Office Manager-Versionshistorie

Major-Upgrade 17.0.0.533 vom 07.11.2017

Revisionssicherer GoBD-Modus und fixierte Dokumente

Veröffentlichung	07.11.2017
Version	17.0.0.533
Typ	Major-Upgrade
Systemvoraussetzung	Windows ab XP, getestet bis Windows 10
Updatemöglichkeit	In-App-Update über Menü Hilfe \| Internet \| Software aktualisieren

Neu und verbessert

1. Neue Funktionen

GoBD-Modus

Eine revisionssichere Archivierung ist mit Office Manager DMS schon seit längerer Zeit möglich. Neu hinzugekommen ist jetzt die Nachvollziehbarkeit eventueller Dokumentenänderungen und eine Bestätigung der Unveränderbarkeit eines Dokumentes. Es werden jetzt eindeutige Begriffe verwendet und ein Prüfer kann mit einem Mausklick den Status eines Dokuments abfragen.

GoBD ist die amtliche Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Die Grundsätze beschreiben, wie Unternehmen ihre Bücher und Belege aufbewahren müssen.

Der GoBD-Modus wird in den Programmeinstellungen für das geöffnete Archiv aktiviert.
Das Programm loggt die Hashsumme neuer Dokumentdateien.
Systemfunktionen, wie Texterkennung, Signierung oder Verschlüsselung werden nur zugelassen, wenn das Dokument zu diesem Zeitpunkt unverändert ist.
Dateien können ersetzt werden - beispielsweise für eine nachträgliche Rechnungskorrektur. Der ursprüngliche erfasste Beleg bleibt aber immer als Version beibehalten. Bei der GoBD-Prüfung wird auf den Vorgang hingewiesen.
Der Prüfer, beispielsweise vom Finanzamt, erhält eine eindeutige Bestätigung des Dokumentenstatus, ohne wie bisher das Protokoll analysieren zu müssen:
Die Logeinträge sind vor Manipulationen geschützt. Auch Änderungen und das Entfernen mit Datenbankfuntionen werden erkannt. Die Logeinträge sind verkettet (Blockchain-Prinzip).
Einige Programmfunktionen sind im GoBD-Modus gesperrt, beispielsweise das Systemmenü, das engültiges Löschen und das Löschen von Dokumentversionen, Ändern von Dateinamen.
Vor dem Öffnen einer Datei wird das Schreibschutzattribut gesetzt.
Dokumente der integrierten Textverarbeitung (Standarddokumenttyp "Notiz") sind schreibgeschützt. Es können allerdings Informationen hinzugefügt werden, die dann als Nachtrag gekennzeichnet sind.
Warnung bei JBig2-komprimierten Scans. Siehe hierzu BSI-Verbot für dieses Komprimierungsverfahren beim Resiscan und Hintergrundinformationen.

Verschlüsselte Archive

Ermöglicht beispielsweise bei der Bookmark-Verwaltung von Internetadresse die geschützte Speicherung von Login-Daten.

Archivdatenbanken im SQLite-Format können optional verschlüsselt werden und sind dann nur noch mit dem eingegebenen Kennwort lesbar.
Nur die Datenbank wird verschlüsselt, nicht die Dokumente.

Dokumente fixieren

Dokumente können in der Tabelle fixiert werden, sodass diese unabhängig von der Suche sichtbar bleiben.

Suche

Neues Untermenü Start | Suchen | Weitere

Menü "Suchen | Weitere"

Das Menü Attribute wurde durch Weitere ersetzt.
Zusätzlich zur bisherigen Suche nach einzelnen Dokumentattributen sind hier auch Funktionen Volltext, Klone, Erweitert und Dokumente fixieren enthalten.
Neuer Befehl Leere Suche. Die Tabelle wird geleert, sodass keine Dokumente mehr gezeigt werden. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie neue Dateien hinzufügen und diese anschließend verarbeiten möchten.
Neuer Befehl Zuletzt hinzugefügt für die einfache Suche nach den zuletzt erfassten Dokumenten und Aufgaben.
Bei der Volltextsuche werden führende und abschließende Leerzeichen ignoriert. Bisher war beispielsweise das Suchergebnis leer, wenn in einem SQLite-Archiv das Suchfeld nur ein Leerzeichen enthielt.
Bei der Volltextsuche in SQLite-Archiven wird das letzte Anführungszeichen ignoriert, falls eine ungerade Anzahl von Anführungszeichen enthalten ist.

2. Datenbanken

Alle Tabellen- und Feldnamen neuer Datenbaken sind jetzt kleingeschrieben.
Der zu MySQL kompatible SQL-Server "MariaDB" ist für die Speicherung der Archive freigegeben.
Mit diesen Änderungen können Anwender der Enterprise-Edition ein Synology NAS und andere Linux-Rechner als Datenbankserver verwenden. Bisher waren hierfür Anpassungen in den MySQL-Optionen erforderlich.

