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Office Manager-Versionshistorie

Major-Upgrade 14.0.0.498 vom 25.11.2014

Veröffentlichung
Version 14.0.0.498
Typ Major-Upgrade
Systemvoraussetzung Windows ab XP, getestet bis Windows 8.1
Updatemöglichkeit In-App-Update über Menü Hilfe | Internet | Software aktualisieren

Neu und verbessert

Siehe auch Beschreibung der wichtigsten Neuigkeiten

1. Neu: Archive als SQLite-Datenbank

  • Zusätzlich zu den vorhandenen Datenbank-Formaten können die Dokumentenarchive auch als SQLite gespeichert werden.  Dies ist insbesondere für Anwender der Pro-Edition interessant, die bisher nur Datenbanken im Access-Format speichern konnten.
  • Die neuen Datenbankdateien haben die Dateiendungen .omsl und .aplsl
  • Die Volltextsuche wird mit SQLite-Funktionen realisiert. Dies bringt mehr Möglichkeiten und schnellere Suchergebnisse.

2. Neu: 64 Bit-Ausgabe

Office Manager ist jetzt auch als 64 Bit-Programm für Windows 7 und 8 verfügbar. Hiermit entfällt die 4 GB-Grenze des direkt nutzbaren Arbeitsspeichers und das Zusammenspiel mit anderen 64 Bit-Anwendungen wird verbessert.

Siehe auch
» Vor- und Nachteile in 64 Bit-Software
» Hinweise zur Umstellung von 32 auf 64 Bit

3. Suche und Volltextindex

  • Dateianlagen von E-Mails werden seit Version 9.0 indexiert und eine Volltextsuche in diesen realisiert. Neu ist die Möglichkeit, hier auch eine OCR-Texterkennung auszuführen. Bei den meisten Anlage, i. d. R. auch bei PDF-Rechnungen, ist dies nicht erforderlich. Wenn Sie aber regelmäßig gescannte Dokumente als Mail-Anlage erhalten, dann werden auch diese durchsuchbar.
    Siehe Menü Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Volltextindex | OCR.
  • Bei Verwendung des MS SQL Volltextkataloges wird das Feld CONTENTTEXT im Normalfall aus der Abfrage ausgeschlossen. Dies spart sehr viel Arbeitsspeicher und Abfragezeit. Ein Beispiel mit einem großen Archiv bei der Abfrage mehrerer hunderttausend Datensätze: 0,31 statt 1,59 GB Speicher und 4 statt 45 Sekunden Abfragezeit.
  • Bei der Textindexierung wird vor dem Hinzufügen eines Wortes zu einem Dokument geprüft, ob dieses bereits vorhanden ist. Auf diesen Schritt wurde bisher verzichtet, um die Indexierung zu beschleunigen. Durch programminterne Optimierungen ist die Indexierung trotz des zusätzlichen Schrittes schneller.
  • Beim Löschen eines Wortes, wird dieses auch aus der Wort/ID-Tabelle entfernt, wenn es zu keinem weiteren Dokument indexiert ist.
  • Systemaufgaben für das nachträgliche Hinzufügen von Wörtern bei gesperrter Tabelle entfernt.
  • Bei einer kompletten Neuindexierung wird FILEWORDCOUNT und FTIUPDATE zurückgesetzt.
  • Info-Volltextsuche ruft das Datenfeld CONTENTTEXT frisch ab, um das OCR-Ergebnis sofort darzustellen. Die Sichtbarkeit des Feldes ist standardmäßig "für niemanden".
  • Indexierung der RTF-Notizen bei SQL Server-Volltextkatalog verbessert.
  • Der MS SQL-Volltextkatalog kann bereits beim Erstellen der Datenbank aktiviert werden.
  • Verbesserte Übernahme des Volltextindex beim Kopieren bestehender Archive in neu erstellte.
  • Die Indexierung bei MS SQL mit Standardsuche sowie bei MySQL erfolgt mithilfe von gespeicherten Prozeduren.
  • Diverse Optimierungen der Indexierung und Suche.

4. Dokumente erfassen

Massenimport

  • Die Funktion Erstellen | Importieren wurde umfangreich überarbeitet und beschleunigt. Die Funktion benötigt deutlich weniger Arbeitsspeicher. Beim Aufruf werden nicht mehr alle Dokumente gesucht.
  • Das Suchen und Filtern erfolgt in einem Durchlauf.
  • Es können mehrere Dateimasken mit ; getrennt eingegeben werden. Beispielsweise für den Import aller "*.doc;*.docx;*.pdf" Dateien.

