Neuigkeiten der Office Manager Pro Version 4.0

Dokumentenverwaltung trifft Archivierungssoftware

Scanner-Anbindung

Bisher wurde der Office Manager als Software für die Dokumenten- und Zeichnungsverwaltung definiert. Ab sofort kann aber auch von einer Archivierungssoftware gesprochen werden: Office Manager 4.0 beinhaltet eine Schnittstelle zu TWAIN-kompatiblen Scannern. Der Umweg über eine externe Scan-Lösung ist nicht mehr erforderlich, Papierbelege können direkt digitalisiert und im Archiv verwaltet werden. Für die Zukunft ist ein steter Ausbau dieser Archivierungsfunktionen geplant.

Aufgabenverwaltung

Sie können jetzt die dokumentabhängigen Tätigkeiten direkt im Archiv verwalten. Wenn Sie beispielsweise die Überarbeitung eines Dokuments planen, dann können Sie hierfür eine Aufgabe erstellen und am geplanten Termin direkt aus der Aufgabenverwaltung zum Dokument springen.

Eigene Datenbankfelder definieren

Die Dokumententabelle beinhaltet Felder für die verschiedenen Dokumenteigenschaften, wie den Namen, eine Nummer und das Projekt. Ab sofort können Sie beliebige eigene Felder definieren, ändern und nicht benötigte entfernen.

Layout-Designer

Die selbst definierten Felder werden mit dem Layoutdesigner in den Suchfelder und dem Eigenschaftenfenster platziert. Zusätzlich können Sie beliebige Texte hinzufügen und die Position der anderen Komponenten ändern.

Projektnavigator und andere Attribute

Für das wichtigste Dokumentattribut, das Projekt, gibt es jetzt einen eigenen Navigator am linken Fensterrand. Dieser erinnert etwas an den Windows-Explorer und ermöglicht Ihnen eine sehr schnelle Suche nach Dokumenten über die Projektzuordnung. Beim Import einer Datei mittels Drag&Drop kann diese direkt auf dem gewünschten Projekt im Navigator abgelegt werden. Es ist auch möglich, die Projektliste im Navigator ohne Umweg über den Dialog "Auswahllisten" zu bearbeiten.

Die strukturierte Baumdarstellung mit Projekt\Unterprojekt usw. ist jetzt auch in anderen Attributen möglich. Sie können den Stil der Eingabefelder (einfaches Textfeld, Auswahlliste oder strukturierte Liste) selbst festlegen. Beispielsweise Kundengruppe\Kunde.

Der Kalender für die Datumssuche und -Eingabe beinhaltet jetzt die Kalenderwoche (Wochennummern).

Dokumentnummern können entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien automatisch erzeugt werden.

Weitere Verbesserungen

Internetadressen zur Verwaltung im Archiv direkt vom Browser übernehmen
Die Attribute aller gefundenen Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden.
Die letzte Suche wird nach einem Programmneustart wiederhergestellt.
Zusätzliche Makrofunktionen und Parameter
Der Archivexport ist jetzt auch in XML- und Textformaten möglich.
Die bisher als Zusatztool benötigte Datenbankpflege wurde im DMS-Programm integriert.
Änderungen des Dokumentenverzeichnisses können für komplette Archive durchgeführt werden.
Verwendung moderner Windowsdialoge für die Verzeichnisauswahl
Windowsdialog für die Dateieigenschaften öffnen
Logdatei für Fehlermeldungen und unberechtigte Zugriffsversuche
Verbesserung der AutoCAD- und MegaCAD-Zeichnungsverwaltung
Schnellere Dokumentenverarbeitung bei der Funktion "Dokument | Neu | Durchsuchen" und dem Löschen

Siehe auch:

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