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Office Manager DMS-Versionshistorie

Major-Upgrade 24.0.0.585 vom 24.10.2024

Elektronische Rechnungen sowie Künstliche Intelligenz für Belegerkennung, Textübersetzung, Kontaktextrahierung und vieles mehr.

Neu und verbessert

E-Rechnung in der integrierten Schnellansicht

Vollständige E-Rechnung im verknüpften Quba-Viewer

Konfigurierbare GPT-Funktionen

Dokumentenerkennung sofort beim Import und nachträglich

Fotobeschreibung und -kategorisierung

Die KI findet Kontaktdaten in beliebigen Texten

GPT erstellt auf Anfrage eine SQL-Datenbanksuche

Chat für Ihre Alltagsfragen

Viele weitere Verbesserungen in DMS 24.0

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1. E-Rechnung

Viewer in allen DMS-Editionen, Belegerkennung in Pro und Enterprise

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen

Die Elektronischen Rechnungen sind ab kommendem Jahr im Business-to-Business verpflichtend. Dies ist für viele ungewohnt und bedeutet eine Änderung in den Arbeitsabläufen, bringt aber auch echte Vereinfachungen mit sich.

Schluss mit Medienbruch und unnötigem Aufwand

Seit Jahren werden Rechnungen mit dem Computer elektronisch erstellt, dann analog auf Papier oder bestenfalls in eine PDF gedruckt, um schließlich beim Empfänger wieder mühsam in den nächsten Computer eingetippt zu werden. Mit Einführung der E-Rechnung entfällt der Medienbruch und der Computer des Rechnungsempfängers versteht die Rechnungsdaten ohne weiteren Aufwand.

Wir kennen verschiedene Arten von Rechnungen:

• Analog als klassischer Postbrief oder Fax.
• Digitales PDF-Dokument, welches aber nur ein menschenlesbarer Ausdruck auf einem virtuellen Papier ist.
• Die ZUGFeRD-Rechnung, welche im Vordergrund die menschenlesbare PDF zeigt und im Hintergrund die maschienenlesbare Variante als XML-Daten mitbringt.
• Und die X-Rechnung, welche nur noch die XML-Rechnungsdaten für den Computer beinhaltet, der Mensch ohne IT-Kenntnis versteht die Daten kaum.

Integration in DMS 24.0

Office Manager DMS 24.0 unterstützt alle Formate und bereitet diese sowohl maschinen- als auch menschenlesbar auf. Neu ist:

• Die Unterstützung von X-Rechnung mit CII- und UBL-Datenstruktur.
• ZUGFeRD 2.x inkl. CEN 16931 mit anliegenden XML-Daten "ZUGFeRD-invoice.xml", "factur-x.xml" oder "xrechnung.xml" (bisher nur ZUGFeRD 1.0).
• Integrierte Schnellansicht mit den wichtigsten Rechnungsdaten. Alle *.xml-Dateien werden jetzt standardmäßig im internen RTF-Viewer dargstellt, der Viewer schaltet automatisch zwischen den Darstellungen als E-Rechnung oder als XML-Text um.
• Zusätzliche Namen für Rechnungsdaten, um diese unabhängig von den Datenstrukturen der einzelnen Rechnungsformate in die Archivfelder zu übernehmen: Amount, PayableAmount, Currency, DeliveryDate, PeriodStartDate, PeriodEndDate, DueDate, Notes, DocTypeCode, DocTypeText, SellerName, SellerStreet, SellerZip, SellerCity, SellerCountryID, SellerTaxID, BuyerName, BuyerStreet, BuyerZip, BuyerCity, BuyerCountryID, BuyerTaxID.
• Der bisherige Algorithmus "ZUGFeRD" der Belegerkennung und die Skriptfunktionen wurden in "E-Rechnung" umbenannt.
• Bei Fehlern, zum Beispiel fehlerhaften Rechnungsvorlagen, wird eine Fehlerliste statt der bisherigen Meldung ausgegeben.

