Befehle könne individuell angepasst und auch die Standardbefehle deaktiviert werden.
  • Befehlszeilen- und Makro- Steuerung möglich. Makros sind nicht mehr auf DDE beschränkt.
  • Neue Vorschau-Option "Befehl preview verwenden" als Ersatz für die Parameter bei PreviewExe.
  • Neu: Ereignisgesteuerte Befehle.
  • Programmfenster Ansicht | Optionen | Dokumenttyp entsprechend angepasst. Das unnötige Popupmenü der Tabelle entfernt.
  • Neue Anwendungen können für eine vorgegebene Dateiendung automatisch erstellt werden.
  • Automatische Registrierung der Vorlagedateien in einem Verzeichnis: Mit der Makrofunktion "OmAPI:RegisterTemplates" oder automatisch bei der Registrierung neuer Dokumenttypen.
  • Öffnen einer Vorlagedatei im Fenster "Dokumenttyp".

Konfiguration

  • Neuer Registry-Pfad "Office Manager", bisher "Office Manager Pro". Optionaler Startparameter für den Pfad.
  • Neue Syntax der Software-Freischaltcodes.
  • Quelltextoptimierungen und Neustrukturierung der Objekte. Nur noch eine Konfiguration, keine Unterscheidung zwischen aktueller und Standardeinstellung.
  • Alle Programmfenster stellen ihre letzte Größe und Position wieder her.
  • Das Vorschaufenster stellt den Status "angedockt" nach einem Neustart wieder her. Korrekturen für die Vorschau von Dokumentversionen.
  • Admin Einstellungen in Einstellungen umbenannt.
  • Neue Optionsseite Verknüpfungen.
  • Konfigurationsdatei admin.ini: Umbenennung einiger Sektionen und Schlüsselnamen. Optionale lokale Konfigurationsdatei.
  • Der Schreibschutz des Dokumentbesitzers kann aufgehoben werden.
  • Neu: Datei usermenu.ini mit benutzerdefinierten Menübefehlen.

Auswahllisten

  • Listeninhalte werden in der Dokumentdatenbank oder als .itm-Dateien gespeichert.
  • Die Listen der Aufgabenverwaltung liegen immer im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien. Liste todook.itm entfernt.

Installationsprogramm

  • Office Manager kann ohne Datenbanken ausgeliefert werden.
  • Händler und OEM-Partner können mit Hilfe der import.xml eigene Beispieldateien erstellen. Die Datei kann im Administratormenü bearbeitet werden.
  • Umbenannte Dateien: kontakt.itm in contact.txt, logodisk.bmp in logo.bmp

Dokumenteigenschaftendialog

  • Quelltextoptimierungen.
  • Das Verschieben der Dokumentdatei überarbeitet, eine Änderung wird sofort gespeichert.
  • Das Kombinationsfeld Dokumenttyp zeigt nur die jeweils sinnvollen Anwendungen. Beim Scannen z. B. nur Grafiktypen, beim Erstellen neuer Dokumente nur Anwendungen mit aktiviertem Befehl "Neu". Popupmenü zum Anzeigen aller Anwendungen.
  • Neu: Dateiattribute Schreibschutz und Komprimiert setzen.
  • Das Eingabefeld für den Dateinamen ist auch bei lokalen HTML-Seiten schreibgeschützt.
  • Das Fenster kommt bei Bedarf automatisch in den Vordergrund.

Dokumentenimport

  • Nutzung des Explorer-Dateimenüs im Eigenschaftenfenster, um beispielsweise die zu importierende Datei zu öffnen.
  • Neuigkeiten des Massenimports Dokument | Neu | Durchsuchen: Pflichtfelder ignorieren, Dateiliste bearbeiten, Berücksichtigung von Versionsdateien und verschiedene Optimierungen.
  • Die Verzeichnisüberwachung ignoriert alle Dateien, die vom Dokumentenmanager selbst erstellt oder verschoben wurden.

Makrofunktionen

  • Neue Funktionen und Variablen
    - {omapi:SaveDocGridProperties}, LoadDocGridProperties
    - {Self:ProgramName}, ProgramNameSuffix, UrlHome, UrlShop, WindowTitle
    - {CurrApplExe}
    - {CreateDocFromTemplate}
    - {CreateLnkFile}
    - {DdeSendMacro}
    -     neue Funktionen für die Outlook-Steuerung.
  • Neuer Parameter "Synchron" für {OpenDDELink}.
  • Entfernte BDE-Funktionen setdbctrldir und setdbtempdir.
  • *MinimizeApplication* z. B. für PDF2TXT ist nicht mehr erforderlich.
  • Funktion {ShellExecute} überarbeitet und neue Parameter.

Hilfe

  • Neue und überarbeitete Kapitel entsprechend den Funktionsänderungen.
  • Neu: Hilfe | Kurzanleitungen.
  • Kontextbezogene Direkthilfe für die einzelnen Bereiche der Dokumententabelle.

Weitere Verbesserungen

  • Die Testversion ist jetzt zeitlich auf 30 Tage befristet, hat dafür aber keine Einschränkungen der Funktionen oder Dokumentanzahl mehr. Spezielle Freigabecodes für optionale Testmodi. Die nicht registrierte Testversion arbeitet als Client/Server-Edition.
  • Beim Umbenennen eines Projektes im Navigator werden die Dokumente entsprechend angepasst.
  • Bearbeiten | Ersetzen und Drag&Drop-Funktionen brechen nicht mehr ab, wenn einzelne Datensätze schreibgeschützt sind.
  • Der Schreibschutz einer kopierten Vorlagedatei wird automatsch entfernt.
  • Die Datenbankpflege kann auch fehlerhafte Umlaute korrigieren.
  • Die Dokumentenvorschau wird nicht mehr protokolliert.
  • Dokument | Erneut öffnen funktioniert auch für Dokumente, die nicht in der aktuellen Suche enthalten sind.
  • Genauere Informationen bei Windows-Fehlern.
  • Das Dateimenü des Explorers kann für Dokumente geöffnet werden.
  • Dokument | Löschen: Die Maske zeigt auch den zu löschenden Dateinamen.
  • Das temporäre Programmverzeichnis befindet sich jetzt unterhalb des entsprechenden Windows-Ordners.
  • Verbesserungen der Funktion Dokument | Senden an | Andere. Berücksichtigung von Internet-Dokumenttypen.
  • Umfangreiche programminterne Umstrukturierungen und Optimierungen.

Fehlerbehebung

  • Dokument | Öffnen mit gruppierter Tabelle: Wenn der übergeordnete Knoten und das erste Dokument gleichzeitig markiert war, dann wurde das Dokument zweimal geöffnet.
  • Die Liste der Windows-Anwendungen im Einrichtungsassistenten fügt Anführungszeichen jetzt automatisch hinzu, wenn diese im Registry-Eintrag fehlen.