Dokumentenarchiv

Die interne Datenbankversion ist jetzt 13.
Neues Datenfeld document.storemode
Neue Tabelle docaudit
rtftext wird jetzt immer in der Haupttabelle und nicht mehr in docblobs gespeichert.

Anwendungsdatenbank

Nicht mehr benötigte Datenfelder: appl.docpath, appl.copytemplate, appl.clsid, fileext.cmdimport, fileext.cmdexport.

Datenbankpflege

Aktualisierung des Volltextindex und der Dateiattribute zusammengefasst.
Volltextindexaktualisierung wird für beide Tabellen (document und docarch) durchgeführt.

3. Inkompatibilitäten und entfernte Funktionen

Registerseite Bearbeitung im Eigenschaftendialog entfernt. Diese war nur bei der erweiterten Suche sichtbar und enthielt die drei Felder Benutzer, Erstellt, Geändert. Hiernach kann auch im Menü Start | Weitere gesucht werden.
Veraltete Funktionen der Dokumenttypen entfernt: Individuelle Einstellung des Dokumentenverzeichnisses und Makrobefehle beim Import/Export.
Erweiterte Option "UseSystemPopupMenu" entfernt.
Protokolltext "Dokument durch neue Daten ersetzt" geändert in "Dokumentdatei ersetzt".
Erweiterter Import "Als neue Version hinzufügen" wurde in "Als aktuelle Version hinzufügen" umbenannt.
Archivoption "GdpduArchive" entfernt.

4. Aktualisierung der Entwicklungsumgebung

Neuer Compiler 25.0, Update 1
Tabellen- und Menükomponenten Version 17.1.5 vom 17.08.2017
Security 2.8.2.0 vom März 2017
Imaging 7.0
PDF-Verarbeitung 13.12
Update diverser Komponenten
Interne Projektstrukturiegung, Namespace "DMS"

5. Makro und Skript

TDebenuPDFLibrary als veraltet gekennzeichnet.
Aufruf des Ereignisses FormDBEdit_OnExitFieldEdit korrigiert.
OmAPI: INI-Dateien können auch mit UTF8-Zeichensatz verarbeitet werden.
PdfGetTextFromRect trimmt den Rückgabewerte.
CaptureForm ersetzt durch RecognizePrescription

6. Sonstiges

Integeriete Textverarbeitung: Verbesserungen im Hauptmenü, schnellere Volltextindexierung sowie Schreibschutz und Kommentarfunktion im GoBD-Modus
Neuer Anpassungsdialog für die Ribbon-Menüs.
Dokumente in ZIP-Archive exportieren: Die Datei kann jetzt auch mit einem Passwort verschlüsselt werden.
Beim Wechsel der Ansicht zu den Aufgaben wird die Dokumentenvorschau geleert.
Das temporäre Verzeichnis wird auch dann neu erstellt, wenn es während der Programmlaufzeit von einer anderen Anwendung gelöscht wurde.
Kombinationsfelder stellen standardmäßig bis zu 20 statt bisher 12 Zeilen dar.
Die Neuindexierung eines Dokumentes für die Volltextsuche findet nur statt, wenn der Datei-Hashwert abweicht. Bisher war ein unnötiges Einlesen möglich, weil nur das Dateidatum geprüft wurde. Die jetzt nicht mehr benötigte erweitere Einstellung "FileUpdateSpan" entfernt.
OCR im Hintergrund wird bei schreibgeschützten Dateien nach dem zweiten Versuch abgebrochen.
In der 64 Bit-Edition war die Prüfung, ob eine Datei geöffnet ist, unzuverlässig. Relevant bei der Aufforderung zum Schließen der Datei beim Hintergrund-OCR.
Verbesserungen bei der Texterkennung mit TesseractOCR.
Warnung beim Import von Dateien mit JBig2-komprimierten Bildern.
Aktuelle Hinweise zum Import von Internetadressen aus Browser-Fenstern.
Umbennen von Dateien im Eigenschaftendialog: Unabhängig von der administrativen Einstellung kann das automatsiche Anpassen an neue Attribute immer ausgeführt werden, nur das manuelle Ändern wird gesperrt. Lokale Dateien, die mit dem Dokumenttyp "Internet" verknüpft sind, werden wie normale Dokumentdateien behandelt.
Das Webformular für die Produktregistrierung befindet sich jetzt auf officemanager.de und nicht mehr auf sb-k.de
Die Tabellen der Aufgaben und Dokumentversionen im Eigenschaftendialog können mit Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert werden.
Neues lokales Menü für Grafik-Datenfelder im Eigenschaftendialog zum Laden und Einfügen der Grafik.
Programmcodeoptimierungen insbesondere bei der Suche, Ergebnistabelle, Dateiersterfassung und-Indexierung sowie der Aktualisierung von Menübefehlen.
Die Datei error.log und andere globale Logdateien liegen jetzt im Unterordner "Logs". Logdateien der Benutzer im Pfad "Users".
Designanpassungen, Quellcodeoptimierungen und sonstige Kleinigkeiten.