Office Manager 6.0 - Upgrade
Wir
freuen uns, Ihnen die neue Version des Dokumentenmanagementsystems Office Manager vorstellen zu können.
Mit der Version 6.0 verabschiedet sich das Programm von der Borland Database Engine und nutzt in Zukunft die systemnahe ADO-Schnittstelle für den Zugriff auf Access-Datenbanken und SQL-Server. In die Client/Server-Version wurden neue Sicherheitsmechanismen für den Schutz Ihrer Dokumente vor Datenverlusten und unberechtigten Zugriffen integriert.
Aber das sind noch längst nicht alle Vorteile, die unsere neue Version zu bieten hat, testen Sie unser DMS.
Beschreibung der Verbesserungen
Programmdesign
Auf Wunsch präsentiert sich der Office Manager im modernen XP-Look. Sie haben freie Wahl bei der Menüdarstellung und den Schriftarten.
Zusätzlich zur gewohnten Anpassung der Programmmenüs können Sie jetzt auch die lokalen Menüs (rechte Maustaste) ändern und sogar eigene Befehle definieren. Das lokale Menü des Windows-Explorers steht für den Zugriff auf die Dokumente zusätzlich zur Verfügung.
Das Vorschaufenster kann neben der Dokumententabelle angedockt werden.
Schneller finden
Eine Suche im Volltextindex können Sie jetzt mit beliebig vielen Wörtern durchführen.
Bei allen Archivrecherchen ist jetzt eine Oder-Verknüpfung möglich.
Es gibt neue pfiffige Suchfunktionen: beispielsweise filtern Sie mit nur einem Mausklick auf die Tabelle alle Dokumente, die im angeklickten Attribut dem Referenzdokument entsprechen.
Daten-Komprimierung
Große Dokumentdateien können Sie sehr einfach komprimieren, indem Sie das entsprechende Optionsfeld im Eigenschaftenfenster markieren.
Das Setzen des Schreibschutzes verhindert unbeabsichtigte Änderungen am Dokument.
Automatische Erinnerung an Tätigkeiten
Die integrierte Aufgabenverwaltung informiert Sie jetzt auch auf Wunsch über fällige Tätigkeiten.
Datensicherheit und Zugriffschutz
Sämtliche Menübefehle können für unberechtigte Benutzer gesperrt werden. Sicherheitsgrundregeln steuern den Zugriff auf Dokumente: beispielweise nur die eigenen Dokumente bearbeiten oder löschen.
In der Client/Server-Version des Dokumentenmanagers kann darüber hinaus für jede Dokumentdatei ein Zugriffsschutz auf Ebene des NT-Betriebssystems gesetzt werden. Unberechtigten Anwendern ist es dann auch nicht unter Umgehung der Dokumentenverwaltung möglich, auf gesperrte Dateien zuzugreifen.
Neue Datenbank-Technologie
Die "Borland Database Engine" ist nicht mehr erforderlich, die neue DMS-Version verwendet die moderne ADO-Datenbankschnittstelle. Die Archive werden im Access-Format oder auf SQL-Servern (nur Client/Server-Version) gespeichert.
Anbindung an der Dokumentenscanner Fujitsu ScanSnap II
Der Fujitsu ScanSnap II ist ein kompakter Einzugsscanner, der zweiseitige Farbdokumente mit einer Geschwindigkeit von bis zu 15 Seiten pro Minute bei 150 dpi scannt und im Acrobat PDF-Format speichert. Der Office Manager importiert die Dokumente und ermöglicht eine Volltextsuche.
Archivierung alter Dokument
In der Client/Server-Version können alte Dokumente archiviert werden. Das Programm verschiebt dabei die Dokumentverknüpfungen in eine spezielle Datentabelle und die Dateien auf voreingestellte Verzeichnisse bzw. Datenträger für die Langzeitarchivierung.
Import-Funktionalitäten
Neben den gewohnten Importfunktionen per Drag&Drop und der Verzeichnisüberwachung können Sie ganze Pfadstrukturen mit dem Dokumentenarchiv abgleichen. Attribute, wie Projekt und Dokumentname, werden dabei aus den Strukturen übernommen. Mit dieser Funktion werden bestehende Dokumente übernommen und sichergestellt, dass alle gewünschten Dateien im Archiv verwaltet werden.
Steuerung der Anwendungsprogramme
Jeder Befehl - auch Öffnen, Erstellen und Drucken - kann jetzt individuell mit der erweiterten Office Manager-API angepasst werden. Sie haben die Wahl zwischen Windows-Standard, Befehlszeilensteuerung und der Makroprogrammierung. Befehle können automatisch auf Ereignisse, wie beispielsweise die Änderung der Dokumentdatei reagieren.
Dynamische CAD-Anbindung
Zeichnungen OLE-fähiger CAD-Systeme wie AutoCAD werden jetzt dynamisch verwaltet: Änderungen im Archiv werden auch im Zeichnungsschriftkopf aktualisiert und Änderungen an der Zeichnung automatisch ins Archiv übernommen.
Weitere Verbesserungen
- Über dem Projektnavigator kann eine Auswahlbox für den schnellen Zugriff auf die Archive eingeblendet werden.
- In der Client/Server-Edition können Dokumente geklont werden. Mehrere Archiv-Datensätze verweisen dabei auf die selbe Datei, ein Dokument kann somit z. B. mehreren Projekten zugeordnet werden.
- Eine weitere Neuigkeit im Office Manager Client/Server ist die automatisierte oder voll automatische Fax-Archivierung.
- Neue Standardattribute, die beispielsweise eine Suche nach Favoriten ermöglichen.
- Global eindeutige Dokument-Schlüssel für den Datenabgleich mit beliebigen Archiven.
- Auswahllisten für Projekte, Gruppen usw. können automatisch um neue Einträge erweitert werden. Listen können global oder nur dem Archiv zugeordnet werden.
- Ein neuer Listentyp bietet die Auswahl von Dateien, z. B. für Schriftköpfe.
- Beim Anlegen neuer Dokumente stehen nur die sinnvollen Dokumenttypen zur Auswahl.
- Anbindung an Lotus Notes: Verwaltung der Dokumente und E-Mails.
- Lineare Navigation durch die sortierte Dokumenttabelle.
- Kurzanleitungen für die wichtigsten Programmfunktionen und einen schnellen Einstieg in die Dokumentenverwaltung.
- Zusätzliche Administrator-Funktionen, wie beispielsweise das Anzeigen aller Datenbanktabellen.
- Die Datenbankpflege kann nach einem Datenimport fehlerhafte Umlaute und Sonderzeichen bereinigen.
- Tätigkeiten mit Notizen und ausführlicher Beschreibung.
- Die Office Manager-Makrosprache wurde um diverse Funktionen und Variablen erweitert.
- Und vieles mehr… testen Sie unsere Archivierungssoftware!
Siehe auch:
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Eckdaten Office Manager 6.0
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