Dokumente automatisch klassifizieren
Im professionellen Dokumenten-Management-System beschreiben Sie die einzelnen Dokumente mit verschiedensten Eigenschaften (Datenfeldern): Ein Beleg hat beispielsweise die Kategorie "Eingangsrechnung", ein Belegdatum und die Zuordnung zum Lieferanten. Welche Eigenschaften dies sind, entscheiden Sie selbst. Je mehr Eigenschaften Sie nutzen, desto gezielter können Sie die Archive durchsuchen, haben aber auch mehr Aufwand beim Einpflegen. Konfigurieren Sie die automatisierte Dokumentenerkennung, um diesen Aufwand zu minimieren.
Beim Import und Scan neuer Dokumente
Sie können verschiedene Profile für die Import- und Scanfunktionen hinterlegen. Diese ermöglichen u. a. die automatisierte Erkennung der Dokumenteigenschaften, wie Name, Belegdatum und Kategorie abhängig vom Quelldokument.
Öffnen Sie ein Import- oder Scanprofil und wechseln Sie zur Dialogseite Feldwerte:
Im oberen Bereich finden Sie das Kombinationsfeld Dokumentenerkennung. Wählen Sie dort die gewünschten Erkennungsalgorithmen:
Standard-Dokumentenerkennung
Das Dokument wird nach einem Kontakt, dem Belegdatum und passenden Werten in den Auswahllisten durchsucht. Wenn die Projektliste Buchungsjahre enthält, wird das zum Datum gehörende Jahr gewählt, und wenn vorhanden, auch der Monat (z. B. "2017\03"). Bei E-Mails werden Standard-Mail-Attribute, wie Betreff und das Datum übernommen, bei Fotos das Aufnahmedatum.
Beachten Sie bei Scanprofilen bitte, dass die OCR-Texterkennung sofort nach dem Scan ausgeführt wird, wenn diese Dokumentenerkennung aktiviert ist. Siehe auch Blog-Artikel.
E-Rechnung
Nur für XML-Dateien und native PDF-Dokumente, nicht für Scans. Wertet die XML-Daten für elektronische Rechnungen gemäß dem XRechnung- und ZUGFeRD-Standard aus. Belegdatum, Buchungsjahr, Belegnummer, Bezeichnung und Rechnungsbetrag werden automatisch übernommen. Weitere Daten können Sie mit Hilfe der Makrovariablen AutoCaptEInvoice den einzelnen Feldern zuweisen.
GPT - Generative Pre-trained Transformer (lokal oder Cloud)
Dokumenten- und Bilderkennung mit Künstlicher Intelligenz. Die Antwort des GPT muss eigene Textzeilen für die gewünschten Datenfelder beinhalten: Feldname=erkannter Wert.
Azure Form Recognizer (Cloud)
Formularerkennung durch Künstliche Intelligenz der Azure-Cloud. Belegdatum und Buchungsjahr werden automatisch übernommen. Weitere Daten können Sie mit Hilfe der Makrovariablen AutoCaptAzureAI den einzelnen Feldern zuweisen. Siehe auch Blog-Artikel
Individuell
In der Tabelle werden den einzelnen Datenfeldern individuelle Daten, Makro-Variablen oder feste Texte zugewiesen. Die linke Spalte beinhaltet die Datenfelder (Attribute) des geöffneten Archivs, die rechte die Feldwerte.
Sie können Makro-Variablen verwenden, um die Attribute aus der o. g. Dokumentenerkennung oder beispielsweise aus dem Dateipfad zu übernehmen. Die Auswahllisten in der Spalte Feldwerte beinhalten Beispiele für die Verwendung der Makro-Variablen.
Die individuellen Einstellungen haben eine höhere Priorität als die Standard-Dokumentenerkennung.
Beispiele
Feldname |
Feldwert |
Beschreibung |
name |
{Source:Name} |
Der Dateiname ohne Endung |
name |
{OleSummaryInformation:Title,{Source}} |
Das erweiterte Dateiattribut "Titel" |
docno |
{AutoCaptEInvoice:CrossIndustryDocument/HeaderExchangedDocument/ID} |
Belegnummer aus ZUGFeRD-Rechnung |
docno |
{AutoCaptAzureAI:analyzeResult.documents[0].fields.InvoiceId.valueString} |
Belegnummer aus Azure-Formularerkennung |
name |
{GetFirstNotEmpty:{OleSummaryInformation:Title,{Source}},{Source:Name}} |
|
project |
Die 2. bis 4. Verzeichnisebene |
|
notes |
Datei importiert |
Fester Text "Datei importiert" |
Siehe auch
Dokumentenerkennung für bereits archivierte Dokumente
Vorgabewerte für Dokumentattribute