2. Küntliche Intelligenz

Verfügbar in Gonz@les, Pro und Enterprise

GPT - generative vortrainierte Transformer analysieren Dokumente und unterstützen bei Routinearbeiten. Die neue DMS-Version 24.0 kann mit den bekannten KIs, wie ChatGPT und Microsoft Copilot, aber auch mit lokal installierten privaten GPT-Diensten arbeiten. Ihnen stehen Standardfunktionen und beliebig viele benutzerdefinierbare Erweiterungen zur Verfügung:

1. Dokumentenerkennung: Analyse von Textdokumenten und Klassifizierung für die vollautomatische Archivierung.
2. Bilderkennung: Einige GPT-Dienste beherrschen auch die Computer Vision für die Klassifizierung von Digitalfotos und anderen Bildern.
3. Fremdsprachige Texte übersetzen
4. Kontakterkennung: Adressdaten einfach aus einem Fließtext, wie der E-Mail-Fußzeile extrahieren.
5. Chat zur Beantwortungs von Alltagsfragen
6. Skriptfunktionen erstellen
7. SQL-Datenbankabfragen erzeugen
8. Benutzerdefinierbare Funktionen

Integration in DMS 24.0

• Neuer Algorithmus "GPT - Generative Pre-trained Transformer" in den Import- und Scanprofilen für die automatische Dokumenten- und Bilderkennung.
• Neues Dialogfenster nach Aufruf von Bearbeiten | Dokumentenerkennung für die nachträgliche Katalogisierung. Die gewünschten Erkennungsfunktionen Standard, E-Rechnung und GPT, sowie die Einstellungen "Rückfrage vor Datenübernahme" und "Nur bisher leere Daten übernehmen", können individuell aktiviert werden.
• Neuer Menübefehl Start | Öffnen | Übersetzen
• Das Eingabefeld der Volltextsuche dient auch der Kommunikation mit der KI: Sie können Texte übersetzen, Datenabfragen generieren und allgemeine Fragen stellen.
• Die neue Funktion Hilfe | GPT im Skripteditor erstellt Pascal-Funktionen für die frei eingegebene Aufgabenstellung.
• Die neue Funktion Datei | GPT-Assistent generiert SQL-Datenbankabfragen für den frei eingegebenen Filterwunsch.
• Neue Registerseite Künstliche Intelligenz in den Programmeinstellungen für die Auswahl der GPT-Dienste und die Konfiguration der Funktionen.
• Optionsdialog für die Rest-API überarbeitet: Kombinationsfelder zur Auswahl der URL mit Standard-Adressen und Liste der bereits verwendeten API-Schlüssel. Datenschutzhinweis bei Verwendung von Cloud-Funktionen. Fehler "Zugriff auf Zwischenablage verweigert" behoben.
• Benutzerdefinierte GPT-Funktionen (nur Pro und Enterprise), die im Menü Start | Befehle für den jeweiligen Dokumententyp oder allgemeingültig im Menü Start | Makro und mit dem Layout-Designer als Mausschalter hinterlegt werden können.
• Neue Konfigurationsdatei gpt.ini für globale, lokale und benutzerabhängige KI-Einstellungen.

Die GPT-Nutzung hat großes Potential und wird zukünftig erweitert.

3. Akten-orientierte Aufbewahrungsfristen

Verfügbar in Pro und Enterprise

Die Standard-Aufbewahrungsfristen berücksichtigen nur das Belegdatum der einzelnen Dokumente und die in der Kategorie hinterlegte Frist. Jedes Dokument wird dabei für sich betrachtet.

Im Gesundheitswesen gibt es aber andere Vorgaben: Alle Dokumente einer Patientenakte müssen gemeinsam als Einheit betrachtet werden, die Aufbewahrungsfrist beginnt erst nach dem Ende der Behandlung. Office Manager DMS nimmt für den Fristbeginnt (das Behandlungsende) das Belegdatum des jüngsten Dokuments der Akte. Akten-Zusammenhänge werden über ein Datenfeld, beispielsweise den verknüpften Kontakt oder den Projekt- bzw. Patientennavigator definiert.