Importprofile

  • Neu: PDF-Dokumente beim Import aufteilen. Analog zur Stapelverarbeitung in den Scanprofilen können jetzt auch die Scan-Stapel von Netzwerkgeräten aufgeteilt werden. Der Scanner legt eine PDF-Datei mit dem gesamten Stapel ab. Office Manager extrahiert die einzelnen Dokumente anhand einer vorgegebenen Seitenzahl oder, in der Enterprise-Edition, anhand von Barcode-Trennblättern.
  • Die Trennfunktion kann auch für andere PDF-Dateien verwendet werden und ist als Skript-Funktion verfügbar.
  • Kombinationsfeld statt Mausschalter für das OCR-Makro beim Import.

5. Datenaustausch

  • Neues binäres Tabellen-Austauschformat *.adb
  • ADTG- und XML-Austauschdateien sind veraltet. Der Import ist aber vorerst noch möglich.
  • Die Erstellung von .omexc-Archivdateien inkl. Dokumenten wurde überarbeitet.
  • Im Speichern-Dialog wird die Dokumentenanzahl gezeigt.

6. Eigenschaftendialog

  • Das Dialogfenster zum Ändern der Dokumentbeschreibung (Menü Bearbeiten | Eigenschaften) kann auch für mehrere markierte Dokumente verwendet werden.
  • Die Funktion Bearbeiten | Ersetzen, mit welcher alle Dokumente der Suche geändert wurden, entfällt. Die neue Methode ändert die markierten Dokumente und nicht die gesuchten.
  • Kein Eintrag mehr in der Logdatei und dem Archiv-Protokoll. Die Änderung der einzelnen Dokumentdatensätze wird aber am Dokument protokolliert, sofern dies in de Einstellungen aktiviert ist.
  • Die Sicherheitsrückfrage kann mit "Nicht erneut zeigen" abgeschaltet werden.

7. Technisches

Neue Datenbanktechnik

  • Der bisherige Datenbankzugriff über die Windows ADO-Schnittstelle wurde durch moderne native Zugriffskomponenten abgelöst.
  • Schnittstellen für MS Access, SQLite, MS SQL und MySQL.
  • Die Datenbankzugriffsdateien der Enterprise-Edition wurden entsprechend erweitert und einige Optionen umbenannt oder ersetzt.
  • Es sind jetzt immer Transaktionen möglich.
  • Verbesserte Unicode-Verarbeitung.
  • Umfangreiche Anpassungen und Optimierungen des Programmcodes.
  • Unbenutzte Funktionen entfernt: Archiv mit Vorlage aus Default.mdb erstellen sowie Makrovariablen im Connection-String.
  • Das Erstellen neuer Datenbanken wurde neu strukturiert und zusammengefasst.
  • Passwörter in .omcs-Dateien werden verschlüsselt gespeichert.

Verbessert

  • Parametrisierte SQL-Abfragen und Escape-Sequenzen als Ersatz für datenbankspezifischen SQL-Code.
  • Ermittlung der nächsten Schlüsselnummer bei Access-Datenbanken verbessert. Bei MS SQL und MySQL mit gespeicherten Prozeduren realisiert.
  • Textindexierung verbessert.

Fehlerbehebung

  • Die Hilfe in Standard Message-Dialogen konnte nicht aufgerufen werden. Es werden jetzt moderne Task-Dialoge verwendet. Hilfe ist erst möglich, wenn das Programmhauptfenster erzeugt ist.
  • Beim Import von Dokumentvorlagen aus einem anderen Archiv konnte es eine Zugriffsverletzung geben, wenn ereignisgesteuerte Skripte ausgeführt wurden.
  • Fehlermeldung in der Datenbank-Information "Auswahllisten" bei geschlossenem Archiv.

Internes

  • Neue Compiler-Version 20.
  • Aktualisierung diverser Entwicklungskomponenten von Drittanbietern.
  • Gonz@les aus Projekt entfernt.
  • Neustrukturierung der Datenbank-Klassen.

Änderungen der Datenformate

  • Archiv: Gespeicherte Prozeduren für MS SQL und MySQL.
  • Einführung neuer Versionsnummern für die Datenbankformate.
  • Die Datenbanken sind zur Version 13.0 kompatibel.

Inkompatibilitäten (Breaking News)

  • Einige undokumentierte Sonderfunktionen entfernt, u. a. befehlsabhängige Dateinamen. Diese können mit Skripten realisiert werden.
  • Das seit Version 10.0 veraltete Datenfeld "EDITDATE" wird nicht mehr automatisch gepflegt, sondern wie ein sonstiges Datenfeld betrachtet.
  • Sybase SQL Anywhere wird vorerst nicht als Datenbankformat unterstützt.
  • Erweiterte Verbindungsoptionen in der admin.ini und omcs-Datei ersetzt. Reservierte Schlüsselnummern entfernt, weil nicht mehr benötigt.

8. Makro und Skript

  • Neue OmAPI-Funktionen InifileReadSection, FieldInfo.
  • DxfCreateFrame gibt bei Datenfeldern mit Datum und Zeit nur noch den Datumsteil aus.
  • CopyToClipboard erlaubt Text mit Kommata.
  • Die Variable für Datenfelder kann mit "*SelectFieldNames" die Standard-Feldliste für SQL SELECT zurückgeben.
  • RecordCount gibt nicht mehr die Anzahl der aktiven Tabelle zurück, sondern die der im Parameter angegebenen.
  • Datums-Formatierung ArchiveSqlDT und ApplSqlDT geben Escape-Sequenz zurück.
  • Verbindungs- und Dataset-Komponenten der programminternen Datenbanken sind nicht mehr ADO sondern FireDAC. AdoSetConnection kann nur noch mit Connection String und nicht mehr mit dem Kürzel "Document" oder "Appl" aufgerufen werden.
  • TComArchive.ExecSQL wird vor der Ausführung einer Sicherheitsprüfung unterzogen.
  • Neue Pascal-Ereignisse DatasetDocAfterOpen und BeforePostDoc
  • Neue Pascal-Funktionen: TOfficeManager.ShowHintPopup, TOfficeManager.WriteErrorLog, TOfficeManager.WriteStatusBar.

9. Kleinigkeiten

  • Die Option "Dateien nach Attributänderung automatisch verschieben" ist jetzt auch in Pro-Edition möglich. Bisher nur in Enterprise.
  • Neue Formatoption "durchgestrichen" für die Darstellung im Projektnavigator.
  • Die Fensterpositionen und -größen werden für jeden Computer gespeichert. Dies ist relevant, wenn sich ein Anwender mit demselben Domänenkonto auf mehreren Computern mit unterschiedlichen Monitorgrößen anmeldet. Beispielsweise wurde bisher das Hauptfenster auf einem Notebook zu groß geöffnet, wenn sich der Anwender zuvor an einem PC mit höherer Monitorauflösung angemeldet hatte.
  • Update des Hilfe-Compiler "Help and Manual" auf Version 6.5.2 unter anderem mit Optimierung der Hilfedarstellung auf hochauflösenden Monitoren.
  • Der Testzeitraum von 30 Tagen beginnt neu, die Testzeit älterer Versionen wird nicht berücksichtigt.
  • Das Multithreading wurde überarbeitet und modernisiert.
  • Beim Wechsel der Tabellenansicht wird im Fehlerfall eine Standardsuche ausgeführt.
  • Aufgabe bearbeiten: Das Eingabefeld für die Bezeichnung begrenzt die Zeichenanzahl entsprechend der Datenfeldlänge.
  • Zusätzliche Überprüfung, ob der Datensatz gewechselt wurde, bei geöffnetem Eigenschaftendialog und der Rückfrage "Dokument archivieren".
  • Aktualisierung der Detailtabellen nach dem Umbenennen eines Dokumenttyps.
  • Datei | Information erweitert.
  • Setzen von Dateizugriffsrechten bei Klonen überarbeitet.
  • Beim Erstellen eines Synchronarchivs wird die aktuelle Freischaltung kopiert. Diese musste bisher nach einem Software-Update manuell eingegeben werden.
  • "Geplant von" ist bei automatisch oder per Skript hinzugefügten Aufgaben der angemeldete Benutzer.
  • Die Protokollinformation beinhaltet jetzt auch die Programmversion.
  • Ein eventuell vorhandener Schreibschutz der Archiv-Vorlagedatei "Empty.mdb" wird für eine neu angelegt Datenbank nicht übernommen.
  • Beispielarchiv "Buchhaltung.omp": neues Buchungsjahr 2015, Kategorie "Vertrag" statt "Verträge"
  • Archivstatus.ini wird als UTF-8 gespeichert. Beispielsweise für Suchfelder mit asiatischen Zeichen.
  • error.log wird als UTF-8 gespeichert.
  • Datei | Datenbank | Anpassen | Dateipfade ändern: Bei der Dateioperation "nicht kopieren" wird der Datensatz nur noch geändert, wenn die Datei im Zielverzeichnis vorhanden ist. Das Dokumentenverzeichnis muss also vor dem Ausführen dieser Anpassung kopiert oder verschoben werden.
    Der Befehl wurde aus dem Untermenü Pflege nach Anpassen verschoben.
  • Die Archiv-Komprimierung wird auch ausgeführt, wenn bei der Komprimierung der Anwendungsdatenbank ein Fehler, beispielsweise "gesperrt", auftrat. Das Ausführungsdatum der letzten Pflege wird gespeichert.