4. Makro und Skript

OmAPI

• Neue Variable {CurrDatabase:Result} mit Informationen zur aktiven Datenbank.
• Neue Prozedur {SaveAsPDF:…} konvertiert ein Textdokument in eine PDF-Datei.
• Neue Funktion {ExecuteGPT:…} führt eine benutzerdeinierte Anfrage an die Künstliche Intelligenz aus.
• Neue Variable {AutoCaptGPT[:FieldName]} enthält die GPT-Antwort der Dokumentenerkennung.
• Endgültig entfernt: {LotusNotesOpenDocument}. Diese Prozedur gab seit Version 15.0 nur noch einen Hinweis auf die neue Funktionsweise aus.
• Entfernt: {OutlookCreateEMail} und {OutlookOpenEMail} für die nicht mehr genutzte COM-Automatisierung mit dem Outlook-Client (s. a. Support-Blog).
• Neuer Parameter für die Trennung von Feldnamen mit {dataset:*fieldnames,separator}.
• Neuer Parameter InclAttr für {ExtractDocumentText:…}.
• Neue Parameter {Self:crmdb} und {Self:pathcrmdb}.
• Die Variable {FieldAttribute:…} ersetzt die bisherige Variable {OmDBFieldDoc:…} und ermöglicht auch den Zugriff auf Felder der CRM-Kontaktdatenbank. Neue Parameter für die Rückgabe von Auswahllisten: csv, csvquoted, json.

Pascal

• Neues Pascal-Ereignis AfterAutoCaptGPT
• KI-Assitent für die Code-Generierung, siehe oben.

5. Verschiedenes

• Direktes Suchen beim Wechsel der Tabellenansicht mit gedrückter Umschalttaste: Ist beispielsweise ein Dokument mit Kontaktzuordnung markiert, dann wird beim Wechsel zur CRM-Ansicht der entsprechende Kontakt gesucht und in der Tabelle markiert. Dies funktioniert auch für markierte Kontakte und Aufgaben.
• Der Befehl Start | Suchen | Verknüpfungen sucht jetzt auch den mit der Aufgabe verknüpften Kontakt und die Dokumente eines Kontakts.
• Beim Drucken des Reports kann jetzt auch der Dokumenteninhalt (nur .pdf, .doc, .docx, .rtf) hinter dem Report ausgegeben werden.
• Sortierung in der Kontakt-Auswahlbox im Eigenschaftenfenster ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung.
• Neues lokales Menü beim Dateiimport im Dokumenten-Dialog: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Quelldateinamen, um das Popupmenü mit weiteren Funktionen zu öffnen:
  
• Mit dem Menübefehl Start | Verwenden | Senden | Senden an andere können einzelne Textdokumente (doc, docx, html, rtf und txt) als PDF-Datei exportiert werden.
• Verbesserungen für HDMI-Monitore. Alle Formulare wurden auf einem Monitor mit 3840x2160 Pixel und 150% Vergrößerung geprüft und optimiert.
• Erweiterte Optionen für das automatische Hinterlegen von Dokument-Hashwerten auf der revisionssicheren Blockchain: AutoStoreInclude und AutoStoreExclude.
• Optimierte Threadsicherheit beim automatischen Hinterlegen verhindert die bisher möglichen Fehler "Blockchain-Revision konnte nicht ausgeführt werden" und "Abfrage ist beschäftigt".
• In der PDF-Vorschau wird der gesuchte Volltext auf den ersten 20 Seiten statt bisher auf nur 2 Seiten markiert.
• Die Datenbank-Optimierung im Einrichtungsassistenten bietet die Option "Beim Start alle Datensätze abrufen" statt "Datensätze in Speicher laden" an.
• In der erweiterten Suche ist der Mausschalter SQL-Abfrage nur noch im administrativen Modus sichtbar.
• Standardlänge des Feldes "name" in neuen Archiven von 50 auf 80 verlängert.
• Das Menü-Suchfeld "Was möchten Sie tun?" zeigt die Menüpfade der gefundenen Programmfunktionen.
• Update der Imaging-Komponenten von Version 13.1.0.13710 auf 13.6.0.35261 und IEVision von 8.1.0.0 auf 8.1.4.0.
• Beispielarchive überarbeitet
• Schriftgröße der CHM-Hilfe für HDMI-Monitore von 11 auf 12 vergrößert und das Inhaltsverzeichnung von "Arial Narrow 10" zu "Segoe UI 12" geändert.
• Kapitelstruktur der Dokumentation angepasst und diverse neue und überarbeitete Kapitel.

6. In-App-Update

• Neue Version webupdate.exe 24.0.0.30
• Aktuelle digitale Signatur
• Aktualisierung einzelner Dateien erzwingen, beispielweise für die Kompatibilität einer DLL zur Programmversion.
• Die Sprachdatei muss geladen werden, wenn die entsprechende Sprache derzeit aktiv ist.
• Englische Texte vervollständig
• Testmodus vereinfacht